物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)部控制研究

廖中虎 姚雅麗

【摘 要】企業(yè)內(nèi)部管理水平?jīng)Q定了企業(yè)的生存和發(fā)展。物業(yè)管理企業(yè)屬于服務(wù)性企業(yè)，內(nèi)部控制具有人力成本占比高、壞賬風(fēng)險高、采購品種多、項目分布分散等特點。作為新興行業(yè)，物業(yè)管理企業(yè)在內(nèi)部控制實踐中存在著內(nèi)控環(huán)境不扎實、風(fēng)險識別和評估能力不足、信息溝通機(jī)制不健全等主要問題。文章結(jié)合實踐經(jīng)驗研究完善物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)部控制管理的對策，以提高企業(yè)經(jīng)營管控能力，實現(xiàn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】物業(yè)企業(yè);管理服務(wù)質(zhì)量;內(nèi)部控制;探究

引言

隨著經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，物業(yè)管理行業(yè)的競爭愈發(fā)激烈，物業(yè)管理企業(yè)是現(xiàn)代化社會新興起的行業(yè)之一，企業(yè)的發(fā)展取決于整體的服務(wù)質(zhì)量高低。為保證物業(yè)管理企業(yè)的績效能夠達(dá)到穩(wěn)定增長的狀態(tài)、提高企業(yè)整體綜合實力，物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)將自身的優(yōu)勢放大、不斷拓寬市場領(lǐng)域，通過內(nèi)部管理控制機(jī)制的完善，致力于提高的市場競爭力，優(yōu)化財務(wù)策略、建設(shè)良好的內(nèi)控氛圍，為企業(yè)未來的穩(wěn)定發(fā)展夯實基礎(chǔ)。

1物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)部控制概述

1.1物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)部控制的特點

物業(yè)管理企業(yè)屬于服務(wù)性企業(yè)，內(nèi)部控制有其自身的特點：第一，人力成本占比高。物業(yè)管理是勞動密集型行業(yè)，物業(yè)管理運(yùn)營中涉及的專業(yè)業(yè)務(wù)包括工程、安全、清潔、綠化、品質(zhì)管理、客服等，覆蓋面廣，進(jìn)而造成人力成本管控要求高;第二，壞賬風(fēng)險高。物業(yè)管理企業(yè)的客戶是每一位業(yè)主或租戶，客戶群體眾多且人員構(gòu)成復(fù)雜，壞賬風(fēng)險高;第三，采購品種多。物業(yè)管理企業(yè)在運(yùn)營中進(jìn)行上述專業(yè)維修及服務(wù)時，需要采購的物資品種多樣;第四，項目分布分散。多數(shù)物業(yè)管理企業(yè)管理項目多，地域分布分散。

1.2物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)部控制的重要性

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，各種資源價格日益上漲，而物業(yè)費收費標(biāo)準(zhǔn)多年不變，使得物業(yè)管理企業(yè)利潤空間越來越低，基于此，健全物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)部控制具有重要意義：保證企業(yè)各項經(jīng)營活動遵循內(nèi)外部的政策;維護(hù)企業(yè)資產(chǎn)的安全;保證企業(yè)歸集的經(jīng)營信息準(zhǔn)確、完整、及時;優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部管理活動流程;促進(jìn)企業(yè)運(yùn)營健康、實現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略。

1.2.1降低企業(yè)未來發(fā)展的風(fēng)險

通過物業(yè)管理企業(yè)的內(nèi)部控制措施，可以針對可能對企業(yè)發(fā)展造成不利影響的風(fēng)險，真正實現(xiàn)防患于未然，通過物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)部管控，提高企業(yè)的管理水平，保證財務(wù)各項信息的準(zhǔn)確性，為物業(yè)管理企業(yè)的決策提供有效的參考支持。完善的內(nèi)部控制措施能夠預(yù)防壞賬情況的發(fā)生，提高應(yīng)收賬款的回收率，預(yù)防可能出現(xiàn)的財務(wù)風(fēng)險。降低物業(yè)管理企業(yè)的庫存成本，借助內(nèi)部控制提高資金的使用效率，在激烈的市場競爭中，促進(jìn)物業(yè)管理企業(yè)健康發(fā)展。

2物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題

2.1內(nèi)控環(huán)境不扎實

首先該物業(yè)管理公司更加側(cè)重于業(yè)務(wù)的開拓，在內(nèi)控方面的投入比較低，企業(yè)內(nèi)控理念還不太成熟，沒有有效的和公司戰(zhàn)略規(guī)劃深度結(jié)合起來。對于內(nèi)控指標(biāo)的績效考核體系沒有建立起來，因此無法調(diào)動員工執(zhí)行內(nèi)控的積極性，從而致使內(nèi)控制度執(zhí)行不到位。同時，該公司內(nèi)部控制的組織架構(gòu)沒有建立起來，員工代表占比較低，同時公司對于員工內(nèi)控意識的培訓(xùn)較為欠缺，導(dǎo)致全員對于內(nèi)控執(zhí)行工作不配合等問題出現(xiàn)。

2.2風(fēng)險識別與評估能力不足

內(nèi)部控制成功的關(guān)鍵在于全員參與，物業(yè)管理企業(yè)多數(shù)員工有著較強(qiáng)的專業(yè)實踐和操作能力，但是對于企業(yè)管理尤其是內(nèi)控管理卻缺乏了解，因此對于企業(yè)運(yùn)營的風(fēng)險識別與評估能力不足，對于風(fēng)險關(guān)鍵影響因素及關(guān)鍵控制點把握不準(zhǔn)確，導(dǎo)致內(nèi)控制度設(shè)計與執(zhí)行不完善。

2.3信息溝通機(jī)制不健全

在物業(yè)管理企業(yè)的經(jīng)營和管理中，存在多項數(shù)據(jù)信息，需要在企業(yè)的各個部門中及時傳輸和溝通，為企業(yè)的投資決策活動和風(fēng)險識別提供數(shù)據(jù)支持。但是目前的物業(yè)管理企業(yè)涵蓋了多個下屬機(jī)構(gòu)和部門，分散性較強(qiáng)，阻礙了信息互通，缺少信息反饋等信息溝通機(jī)制不健全的問題，嚴(yán)重影響著企業(yè)的風(fēng)險防控管理，給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)方面的隱患。

3物業(yè)管理企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)部控制的策略分析

3.1健全內(nèi)部控制管理機(jī)制

物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)明確內(nèi)部控制管理的目標(biāo)，真正將責(zé)任落實到各個部門和崗位層面中，對各個職能部門的工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，提高企業(yè)業(yè)務(wù)操作流程和風(fēng)險評價程序的規(guī)范性。健全內(nèi)部控制管理機(jī)制，優(yōu)化和完善績效考核管理環(huán)節(jié)，將內(nèi)部控制管理制度覆蓋到物業(yè)管理企業(yè)經(jīng)營管理的各個環(huán)節(jié)中，樹立起物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)部管控人員的風(fēng)險意識和責(zé)任意識，評估和識別潛在的風(fēng)險。提高物業(yè)管理企業(yè)的服務(wù)質(zhì)量，通過購買保險、模擬演練等方式，降低操作不當(dāng)問題的發(fā)生幾率，預(yù)防潛在風(fēng)險。另外，在物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)部，沒有形成明確的內(nèi)部控制文化，缺少完善的培訓(xùn)機(jī)制，針對基層的工作人員缺少對專業(yè)素養(yǎng)和思想意識方面的培訓(xùn)，導(dǎo)致建設(shè)控制機(jī)制的工作被限制在一定框架內(nèi)，在成本管控、費用使用、操作等各個環(huán)節(jié)中出現(xiàn)問題，物業(yè)管理企業(yè)的內(nèi)部控制管理工作流于形式。

3.2增強(qiáng)風(fēng)險識別與評估能力

企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)內(nèi)控理論知識的學(xué)習(xí)，增強(qiáng)風(fēng)險識別和評估能力，找出企業(yè)運(yùn)營中重大風(fēng)險點及關(guān)鍵風(fēng)險影響因素，確定風(fēng)險管理策略。第一，戰(zhàn)略風(fēng)險，戰(zhàn)略目標(biāo)的重大風(fēng)險點是戰(zhàn)略目標(biāo)是否符合國家政策導(dǎo)向、是否立足于企業(yè)的自身情況。對于戰(zhàn)略風(fēng)險的控制與防范，是建立現(xiàn)代治理機(jī)制，企業(yè)重大決策不能由一人決定，必須由集體決策。第二，經(jīng)營風(fēng)險，這里主要研究企業(yè)運(yùn)營中經(jīng)濟(jì)事項相關(guān)的風(fēng)險。如收入業(yè)務(wù)的重大風(fēng)險點有不相容崗位是否分離，是否導(dǎo)致錯誤或舞弊、客戶信用評價及對客戶欠款風(fēng)險的控制等。對于經(jīng)營風(fēng)險的防范主要有審批管理、內(nèi)部牽制、限額控制等。第三，財務(wù)風(fēng)險，企業(yè)應(yīng)依據(jù)具體情況控制資產(chǎn)負(fù)債比率，企業(yè)的經(jīng)營利潤至少應(yīng)能覆蓋利息支出;企業(yè)應(yīng)規(guī)劃長短期債務(wù)比例，嚴(yán)禁短債長用。第四，法律風(fēng)險，企業(yè)應(yīng)時刻關(guān)注國家相關(guān)政策、法律法規(guī)變化，在經(jīng)營決策過程中及時做出調(diào)整。如，電梯安全、消防系統(tǒng)、行業(yè)物業(yè)費、能耗費收費標(biāo)準(zhǔn)、稅務(wù)、勞務(wù)用工等相關(guān)政策及法律法規(guī)。

3.3強(qiáng)化內(nèi)部信息溝通

提高物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)部控制的執(zhí)行效率，離不開健全的信息溝通機(jī)制，為信息傳輸效率提供保障。物業(yè)管理企業(yè)的各個職能部門應(yīng)促進(jìn)信息共享，加強(qiáng)交流和協(xié)作，針對內(nèi)部管理構(gòu)建起完善的信息溝通機(jī)制，強(qiáng)化信息溝通。在實際的物業(yè)管理企業(yè)運(yùn)行中，引入各種先進(jìn)的技術(shù)、軟硬件，借助ERP系統(tǒng)，將企業(yè)的收入管理業(yè)務(wù)流程結(jié)合其中，提高企業(yè)的服務(wù)項目核算工作效率。針對企業(yè)的資產(chǎn)采購、后期維護(hù)、庫存管理等環(huán)節(jié)，控制好采購的投入成本，構(gòu)建完善的資產(chǎn)使用臺賬模式，結(jié)合信息系統(tǒng)和各項業(yè)務(wù)模塊，促進(jìn)企業(yè)的資產(chǎn)價值核算效率提高。

結(jié)束語

隨著物業(yè)管理產(chǎn)業(yè)的蓬勃發(fā)展，物業(yè)管理企業(yè)競爭越來越激烈，加強(qiáng)和完善企業(yè)內(nèi)部控制是物業(yè)管理企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的必由之路。物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)優(yōu)化內(nèi)部控制環(huán)境，建立以全員為基礎(chǔ)、適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)治理的內(nèi)部控制制衡體系，通過增強(qiáng)風(fēng)險識別與評估能力，找出風(fēng)險關(guān)鍵控制點，有針對性地不斷完善業(yè)務(wù)活動控制，保證企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展。

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（作者單位：成都銀杏酒店管理學(xué)院）