電子會(huì)計(jì)檔案管理的難點(diǎn)及對(duì)策研究

杜蕾蕾

【摘要】隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，產(chǎn)生了會(huì)計(jì)電算化，會(huì)計(jì)電算化對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案管理提出了更加嚴(yán)格的要求。此篇文章先對(duì)電力會(huì)計(jì)檔案管理的難點(diǎn)進(jìn)行了說(shuō)明，最后對(duì)加強(qiáng)電子會(huì)計(jì)管理提出了一些措施，希望對(duì)我國(guó)會(huì)計(jì)檔案管理有一定的積極作用。

【關(guān)鍵詞】電子會(huì)計(jì) 檔案管理 措施 研究

引言

隨著社會(huì)不斷發(fā)展、科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，財(cái)務(wù)電子化核算的精細(xì)化程度也日益提升，這也對(duì)財(cái)務(wù)電子檔案的管理提出了新的要求。 2016年1月1日起執(zhí)行的新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》就是對(duì)如今會(huì)計(jì)檔案工作提出的新標(biāo)準(zhǔn)。會(huì)計(jì)檔案作為反映和記錄一個(gè)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要資料，其管理工作也變得尤為重要。

1 電子會(huì)計(jì)檔案管理的難點(diǎn)

1.1 工作人員管理意識(shí)薄弱，能力不足。我國(guó)目前會(huì)計(jì)領(lǐng)域人才多數(shù)是傳統(tǒng)會(huì)計(jì)，在新的電子會(huì)計(jì)領(lǐng)域，相關(guān)知識(shí)技能較為薄弱，經(jīng)常會(huì)導(dǎo)致在使用技術(shù)時(shí)，出現(xiàn)操作不當(dāng)之處。比如在進(jìn)行電子會(huì)計(jì)管理設(shè)備維護(hù)處理日寸，由于能力不足，這些難以解決的設(shè)備故障與界面問(wèn)題，就容易導(dǎo)致束手無(wú)策或出現(xiàn)操作漏洞、數(shù)據(jù)丟失、系統(tǒng)崩潰等，致使在電子會(huì)計(jì)檔案管理方面陷入發(fā)展瓶頸。

1.2 電子會(huì)計(jì)檔案資料缺乏完整性和正確性。現(xiàn)階段，我國(guó)多數(shù)企業(yè)和事業(yè)單位已經(jīng)完成了檔案信息化建設(shè)，并且在建設(shè)完成后將財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)進(jìn)行了升級(jí)操作，但是，檔案管理人員不能將以往的會(huì)計(jì)材料和文檔進(jìn)行總結(jié)和整理，一些會(huì)計(jì)資料和文檔不能盡快的進(jìn)行歸檔，從而導(dǎo)致電子會(huì)計(jì)檔案資料缺乏完整性和正確勝。

1.3 缺乏相關(guān)網(wǎng)絡(luò)開(kāi)發(fā)、維護(hù)人才。一般情況下，許多單位的會(huì)計(jì)檔案在財(cái)務(wù)部保管一年后便只將紙質(zhì)檔案移交給本單位的檔案管理部室，也并未將電子檔案進(jìn)行移交。但其實(shí)會(huì)計(jì)檔案的管理工作并非只涉及財(cái)務(wù)部和檔案管理部室，在如今電算化如此普及的情況下，電子檔案的管理涉及到軟件系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)、日常維護(hù)、安全檢測(cè)等一系列專業(yè)的問(wèn)題，一旦遇到系統(tǒng)故障等問(wèn)題，會(huì)計(jì)人員往往因缺乏計(jì)算機(jī)相關(guān)知識(shí)就會(huì)束手無(wú)策，造成系統(tǒng)崩潰，嚴(yán)重的數(shù)據(jù)丟失，形成無(wú)法估計(jì)的后果。

1.4 電子會(huì)計(jì)檔案的材料和文檔存在一定的安全隱患。電子會(huì)計(jì)檔案的材料和文檔多數(shù)被記錄在磁盤和光盤等介質(zhì)中，如果管理人員對(duì)磁盤和光盤沒(méi)有進(jìn)行合理的保管，磁盤和光盤非常容易出現(xiàn)損壞的現(xiàn)象，從而導(dǎo)致電子會(huì)計(jì)檔案的資料和文檔全部或者部分丟失，對(duì)企業(yè)和事業(yè)單位帶來(lái)了一定的負(fù)面作用。除此之外，如果電子檔案管理人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案沒(méi)有采取任何安全措施或者沒(méi)有及時(shí)的進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在電腦上的會(huì)計(jì)檔案的材料和文檔容易被一些黑客盜取，這種情況使企業(yè)和事業(yè)單位蒙受了一定的經(jīng)濟(jì)損失。

2 提高電子會(huì)計(jì)檔案管理的措施

2.1 對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的特征進(jìn)行明確

如果想要最大程度的做好電子檔案管理工作，管理人員需要對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的特征有足夠的認(rèn)識(shí)，電子會(huì)計(jì)檔案具有易變性的特征，具體體現(xiàn)在如下方面：其一，電腦系統(tǒng)中的會(huì)計(jì)檔案信息具有一定的獨(dú)立性，工作人員可以隨時(shí)對(duì)其進(jìn)行刪除或者增加操作，并且在更改后沒(méi)有任何的痕跡，這種情況使電子會(huì)計(jì)檔案容易出現(xiàn)自動(dòng)更新和修改的危險(xiǎn);其二，電子會(huì)計(jì)檔案的載體具有不穩(wěn)定性，因?yàn)槠渚哂胁环€(wěn)定性的特點(diǎn)導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案信息可能會(huì)發(fā)生一些改變;其三，當(dāng)一些新技術(shù)應(yīng)用到電子會(huì)計(jì)檔案管理中時(shí)，信息會(huì)出現(xiàn)丟失和變化的可能。以上原因增加了電子會(huì)計(jì)檔案管理工作的難度，為了最大程度減少上述情況的出現(xiàn)，管理人員需要對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案管理的特征進(jìn)行明確，并且對(duì)各個(gè)特征可能出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行分析，采取相應(yīng)的措施對(duì)其進(jìn)行防范，從而讓電子檔案管理工作可以順利的進(jìn)行，并且取得較好的效果。

2.2 定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，完善檔案銷毀程序

本次新修訂的會(huì)計(jì)檔案管理辦法重點(diǎn)完善了會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀程序。不再只由單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)簽字，而是先由單位檔案機(jī)構(gòu)牽頭，組織單位會(huì)計(jì)、審計(jì)、紀(jì)檢、監(jiān)察等機(jī)構(gòu)或人員對(duì)檔案共同進(jìn)行鑒定，經(jīng)鑒定后對(duì)仍具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案重新劃定保管期限;確定無(wú)保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案，可以進(jìn)行銷毀，并由單位負(fù)責(zé)人、檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人共同在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)。為了未來(lái)可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)，單位也可以把銷毀的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案保存，做到有備無(wú)患。

2.3 優(yōu)化電子會(huì)計(jì)檔案的管理方式

首先，需要提高電子會(huì)計(jì)檔案管理工作人員的安全防范意識(shí)，針對(duì)會(huì)計(jì)管理中信息的存儲(chǔ)問(wèn)題，必須是存儲(chǔ)介質(zhì)滿足防火、防磁、防潮、防腐、防蟲、防磨損等，確保存儲(chǔ)介質(zhì)的物理性質(zhì)，使其不會(huì)影響電子會(huì)計(jì)信息的存儲(chǔ)。其次，必須保證信息的安全性，增加對(duì)監(jiān)控設(shè)備和防盜設(shè)備的使用，設(shè)置相關(guān)安全維護(hù)人員，注意先進(jìn)維護(hù)設(shè)備的使用。最后，需要對(duì)存儲(chǔ)較長(zhǎng)時(shí)間的檔案進(jìn)行備份防止因丟失和損毀，影響信息的的存儲(chǔ)效率。

2.4 配備專業(yè)管理人員，增強(qiáng)電子會(huì)計(jì)檔案風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)

電子會(huì)計(jì)檔案材料在歸檔完成和后期管理時(shí)，可能會(huì)出現(xiàn)意外刪除和感染病毒等風(fēng)險(xiǎn)，所以必須要引進(jìn)和培養(yǎng)專業(yè)的管理人才。會(huì)計(jì)電算化產(chǎn)生后傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)核算被計(jì)算機(jī)取代，電子會(huì)計(jì)檔案的材料會(huì)存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)的磁盤中，如果發(fā)生火災(zāi)和竊取的情況，電子會(huì)計(jì)檔案的材料非常容易丟失，因此要強(qiáng)化電子會(huì)計(jì)檔案風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)，對(duì)可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行防范。一是對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的數(shù)據(jù)采取一定的保護(hù)措施，電子會(huì)計(jì)檔案管理人員應(yīng)該對(duì)數(shù)據(jù)材料進(jìn)行及時(shí)的備份，在進(jìn)行備份時(shí)需要對(duì)光盤的質(zhì)量進(jìn)行檢查，保證其不會(huì)出現(xiàn)任何問(wèn)題;二是做好電子會(huì)計(jì)檔案的保存工作，電子檔案室需要滿足防塵、防磁、防水、防潮和防震的要求，可以在電子會(huì)計(jì)檔案室內(nèi)安裝監(jiān)控設(shè)備和防盜設(shè)備，如果出現(xiàn)任伺異常時(shí)能在第一時(shí)間發(fā)出提示。

結(jié)語(yǔ)：總之，使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行有效管理，必須在原有基礎(chǔ)上進(jìn)行優(yōu)化，有效的解決存在問(wèn)題。同時(shí)需加大在電子會(huì)計(jì)檔案管理方面，對(duì)先進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用，為推進(jìn)會(huì)計(jì)管理工作全面進(jìn)入信息化時(shí)代提供基礎(chǔ)，進(jìn)而加強(qiáng)電子會(huì)計(jì)檔案管理工作的效率。

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