財務(wù)共享下企業(yè)費控問題探討

李悅恩 盧炳乾

摘 要：在內(nèi)部控制體系中，費用報銷由于其業(yè)務(wù)發(fā)生的頻繁性以及總額較大，在整個內(nèi)部控制體系中占有較為重要的地位。一些公司在實現(xiàn)財務(wù)共享后，在費用控制問題方面出現(xiàn)了新的問題。本文以H公司為例，尋找其在實現(xiàn)財務(wù)共享后在費用報銷方面存在的內(nèi)部控制問題，針對問題找出原因和對策，以期對同行業(yè)的公司在費用報銷內(nèi)部控制的建設(shè)方面有一定的啟示。

關(guān)鍵詞：費用控制;內(nèi)部控制;財務(wù)共享

一、公司概況

H成立于2006年，公司位于石家莊開發(fā)區(qū)，是由新加坡F集團(tuán)進(jìn)行控股的分公司，占地500余畝，總投資達(dá)7.5億元。以糧油生產(chǎn)為主，專營糧油制品及其副產(chǎn)品的食品加工企業(yè)。公司已成為河北省內(nèi)集面粉、花生油、掛面等產(chǎn)品為一體的綜合型糧油加工企業(yè)。

二、費用報銷內(nèi)部控制現(xiàn)狀

在費用報銷內(nèi)部控制方面，H公司已經(jīng)具有較為完備的制度和完善的系統(tǒng)。公司已經(jīng)進(jìn)入了財務(wù)共享2.0時代。從一開始的手工填制報銷單到進(jìn)入財務(wù)共享1.0再到財務(wù)共享2.0公司，H公司費用報銷流程在不斷加快，內(nèi)部控制體系與線上費用報銷系統(tǒng)不斷結(jié)合。財務(wù)共享2.0實現(xiàn)以后，公司在線上可以完成費用報銷、報銷憑證掃描、線上審批、資金劃撥等。

目前針對于費用報銷的管控，H公司主要采用線上和線下對費用報銷實現(xiàn)全面的管控。在線上，H公司主要是對費用進(jìn)行審批和資金的撥付，主要分成了兩個部分，一部分是分公司的審批，分公司的審批主要是對業(yè)務(wù)真實性負(fù)責(zé);另一部分是財務(wù)共享中心的審批，主要是對合規(guī)性進(jìn)行審批，合規(guī)性包括事件發(fā)生的合規(guī)性和報銷憑證的合規(guī)性。常見的報銷審批流程為：①申請人上單;②掃描崗位進(jìn)行單據(jù)掃描;③部門經(jīng)理審批;④財務(wù)經(jīng)理審批;⑤總經(jīng)理審批;⑥共享中心審批;⑦付款。在線下的管控主要有小三項（差旅費、招待費、電話費）預(yù)算管控、大三項（管理費用、銷售費用、制造費用）預(yù)算管控、維修費用預(yù)算管控、勞務(wù)費用管控等。在預(yù)算方面的管控主要是年初編制預(yù)算表，月末跟蹤預(yù)算實行情況。

三、費用報銷內(nèi)部控制存在問題

H公司雖然具有完備費控系統(tǒng)，但是在費控方面仍然存在漏洞，費用報銷舞弊現(xiàn)象頻出，特別是財務(wù)共享上線以后，系統(tǒng)在流程和設(shè)計方面的漏洞使得費控問題變得更加尖銳。

（一）業(yè)務(wù)發(fā)生的真實性難以得到保障

H公司是F集團(tuán)的一個分公司，集團(tuán)設(shè)有財務(wù)共享中心。費用的審核一般是由上單人進(jìn)行上單以后，分公司進(jìn)行影像掃描，分公司領(lǐng)導(dǎo)審批，財務(wù)共享中心進(jìn)行審批，提交九恒星系統(tǒng)進(jìn)行款項的撥付。在這個流程中財務(wù)共享中心僅僅對業(yè)務(wù)事項報銷附件和報銷系統(tǒng)的填寫是否合規(guī)進(jìn)行審核，對于業(yè)務(wù)的真實性并沒有細(xì)究。而本該對業(yè)務(wù)真實性負(fù)責(zé)的分公司，由于每天產(chǎn)生的單據(jù)較多，很多領(lǐng)導(dǎo)將審批權(quán)限下放給各個部門的代理人，有的甚至是公用的賬號，申請人就可以進(jìn)行費用的審批。因此從整個流程上看，沒有保證業(yè)務(wù)發(fā)生的真實性。

（二）費用預(yù)算的管理具有滯后性

H公司對小三項費用（差旅費、招待費、通訊費）、大三項費用（銷售費用、管理費用、制造費用）、維修費用等建立了預(yù)算管理。在年初財務(wù)部門會協(xié)同各個部門進(jìn)行預(yù)算的編制，預(yù)算的編制方法采取零基預(yù)算方法，將預(yù)算落實到單個員工身上，之后每個月末再對各項預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行分析。因為是每個月末進(jìn)行分析，而且在費用的報銷過程中，沒有人對費用與預(yù)算的相符性進(jìn)行核實，因此造成了費用預(yù)算管理的滯后性。預(yù)算管理的滯后性可能會造成預(yù)算外費用的報銷、超出預(yù)算金額。預(yù)算管理的滯后性，使得預(yù)算管理的效果大打折扣。

（三）不相容崗位未實現(xiàn)完全分離

在費用報銷的管控中，應(yīng)該對報銷申請人、經(jīng)辦人、審核人員、付款執(zhí)行以及審計檢查崗位實行分離。內(nèi)部控制中認(rèn)為兩個人串通舞弊的可能性會遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于一個人，而不能實現(xiàn)不相容崗位完全分離，將大大提高財務(wù)舞弊的概率。H公司由于審批系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化的設(shè)計以及賬號公用性，使得在費用報銷過程中未實現(xiàn)真正的不相容崗位相分離。例如財務(wù)經(jīng)理進(jìn)行費用的報銷，審批程序按照流程應(yīng)該經(jīng)過財務(wù)經(jīng)理上單、總經(jīng)理上單以及共享審批，而在當(dāng)時總經(jīng)理將部分費用的審批權(quán)限直接授予了財務(wù)經(jīng)理，這就使得財務(wù)經(jīng)理費用報銷的真實性沒人去核實，只要擁有合規(guī)的發(fā)票就可以進(jìn)行報銷。再如，某部門人員都知道自己部門經(jīng)理的賬號，而部門經(jīng)理因為日常事務(wù)比較繁忙，很少去處理自己系統(tǒng)中的審批單據(jù)，因此部門人員就會對自己的報銷單進(jìn)行審核。如此一來，報銷的申請人以及審核人員實質(zhì)上是一個人，由于審批系統(tǒng)在知道賬號密碼以后就可以進(jìn)行登錄，不具有紙質(zhì)單據(jù)簽名的可辨認(rèn)性，因此在不相容崗位完全分離方面存在著很大的漏洞。

（四）未對重要事項進(jìn)行重點關(guān)注

企業(yè)應(yīng)該對“三重一大”事項進(jìn)行重點的關(guān)注，三重一大事項指的是“重大決策、重大事項、重要人事任免及大額資金使用”。而在費用報銷的管控中就可能會涉及到大額資金的使用，特別是在維修費用的報銷方面，因為H公司是制造業(yè)企業(yè)，在維修費用方面的花費會很多，例如在2018年申請AIB審核過程中，各個車間都發(fā)生了很多維修費將近300萬，但是由于線上系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化，系統(tǒng)無法去判斷到底哪些屬于三重一大事項，也無法對大額的資金報銷進(jìn)行重點的關(guān)注，所有的報銷都是相同的報銷流程，這就存在很大的風(fēng)險。

四、原因分析

（一）業(yè)務(wù)流程設(shè)計不成熟

H公司在費用報銷內(nèi)部流程設(shè)計的不成熟性主要體現(xiàn)在費用審批的流程上，其審批節(jié)點是根據(jù)公司組織框架進(jìn)行搭建，是一個較為簡單的標(biāo)準(zhǔn)化的流程，但由于業(yè)務(wù)發(fā)生的復(fù)雜性，該流程并不能滿足實際的需要。主要體現(xiàn)在該流程的設(shè)計無法滿足不相容崗位的完全分離、三重一大事項的重點關(guān)注、無法保證業(yè)務(wù)發(fā)生的真實性等。后期雖然財務(wù)共享中心進(jìn)行了一定的改進(jìn)，允許增加一定的節(jié)點，但是增加的節(jié)點僅僅是針對業(yè)務(wù)類型，針對金額的大小仍然沒有辦法進(jìn)行設(shè)置，整體來說，仍然無法滿足費用報銷內(nèi)部控制的需要。

（二）財務(wù)共享平臺不能滿足精細(xì)化管理需要

H公司的財務(wù)共享平臺正在不斷的完善中，從1.0-2.0增加了很多的功能，但是目前來說無法滿足精細(xì)化管理的需求，主要表現(xiàn)在很多數(shù)據(jù)沒有辦法直接從系統(tǒng)中導(dǎo)出來，無法實現(xiàn)接口、數(shù)據(jù)、賬務(wù)、報表集成處理的一體化，無法與預(yù)算管理相結(jié)合。特別是無法與預(yù)算管理相結(jié)合，導(dǎo)致費用的審批很難控制在預(yù)算范圍內(nèi)，為費用的內(nèi)部控制造成了很大的麻煩。當(dāng)代企業(yè)都在推廣全面預(yù)算管理，由此可以看出來全面預(yù)算管理的重要性。而財務(wù)共享平臺的局限性直接導(dǎo)致無法進(jìn)行更加精細(xì)化的分析以及進(jìn)行預(yù)算的及時監(jiān)控。

（三）缺乏暢通的信息溝通渠道

缺乏暢通的信息溝通渠道，主要體現(xiàn)在H公司與集團(tuán)財務(wù)共享之間，H公司內(nèi)部。由于H公司與集團(tuán)財務(wù)共享之間缺乏有效的溝通機(jī)制，一方面造成了對業(yè)務(wù)的真實性不能做到完全的把控，另一方面對于H公司的需求，集團(tuán)財務(wù)共享也一無所知，即使集團(tuán)財務(wù)共享在收到相應(yīng)的需求的情況下，H公司在短時間內(nèi)很難得到相應(yīng)的答復(fù)。H公司內(nèi)部存在信息溝通不暢。H公司沒有相應(yīng)的公告欄或者線上平臺對相應(yīng)的制度進(jìn)行公布，導(dǎo)致了新制度的頒布，很多人都不知情，由此造成了審批效率低下，甚至不合規(guī)的現(xiàn)象。

五、解決對策

（一）完善業(yè)務(wù)流程的設(shè)計

H公司應(yīng)該完善業(yè)務(wù)流程的設(shè)計，針對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化。業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化主要在于增加費用會計審核節(jié)點、完善授權(quán)審批條件設(shè)計。財務(wù)共享中心首先應(yīng)該對公司費用報銷的所有業(yè)務(wù)類型進(jìn)行梳理，針對不同的業(yè)務(wù)類型、金額的大小，讓各個分公司根據(jù)自己的內(nèi)部控制需求進(jìn)行審批流程的設(shè)計。對于不太重要的事項、金額較小的事項，企業(yè)應(yīng)該縮短審批鏈條，提高費用的報銷效率;對于三重一大事項，企業(yè)應(yīng)該對其進(jìn)行特別的關(guān)注，主要是針對金額比較大的業(yè)務(wù)，適當(dāng)增加審批節(jié)點。完善的業(yè)務(wù)流程是內(nèi)部控制可以發(fā)揮作用的基礎(chǔ)。

（二）建立全面的費用預(yù)算體系

H公司應(yīng)該強(qiáng)化對費用預(yù)算的管理，建立起規(guī)范有序的預(yù)算管理體系。在這里全面的預(yù)算管理體系，包括費用預(yù)算的制定、執(zhí)行、分析、反饋。首先是預(yù)算的制定，應(yīng)該是所有部門全員參與的過程，而不僅僅是財務(wù)部門在閉門造車，建立預(yù)算管理委員會，由管理層、各部門經(jīng)理和相關(guān)財務(wù)工作人員，結(jié)合本年度的戰(zhàn)略目標(biāo)，進(jìn)行預(yù)算的編制，預(yù)算的編制應(yīng)該盡量詳細(xì)，例如差旅費的預(yù)算編制，除了要有金額外，還應(yīng)將預(yù)算細(xì)化員工個人，包括出差原因、地點、花費。其次在預(yù)算編制完成后交由預(yù)算管理委員會進(jìn)行審批。預(yù)算管理委員會在審批完成后，將預(yù)算以指標(biāo)的形式下發(fā)到各個部門進(jìn)行落實。各個部門應(yīng)該對自己的預(yù)算負(fù)責(zé)，財務(wù)部門作為一個歸口部門，對全公司的預(yù)算進(jìn)行管理。

（三）提升系統(tǒng)的安全性

提升系統(tǒng)的安全性、保密性。一方面是減少系統(tǒng)被黑客入侵，造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)的損失，另一方面是盡量減少因?qū)徟嗣艽a泄露，其他人登錄被審批人的賬號進(jìn)行審批。審批人在事務(wù)繁忙的情況下，完全可以按照正規(guī)的授權(quán)流程在系統(tǒng)中進(jìn)行授權(quán)，而不是將自己的賬號密碼公之于眾。因此財務(wù)共享中心在設(shè)計的時候應(yīng)該將賬號的登錄固定到幾個IP地址上，或者通過二維碼才可以進(jìn)行登錄，避免審批人在不知情的情況下，被人登錄賬號。

（四）建立暢通的信息溝通渠道

首先是集團(tuán)共享與H公司之間應(yīng)該建立暢通的信息溝通渠道，定期聽取H公司的建議，針對H公司提出的建議應(yīng)該在評估可行性的基礎(chǔ)上，及時給出回復(fù);另一方面對于有疑問的單據(jù)應(yīng)該及時跟H公司進(jìn)行溝通，減少錯誤的發(fā)生，確保報銷的真實性，H公司也應(yīng)該收集相應(yīng)的員工資料給到財務(wù)共享中心。H公司內(nèi)部應(yīng)該建立其暢通的信息溝通渠道，保證制度的更新可以及時傳遞給本公司員工，并讓員工接受相應(yīng)的培訓(xùn)?？梢栽O(shè)置公告欄，將新制度進(jìn)行張貼，也可以將相應(yīng)的制度傳到共享盤上，供大家及時參閱。

參考文獻(xiàn)：

[1]于唯唯.M集團(tuán)財務(wù)共享服務(wù)中心的內(nèi)部控制研究[D].北京交通大學(xué)，2019.

[2]范安松.HE集團(tuán)財務(wù)共享服務(wù)模式下內(nèi)部控制研究[D].華中科技大學(xué)，2018.

作者簡介：李悅恩（1995-），男，漢族，河北省石家莊市人，碩士在讀。研究方向：財務(wù)管理與稅收籌劃。