分析檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的價(jià)值

曲文　侯素青　丁紅

[摘要] 目的 分析檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的價(jià)值。方法 隨著新醫(yī)改的深入開展，該院從2018年1月開始實(shí)施檔案信息化建設(shè)輔助醫(yī)院檔案管理工作的開展。分別選取檔案信息化建設(shè)前后的400份醫(yī)院檔案，對(duì)檔案管理質(zhì)量進(jìn)行分級(jí)。對(duì)比兩組醫(yī)院檔案管理優(yōu)良率以及出錯(cuò)率。結(jié)果 實(shí)施檔案信息化后的醫(yī)院檔案管理優(yōu)良率明顯高于實(shí)施前（P<0.05）;實(shí)施檔案信息化后醫(yī)院檔案管理出錯(cuò)率明顯低于實(shí)施前（P<0.05）。結(jié)論 在醫(yī)院檔案管理中實(shí)施檔案信息化建設(shè)，能夠提高醫(yī)院檔案管理優(yōu)良率，降低管理出錯(cuò)率，值得推廣。

[關(guān)鍵詞] 信息化;醫(yī)院檔案;檔案管理

[中圖分類號(hào)] R19 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1672-5654（2020）07（c）-0055-03

Analyze the Value of File Information Construction in Hospital File Management

QU Wen， HOU Su-qing， DING Hong

Qingdao Municipal Hospital， Eastern Hospital Infrastructure Office， Qingdao， Shandong Province， 266000 China

[Abstract] Objective To analyze the value of file information construction in hospital file management. Methods With the in-depth development of the new medical reform， the hospital began to implement archive informatization construction in January 2018 to assist the development of hospital archive management. The 400 hospital files before and after the file information construction were selected separately to classify the file management quality. Compare the excellent and error rate of file management between the two groups of hospitals. Results The excellent rate of hospital file management after the implementation of file informationization was significantly higher than that before the implementation （P<0.05）; the error rate of hospital file management after the implementation of file informationization was significantly lower than that before the implementation （P<0.05）. Conclusion The implementation of file information construction in hospital file management can improve the rate of hospital file management and reduce the rate of management errors. It is worthy of promotion.

[Key words] Informationization; Hospital file; File management

在醫(yī)院的發(fā)展過(guò)程中，醫(yī)院檔案是一項(xiàng)寶貴的資料，其中不僅包括多種院內(nèi)工作活動(dòng)資料，例如：影像資料、工作記錄以及工作圖表等內(nèi)容，其中還包括大量的經(jīng)典臨床案例，能夠?yàn)獒t(yī)院后期的疾病診療提供一定的參考。除此之外，醫(yī)院檔案中還包括大量的科研成果，能夠?yàn)楹笃诘尼t(yī)院發(fā)展提供可靠的數(shù)據(jù)資料，因此，在醫(yī)院的發(fā)展過(guò)程中，領(lǐng)導(dǎo)人員都應(yīng)當(dāng)對(duì)醫(yī)院檔案提高重視，并對(duì)檔案進(jìn)行分析，在醫(yī)療工作中充分發(fā)揮醫(yī)院檔案的價(jià)值。我國(guó)的信息技術(shù)快速發(fā)展，信息化技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)得到了廣泛應(yīng)用，醫(yī)院檔案管理工作人員也應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，在檔案管理工作中有所創(chuàng)新[1-2]。該研究以該院檔案信息化建設(shè)前后的各400份檔案為例，旨在分析檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的價(jià)值?，F(xiàn)報(bào)道如下。

1? 資料與方法

1.1? 一般資料

從2018年1月開始實(shí)施檔案信息化建設(shè)輔助醫(yī)院檔案管理工作的開展。分別選取檔案信息化建設(shè)前后的400份醫(yī)院檔案。兩組管理檔案的類型基本相似，其中主要包括：圖表以及影像資料等。

1.2? 方法

實(shí)施檔案信息化建設(shè)前，醫(yī)院檔案管理工作主要是依靠傳統(tǒng)的人工方式進(jìn)行統(tǒng)一整理并進(jìn)行管理。

實(shí)施檔案信息化建設(shè)后，信息技術(shù)是醫(yī)院檔案管理工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容。在檔案管理過(guò)程中，工作人員通過(guò)將重要紙質(zhì)文件進(jìn)行掃描后錄入管理庫(kù)中;每天定時(shí)對(duì)醫(yī)療活動(dòng)進(jìn)行記錄，及時(shí)整理歸總有效的檔案信息，并不斷完善醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)。

1.3? 觀察指標(biāo)

對(duì)醫(yī)院的檔案信息管理質(zhì)量進(jìn)行分級(jí)。主要是由檔案管理的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)管理質(zhì)量進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)觀察，并作出評(píng)估，根據(jù)檔案是否排列有序、是否出現(xiàn)錯(cuò)誤情況等進(jìn)行判定，對(duì)比兩組檔案管理的優(yōu)良率以及出錯(cuò)率。

1.4? 統(tǒng)計(jì)方法

應(yīng)用SPSS 20.0統(tǒng)計(jì)學(xué)軟件分析數(shù)據(jù)，計(jì)數(shù)資料以[n（%）]表示，采用χ2檢驗(yàn)。P<0.05為差異有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義。

2? 結(jié)果

2.1? 觀察兩組檔案管理的優(yōu)良率

實(shí)施檔案信息化后的醫(yī)院檔案管理優(yōu)良率明顯高于實(shí)施前，差異有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義（P<0.05），見表1。

2.2? 觀察兩組檔案管理的出錯(cuò)率

實(shí)施檔案信息化后醫(yī)院檔案管理出錯(cuò)率明顯低于實(shí)施前，差異有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義（P<0.05），見表2。

3? 討論

3.1? 傳統(tǒng)檔案管理中存在的主要問(wèn)題

3.1.1 醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)醫(yī)院檔案的重視程度不足? 醫(yī)院在社會(huì)定位中屬于救死扶傷的重要場(chǎng)所，醫(yī)院在發(fā)展過(guò)程中，通常都是傳承傳統(tǒng)管理方式，對(duì)醫(yī)療救治工作十分重視，忽視了醫(yī)院其他方面的管理工作。由于醫(yī)院工作人員并未認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，在日常工作中忽視了檔案管理工作，導(dǎo)致檔案無(wú)法得到有效的管理。部分醫(yī)院由于受到市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境的沖擊，在發(fā)展過(guò)程中更加重視盈利情況，將檔案管理工作邊緣化，醫(yī)院的檔案資料無(wú)法得到妥善的管理，這對(duì)于醫(yī)院的醫(yī)療事業(yè)發(fā)展會(huì)產(chǎn)生一定的負(fù)面影響[2-3]。

3.1.2 缺乏完善的檔案管理制度? 在管理工作的實(shí)際開展過(guò)程中，制度以及規(guī)章均為基礎(chǔ)的重要條件，只有對(duì)檔案管理制定出明確的規(guī)定，才能保證檔案管理工作在日常工作中有據(jù)可循，確保檔案管理、歸檔以及利用都能有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，從而避免檔案管理工作出現(xiàn)隨意性。傳統(tǒng)的醫(yī)院管理工作過(guò)程中，現(xiàn)代化的信息設(shè)備投入量也較多，但是部分單位對(duì)檔案資料使用率依舊較低，未能制定出完善的檔案管理制度，導(dǎo)致醫(yī)院檔案不能及時(shí)歸整，或是檔案整理的條理不清晰，導(dǎo)致檔案的安全性無(wú)法得到保障[3-4]。

3.1.3 檔案管理人員缺乏較高的綜合素質(zhì)? 醫(yī)院檔案管理工作具有一定的復(fù)雜性，管理人員必須要具備充足的耐心以及縝密的心思。但是由于檔案管理在醫(yī)院工作中不受重視，檔案管理室中大部分工作人員均非專業(yè)工作人員，其中可能有醫(yī)技人員、行政人員以及護(hù)理人員轉(zhuǎn)崗，且工作人員的文化程度不一致，具有較大的職位流動(dòng)性，會(huì)對(duì)檔案管理水平造成直接的影響[4-5]。并且大部分檔案管理人員并未在上崗前得到專業(yè)的管理培訓(xùn)，其自身的檔案管理知識(shí)并不全面，對(duì)于檔案管理的相關(guān)業(yè)務(wù)操作也并不熟悉，除此之外，醫(yī)院的檔案管理設(shè)備不足等因素的影響，管理人員的信息化建設(shè)觀念不足，均會(huì)對(duì)醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)發(fā)展造成不良影響。

3.1.4 重管理輕應(yīng)用? 在醫(yī)院發(fā)展過(guò)程中，檔案是一項(xiàng)重要資料，必須要在臨床診療以及醫(yī)療研究中充分利用檔案，才能使檔案的價(jià)值得以體現(xiàn)。在傳統(tǒng)的檔案管理中，將所有的工作重心都放置在了檔案的管理方面，定期將檔案資料進(jìn)行收集整理，但是對(duì)檔案資料進(jìn)行再次開發(fā)利用的機(jī)會(huì)較少，導(dǎo)致檔案資料失去意義。對(duì)此進(jìn)行總結(jié)分析，認(rèn)為檔案資料無(wú)法得到充分利用的可能與檔案資料的內(nèi)容不清晰、信息不全以及查找醫(yī)院較為困難有一定的關(guān)系[5-6]。醫(yī)院的檔案很多時(shí)候都被閑置，對(duì)實(shí)際的管理工作的幫助并不大，同時(shí)也無(wú)法挖掘檔案信息中的價(jià)值，使得檔案信信息的應(yīng)用水平較低，無(wú)法為醫(yī)院的決策提供幫助。

3.1.5 檔案管理信息化水平建設(shè)較低? 在時(shí)代的快速發(fā)展過(guò)程中，醫(yī)院也要實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型，加強(qiáng)信息化建設(shè)，但是由于醫(yī)院尚未認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)的重要性，資金、政策等各方面的投入不足，導(dǎo)致信息化建設(shè)水平及較低。第一，軟硬件的投入力度不大，使得醫(yī)檔案管理缺乏信息化操作設(shè)備與軟件，無(wú)法為日常檔案管理工作質(zhì)量與效率的提升提供支持;第二，缺乏信息化人才，人才是醫(yī)院檔案管理信息化的重要手段，但是由于醫(yī)院未能引進(jìn)信息化人才，且對(duì)內(nèi)的培養(yǎng)力度不足，導(dǎo)致檔案管理人員的信息化操作水平不高;第三，信息化建設(shè)缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，對(duì)于醫(yī)院來(lái)說(shuō)，信息化建設(shè)絕非一日就能建成，所以需要長(zhǎng)遠(yuǎn)的規(guī)劃，尤其是在信息化時(shí)代，各種科學(xué)技術(shù)的更新速度較快，醫(yī)院更要緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，但是由于醫(yī)院缺乏信息化戰(zhàn)略與規(guī)劃，信息化建設(shè)缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，使得建設(shè)水平較低，缺乏系統(tǒng)性與可行性。

3.2? 檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值

3.2.1 建立完善的醫(yī)院檔案管理制度? 信息化技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)以及信息技術(shù)的應(yīng)用越來(lái)越廣泛，為了能夠滿足現(xiàn)代醫(yī)療需求以及患者的需求，醫(yī)院檔案管理必須要向著信息化建設(shè)的方向發(fā)展。在新時(shí)代的發(fā)展背景下，由醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者帶領(lǐng)，不斷更新醫(yī)院檔案管理人員的管理觀念，對(duì)檔案管理在醫(yī)院中的重要性提高重視，不斷完善醫(yī)院中與檔案管理相關(guān)的各項(xiàng)規(guī)章制度，對(duì)管理內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范化，其中主要包括：檔案整理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、檔案質(zhì)量的監(jiān)督、管理考核方式以及標(biāo)準(zhǔn)、相關(guān)法律法規(guī)等內(nèi)容，利用濃厚的氛圍使檔案室工作人員的責(zé)任意識(shí)得到明顯提升，同時(shí)應(yīng)當(dāng)定時(shí)為檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，使管理人員的檔案管理能力得到提升，強(qiáng)化管理人員的管理意識(shí)以及管理能力，同時(shí)應(yīng)鼓勵(lì)管理人員對(duì)現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)進(jìn)行自學(xué)，從而為后期的醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化打下基礎(chǔ)[7-8]。

3.2.2 轉(zhuǎn)變醫(yī)院檔案管理人員的管理理念? 在醫(yī)院檔案管理工作中，管理人員必須要意識(shí)到檔案管理的重要性，使檔案管理工作人員對(duì)這份工作提高重視。在實(shí)際的工作過(guò)程中，工作人員不僅要從意識(shí)層面上強(qiáng)化對(duì)檔案管理工作的重要性的認(rèn)識(shí)，同時(shí)還需要從知識(shí)層面上強(qiáng)化，確保檔案管理人員能夠全身心地投入到檔案管理工作中。除此之外，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人員還應(yīng)當(dāng)不斷強(qiáng)化工作人員對(duì)相關(guān)法律法規(guī)的認(rèn)知度，強(qiáng)化宣傳力度，保證醫(yī)院檔案管理工作能夠順利開展[9-10]。為持續(xù)提升檔案管理人員的管理理念，需要通過(guò)科學(xué)的考核機(jī)制，對(duì)其進(jìn)行考核，如果考核不通過(guò)的需要繼續(xù)學(xué)習(xí)，在學(xué)習(xí)與考核過(guò)程中，檔案管理人員的管理理念會(huì)持續(xù)得到更新。

3.2.3 檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的重要應(yīng)用? 在醫(yī)院檔案管理中，檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)重要的內(nèi)容，檔案信息化建設(shè)中主要包括計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)以及信息技術(shù)，以電腦等硬件設(shè)備作為基礎(chǔ)，完成檔案資料信息保存、管理以及應(yīng)用等多流程環(huán)節(jié)，檔案資料管理的多環(huán)節(jié)優(yōu)化管理結(jié)果得到顯著改善，也促使檔案管理工作人員的工作效率得到提升[11-12]。在醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用現(xiàn)代化信息，能夠使醫(yī)院檔案資料與臨床治療、科研成果等信息系統(tǒng)之間產(chǎn)生緊密聯(lián)系，促使醫(yī)院檔案管理、應(yīng)用以及檢索環(huán)節(jié)能夠在未來(lái)的發(fā)展過(guò)程中更加智能化。

3.2.4 加強(qiáng)信息化建設(shè)? 醫(yī)院在檔案管理信息化建設(shè)期間，要針對(duì)自身的實(shí)際情況，制定信息化建設(shè)方案，為檔案信息化建設(shè)提供支持。第一，加大投入力夠，在醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中，對(duì)檔案管理的重視程度不夠，使得檔案信息化建設(shè)水平較低，主要是受到資金的制約。所以醫(yī)院要加大投入力度，購(gòu)買先進(jìn)的、符合醫(yī)院實(shí)際情況的信息化設(shè)備與軟件;第二，加強(qiáng)人才培訓(xùn)與引進(jìn)，無(wú)論是信息化建設(shè)期間，還是在后期的運(yùn)營(yíng)管理與維護(hù)，都需要專業(yè)的信息化人才，所以醫(yī)院需要加強(qiáng)內(nèi)部人才的培訓(xùn)，同時(shí)也要積極引進(jìn)高質(zhì)量的信息化人才，為檔案信息化建設(shè)提供支持;第三，制定長(zhǎng)遠(yuǎn)的信息化建設(shè)方案。醫(yī)院要將信息化建設(shè)納為長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的要點(diǎn)，并有計(jì)劃、分層次地逐步實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，同時(shí)也要不斷創(chuàng)新信息化建設(shè)，不斷融入最新理念與技術(shù)，提升檔案信息化建設(shè)與管理水平。

該研究中，實(shí)施檔案信息化后的醫(yī)院檔案管理優(yōu)良率以及出錯(cuò)率均明顯優(yōu)于實(shí)施前，這主要是由于信息化管理背景下，醫(yī)院檔案資料得到了進(jìn)一步的應(yīng)用，充分發(fā)揮檔案資料的價(jià)值，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)能夠提高檔案管理水平，從而促使醫(yī)院獲得高效發(fā)展。

綜上所述，在醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用檔案信息化建設(shè)，能夠有效提高檔案管理的管理質(zhì)量以及管理效率，確保檔案資料的全面性、詳細(xì)度以及完整性均能夠得到顯著提升，這為日后醫(yī)院的臨床診療以及科研成果提供了可參考的重要依據(jù)，對(duì)于醫(yī)院的現(xiàn)代化發(fā)展有一定的促進(jìn)意義。

[參考文獻(xiàn)]

[1]? 吳國(guó)萍.腫瘤?？漆t(yī)院住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)檔案管理的實(shí)踐及思考[J].中國(guó)腫瘤，2019，28（7）：513-516.

[2]? 白文瑾，焦桂生，王黎.基于信息化技術(shù)醫(yī)院文書檔案管理分析[J].大家健康旬刊，2017，11（1）：291.

[3]? 張威.利用信息管理系統(tǒng)對(duì)醫(yī)院綜合檔案進(jìn)行管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017，35（9）：773-774.

[4]? 岳慧娟.新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)方法探究[J].臨床醫(yī)藥文獻(xiàn)電子雜志，2017，4（68）：13440.

[5]? 趙敦雷.淺析醫(yī)院信息化與醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化[J].中國(guó)管理信息化，2017，20（5）：199-200.

[6]? 周曉燕，李彥.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017，8（21）：20-21.

[7]? 張明章，劉浩然，張凡.醫(yī)院檔案管理中信息網(wǎng)絡(luò)化的運(yùn)用研究[J].中國(guó)管理信息化，2017，20（14）：152-153.

[8]? 潘丹.基于微信公眾平臺(tái)的檔案信息服務(wù)研究進(jìn)展[J].中國(guó)管理信息化，2017，20（11）：141-142.

[9]? 唐劍波，婁志武，龍又兵，等.兒童眼及視力保健信息化系統(tǒng)的創(chuàng)建與應(yīng)用[J].中華眼視光學(xué)與視覺(jué)科學(xué)雜志，2018，20（4）：243-247.

[10]? 張容瑜，鄭迪楠，劉鋼，等.流動(dòng)人口計(jì)生服務(wù)信息化對(duì)電子健康檔案建立和互聯(lián)互通的啟示[J].華南預(yù)防醫(yī)學(xué)，2017，61（6）：597-600.

[11]? 浙江省委辦公廳檔案信息化處.全省檔案信息化建設(shè)工作培訓(xùn)暨檔案工作數(shù)字轉(zhuǎn)型推進(jìn)會(huì)在長(zhǎng)興召開[J].浙江檔案，2019（7）：8.

[12]? 常大偉.我國(guó)檔案信息化建設(shè)的歷程、特點(diǎn)與發(fā)展趨勢(shì)—基于1979年至2016年全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議工作報(bào)告的分析[J].浙江檔案，2018（1）：18-21.

（收稿日期：2020-04-27）

[作者簡(jiǎn)介] 曲文（1966-），女，本科，館員，研究方向：檔案管理。