移動辦公系統(tǒng)在疫情防控及日常工作中的作用及其實現(xiàn)

應新葩

摘要：移動辦公系統(tǒng)因其3A特性，在疫情防控中凸顯其“零接觸”的優(yōu)勢，如何有針對性、高效高質(zhì)量地進行單位移動辦公系統(tǒng)流程的實現(xiàn)，是本文主要論述的內(nèi)容。

關鍵詞：疫情防控;移動辦公;流程實現(xiàn)

一、背景

自2019年底疫情的控制，全國的逐步復工復產(chǎn)，醫(yī)院剛性的看病需求也在逐漸恢復，這給醫(yī)療單位疫情的繼續(xù)防控帶來了嚴峻的考驗。移動辦公在減少人員流動及“辦公零接觸”上，凸顯出其在疫情防控中的有效作用。

移動辦公系統(tǒng)的3A特性，讓辦公擺脫時間和空間的束縛，單位信息可以隨時隨地通暢地進行交互流動，工作將更加高效，整體運作更加協(xié)調(diào)。因此，其不僅有效整合傳統(tǒng)業(yè)務系統(tǒng)，并已互通互聯(lián)應用于權(quán)力陽光、交通業(yè)務、智慧醫(yī)療、集團企業(yè)等眾多領域。

二、必要性

根據(jù)統(tǒng)計，一家中等規(guī)模的三甲醫(yī)院每年需要57名專職流程審核工作“跑腿員”。審核簽章類工作所耗費的時間90%為路途往返和等待的時間，每年的人員工資福利（按照平均20萬元每人計算）需支出1140萬元。而1.5萬人次/年的全院各部門人員流動，給疫情控制也帶來了消極的影響。截止2018年底，全國醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)98.7萬家，其中三級醫(yī)院2002家，據(jù)此推算，全國范圍內(nèi)的專職“流程跑腿員”需要11萬余名，付出薪資220億，造成人員流動3003萬人次。

移動辦公系統(tǒng)能夠精準、有效地解決大量人員流動，大量專業(yè)技術(shù)人員用于簽章審核流程的人員浪費和時間精力浪費問題，使醫(yī)療行業(yè)的工作人員能有更多的時間和精力投身到專業(yè)工作中。

三、實現(xiàn)的難點

移動辦公系統(tǒng)的具體流程，因在不同的行業(yè)不同的單位，甚至相同的行業(yè)不同的單位，均需要定制的、個性化的開發(fā)。在定制開發(fā)的過程中，軟件廠商及使用方對流程實現(xiàn)的理解程度，成為了影響流程及系統(tǒng)的實現(xiàn)效率、產(chǎn)品和需求匹配度，以及產(chǎn)品使用流暢度的關鍵。

現(xiàn)階段，企業(yè)微信的應用，給移動辦公系統(tǒng)的使用帶來了更多的可能性和實現(xiàn)的方便性，因此以企業(yè)微信的辦公流程實現(xiàn)為例，進行移動審批流程實現(xiàn)的闡述。

一個流程的實現(xiàn)，首先需要明確在溝通中會普遍存在的問題：單位流程涉及部門多、廣，大部分審批流程需要多個部門的共同參與，高效地配合流程的解析、實現(xiàn);非信息工作部門對移動辦公的實現(xiàn)所需要的要素以及最終產(chǎn)品的成品并不了解，因此溝通成本高;線下流程的特點是，工作發(fā)起人僅需要知道某項工作審核節(jié)點的順序及審核人即可。相比線下流程，移動辦公流程的各個節(jié)點不僅需要考慮發(fā)起人、審核人的所有“動作”，還需要明確節(jié)點的所有分支、判定條件以及對應的執(zhí)行或?qū)徍巳?。為了確保移動辦公流程 “智能”性，在流程實現(xiàn)的過程中，必須更加完整、更加全面地了解所有的細節(jié)信息;流程實現(xiàn)前，使用人對操作及需求的不確定性，造成流程實現(xiàn)后，還需要進行大量的測試及修改。

問題的解決

完整地組建一個適用的移動辦公系統(tǒng)，必須有針對性地解決以上普遍存在的問題。

例如、一般常規(guī)流程實現(xiàn)所需要的要素：

（1）發(fā)起節(jié)點：

※填寫內(nèi)容、※各選擇項及對應的動作、※執(zhí)行人姓名、※注釋、

※附件、※項目性質(zhì);

（2）節(jié)點內(nèi)容：

※節(jié)點判定條件、※節(jié)點執(zhí)行人、※審核模式;

（3）輸入模式

3、解決需求不確定問題——將測試進行分級：產(chǎn)品實現(xiàn)廠商進行邏輯全流程測試、需求單位進行適用性全流程測試，以及正式版測試;

※邏輯測試——流程實現(xiàn)后，對流程的完整性進行測試，減少需求單位對邏輯類問題反復測試及反饋時間;※需求單位適用性全流程測試——對流程實現(xiàn)的正確性、各項功能的實用性、流程操作的便捷性進行測試，同時在測試過程中不斷理解產(chǎn)品的外在表現(xiàn)，從而更加清楚地進行需求表達以及流程優(yōu)化改進的表達;

※正式版測試——流程各節(jié)點執(zhí)行人，對流程適用性的最終測試，確保流程在使用過程中的智能性及流暢度。

經(jīng)過幾個層級的測試，將流程正式上線后出現(xiàn)問題、需要返工修復的概率降到最低。

六、總結(jié)

移動辦公系統(tǒng)不僅對此次疫情的控制、減少人員流程，確保行政工作開展發(fā)揮其重要作用，也同樣適用于今后可能發(fā)生的疫情工作中;同時移動辦公系統(tǒng)，因其3A特性，以及在節(jié)省人力投入上的優(yōu)勢，將是今后辦公實現(xiàn)途徑的大勢所趨。

因此更好地、更高效地進行移動辦公系統(tǒng)的個性化實現(xiàn)，是開展移動辦公系統(tǒng)工作的至關重要的一環(huán)。因此本文論述的協(xié)同辦公功能實現(xiàn)方式，采用流程圖及表單填空式溝通，不僅能夠減少溝通時間，提高工作效率，更能將流程更加規(guī)范化、智能化地實現(xiàn)。

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