檔案管理工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的當(dāng)務(wù)之急與對(duì)策

倪靜

摘 要：數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型的過程中，檔案管理工作貌似借助計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)加快了工作效率，然而扁平化和簡(jiǎn)單化的檔案管理操作，令人文觀念有所弱化，這也是受到泛娛樂化因素的負(fù)面影響。簡(jiǎn)潔明了的檔案數(shù)據(jù)信息，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下更加易于傳播，但是對(duì)于檔案信息加工的精密度顯然是不夠的。這些都是檔案管理工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的當(dāng)務(wù)之急，有必要重新論證檔案管理工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的發(fā)展對(duì)策。

關(guān)鍵詞：檔案管理;數(shù)字化;轉(zhuǎn)型發(fā)展

檔案管理工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的當(dāng)務(wù)之急

泛娛樂化負(fù)面影響。圖文結(jié)合的媒介信息吸引了大眾眼球，檔案存儲(chǔ)數(shù)據(jù)純粹化的文字形式顯然難以吸引受眾群體。在數(shù)據(jù)時(shí)代泛娛樂化的基調(diào)潛移默化影響公眾，館藏檔案數(shù)據(jù)留出之后被涂抹、篡改、拼接的比例很大，以至于檔案數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)度和嚴(yán)謹(jǐn)性蕩然無存。而且在闡釋檔案注解、填補(bǔ)檔案信息、豐富檔案內(nèi)容等工作中，形式過于簡(jiǎn)單、內(nèi)容較為片面、缺乏嚴(yán)謹(jǐn)論證的例子比比皆是。那么在泛娛樂化的負(fù)面影響下，如何平衡好檔案管理工作的自身特色，又發(fā)揮出數(shù)據(jù)化的優(yōu)勢(shì)，成為檔案管理工作質(zhì)量的時(shí)代課題，更是亟待解決的現(xiàn)實(shí)工作問題。

存儲(chǔ)數(shù)據(jù)失真問題。檔案管理工作的數(shù)字化發(fā)展已成必然趨勢(shì)，然而數(shù)據(jù)量不斷加大之后，未必對(duì)檔案館工作完全有利，存儲(chǔ)數(shù)據(jù)失真問題便是一大痛點(diǎn)。一方面，是數(shù)據(jù)材料填報(bào)有必填選項(xiàng)內(nèi)容，而紙質(zhì)檔案往往存在信息殘缺問題，上傳數(shù)據(jù)檔案時(shí)容易出現(xiàn)人為彌補(bǔ)檔案缺失部分的情況，從而產(chǎn)生存儲(chǔ)數(shù)據(jù)真實(shí)性弱化的聯(lián)帶問題。另一方面，數(shù)據(jù)材料并非原始資料，尤其部分珍貴文獻(xiàn)資料的存檔，都需要逐一拍照以保護(hù)數(shù)據(jù)檔案真實(shí)性。然而即便是超高分辨率的拍攝技術(shù)，也很難真正完整還原這些原始資料，故而檔案存儲(chǔ)數(shù)據(jù)存在模糊邊界。除此之外，檔案編研工作本身具有一定的主觀性和思想創(chuàng)造性，需要通過不斷的交流討論完善檔案材料管理。而數(shù)據(jù)化的發(fā)展，令檔案篩選、加工、整理等一系列工作內(nèi)容變得程序化、系統(tǒng)化、機(jī)械化，卻并非絕對(duì)的智能化。故而檔案存儲(chǔ)數(shù)據(jù)通過硬性編輯反而弱化了其檔案內(nèi)容的豐富性，也因此產(chǎn)生了數(shù)據(jù)失真的關(guān)聯(lián)問題。

數(shù)據(jù)丟失風(fēng)險(xiǎn)拖累。檔案管理工作推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)之后，檔案數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險(xiǎn)并未完全抹除。以往時(shí)期多數(shù)學(xué)者認(rèn)為，紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)容易因自然災(zāi)害或人為管理不當(dāng)，造成檔案損毀和丟失的風(fēng)險(xiǎn)。誤以為數(shù)據(jù)檔案存儲(chǔ)和管理的安全性更高，損毀和丟失的風(fēng)險(xiǎn)更低。然而從近年來的檔案管理實(shí)踐工作中也不難發(fā)現(xiàn)，數(shù)據(jù)檔案丟失或損毀的可能性也很高。這是因?yàn)閿?shù)據(jù)檔案都需要通過計(jì)算機(jī)硬盤存儲(chǔ)，而病毒侵入或人為操作不當(dāng)也會(huì)造成數(shù)據(jù)丟失風(fēng)險(xiǎn)。雖然數(shù)據(jù)存儲(chǔ)技術(shù)升級(jí)之后，云端平臺(tái)存儲(chǔ)功能優(yōu)化之后，但是畢竟云端數(shù)據(jù)庫密碼仍然掌握在個(gè)人手中，一旦登陸密碼丟失，或者黑客入侵網(wǎng)絡(luò)終端，同樣會(huì)造成檔案數(shù)據(jù)丟失風(fēng)險(xiǎn)。紙質(zhì)檔案丟失風(fēng)險(xiǎn)固然存在，但也很難一夜之間搬空整個(gè)檔案館。但是檔案數(shù)據(jù)丟失，往往只是在分秒必爭(zhēng)的瞬間。故而在檔案管理工作進(jìn)入數(shù)字化時(shí)代之后，當(dāng)務(wù)之急必須解決數(shù)據(jù)檔案存儲(chǔ)安全性的問題，否則數(shù)字化轉(zhuǎn)型只會(huì)對(duì)檔案管理工作造成額外負(fù)擔(dān)。

支持檔案管理工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的發(fā)展對(duì)策

糾正檔案管理工作態(tài)度。檔案管理工作面對(duì)泛娛樂的數(shù)據(jù)時(shí)代詬病，首先應(yīng)當(dāng)脫離輿論視角的非專業(yè)操作。數(shù)據(jù)化并無法完全取代人工操作，來完成檔案校準(zhǔn)、編輯、整理、審核等一系列工作，只是將更多繁重的檔案管理工作進(jìn)行了數(shù)據(jù)程序化處理。那么檔案管理工作的進(jìn)一步改善，必須糾正檔案管理工作態(tài)度，全新認(rèn)知檔案管理工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型之后可能產(chǎn)生的一系列問題。尤其不能完全依靠計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，因?yàn)橛?jì)算機(jī)系統(tǒng)無論如何升級(jí)，也很難達(dá)到智能化的智慧思考，更無法從人性化視角考量何種檔案具有人文價(jià)值，何種檔案具有歷史意義。因此，檔案管理工作在數(shù)據(jù)化時(shí)代必須正視自身位置，依靠以往時(shí)期的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)來適應(yīng)數(shù)據(jù)化變革，而并非受泛娛樂化的數(shù)據(jù)蒙蔽，才能在數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)型之后持續(xù)提高檔案管理工作質(zhì)量。

引進(jìn)檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)技術(shù)。加強(qiáng)檔案存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的真實(shí)性，主要需引進(jìn)檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)技術(shù)，依靠硬件存儲(chǔ)設(shè)備的改造升級(jí)，來避免檔案數(shù)據(jù)失真問題?？梢员M量購置新型設(shè)備，主要以檔案存儲(chǔ)便捷性為前提，依據(jù)檔案館實(shí)際工作需要選擇具體設(shè)備類型。例如Power Vault ME4系列存儲(chǔ)設(shè)備，借助適用于入門級(jí)SAN和DAS工作負(fù)載的存儲(chǔ)模式，令檔案管理工作效率成倍提高。整合檔案存儲(chǔ)數(shù)據(jù)時(shí)，ME4系列非常適合提升HPC、Exchange、備份、VDI等許多應(yīng)用程序的性能，故而對(duì)檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)信息的保護(hù)性更強(qiáng)。ME4系列旨在提供多項(xiàng)功能，支持各種驅(qū)動(dòng)器類型、多協(xié)議、一應(yīng)俱全的軟件功能，因此檔案數(shù)據(jù)調(diào)整操作平臺(tái)后亦然不會(huì)出現(xiàn)失真問題。同時(shí)ME4系列配置了兩個(gè)高密度5U基礎(chǔ)系統(tǒng)選項(xiàng)，存儲(chǔ)空間更高且更適合海量檔案存儲(chǔ)的需求，根據(jù)檔案管理工作實(shí)際需要可附加擴(kuò)展盤柜。

加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)安全管理。針對(duì)檔案數(shù)據(jù)丟失風(fēng)險(xiǎn)問題，建議檔案館進(jìn)一步改進(jìn)數(shù)據(jù)檔案云端存儲(chǔ)技術(shù)。主要是通過線上云端存儲(chǔ)技術(shù)，避免線下無序調(diào)集檔案和交叉存儲(chǔ)帶來的檔案丟失風(fēng)險(xiǎn)。例如：騰訊云端存儲(chǔ)平臺(tái)提供了COS 業(yè)務(wù)，對(duì)檔案存儲(chǔ)管理具有較高的可靠性，且較低存儲(chǔ)成本和較低訪問時(shí)延，均有利于維護(hù)檔案數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性。COS 低頻存儲(chǔ)容量包適用于檔案網(wǎng)盤數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、檔案大數(shù)據(jù)分析、低頻檔案調(diào)取、檔案監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)復(fù)核。適用于常年存儲(chǔ)檔案，在較低訪問頻率下的整理和校準(zhǔn)工作。COS歸檔存儲(chǔ)容量包，適用于高頻率訪問、文件歸檔備份等場(chǎng)景，適合生命周期文件歸檔、合規(guī)性文件歸檔、操作日志歸檔、異地容災(zāi)存儲(chǔ)，可以更好的避免檔案丟失問題出現(xiàn)，進(jìn)一步提升檔案管理工作安全性。

綜上所述，檔案管理工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的當(dāng)務(wù)之急，是受到了泛娛樂化負(fù)面影響，存儲(chǔ)數(shù)據(jù)失真問題嚴(yán)重，數(shù)據(jù)丟失風(fēng)險(xiǎn)拖累更甚。為此，建議檔案館在數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型之后，進(jìn)一步糾正檔案管理工作態(tài)度，引進(jìn)檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)技術(shù)，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)安全管理。進(jìn)而增強(qiáng)檔案管理數(shù)字化效能，推動(dòng)檔案管理工作的數(shù)字化進(jìn)程。

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