信息化時(shí)代企業(yè)人事檔案管理模式

程娟

摘要：隨著信息時(shí)代的到來，企業(yè)檔案管理工作在迎來機(jī)遇的同時(shí)，也面臨著多種挑戰(zhàn)，商業(yè)機(jī)密泄露、專業(yè)人才緊缺等現(xiàn)象都是現(xiàn)階段企業(yè)需要解決的問題，此時(shí)，傳統(tǒng)人事檔案管理模式已不適應(yīng)現(xiàn)在的工作需求，面對這一問題，建立一個(gè)具有現(xiàn)代化、信息化的企業(yè)人事檔案管理制度，可以為創(chuàng)新型企業(yè)賦能;進(jìn)行企業(yè)人事檔案管理工作創(chuàng)新，不僅能夠提升企業(yè)人力資源管理效果，同時(shí)也有利于優(yōu)化企業(yè)人力資源結(jié)構(gòu)。

關(guān)鍵詞：信息化;企業(yè)人事檔案;管理模式

人事檔案管理是服務(wù)于收集、存放、整理、分類、調(diào)配和使用人事檔案的重要工作環(huán)節(jié)，能夠支持人力資源管理活動取得良好成效，對于檔案所有者和使用者都能產(chǎn)生顯著影響。通過信息化技術(shù)，能夠有效地節(jié)約人力成本和時(shí)間成本，促進(jìn)企業(yè)人力資源管理取得良好成效。

1企業(yè)人事檔案信息化管理的內(nèi)涵與意義

人事檔案是人在成長與實(shí)際工作當(dāng)中，個(gè)人品德、經(jīng)歷、能力、學(xué)歷、社會關(guān)系、榮譽(yù)獲取等諸多方面的原始記錄。人事檔案能夠?yàn)槠髽I(yè)對人才進(jìn)行考察、評價(jià)與使用提供重要根據(jù)。通過對諸多科研數(shù)據(jù)資料進(jìn)行統(tǒng)籌分析，可以了解到在如今的社會信息化發(fā)展水平逐步提高的背景下，先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段已經(jīng)在生產(chǎn)生活當(dāng)中大范圍普及推廣，在給企業(yè)帶來諸多生產(chǎn)效益的同時(shí)，也提高了對企業(yè)信息化手段運(yùn)用的要求。把先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)手段應(yīng)用到人事檔案管理環(huán)節(jié)，將會極大程度上改變?nèi)缃竦钠髽I(yè)人事檔案管理面貌，發(fā)揮檔案動態(tài)管理方面的諸多優(yōu)勢，給企業(yè)的管理建設(shè)和創(chuàng)新發(fā)展帶來更多突破性進(jìn)展。企業(yè)人事檔案電子信息化管理就是在這樣的背景之下誕生的，指的是以先進(jìn)的電子信息化手段為依托，將人事檔案管理工作納入到信息化管理系統(tǒng)當(dāng)中，利用更加方便快捷的技術(shù)手段處理檔案信息，促進(jìn)檔案資料的開發(fā)與利用。企業(yè)人事檔案電子信息化管理推進(jìn)落實(shí)的價(jià)值主要體現(xiàn)在：第一，有助于轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的實(shí)體管理模式，提高檔案管理效率，極大程度上解放人力，減少由人為管理帶來的人為失誤。第二，有助于助力企業(yè)人事制度改革。在實(shí)現(xiàn)了人事檔案電子信息化管理之后，企業(yè)方面可借助網(wǎng)絡(luò)信息平臺進(jìn)行人才選拔，也可以借助先進(jìn)的技術(shù)手段綜合了解員工的表現(xiàn)，做好人事管理信息的更新和補(bǔ)充，實(shí)現(xiàn)對企業(yè)員工的全面監(jiān)督與管理。第三，有助于提升人事檔案管理安全性。電子信息化的管理方法能夠減少過去紙質(zhì)檔案拆卸、裝訂等處理帶來的損壞或丟失情況，維護(hù)檔案資料的安全性以及完整性，為企業(yè)人力資源開發(fā)利用提供必要根據(jù)。

2對人事檔案信息化管理模式的探討

建立健全人事檔案信息化管理制度。人事檔案信息化管理過程需要不斷地完善各項(xiàng)管理制度，首先，從制度層面保障這一工作取得良好實(shí)效。企業(yè)完善管理制度、規(guī)范人事檔案管理環(huán)節(jié)、引進(jìn)信息化技術(shù)手段、統(tǒng)一規(guī)定好人事檔案的保存方式、信息化管理方式以及工作實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)，避免利用和管理人事檔案的環(huán)節(jié)產(chǎn)生不良問題，影響到檔案的實(shí)際應(yīng)用效果;其次，在具體工作中，企業(yè)還要遵循國家檔案管理法規(guī)要求和企業(yè)自身人事檔案管理實(shí)施現(xiàn)狀，明確具體的管理任務(wù)和信息化技術(shù)實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)，奠定人事檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)。

完善硬件和軟件設(shè)施。推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)活動順利開展并取得良好實(shí)效，需要有完善化的基礎(chǔ)設(shè)施作為前提。企業(yè)要能夠加大資金投入力度，增添硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)，提供、升級更高水準(zhǔn)的技術(shù)系統(tǒng)。企業(yè)管理人事檔案，面臨大量的人事檔案文件，為實(shí)現(xiàn)高效率處理目標(biāo)，需要引進(jìn)高質(zhì)量的、可靠性強(qiáng)的硬件設(shè)備，避免硬件故障的產(chǎn)生，從而防止丟失檔案文件信息;網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)軟件和殺毒軟件的引進(jìn)，是充分發(fā)揮信息化技術(shù)手段的重要保障。企業(yè)要加強(qiáng)安全防護(hù)工作，設(shè)立好網(wǎng)絡(luò)防火墻，減少信息泄露和數(shù)據(jù)丟失情況的發(fā)生;企業(yè)技術(shù)人員要做好定期檢查和維護(hù)工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)設(shè)備運(yùn)行的故障問題，并實(shí)施充分防護(hù)。

信息化檔案管理模式，提升人事檔案管理實(shí)效。隨著我國信息技術(shù)體系以及計(jì)算機(jī)設(shè)備在企業(yè)管理發(fā)展中的廣泛應(yīng)用，新時(shí)期企業(yè)人事檔案管理工作開展中，就要以信息化管理模式對傳統(tǒng)人事檔案管理流程與方法進(jìn)行替換。通過信息化人事檔案管理模式，能夠以計(jì)算機(jī)設(shè)備作為企業(yè)人事檔案的存儲載體，不論是人事檔案查找還是使用都更加便捷，并且信息化人事檔案管理中，也能夠保證人事檔案保存的安全性，避免了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案易于損毀、遺失的情況發(fā)生，也節(jié)約了檔案儲存的空間，能夠全面提升企業(yè)人事檔案管理工作的效率。

加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫和人事檔案信息化管理平臺建設(shè)。人事檔案信息化管理依賴于計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用，企業(yè)搭建起的信息化管理平臺和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，要定期實(shí)施安全防護(hù)和更新工作。在全面正確識別好信息之后再開展存儲工作。工作人員要切實(shí)遵守建設(shè)數(shù)據(jù)庫的規(guī)定，從管理部門的工作要求和標(biāo)準(zhǔn)出發(fā)，確保數(shù)據(jù)庫和信息化管理平臺建設(shè)的科學(xué)性、規(guī)范性。高度重視人事檔案信息化管理平臺建設(shè)工作，建設(shè)專門的數(shù)據(jù)庫，構(gòu)建完善的人力資源技術(shù)平臺，將公司全體人員的人事檔案信息錄入到數(shù)據(jù)庫里面，包括個(gè)人基本信息、組織關(guān)系、教育經(jīng)歷、工作履歷、培訓(xùn)經(jīng)歷、技術(shù)技能、勞動合同、獎(jiǎng)勵(lì)懲罰、考核評價(jià)以及家庭情況信息等，人力資源部門在利用人事檔案信息，開展人員管理活動的過程中，通過登錄人事檔案信息化管理平臺，就可以及時(shí)調(diào)閱檔案信息，完成人員內(nèi)部調(diào)動管理、人員退休/死亡管理、人員借調(diào)管理、人員掛職管理以及人員調(diào)離管理等，順利完成管理任務(wù)，實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)，大幅度地提升人事檔案信息處理效率，統(tǒng)籌優(yōu)化配置各崗位及人員，為公司開展各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理工作提供強(qiáng)大的數(shù)據(jù)支持。

當(dāng)今社會，已經(jīng)步入信息化大數(shù)據(jù)新時(shí)代，伴隨著企業(yè)管理理念的不斷更新，法律法規(guī)的加以強(qiáng)化，全球計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛運(yùn)用，都使得企業(yè)進(jìn)行檔案管理科學(xué)化顯得十分有必要。在運(yùn)用科學(xué)的方法推進(jìn)檔案管理的功能，提升檔案科學(xué)管理水平上，都有很大的拓展空間?？偠灾?，要使人事檔案管理工作更加規(guī)范、科學(xué)、有序，必須加強(qiáng)學(xué)習(xí)，與時(shí)俱進(jìn)，從邏輯思維和工作方式上形成新的管理模式與方法，這樣才能不斷推進(jìn)人事檔案管理科學(xué)化的水平。

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