淺析檔案管理中電子檔案管理建議

張黎英

（山東省菏澤市巨野縣衛(wèi)健局，山東 菏澤 274900）

檔案管理電子化是將檔案文件進(jìn)行轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù)，然后通過計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行全面管理，例如對(duì)檔案信息的錄入、歸檔、查詢等內(nèi)容都是檔案管理電子化中的重要內(nèi)容，而且通過這種檔案管理方式可以更方便為他人提供信息支持，但是傳統(tǒng)的檔案管理方式和電子化檔案管理還是存在很多不同之處，電子檔案管理在進(jìn)行檔案的存儲(chǔ)、保存等方面更具有優(yōu)勢(shì)，而且存儲(chǔ)空間也要比傳統(tǒng)的檔案管理大很多，另外電子檔案管理在查閱方面也更加方便、快捷，更容易供相關(guān)工作人員使用，此外電子檔案管理還應(yīng)具有攜帶方便的優(yōu)點(diǎn)，可供使用者隨時(shí)隨地的查閱。最后電子檔案在信息處理方面也更具有優(yōu)勢(shì)，像信息的存檔、提取等方面都可以很好地實(shí)施。

一、電子檔案管理過程中存在的問題

（一）電子檔案管理存在一定的安全隱患

在進(jìn)行電子檔案管理存儲(chǔ)的過程中主要使用計(jì)算機(jī)的硬盤或移動(dòng)硬盤，雖然說這種存儲(chǔ)方式十分方便快捷，但是也存在一定的安全隱患，因?yàn)樵谑褂秒娮訖n案管理的過程中會(huì)面臨很多信息技術(shù)問題，所以說無法全面的保證電子檔案管理的安全。其次目前檔案管理電子系統(tǒng)的建立也并不是很完善，尤其在進(jìn)行一些電子檔案數(shù)據(jù)的處理過程中，很容易造成數(shù)據(jù)的丟失，例如出現(xiàn)計(jì)算機(jī)斷電、死機(jī)、系統(tǒng)崩潰等情況，都會(huì)對(duì)電子檔案管理產(chǎn)生嚴(yán)重的影響。此外在進(jìn)行電子檔案管理過程中會(huì)受互聯(lián)網(wǎng)木馬、病毒等方面的侵入，因?yàn)榛ヂ?lián)網(wǎng)中的許多軟件都攜帶木馬、病毒，如果相關(guān)管理人員不慎下載，那么很容易出現(xiàn)電子信息內(nèi)容泄漏的情況，這些信息內(nèi)容如果被一些不法分子獲取，那么很容易造成電子檔案信息的丟失，從而造成無法預(yù)估的后果。例如許多醫(yī)院、學(xué)校、事業(yè)單位出現(xiàn)了病毒入侵的情況，這些制造病毒的人員通過信息內(nèi)容對(duì)這些單位進(jìn)行威脅和勒索，不但會(huì)給單位造成嚴(yán)重的負(fù)面影響，還會(huì)出現(xiàn)一定的經(jīng)濟(jì)損失。

（二）電子檔案管理體系的問題

目前很多電子檔案管理過程都缺乏一定的管理監(jiān)管制定，尤其在進(jìn)行移動(dòng)硬盤、電子光盤存儲(chǔ)的過程中缺少一些嚴(yán)格且規(guī)范的管理體系，例如缺乏備案登記制度、管理體系、檔案保密登記的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，這些內(nèi)容的缺少都會(huì)影響電子檔案管理的安全，如果在電子檔案管理的過程中都使用同樣的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理，不但會(huì)增加檔案泄漏的風(fēng)險(xiǎn)，還會(huì)出現(xiàn)各種各樣的安全問題。

（三）電子檔案管理人員的水平不足

作為電子檔案管理的主要責(zé)任人員，電子檔案管理人員的水平不足會(huì)直接導(dǎo)致電子檔案管理的水平下降，電子檔案管理人員的水平主要包括相關(guān)的專業(yè)技能以及職業(yè)素養(yǎng)，而在電子檔案管理的過程中相關(guān)的管理人員無法利用專業(yè)的技能和知識(shí)進(jìn)行檔案管理，這樣不但會(huì)增加電子檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)，還大幅度降低了電子檔案管理的效率。另外電子檔案管理部門對(duì)于管理人員還缺乏相應(yīng)的審核制度和管理制度，所有很容易導(dǎo)致檔案管理人員水平不高和素質(zhì)較低等情況。最后由于上層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)電子檔案部門的不重視，導(dǎo)致電子檔案管理部門成為企業(yè)單位中的養(yǎng)老部門，不僅在企業(yè)的地位嚴(yán)重下降，而且還出現(xiàn)消極工作的情況，這對(duì)于一些檔案管理人員的自身榮譽(yù)感、工作使命感會(huì)嚴(yán)重下降，此外由于90后、00后等新時(shí)代人類的價(jià)值觀，很多年輕人并不愿意在這種沒有意義的部門中工作，所以導(dǎo)致現(xiàn)階段的電子檔案管理人員流動(dòng)較大，同時(shí)在電子檔案的交接過程中也會(huì)出現(xiàn)缺乏有效溝通的情況，最終導(dǎo)致整個(gè)電子檔案管理出現(xiàn)問題。

（四）電子檔案管理真實(shí)性和完整性的問題

在進(jìn)行電子檔案管理的過程中，其真實(shí)性和完整性會(huì)受到一定的影響，因?yàn)榧堎|(zhì)文件轉(zhuǎn)化的為電子文件的過程中，有可能中有可能出現(xiàn)操作錯(cuò)誤、失誤或不注意等情況都會(huì)給電子檔案管理產(chǎn)生嚴(yán)重的影響。而且電子檔案管理工作和傳統(tǒng)的檔案管理工作相比出現(xiàn)錯(cuò)誤的概率更高，此外電子檔案如果讓外界獲取信息那么丟失的不僅是一點(diǎn)點(diǎn)信息，很可能整個(gè)電子數(shù)據(jù)庫都會(huì)丟失，電子數(shù)據(jù)丟失的過程中管理人員也很難發(fā)現(xiàn)其更改痕跡，這對(duì)于電子檔案管理的真實(shí)性和完整性都會(huì)有著嚴(yán)重的影響。

二、如何提高電子檔案管理的有效措施

（一）加強(qiáng)對(duì)電子信息檔案管理安全系統(tǒng)的建立

為了確保電子信息檔案管理的有效機(jī)制，需要嚴(yán)格執(zhí)行管理規(guī)范，使整個(gè)電子檔案管理的操作和管理更加規(guī)范。其次單位需要完善電子信息檔案管理系統(tǒng)的軟件和硬件設(shè)施，例如提高電子檔案系統(tǒng)的客戶訪問權(quán)限、及時(shí)更新電子檔案系統(tǒng)的防火墻、加強(qiáng)電子檔案系統(tǒng)抵御網(wǎng)絡(luò)病毒的能力、增加電子檔案系統(tǒng)安全自查的能力，從而保證整個(gè)電子檔案系統(tǒng)得到安全的管理。

（二）完善電子檔案管理機(jī)制

只有建立一個(gè)完善的電子檔案保障制度，才能提高電子檔案管理的效果，所以說一定要完善電子檔案管理的工作制度，并且加強(qiáng)電子檔案管理工作的規(guī)范性，從而使電子檔案管理工作有制度保障，另外在統(tǒng)籌電子檔案管理的過程中，需要加強(qiáng)各部門之間的協(xié)調(diào)和培養(yǎng)，最終形成一種立體的、全面的電子檔案管理戰(zhàn)線，此外在電子檔案管理過程中如果出現(xiàn)問題，應(yīng)進(jìn)行及時(shí)的解決，并且最好做到問題發(fā)生前就全面解決。最好關(guān)于電子檔案管理的流程，應(yīng)進(jìn)行簡(jiǎn)化管理，這樣不但能提高電子檔案管理的效率，還能確保電子檔案管理在企業(yè)中的工作地位。

（三）提高電子檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

電子檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)會(huì)對(duì)電子檔案管理的效率、效果、質(zhì)量有著直接的影響，所以說為了電子檔案管理的發(fā)展，因此需要轉(zhuǎn)變以往的人員培養(yǎng)方式和管理方式，明確電子檔案管理人員在企業(yè)中、單位中的地位，從而促進(jìn)檔案管理人員更積極地進(jìn)行電子檔案管理工作。此外電子檔案管理工作的順利開展，還需要企業(yè)單位加大資金方面的投入，例如對(duì)電子檔案專業(yè)人才的引入、電子檔案設(shè)備的購入等都需要資金的投入，通過這些技術(shù)、人才、設(shè)備的投入還能大幅度提高電子檔案的管理質(zhì)量，不但能在日常管理中發(fā)現(xiàn)所存在的問題，還能在發(fā)現(xiàn)問題后及時(shí)進(jìn)行解決。

（四）做好電子檔案的保管工作

在進(jìn)行電子檔案管理的過程中，經(jīng)常會(huì)受到一些外界因素的影響，導(dǎo)致電子檔案的文件管理受到存儲(chǔ)的影響，這主要因?yàn)殡娮哟鎯?chǔ)會(huì)由于濕度、溫度以及故障等因素導(dǎo)致電子檔案存儲(chǔ)出現(xiàn)問題，再加上電子檔案本就會(huì)受網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的影響，因此這就需要相關(guān)的企業(yè)、單位結(jié)合電子檔案管理工作的實(shí)際情況建立相應(yīng)的檔案管理機(jī)房，并且進(jìn)行相應(yīng)的合理設(shè)計(jì)，這位樣不僅能促進(jìn)電子檔案的有效管理，還不會(huì)讓電子檔案受設(shè)備、技術(shù)、環(huán)節(jié)等因素的影響。另外為了做好電子檔案的管理工作還需要做好電子檔案的數(shù)據(jù)備份工作，確保電子檔案不會(huì)出現(xiàn)不可預(yù)估的突發(fā)事件。

（五）解決電子檔案文件的保存問題

電子檔案管理的過程中主要通過化學(xué)磁性的方式對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行保管，雖然從理論上來說電子檔案文件可以永久性的保存，其原因在于電子檔案的讀取過程中不會(huì)和實(shí)物相接觸，所以說很難出現(xiàn)損壞的現(xiàn)象。而電子檔案文件的記錄通常會(huì)在介質(zhì)上，一些信息會(huì)被密封在保護(hù)層之上，所以說電子檔案文件很難會(huì)受到外界的影響，而在實(shí)際的使用過程中電子文件可以在較低時(shí)間內(nèi)形成，但是還是確實(shí)一定的存儲(chǔ)安全驗(yàn)證，在長(zhǎng)久存儲(chǔ)的過程中是否受電子硬件的老化的影響，還需要相關(guān)的電子檔案研究人員進(jìn)一步的考證。同時(shí)對(duì)于其中的修復(fù)問題和長(zhǎng)期保管問題也需要進(jìn)一步研究。所以說企業(yè)單位要充分考慮電子檔案的保存情況，尤其是一些外界因素的影響下，確保電子檔案不受其中的影響。同時(shí)還需要保證整個(gè)電子檔案文件的完整性，因此一套完整的數(shù)據(jù)恢復(fù)系統(tǒng)對(duì)企業(yè)電子檔案管理十分重要，不但能確保電子檔案文件的快速恢復(fù)，還能加強(qiáng)企業(yè)電子檔案的資料的完整性。

三、結(jié)束語

綜上所述，本文中筆者針對(duì)電子檔案管理過程中存在的安全隱患、管理體系、電子檔案管理人員的水平不足、電子檔案管理真實(shí)性和完整性等問題進(jìn)行分析，并且對(duì)加強(qiáng)對(duì)電子信息檔案管理安全系統(tǒng)的建立、完善電子檔案管理機(jī)制、提高電子檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)、做好電子檔案的保管工作等相關(guān)措施進(jìn)行闡述，希望相關(guān)的檔案管理部門帶來幫助。