新時期醫(yī)院檔案管理信息化探究

摘要：在整個社會信息化技術(shù)快速變革的新時代背景下，醫(yī)院檔案管理工作逐漸開始變得越來越受重視，在醫(yī)院衛(wèi)生技術(shù)不斷更新發(fā)展的情況下如何讓醫(yī)院的檔案管理工作變得更加的科學(xué)化和信息化，這是新時期開展落實醫(yī)院檔案管理工作必要考慮的一個點。針對醫(yī)院檔案管理實際工作中的特點，檔案管理的工作人員應(yīng)該以現(xiàn)代的科學(xué)技術(shù)為出發(fā)點，對醫(yī)院檔案實施信息化管理，助力于當下醫(yī)院的前進發(fā)展，為其提供扎實的基礎(chǔ)性保障，最大程度上的利用發(fā)揮檔案資源的實際使用價值。

關(guān)鍵詞：新時期;醫(yī)院檔案管理;信息化;實際措施

醫(yī)院的檔案管理工作，是醫(yī)院其他重要相關(guān)工作的能夠開展實施的實際有效依據(jù)和基礎(chǔ)性資料整理的重要辦法。醫(yī)院檔案管理的工作人員內(nèi)容以及醫(yī)院對檔案管理提出的要求，即提升加強醫(yī)院檔案的安全性管理，可以通過現(xiàn)代化的信息資源管理技術(shù)去實現(xiàn)，通過現(xiàn)代技術(shù)運用到實際的工作中去可以有效保障醫(yī)院檔案管理的安全性，且便于輔助檔案管理工作，還可以實現(xiàn)檔案資源的有效利用。鑒于醫(yī)院檔案管理工作本身存在有極強的專業(yè)性特質(zhì)，涉及的領(lǐng)域范圍非常之廣，例如科研行業(yè)、醫(yī)療領(lǐng)域、醫(yī)院的業(yè)務(wù)經(jīng)營往來以及醫(yī)院員工的員工信息等多個方面的內(nèi)容，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理方式已經(jīng)變得難以滿足新時期繁雜多樣的檔案信息管理工作，因此對醫(yī)院檔案管理工作的新管理方式進行探索是十分關(guān)鍵的，它影響到了整個醫(yī)院是否能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理工作的信息化建設(shè)，以及能否提高醫(yī)院檔案資源的利用率，這些問題對于醫(yī)院的發(fā)展而言，都是非常關(guān)鍵性的問題，因此對新時期的醫(yī)院檔案信息管理工作的信息化探究勢在必行。

一、醫(yī)院檔案信息管理工作重要性概述

（一）助力于醫(yī)院整體全面化發(fā)展

如今已經(jīng)進入一個信息化的時代，整個社會所涵蓋的信息資源多種多樣，且數(shù)量很大并將一直持續(xù)性增大，但是出于信息化高速發(fā)展的時期，卻缺乏信息資源的的實際依據(jù)，尋其根本原因就是對信息資源的整合效果不佳以及對信息資源的利用效率很低。醫(yī)院的檔案信息管理工作涉及牽連到醫(yī)院的所有部門，對醫(yī)院已有檔案信息資源進行整合利用，可以有效幫助醫(yī)院的所有部門實現(xiàn)實際的信息數(shù)據(jù)需求，以醫(yī)院整體的資料數(shù)據(jù)作為檔案管理的信息去建構(gòu)一個完善的信息鏈，幫助醫(yī)院的全面性發(fā)展，為醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生的未來發(fā)展出一分力。

（二）保障醫(yī)院發(fā)展所必要的檔案信息基礎(chǔ)

因為檔案信息管理的工作是針對醫(yī)院所有部門的檔案和信息進行管理，也為醫(yī)院的發(fā)展提供基礎(chǔ)信息的參考，管理的檔案信息要求必須具備真實可靠性以及完整性，這些規(guī)范化的檔案信息可以為醫(yī)院開展實際工作時提供數(shù)據(jù)信息參考。醫(yī)院的檔案信息管理工作還能反映各個部門的實際工作情況，在此基礎(chǔ)上，檔案信息管理工作可以幫助醫(yī)院的日常管理為其給出數(shù)據(jù)信息參考，為醫(yī)院高層管理人員做出的決策提供全面性的參考，還可以協(xié)助醫(yī)院進行科學(xué)的實際醫(yī)療工作。檔案信息的有效性管理還能夠幫助醫(yī)院對當前醫(yī)療市場有更加準確性的了解和熟悉。

（三）有效提升醫(yī)院整體的管理水平

現(xiàn)如今，我國的醫(yī)院醫(yī)療改革正在如火如荼的發(fā)展進行中，醫(yī)院檔案管理工作的信息化發(fā)展也在逐漸加快，這對醫(yī)院全體工作的實際社會經(jīng)濟效益提高有很大的幫助。醫(yī)院檔案管理管理實現(xiàn)信息化的前提是必須改革傳統(tǒng)老套的檔案管理方式，對原來的工作方式，管理理念以及整體的管理水平進行實際性的創(chuàng)新，做到這些方面的創(chuàng)新對醫(yī)院的全體部門都會有實際性要求，因此就可以在傳新檔案管理信息化的同時改進其他部門工作方式，以加強醫(yī)院對全體部門的管理，提升醫(yī)院對整體工作的管理水平。

二、醫(yī)院檔案管理信息化的重要意義

（一）有效提升醫(yī)院的市場競爭力

在當今的現(xiàn)代化發(fā)展進程中，社會群眾對當下的醫(yī)療機構(gòu)服務(wù)水平有了更高級別的要求，在得到醫(yī)院治療的同時，享受醫(yī)院高質(zhì)量高水平的醫(yī)療服務(wù)，在當今傳統(tǒng)醫(yī)院不斷發(fā)展、私人醫(yī)院層出不窮的醫(yī)療市場中，醫(yī)療行業(yè)已經(jīng)成為一個市場競爭十分激烈的行業(yè)，人們對就醫(yī)的看法不再停留于治病，對醫(yī)院的服務(wù)水平有了更多的關(guān)注。醫(yī)院通過建立完善的就醫(yī)者檔案信息化管理系統(tǒng)，在實現(xiàn)就醫(yī)檔案管理的同時還能提升醫(yī)院對就醫(yī)者的服務(wù)水平，以良好的服務(wù)水平占據(jù)醫(yī)療市場的關(guān)鍵性競爭地位，讓醫(yī)院更具競爭力。

（二）增強醫(yī)院的信息管理能力

傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理依靠人力對紙質(zhì)資料進行儲存，不方便醫(yī)院工作人員及領(lǐng)導(dǎo)進行查找和翻閱，也不方便檔案管理人員進行錄入及登記，大大降低了醫(yī)院檔案管理效率。醫(yī)院的檔案管理涉及到內(nèi)部醫(yī)院部門的檔案信息數(shù)據(jù)管理，還會涉及到很多其他的科研項目以及醫(yī)院人事和病患的檔案管理，其涵蓋的范圍非常廣，所要管理的內(nèi)容也十分復(fù)雜煩瑣，通過對醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)，可以對所要管理內(nèi)容進行分類歸納整理，對不同的檔案內(nèi)容以及內(nèi)容繁多的信息提供有效的信息化技術(shù)管理，提升醫(yī)院整體的信息管理能力，以優(yōu)秀的良好的信息管理能力，帶動實現(xiàn)醫(yī)院各方面的經(jīng)濟收益，通過信息化的檔案管理方式，很大程度上節(jié)省了信息的查閱時間，獲取的信息更全面，獲取的過程不再繁瑣，減少了查找時間，做到了更完整的接收信息。檔案的提取、保存更高效，也避免了丟失及損壞等情況的發(fā)生，相比于傳統(tǒng)檔案管理，優(yōu)勢較為明顯，從各個細節(jié)中獲得較大提升，從而提升了醫(yī)院的整體實力水平。

（三）提高了檔案的保密程度

眾所周知，醫(yī)院檔案中包含多項內(nèi)容，其中的合同、科研及招標信息等都是不能外傳的資料，做好保密工作至關(guān)重要。在醫(yī)院檔案管理信息化下，重要數(shù)據(jù)及資料可以通過密碼、指紋等多道手續(xù)進行加密，這些高科技手段不容易被不良企圖的人利用，加強了保密程度，保障了醫(yī)院檔案的安全。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)保存形式大不一樣，信息化技術(shù)起到的保密效果也是顯而易見的，保密優(yōu)勢較為明顯，這也是新時期醫(yī)院檔案管理信息化帶來的重要改變，極大地促進了醫(yī)院檔案管理的進步，加快了醫(yī)院檔案管理前進步伐。

三、當前醫(yī)院檔案管理信息化過程中遇到的問題

（一）對檔案管理信息化建設(shè)不夠重視

我國大多數(shù)的醫(yī)院現(xiàn)在的檔案管理信息化建設(shè)的有關(guān)管理方案并不全面，領(lǐng)導(dǎo)人員大多重視臨床技術(shù)的開發(fā)，而容易忽略檔案的管理。因此，現(xiàn)階段的管理制度沒有對相關(guān)工作人員的工作目標進行仔細的分配，檔案處理信息具有一定的片面性，不能整體的對患者就醫(yī)流程進行對應(yīng)的管理，從而造成院內(nèi)信息紊亂，無形中加大了工作人員的工作量。

（二）醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)力度不夠

在信息化時代，仍舊有部分醫(yī)院、部分醫(yī)療人員沒有對檔案管理信息化建設(shè)工作提起重視，檔案管理信息片面化、管理人員不充分利用信息技術(shù)等現(xiàn)象層出不窮，歸根結(jié)底，是醫(yī)院檔案管理信息建設(shè)力度不夠，醫(yī)院沒有形成資源共享模式，并沒有將大量信息、數(shù)據(jù)做到錄入、共享，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)不全面、查閱有漏洞等現(xiàn)象，不能體現(xiàn)信息化的優(yōu)勢，無形中也浪費了信息化資源。

（三）醫(yī)院內(nèi)部相關(guān)管理人員專業(yè)知識儲備不足

在新時期，醫(yī)院在做到檔案管理信息化的同時，還要加強對相關(guān)管理人員培養(yǎng)的力度。當前的大部分醫(yī)院中，對于檔案管理人員的重視程度仍舊不夠，造成很多的醫(yī)院檔案管理人員并不具備專業(yè)管理技術(shù)及經(jīng)驗，一些檔案管理人員的保密意識不夠，無形中增加了檔案泄露的風險。還有一部分檔案管理人員對自己的工作并沒有做到全面認知，對自身提升沒有較好規(guī)劃，許多的檔案管理人員的水平并不符合要求，專業(yè)知識掌握的不全面、處理信息類問題不得心應(yīng)手、保密措施不健全等等，有些管理人員還身兼數(shù)職，長此以往，醫(yī)院的檔案管理水平會持續(xù)下降，也會間接阻礙醫(yī)院的長久發(fā)展。

四、醫(yī)院檔案管理信息化工作開展的實際措施

（一）從思想層面上高度關(guān)注醫(yī)院檔案管理工作的信息化

來自于醫(yī)院全體人員的關(guān)注都是十分重要的，不論是高層管理人員，還是其他部門的工作人員或是實際工作接觸的檔案信息管理人員。對醫(yī)院檔案信息化工作的實際實施過程來說，全體醫(yī)院醫(yī)院員工對建立信息化的檔案信息管理系統(tǒng)都應(yīng)該保持高度的關(guān)注，必須認識到這一工作會帶來的改變，其意義是十分重大的。

（二）改善醫(yī)院檔案管理的工作方式

以醫(yī)院檔案信息管理工作的實際開展這一方面來看，對原來的檔案管理工作人員的工作方式進行改善是推行新的信息化管理的前提條件和必要準備工作。醫(yī)院的檔案管理信息化建設(shè)這一工作，它是系統(tǒng)性、多方面性的工作，不是字面意義上簡單的通過信息技術(shù)對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)換成電子信息檔案的過程，它需要依靠多方面工作人員的協(xié)作，其中檔案管理工作人員的實際工作方式是最關(guān)鍵性的，會對整個醫(yī)院檔案信息的信息化建設(shè)工作造成直接性的影響。檔案管理工作人員可以在實際的信息化處理檔案信息工作過程中，與檔案相關(guān)人員就行溝通交流，依照對方的需求做出針對性的操作處理，在有效提升檔案信息管理工作人員的工作效率的同時，還做到了服務(wù)水平的提高。

（四）合理調(diào)整檔案管理信息化工作的流程

從信息化建設(shè)方面來看，為了使醫(yī)院的檔案管理工作開展的更好，應(yīng)從信息化技術(shù)應(yīng)用的角度，將自己在工作過程中的流程和制度進行相關(guān)的調(diào)整，從更規(guī)范、準確的角度入手，簡化其流程，提高工作效率。比如，當醫(yī)院接收檔案的時候，就進行準確接收。依據(jù)標準原則，將信息錄入系統(tǒng)，與此同時保證信息的準確性，避免出現(xiàn)錯誤。根據(jù)質(zhì)量方面的要求，也要控制好相關(guān)資料的質(zhì)量，統(tǒng)一管理檔案信息資料。確定相關(guān)信息后，減少信息的更改，避免由于資料錄入不全，信息收集不完整所造成的錯誤。只有將工作流程規(guī)范化，才能讓檔案管理信息化更具實效性，并發(fā)揮更好的作用。

（五）加強醫(yī)院檔案管理工作人員的培訓(xùn)

醫(yī)院要重視檔案管理工作人員的培訓(xùn)工作，除了加強檔案管理人員的管理能力，還需要加強管理人員的保密意識，對檔案管理工作人員展開定期的培訓(xùn)，提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。電子版的檔案管理，需要檔案管理工作人員熟練應(yīng)用電腦，熟練操控并了解相應(yīng)指令。醫(yī)院要定期對檔案管理人員展開理論與實踐培訓(xùn)，及時轉(zhuǎn)變檔案管理人員的錯誤觀念，及時調(diào)整工作狀態(tài)，以飽滿的熱情參與到檔案管理工作中。在培訓(xùn)過程中還要培養(yǎng)檔案管理人員應(yīng)對突發(fā)狀況的反應(yīng)能力，做到處事不驚，冷靜面對各種特發(fā)事件，做到嚴于律己，做到相互監(jiān)督，切實做好醫(yī)院檔案管理工作，保障醫(yī)院檔案的完整性與安全性。

（四）探究新技術(shù)

在互聯(lián)網(wǎng)時代，許多技術(shù)原本就一直在發(fā)展。對于目前醫(yī)院信息化建設(shè)工作的發(fā)展要求，我們也要不停的探究各類新型技術(shù)，以此提高檔案信息化建設(shè)工作的效率。比如，在此過程中，我們可以通過加密技術(shù)來保證其安全性方面的需求。查詢資料前，結(jié)合查詢?nèi)藛T的身份對其權(quán)限進行分配。同時也要保證其分配方式與實際上的規(guī)則相互對應(yīng)，只有這樣才能有效地控制用戶的權(quán)限，同時保證相關(guān)用戶行為上的規(guī)范合理，正確地運用新型技術(shù)，對于提高信息化建設(shè)效果是十分重要的。

四、結(jié)語

綜合概述全文，醫(yī)院的檔案管理工作是醫(yī)院內(nèi)部管理工作的一個關(guān)鍵性組成部分，將現(xiàn)代的信息化技術(shù)實際應(yīng)用到檔案信息管理的工作過程中去，不僅可以提高儲存、搜索檔案信息的工作速度，還能為相關(guān)人員提供優(yōu)質(zhì)快捷的服務(wù)，在提高整體檔案信息管理的基礎(chǔ)之上，推動醫(yī)院在新時期不斷的向前發(fā)展。

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作者簡介：施桂珠（1972.02-）女，福建三明市，漢，本科，中級館員，三明市第一醫(yī)院，研究方向：檔案管理。