招標采購網(wǎng)上管理系統(tǒng) 實現(xiàn)海外采購信息化

盛華

國網(wǎng)國際發(fā)展有限公司 北京 100031

為順應S公司物力集約化、精細化管理的要求，作為公司信息戰(zhàn)略的重要組成部分，采購處與信息處在充分調(diào)研巴西當?shù)厥袌觯⒆愎景l(fā)展現(xiàn)狀及未來規(guī)劃的基礎上，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)開發(fā)了招標采購網(wǎng)上管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了物資管理的信息化和標準化。

1 招標采購網(wǎng)上管理系統(tǒng)建設的背景

1.1 適應市場變化，保障電網(wǎng)建設發(fā)展的必然要求

S公司是國網(wǎng)海外特高壓建設工程的中堅力量，S公司原有采購業(yè)務以人工操作為主，數(shù)據(jù)準確性和工作效率較低；無采購業(yè)務數(shù)據(jù)系統(tǒng)，無法全方位多角度的對數(shù)據(jù)進行挖掘，無法為采購策略的制定做輔助決策支撐。

1.2 強化監(jiān)督管理，確保監(jiān)管高效實施的實際需要

在S公司原有的采購模式下，對于采購主要采取現(xiàn)場監(jiān)督的方式，監(jiān)督工作為法律部人員兼職實施，監(jiān)督效果差強人意。而有效監(jiān)督的實施，需遵循透明化原則，對項目采購實行基于信息系統(tǒng)的在線監(jiān)控，確保監(jiān)督人員可以實時、快捷、高效地對采購項目依法監(jiān)督，因此，創(chuàng)新監(jiān)督手段迫在眉睫[1]。

2 系統(tǒng)建設的內(nèi)涵和主要做法

2.1 加強頂層設計，確立建設的目標和思路

S公司從項目立項開始就提出了明確的建設目標：依托信息化手段進一步規(guī)范采購行為，提高采購質(zhì)量和效率，實現(xiàn)流程統(tǒng)一、過程受控、全程在案、永久追溯的采購管理功能，滿足巴西當?shù)丶皣W(wǎng)公司對于采購工作的基本要求。

2.2 固化采購文本，文件格式規(guī)范統(tǒng)一

為確保招標采購網(wǎng)上管理系統(tǒng)的順利推進，S公司以標準化建設為抓手，推動精益化管理。一是采購文件模塊化。通過把采購的流程、范本、表單等模塊化，形成不同專業(yè)采購文件模板，并將模板嵌入系統(tǒng)。采購人員可以按照采購項目的專業(yè)特性，選擇對應模塊，由系統(tǒng)自動生成采購文件。二是語言表述規(guī)范化。組織法律、采購及專業(yè)部門對采購文件進行全面梳理，做到用詞準確，邏輯清晰，文字簡練，使采購文件編制更加規(guī)范、統(tǒng)一。三是技術規(guī)范標準化。對需求量大、相對固定的物資和服務，組織專業(yè)管理部門，對技術規(guī)范書進行修訂，在系統(tǒng)中進行固化，避免技術規(guī)范書編寫的隨意性[2]。

2.3 強化分級權限，實現(xiàn)全過程管控

針對S公司采購領導小組、法律部及其他專業(yè)管理部門的領導及一般管理人員，統(tǒng)一注冊生成賬號，并進行基于工作流程的權限分配，確保賬號權限符合崗位職責分工和業(yè)務流程要求，避免角色權限的缺位或重疊。

系統(tǒng)對采購全過程產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息完整記載，對各類操作都留有日志，對違規(guī)操作實時監(jiān)控預警、及時糾正，責任追究清晰明了。

2.4 完善評價體系，深化供應商關系管理

2.4.1 完善供應商評價體系

不同于S公司以往采購 只重視價格的供應商選擇評價模式，為避免前期低價中標、后期合同執(zhí)行難等常見問題，招標采購網(wǎng)上管理系統(tǒng)中加入了對供應商的多維評價體系，對供應商的評價更加綜合、全面，主要包括（2）生產(chǎn)的軟、硬件基礎；（4）質(zhì)量保證體系和產(chǎn)品質(zhì)量認證情況；（8）產(chǎn)品生產(chǎn)質(zhì)量和技術性能評價；（9）項目單位對供應商產(chǎn)品運行質(zhì)量及其售后服務的跟蹤評價等九個方面內(nèi)容：

通過加強與運營中心、業(yè)務發(fā)展部、項目管理部等專業(yè)部門協(xié)同，對合同履約進行“一單一評價”，強化使用部門評價意見與采購工作的聯(lián)動。對不合格供應商，將視情節(jié)輕重，分別采取給予警告、暫停使用、取消合格供應商資格等處理措施。

2.4.2 挖掘優(yōu)質(zhì)供應商

加強供應商資質(zhì)能力核實。S公司定期組織開展供應商資質(zhì)能力核實，提前深度挖掘潛在優(yōu)良供應商，為后期實施競爭性談判等非公開招標的采購工作，提前完成潛在供應商的海選儲備。

2.5 整合業(yè)務數(shù)據(jù)，輔助管理 科學決策

2.5.1 建立采購資源信息庫，提供數(shù)據(jù)分析依據(jù)

采購的原始數(shù)據(jù)和后期系統(tǒng)處理的數(shù)據(jù)均完整、準確地保存在系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中，逐漸形成采購資源信息的“大數(shù)據(jù)”庫，為后期業(yè)務分析提供數(shù)據(jù)支撐，提升業(yè)務管理水平。

2.5.2 利用數(shù)據(jù)挖掘分析，提升采購成功率

利用數(shù)據(jù)分析，隨時掌握市場動態(tài)及供應商競爭情況。特別針對采購不成功的項目，重點統(tǒng)計、分析流標原因，為改進采購策略提供科學依據(jù)。

3 實施效果

3.1 提升采購效率，優(yōu)化服務層次

與實施系統(tǒng)前相比，每個采購項目平均節(jié)省近16小時。過去幾乎所有表單都必須手工錄入，現(xiàn)在80%以上的工作都由系統(tǒng)自動完成。節(jié)省的時間則被用于 為需求部門提供專業(yè)采購咨詢及建議，逐步提升采購部門的服務層次，由 以往簡單的程序性服務 向衍生顧問式服務轉(zhuǎn)變。

3.2 降低管理成本，強化專業(yè)管理

實施該系統(tǒng)后，由系統(tǒng)處理采購相關信息，可實時在線查詢，可實現(xiàn)公司內(nèi)部信息共享，推動采購隊伍專業(yè)水平整體快速提升。信息技術的實時性，縮短了采購周期，節(jié)約了采購費用，也為需求部門管轄項目的盡快實施運營，贏得了寶貴的時間。同時，通過促進供應商的充分競爭，使公司能以更低的價格采購到所需的物資或服務，取得經(jīng)濟效益[3]。

3.3 實現(xiàn)過程管控，提高管理水平

采購業(yè)務流程和管理要求通過系統(tǒng)固化，減少了人為因素引發(fā)的影響，從而便捷地把控工作質(zhì)量。

在招標采購網(wǎng)上管理系統(tǒng)中，業(yè)務操作痕跡全過程即時記錄，管理者可依據(jù)管理權限，實時動態(tài)掌握采購項目的全部信息，管理人員可以快捷地進行信息的分類統(tǒng)計與指標分析，滿足業(yè)務發(fā)展和管理提升的要求。

4 結語

S公司的招標采購網(wǎng)上管理系統(tǒng)尚處于初步應用階段，在前端采購計劃管理以及后端廢舊物資處置管理等方面，還有較大的功能擴展與提升的空間。下一步，S公司需將集團公司集約化管理的先進做法與巴西當?shù)貙嶋H和監(jiān)管要求有機結合，持續(xù)優(yōu)化完善招標采購網(wǎng)上管理系統(tǒng)。