檔案數(shù)字化建設與檔案資源的服務利用探討

徐誠昊

新疆新建盈天勘測規(guī)劃設計有限公司 新疆烏魯木齊 830009

在科學技術水平快速發(fā)展的社會大背景下，以往的檔案管理方式已經跟不上新時代發(fā)展要求的步伐，早在2012年，國家檔案局負責人在召開全國安全體系建設會議上就鄭重提出“檔案三體系”建設，其中昭示著檔案數(shù)字化建設對檔案資源的服務利用的重要性。隨著數(shù)字化社會，大數(shù)據時代的來臨，檔案數(shù)字化體系建設也步入了快速通道，這對相關的檔案管理部門來說既是機遇也是挑戰(zhàn)，因此，就需要檔案管理部門相關部門對其當下的工作任務以及工作環(huán)境進行全面的了解和認識，并對現(xiàn)有的管理方式方法進行優(yōu)化和完善，進而才能有序推進其檔案管理數(shù)字化體系建設進程，最終形成更加先進的、科學合理的檔案管理方式，滿足社會發(fā)展所需的檔案資源利用服務需求[1]。

1 檔案數(shù)字化建設的優(yōu)勢

數(shù)字檔案是將不同介質的檔案信息整合成統(tǒng)一的資源庫，其開放性涵蓋了紙質檔案、影視檔案的各個方面，以及檔案信息的生產和利用的全過程。與以往傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，數(shù)字檔案實現(xiàn)了檔案工作向計算機管理的轉變，增加了檔案管理工作的科技含量，為管理部門提供了安全優(yōu)質的信息服務手段。檔案資源的數(shù)字化建設，不僅可以豐富檔案管理系統(tǒng)平臺的內容，還促進圖像處理等高科技技術在檔案數(shù)字化中的發(fā)展與應用。借助信息技術可使檔案用戶直接、快速地搜索和瀏覽所需的檔案資源，大大提高工作效率和檔案資源的利用率，能更好的發(fā)揮出檔案信息的增值作用。另外，檔案資源數(shù)字化可大大減少紙質文檔的數(shù)量，節(jié)約一定的紙張復印費用和因紙質檔案反復查閱老化而產生人工修復資金費用，同時，檔案資源數(shù)字化可實現(xiàn)檔案數(shù)據條目與原文的網上查詢與利用，能有效降低對紙質檔案業(yè)務操作量，盡量避免對原有檔案實體帶來負面影響。

2 數(shù)字化檔案建設的利用途徑以及策略

2.1 以用戶為中心，以服務為宗旨，明確服務內容及范圍

檔案管理部門是政府重要的服務職能部門，是以非營利性為目的、著眼社會效益的實現(xiàn)，為全社會提供非競爭性、非排他性的檔案公共服務的部門。鑒于此，數(shù)字化檔案體系的建設首先要樹立正確的服務宗旨理念，緊緊圍繞社會公眾用戶需求和社會發(fā)展需求，時刻要保持與黨和國家的工作重點相一致，結合科學技術和自身特點，明確檔案資源服務的內容，提高檔案資源的利用率的同時，也為實現(xiàn)資源共享促進社會高效穩(wěn)步快速發(fā)展做出應有的貢獻。另外，要改變以往與社會發(fā)展不匹配的管理模式，由被動要求服務向主動服務轉變，由相對封閉的檔案資源服務向開放、共享的服務方向轉變，同時在實現(xiàn)檔案信息開放的同時要明確其范圍，做到檔案管理的保密安全性又能滿足公眾檔案資源的日益增長的需求[2]。

2.2 建立多途徑信息資源的利用平臺，更新服務方式

在網絡技術和信息技術的支持下，數(shù)字化檔案體系的建設可以使檔案部門能夠通過網絡為公眾用戶提供更加便捷、高效快速的檔案資源服務，如檔案部門建設網站，用戶可以根據自己的需要隨時在線檢索和訪問用戶所需的檔案信息資源，網站通過設置欄目組能夠使搜索和檢索閱讀更加方便快捷。檔案資源數(shù)字化建設主要是以電子檔案建設為中心，為公眾提供檔案全文檢索可靠服務是檔案工作的重要內容。為實現(xiàn)更好的準確的檔案資源服務，這就要求檔案部門在確保檔案信息資源安全的前提下，要第一時間更新數(shù)據和信息，要做到對事件進行如實記錄和保存，進而為用戶提供的更加高準服務，也提高了檔案信息資源的利用率[3]。

檔案部門作為政府的一個重要服務部門，提供文件的服務也是檔案部門的工作重點之一，在信息龐雜的社會大背景下，要始終保持自身的權威性，要及時宣傳黨和國家目前的政策方針，同時，要充分利用多媒體和自媒體，盡可能地建設起電子文件閱覽室，主動面向社會和公眾，公開共享，讓現(xiàn)行文件的核心價值得以體現(xiàn)。

隨著數(shù)字信息化時代的高速發(fā)展，每天都有大量的信息出現(xiàn)，并且還在不斷增多。面對這種信息量龐大的局面，靠單一的檔案部門很難將所有信息和資料全部收集整理起來，更談不上整合分析與利用，所以這就要求檔案部門要對外增強合作，實現(xiàn)橫向聯(lián)合機制，打破壁壘實現(xiàn)強強聯(lián)合，讓檔案信息系統(tǒng)更加完善和完整，也進一步發(fā)揮檔案的潛在價值。

2.3 提高工作人員綜合素質和服務質量

國家早已明確提出要進一步加快行政管理體制改革，建設服務型政府。高質量的檔案服務質量是建設服務型政府的一個重要要求，而檔案管理工作者的綜合素養(yǎng)直接決定檔案服務的質量。隨著檔案信息資源的數(shù)字化進程，檔案信息資源數(shù)量的正大幅增加，公眾對檔案信息資源的需求量也在日益增加，提高檔案信息資源工作人員的綜合素質迫在眉睫。為了更好、更全面的為公眾提供服務，首先工作人員需要端正自己的態(tài)度，要保持積極、負責、嚴謹、細致的心態(tài)為公眾提供服務，需要極高的責任感，檔案工作說到底就是以服務為主，工作人員堅持以服務大眾為自己的工作準則，要通過各種辦法來滿足用戶的需求[4]。

3 結語

綜上所述，檔案資源數(shù)字化建設是以電子檔案建設為中心，是資源信息化條件下的檔案信息資源整合，是在確保檔案信息資源安全的前提下，為公眾提供檔案全文檢索可靠服務的。是當前信息化時代高速發(fā)展?jié)M足公眾需求的必然產物，也是改變檔案館部門服務理念，創(chuàng)新服務、提升服務質量，實現(xiàn)檔案管理工作健康可持續(xù)發(fā)展的有效途徑。