物資采購計(jì)劃智能審查結(jié)構(gòu)化標(biāo)準(zhǔn)化方法

邊鋼

陜西煤業(yè)化工物資集團(tuán)有限公司 陜西西安 710065

企業(yè)生產(chǎn)各環(huán)節(jié)涉及種類繁瑣的材料，既包括鋼材、電纜、油脂、電機(jī)等主要材料，又包括構(gòu)配件、混凝土等半成品材料。在生產(chǎn)過程中，材料供應(yīng)是否及時(shí)，材料質(zhì)量數(shù)量是否滿足生產(chǎn)所需，直接會(huì)對(duì)生產(chǎn)質(zhì)量和進(jìn)度產(chǎn)生重大影響。所以，企業(yè)必須做好材料采購計(jì)劃工作，編制高質(zhì)量的材料采購計(jì)劃，確保物資供應(yīng)滿足工程進(jìn)度所需，有效控制材料采購成本。

1 物資采購計(jì)劃管理中存在的問題

1.1 對(duì)于物資所做的計(jì)劃和企業(yè)的日常發(fā)展之間有差異

就我國大部分生產(chǎn)型企業(yè)的物資采購現(xiàn)狀來看，對(duì)于物資所做的計(jì)劃和企業(yè)的不斷發(fā)展變化的生產(chǎn)環(huán)節(jié)之間有差異，這使得日常物資采購計(jì)劃的精確性不是特別的高。除此之外，長期以來，通常采用供應(yīng)管理的方式來實(shí)現(xiàn)企業(yè)的日常物資的供應(yīng)，這種方式使得企業(yè)的自主采購物資的意識(shí)十分薄弱，并且我國的很多用料單位對(duì)于日常的用料，采用的是隨用隨報(bào)，而不是預(yù)先做好預(yù)算，這使得無法形成較為系統(tǒng)和規(guī)范的日常采購計(jì)劃，并且，在采購計(jì)劃中，月度和追加計(jì)劃也不健全，這種情況就使得企業(yè)不能對(duì)物資采購進(jìn)行全面的掌控。雖然對(duì)于這類問題，國家及地方頒布了一系列相關(guān)的行政文件，并且還對(duì)用料單位的物資采購計(jì)劃做出了明確而又具體的規(guī)定，但是這些文件和計(jì)劃，只有國有企業(yè)和國有控股企業(yè)執(zhí)行，并且由于國有企業(yè)存在著管理滯后性，這些計(jì)劃的實(shí)施并沒有達(dá)到預(yù)想的效果。對(duì)于中小企業(yè)和私企而言，由于政策的滯后性，其還并沒能正確的實(shí)施這些計(jì)劃[1]。

1.2 采購計(jì)劃安排不合理

物資采購未合理籌劃，采購人員完全依據(jù)經(jīng)驗(yàn)或計(jì)劃與實(shí)際不相符的指示進(jìn)行采購，不對(duì)庫存數(shù)量和采購數(shù)量進(jìn)行復(fù)核，物資采購計(jì)劃不精細(xì)，導(dǎo)致部分材料大量剩余，導(dǎo)致采購效率的低下和浪費(fèi)。物資采購缺乏超前性和系統(tǒng)性，對(duì)材料市場和生產(chǎn)企業(yè)需求調(diào)查不充分，對(duì)生產(chǎn)材料型號(hào)變化趨勢把握不準(zhǔn)確，使得材料積壓或者短缺，從而造成資源浪費(fèi)或影響生產(chǎn)進(jìn)度。

1.3 物資盤點(diǎn)不到位

物資保管人員應(yīng)每月至少一次對(duì)庫存物料進(jìn)行盤點(diǎn)，針對(duì)實(shí)際庫存數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)帳面數(shù)據(jù)的差異進(jìn)行分析總結(jié)，保證物資帳實(shí)相符。然而由于倉儲(chǔ)設(shè)施不標(biāo)準(zhǔn)，很多材料無法規(guī)則存放，再加上已經(jīng)加工的半成品，使得物料盤點(diǎn)工作異常困難。因此，有些企業(yè)并未進(jìn)行按月盤點(diǎn)，而是幾月才盤點(diǎn)一次，有些甚至直到年底才進(jìn)行物料盤點(diǎn)。物資盤點(diǎn)工作不到位，物資的實(shí)際消耗量就難以準(zhǔn)確把控，進(jìn)而可能導(dǎo)致生產(chǎn)過程管理失控[2]。

2 物資采購計(jì)劃智能審查結(jié)構(gòu)化標(biāo)準(zhǔn)化方法

2.1 物資采購計(jì)劃智能審查方法具體內(nèi)容

物資采購計(jì)劃智能審查的處理方法基于物資描述和采購模式兩個(gè)主要審查要點(diǎn)。物資描述分為物資大類、物資小類、物料編碼等一些對(duì)物資屬性的描述；采購模式包括協(xié)議庫存、招標(biāo)采購、超市化采購、詢價(jià)采購、單一來源采購、競爭性談判等幾種不同的采購方式。以物料描述+采購模式為基本單位，以歷史采購計(jì)劃數(shù)據(jù)為依據(jù)，針對(duì)不同類別、不同級(jí)別的物料提煉結(jié)構(gòu)化、標(biāo)準(zhǔn)化的審查要點(diǎn)（如物料選用、交貨期、單價(jià)等），形成標(biāo)準(zhǔn)化審查要點(diǎn)庫并建立物料描述與審查要點(diǎn)匹配表。然后設(shè)置審查規(guī)則。針對(duì)結(jié)構(gòu)化審查要點(diǎn)的屬性和特征，設(shè)置審查規(guī)則（如以是否具有關(guān)鍵要素，是否在指定范圍內(nèi)判定其為合格或不合格），并應(yīng)用編程語言將審查規(guī)則轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)程序。針對(duì)計(jì)劃條目所屬批次范圍、交貨期等關(guān)鍵要點(diǎn)，結(jié)合歷史數(shù)據(jù)、項(xiàng)目特征，制定策略關(guān)聯(lián)表，根據(jù)交貨期判斷物資所屬批次時(shí)間準(zhǔn)確性。最后實(shí)現(xiàn)采購計(jì)劃審查全流程線上管理及關(guān)鍵要點(diǎn)自動(dòng)篩查。開發(fā)ERP采購計(jì)劃智能審查輔助工具，無縫對(duì)接、共享ERP中的采購計(jì)劃申報(bào)數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)計(jì)劃審查快速創(chuàng)建項(xiàng)目、專家在線審核及復(fù)審計(jì)劃條目、問題計(jì)劃一鍵駁回等功能，確保采購計(jì)劃全流程在線審核。并將關(guān)鍵審查要點(diǎn)及審查規(guī)則做信息化部署，實(shí)現(xiàn)對(duì)采購計(jì)劃關(guān)鍵要點(diǎn)的自動(dòng)篩查，減少審查工作中大量人工重復(fù)的機(jī)械性工作，降低人為比對(duì)工作量，進(jìn)一步提升審查效率、確保采購計(jì)劃合規(guī)性。同時(shí)，根據(jù)實(shí)際審核情況，支持審查要點(diǎn)及規(guī)則動(dòng)態(tài)維護(hù)，以應(yīng)對(duì)未來發(fā)生的可能變化[3]。

2.2 健全材料采購計(jì)劃制度

在物資供應(yīng)管理中，企業(yè)應(yīng)建立并實(shí)施材料采購計(jì)劃制度，充分發(fā)揮出材料采購計(jì)劃在控制工程成本、優(yōu)化資源配置中的作用。具體內(nèi)容包括：其一，規(guī)范材料采購計(jì)劃編制流程。在生產(chǎn)過程中，要根據(jù)生產(chǎn)進(jìn)度的材料用量，由材料需求部門編制材料需求計(jì)劃，將材料需求計(jì)劃上報(bào)到采購部門，由采購部門根據(jù)材料需求計(jì)劃，編制材料采購計(jì)劃，確定采購材料的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量要求等，并在計(jì)劃中合理安排采購時(shí)間;其二，規(guī)范材料采購計(jì)劃編制種類。材料采購計(jì)劃可分為材料總采購計(jì)劃、月度采購計(jì)劃、緊急材料采購計(jì)劃等，同時(shí)還要根據(jù)進(jìn)度情況編制臨時(shí)用料計(jì)劃，以保證材料采購工作的連續(xù)性;其三，嚴(yán)格材料采購計(jì)劃審批。在材料采購計(jì)劃編制后，要上報(bào)到工程技術(shù)主管、項(xiàng)目總工程師、項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行層層審批，待審批通過之后才能執(zhí)行采購計(jì)劃。

2.3 合理編制物資采購計(jì)劃，提高管理精細(xì)度

生產(chǎn)過程中的物資采購計(jì)劃是動(dòng)態(tài)變化的，物資采購人員應(yīng)根據(jù)用料計(jì)劃以及庫存盤點(diǎn)情況及時(shí)調(diào)整，只有提高物資計(jì)劃管理的精細(xì)度，才能更好地平衡物資的供應(yīng)和需求，有效控制物資采購成本。在制定采購計(jì)劃時(shí)，要綜合考慮市場環(huán)境和現(xiàn)場庫存情況，對(duì)物資材料需求進(jìn)行統(tǒng)一評(píng)估，可以有效地預(yù)防現(xiàn)場材料短缺或積壓。

3 結(jié)語

綜上所述，企業(yè)在物資材料采購中必須提高對(duì)采購計(jì)劃工作的重視程度，通過編制高質(zhì)量的材料采購計(jì)劃，提高資金利用率，有效控制生產(chǎn)成本，實(shí)現(xiàn)材料資源的優(yōu)化配置。在材料采購計(jì)劃編制中，要嚴(yán)格按照生產(chǎn)資料進(jìn)行編制，準(zhǔn)確填寫材料采購計(jì)劃中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)，將其作為材料采購活動(dòng)的執(zhí)行依據(jù)，從而確保物資供應(yīng)滿足生產(chǎn)需求。