新形勢下加強(qiáng)社會保險檔案管理工作的思考

李小龍 明曉浙

遼寧省社會保險事業(yè)服務(wù)中心 遼寧沈陽 110003

隨著中國經(jīng)濟(jì)水平和發(fā)展速度的不斷上漲，國民生活水平的不斷提高，我國的社會保險服務(wù)行業(yè)也是蓬勃發(fā)展，朝氣向前。越來越多的國人給家人投保，給自己投保，給自己喜歡的東西投保。這就造成各種各樣的檔案越來越多，檔案基數(shù)不斷提高，給社會保險檔案的保存和管理帶來一定的不方便。但是好在現(xiàn)在是21世紀(jì)，是信息的時代，是5G的時代，給很多行業(yè)帶來了無限的可能，這其中在保險行業(yè)的檔案管理上就給出很多比較優(yōu)秀的解決方案?，F(xiàn)在的保險行業(yè)的檔案管理有很多問題亟待解決，這是社會的需要，也是生活水平日益提高的人們的需要。

1 加強(qiáng)社會保險檔案管理工作的意義

第一，社會保險檔案在維護(hù)參保人員合法權(quán)益上發(fā)揮著憑證的作用。社會保險與參保企業(yè)、參保機(jī)關(guān)和參保個人等密切相關(guān)，規(guī)模極為龐大，事關(guān)國計民生。且社會保險檔案管理工作專業(yè)性較強(qiáng)，與多個環(huán)節(jié)密切相關(guān)，能夠?qū)⒈Ｈ藗€人信息反映出來，是參保人繳費記錄、保險關(guān)系轉(zhuǎn)移和待遇享受等的依據(jù)。第二，加強(qiáng)社會保險檔案管理工作，有利于社會的和諧與穩(wěn)定。社會保險檔案與人民群眾終身利益密切相關(guān)，若是經(jīng)辦單位出現(xiàn)疏忽，將對參保人切身利益帶來影響，不利于社會的和諧與穩(wěn)定?，F(xiàn)在人們保險意識不斷增強(qiáng)，參保人數(shù)也日益增多，需要對社會保險檔案管理進(jìn)行完善，讓參保企業(yè)與個人獲得更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，保證社會保險檔案管理職責(zé)充分發(fā)揮出來，為社會的和諧與穩(wěn)定作出積極貢獻(xiàn)。

2 社會保險檔案管理工作的改革的問題

主要表現(xiàn)為基層社保業(yè)務(wù)檔案管理工作機(jī)構(gòu)不健全、人員配備不足、經(jīng)費保障困難等。地市一級的社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)仍有相當(dāng)一部分沒有單獨設(shè)立檔案管理科室，即使設(shè)立了檔案管理科室，也極少配備擁有檔案管理專業(yè)背景的人員；區(qū)縣一級的情況更加嚴(yán)峻。此外，基層社保業(yè)務(wù)檔案管理工作中還存在庫房面積不足，環(huán)境質(zhì)量不高，專用設(shè)備簡陋不足、更新不及時，工作制度不健全等問題。很長時期以來，許多人基本沒有社保業(yè)務(wù)檔案的概念，非從事社保業(yè)務(wù)檔案管理工作的人或許都有這樣一種下意識：一聽說社保檔案就會馬上聯(lián)想到退休職工的人事檔案，很少有人能夠認(rèn)識到社保業(yè)務(wù)檔案本身的“業(yè)務(wù)”特性。在實際工作中，目前仍然有不少地區(qū)還深受人事檔案管理思維的影響，存在著按照“自然人”收集整理社保業(yè)務(wù)檔案材料的做法。例如，在工傷認(rèn)定檔案管理中，將一名工傷職工在申請受理、調(diào)查取證、工傷認(rèn)定、文書送達(dá)、待遇撥付等不同業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的檔案材料收集在一起整理歸檔。這種做法的消極影響不僅僅限于基層，還有一些省級人社部門在組織工傷認(rèn)定檔案、勞動能力鑒定檔案評查活動時，要求基層提供按照“自然人”整理出來的檔案進(jìn)行評比檢查。

3 新形勢下科學(xué)展開社會保險檔案管理工作創(chuàng)新的有效措施

3.1 加強(qiáng)檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

為了提升社會保險檔案管理水平，應(yīng)該采取標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理措施。為了實現(xiàn)這個目標(biāo)，應(yīng)該不斷完善社會保險檔案管理制度，保證社會保險檔案管理更加規(guī)范與有序進(jìn)行，為文件材料的完整收集創(chuàng)造有利條件，同時也有利于各項材料分類更加科學(xué)合理，保證檔案管理規(guī)范化水平實現(xiàn)提升。社會保險檔案涉及內(nèi)容眾多，包括專業(yè)檔案、會計檔案和生育、醫(yī)療、工傷、養(yǎng)老等社會保險審批材料、證明文件和統(tǒng)計報表等，應(yīng)該結(jié)合具體保管期限與歸檔范圍進(jìn)行劃分，這樣社會保險工作的開展才能獲得可靠支持。此外，要加大對社會保險檔案信息資源的整合力度，保證有效共享已有的信息資源，這樣社會保險檔案管理工作效率將得到提升。因此只有不斷規(guī)范社會保險檔案管理制度，才能讓檔案管理更加科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

3.2 緊抓要素，筑牢工作基礎(chǔ)

一是人的因素。市一級社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)該全部單設(shè)檔案管理科室，具備條件的地方應(yīng)當(dāng)設(shè)立社保業(yè)務(wù)檔案管理中心，配足配強(qiáng)工作人員，統(tǒng)一負(fù)責(zé)社保業(yè)務(wù)檔案的管理工作；有條件的縣區(qū)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)要爭取設(shè)立檔案管理科室，至少要明確專人負(fù)責(zé)社保業(yè)務(wù)檔案管理工作。同時，要加大專業(yè)培訓(xùn)力度，在提高檔案工作素質(zhì)的同時，增強(qiáng)業(yè)務(wù)檔案管理人員的事業(yè)心和責(zé)任感。二是物的因素?？h級以上社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)都要設(shè)置相對獨立的社保業(yè)務(wù)檔案管理區(qū)或檔案館(室)，其面積、設(shè)施設(shè)備等均須符合《管理規(guī)范》的標(biāo)準(zhǔn)要求。鑒于目前社保業(yè)務(wù)檔案信息管理系統(tǒng)“碎片化”態(tài)勢造成的重復(fù)建設(shè)、兼容性差、效率不高的局面，建議在國家層面統(tǒng)一開發(fā)或整合現(xiàn)有的社保業(yè)務(wù)檔案信息管理系統(tǒng)。三是制度因素。社保業(yè)務(wù)檔案管理工作鏈條長、環(huán)節(jié)多、涉及廣，做好這項工作必須要有可靠的制度保障，要讓制度真正落地管用，實現(xiàn)用制度管人管事，不斷推動社保業(yè)務(wù)檔案管理工作高質(zhì)量發(fā)展。

4 結(jié)語

總之，社會保險檔案存在保存、查考與利用等價值，對社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)來說，應(yīng)該避免社會保險檔案的真實性與完整性受到影響，讓檔案信息能夠?qū)?dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)發(fā)展情況充分反映出來。這樣才能發(fā)揮出社會保險檔案的作用，為當(dāng)?shù)匕l(fā)展規(guī)劃提供可靠依據(jù)，也有利于促使當(dāng)?shù)厣鐣ｋU體系更加完善，為構(gòu)建和諧社會作出貢獻(xiàn)。社會保險檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)該意識到這項工作的重要意義，主動將崗位職責(zé)履行到位，不斷提高辦事效率與工作質(zhì)量，為人民群眾提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。