淺析事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題及對(duì)策

李艷玲

（鐵嶺市城市發(fā)展服務(wù)中心環(huán)衛(wèi)分中心，遼寧 鐵嶺 112000）

人事檔案記載了一個(gè)人一生的具體情況，而人事檔案也是通過一次次學(xué)習(xí)與工作單位的轉(zhuǎn)換而形成的人事檔案文件材料組合而成的，反映了一個(gè)人的學(xué)習(xí)能力、工作記錄與道德水平等許多方面。例如：個(gè)人的基本情況、政治面貌、描述個(gè)人情況的材料、獎(jiǎng)懲材料等。這也是上級(jí)單位對(duì)基層人才選拔與調(diào)動(dòng)所采用的最為基礎(chǔ)與可靠的參考方式。所以人事檔案管理對(duì)于事業(yè)單位的意義，不僅在于能夠更好地選拔與錄用人才，更能夠促進(jìn)事業(yè)單位的不斷改革，不斷的優(yōu)化干部隊(duì)伍，使行政效率能夠有極大的提升。但不同的事業(yè)單位的人事檔案管理工作水平參差不齊，人事檔案管理的人員良莠不齊，有的甚至沒有屬于自己的檔案管理規(guī)劃，由人事部門兼任，也為之后事業(yè)單位的健康發(fā)展埋下隱患。

一、人事檔案管理存在的問題

伴隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)的不斷普及，大部分資料的傳輸與調(diào)用都十分的快捷，為行政與事務(wù)處理的效率提升提供了技術(shù)上的支持。但人事檔案管理的方式并沒有隨著時(shí)代的發(fā)展而得到大規(guī)模的改進(jìn)，從而使得依附于其上的人事管理制度也不能夠適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，不利于干部隊(duì)伍的優(yōu)化與純潔，不僅使得不少人員安于現(xiàn)狀，形成懶政的思維模式，更使得有能力、有拼勁的人挫傷了做事積極性，變得平庸墮落，不利于人才的培養(yǎng)與選拔，也不利于事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展。以下三個(gè)方面是人事檔案管理所存在的問題，以供參考。

（一）是對(duì)人事檔案管理的工作不夠重視。

他雖然是一項(xiàng)為其他人所服務(wù)的輔助性工作，做的成績并不會(huì)被一目了然的察覺，但是這項(xiàng)工作確實(shí)為其他工作奠定人才上的基礎(chǔ)。他不僅需要搜集個(gè)人在工作中的相關(guān)材料與獎(jiǎng)懲信息，還要進(jìn)行整理與編排，對(duì)這些數(shù)據(jù)信息要進(jìn)行不斷地核實(shí)與訂正，之后更要在平常進(jìn)行資料的統(tǒng)計(jì)與分析，起到分析人才、選拔人才、明確特長的作用。這不僅僅會(huì)提高事業(yè)單位的工作效率，也能夠極大地增加人才的儲(chǔ)備，使得行政效率獲得提高。

但一些部門領(lǐng)導(dǎo)受到唯政績論的影響，并不在意這類型有關(guān)人事檔案管理部門架構(gòu)的基礎(chǔ)建設(shè)，以為人事檔案管理的具體工作只需要對(duì)資料進(jìn)行抄寫，按照一定的順序分類就可以，只關(guān)注與檔案的保管方面而忽視了管理可以起到的作用，沒有跟得上我國有關(guān)事業(yè)單位的改革與人員的優(yōu)化措施。

（二）人事檔案的管理人員素質(zhì)普遍較低

人事檔案管理雖然只是基礎(chǔ)性工作，但內(nèi)容比較繁雜，對(duì)專業(yè)性與持續(xù)性的要求很高，這樣的崗位要求同時(shí)也加大了檔案管理人才的要求。而且由于檔案管理在短時(shí)間內(nèi)可能會(huì)需要大量的人力財(cái)力來應(yīng)對(duì)，之后也要有一些固定的支出來維持人事檔案管理的成果，所以在這件事上很難獲得領(lǐng)導(dǎo)的支持，人事檔案管理的工作在許多單位被人事部門的員工兼任，許多人事檔案管理的工作甚至被外包了出去，由臨時(shí)工來負(fù)責(zé)。這也導(dǎo)致了很多信息與文件沒有及時(shí)歸檔甚至直接不見蹤影，造成了員工資料的缺失。也由于事業(yè)單位改革，聘用制被推行，人員的流動(dòng)較之以往大大增強(qiáng)，檔案的不斷進(jìn)出使得現(xiàn)今人事檔案管理的管理方式跟不上時(shí)代的發(fā)展，不利于人才的培養(yǎng)與發(fā)掘。

（三）人事檔案的信息化尚未普及

現(xiàn)在有很多地方有類似的人事檔案管理系統(tǒng)，但由于種種原因，沒有添加很多本應(yīng)提供的功能。例如一些工作單位雖然有著檔案查詢的信息系統(tǒng)，但只有一些員工的有關(guān)自己的信息資料，并不會(huì)記錄與搜集員工在自己工作與生活中產(chǎn)生的材料，送起到的作用十分有效。

而另外的單位仍處在手工操作中，嚴(yán)重依賴于紙質(zhì)檔案。一旦需要進(jìn)行查閱與整理的時(shí)候，就會(huì)出現(xiàn)工作量短時(shí)間內(nèi)突然激增的狀況，可能會(huì)造成無法應(yīng)對(duì)工作量的局面，而且如果保存不當(dāng)還會(huì)引起霉變與蟲蛀。十分不利于個(gè)人與單位對(duì)于人事檔案資料的查詢與增補(bǔ)，對(duì)于長期的保存與利用來說也是個(gè)難題。

二、事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的問題的一些對(duì)策

（一）重視人事檔案管理工作

日益繁雜與重要的人事檔案管理工作顯示出事業(yè)單位的負(fù)責(zé)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的認(rèn)識(shí)，理解檔案管理工作能為其他不同的部門所帶來的積極影響與對(duì)未來深入改革所能提供的人才上的幫助。

首先，信息化建設(shè)是必不可少的，人事檔案管理有了信息化建設(shè)的幫助才能獲得長足的發(fā)展，同時(shí)要制定嚴(yán)格的規(guī)章制度，能夠及時(shí)地排查出現(xiàn)的問題并及時(shí)地查漏補(bǔ)缺。其次要認(rèn)真分析檔案管理工作可能遇到的困難，努力優(yōu)化檔案管理的制度規(guī)定，使得檔案整理與分析的工作變得更加的高效與規(guī)范，為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)選拔與任用干部提供依據(jù)。最后要加大普法力度，市檔案管理人員懂法、用法，對(duì)檔案依法進(jìn)行管理，讓檔案管理朝著模式化、規(guī)范化的方向發(fā)展。

（二）加大對(duì)人事檔案管理的投入

人事檔案管理工作在很多時(shí)候少到許多部門的控制，絕大部分時(shí)候歸人事部代管，甚至有自己部門管理自己檔案的情況，在人事檔案的管理上十分的混亂，也沒有起到相應(yīng)的作用。而且很多時(shí)候人事檔案的審核與證明工作只有當(dāng)這份檔案急需時(shí)才展開工作，往往會(huì)造成工作的延誤造成無形的損失。

所以，一個(gè)完善的人事檔案管理流程就是必不可少的規(guī)劃，不僅要加派專業(yè)的檔案管理人員，也要加大對(duì)這項(xiàng)事業(yè)的資金投入。比如應(yīng)該嚴(yán)格按照國家標(biāo)準(zhǔn)建立專門的檔案庫，購買符合國標(biāo)的檔案柜，有專門實(shí)行這些工作的檔案人員辦公室與供事業(yè)單位查閱的閱檔室等。

（三）管理工作進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)

隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展與行政人員的不斷招錄，人事檔案的管理人員也被要求具備與崗位匹配的相應(yīng)條件和應(yīng)用技能。用以把制定的規(guī)章制度落在實(shí)處，完善人事檔案管理的方式方法，提高工作效率以至于推動(dòng)社會(huì)進(jìn)步。

同時(shí)也應(yīng)該在平時(shí)的工作中不斷地積累成功的經(jīng)驗(yàn)，加強(qiáng)對(duì)此類工作的認(rèn)識(shí)，了解此類工作的基本工作流程，注意總結(jié)與完善能夠提升工作效率的工作的方式方法，及時(shí)了解新的技術(shù)手段與工作的方式方法在人事檔案管理上有什么優(yōu)勢與劣勢，積極分析，勤奮思考。

（四）加強(qiáng)人事檔案管理的信息化建設(shè)

建立一個(gè)功能完整、干凈高效的人事信息管理平臺(tái)既是滿足人事管理檔案對(duì)于人事工作進(jìn)行資料摸底與信息支持的需要。這就要求我們的信息管理機(jī)構(gòu)提高業(yè)務(wù)水平。依靠與現(xiàn)有的信息資料通過計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的信息技術(shù)與工具將紙質(zhì)的檔案信息傳輸?shù)叫畔⑾到y(tǒng)之上，并通過數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換將原本文字、照片與音視頻資料轉(zhuǎn)換為數(shù)字資料，實(shí)現(xiàn)資料的雙重管理，相互印證。

同時(shí)要充分的利用互聯(lián)網(wǎng)來進(jìn)行創(chuàng)新式管理，通過數(shù)據(jù)平臺(tái)上級(jí)部門與領(lǐng)導(dǎo)需要瀏覽的信息時(shí)可以及時(shí)地接收到索要查閱的信息，也可與部分的公開不涉及機(jī)密的檔案信息，不僅為企業(yè)能夠提供更多也更為優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)，也能讓個(gè)人在檔案查詢時(shí)更為順暢。既為員工與單位提供了幫助，也提高了人事檔案信息資料的使用效率，起到了一舉多得的作用。

三、結(jié)束語

總之，只要開始重視人事檔案管理所處的的地位，加大對(duì)人事檔案管理的投入，通過優(yōu)秀的檔案管理人才以及檔案信息化、規(guī)范化程度的推進(jìn)，不僅可以據(jù)此建立一個(gè)完整的有社會(huì)公眾參與的人事檔案信息管理平臺(tái)，更會(huì)極大地解除檔案對(duì)人才流動(dòng)的制約，發(fā)展與改革的有關(guān)人才流動(dòng)的難題可能都會(huì)迎刃而解。