大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案工作創(chuàng)新探討

劉欣

湖北省荊州市城市規(guī)劃設(shè)計研究院 湖北荊州 434000

1 大數(shù)據(jù)背景下檔案管理模式的變化

在大數(shù)據(jù)背景下，事業(yè)單位能夠通過大數(shù)據(jù)技術(shù)來擴大檔案管理工作范圍，將傳統(tǒng)檔案管理工作內(nèi)容不斷擴大化，不僅要有檔案信息的整理、收集以及檢索的服務(wù)內(nèi)容，同時也還要有事業(yè)單位所處行業(yè)發(fā)展信息的收集、整理和分析。和傳統(tǒng)檔案管理模式相比，通過大數(shù)據(jù)來進行檔案管理能夠為事業(yè)單位發(fā)展提供更為需要的信息，所以其提高的不僅僅是檔案管理的工作質(zhì)量，同時也能提高事業(yè)單位整體的管理質(zhì)量。事業(yè)單位檔案人員通過對數(shù)據(jù)的整理、收集和分析，能夠了解事業(yè)單位自身發(fā)展動態(tài)，了解行業(yè)內(nèi)尖端技術(shù)和發(fā)展信息。這樣一來，事業(yè)單位檔案管理人員的管理理念也就有所轉(zhuǎn)變[1]。

2 大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作創(chuàng)新的方法

2.1 制定新型的檔案管理機制

在檔案管理工作中，良好的檔案管理制度是保證檔案管理工作質(zhì)量的前提，也是正常開展檔案管理工作的標準。所以說，在大數(shù)據(jù)背景下，要根據(jù)事業(yè)單位特色制定符合實際情況的檔案管理制度，從而打開檔案管理模式創(chuàng)新的大門。首先，在檔案文件的收集、整理以及分類方面，要制定符合實際工作要求的相關(guān)制度，以此來幫助工作人員正常開展檔案管理工作，提高檔案管理的信息化、科學化以及規(guī)范化，方便用戶查閱檔案。其次，在檔案管理工作中，需要設(shè)定有效的借閱措施，方便檔案查詢、借閱，規(guī)范檔案管理工作，使檔借閱有一套正規(guī)的標準進行參考。最后，要加強檔案安全管理制度的建設(shè)力度，檔案安全制度包括檔案信息化安全、保密安全以及保護管理制度等等。針對內(nèi)部人員制定良好的保密制度，針對社會外界人士做好檔案資料的信息安全管理。加強內(nèi)部、外部共同保障力度，才能夠提高檔案管理的效率和規(guī)范性。

2.2 完善信息化管理機制

現(xiàn)如今，隨著信息化社會的不斷進步，信息化管理成為各行各業(yè)的有效管理模式，也是時代發(fā)展的必然趨勢。在信息技術(shù)的影響下，各種信息化電子平臺的建立提高了檔案管理的實際工作效率，與此同時，制定符合事業(yè)單位內(nèi)部情況的信息化管理機制也十分必要，這是保證檔案管理工作有效開展的前提下?？偟膩碚f，制定信息化管理機制主要包括三個方面。首先，在事業(yè)單位內(nèi)部建立數(shù)據(jù)庫，用來存儲檔案數(shù)據(jù)資料，不論是電子信息檔案資料還是紙質(zhì)檔案資料，都應(yīng)該存儲在數(shù)據(jù)庫當中。其次，做好存儲之后，還要保證能夠有效檢索，通過信息化的方式查找需要的檔案資料，同時加強對于檔案信息的收集、整理力度，做好信息統(tǒng)計工作。最后，要做好檔案信息保密機制，和信息安全管理制度不同，檔案保密制度屬于詳細指導說明，主要是用來保證信息化檔案安全工作的開展和推進。

2.3 加快數(shù)字設(shè)備的技術(shù)的改進

在大數(shù)據(jù)背景下，想要落實檔案管理的信息化進程，首先必須要擁有完善的信息設(shè)備和信息技術(shù)，同時這也是事業(yè)單位檔案信息化的基礎(chǔ)。所以說，作為事業(yè)單位來說，首先應(yīng)該更新其內(nèi)部信息設(shè)備和信息技術(shù)，從而能夠在大數(shù)據(jù)背景下為展開檔案信息管理工作打好基礎(chǔ)。信息化的設(shè)備和技術(shù)相輔相成，所以，在購買設(shè)備的過程中，也需要同時引入和檔案管理相匹配的信息技術(shù)。信息化設(shè)備主要包括計算機設(shè)備，而信息技術(shù)則包括計算機技術(shù)、檔案管理信息系統(tǒng)技術(shù)、多媒體技術(shù)以及智能管理系統(tǒng)等等。更新信息設(shè)備和信息技術(shù)不僅能夠降低事業(yè)單位檔案管理工作所需要的人力成本，同時還能夠提高檔案管理工作的工作效率。另一方面，只有緊跟時代，不斷更新技術(shù)和設(shè)備，才能夠在大數(shù)據(jù)背景下不斷提高事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量[2]。

2.4 建立檔案數(shù)據(jù)共享平臺

現(xiàn)如今，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息共享在信息化時代中所占比重越來越大。在人們的生活當中，共享單車、共享充電寶等都是信息共享時代的產(chǎn)物，而在檔案管理工作當中，共享檔案數(shù)據(jù)信息則是其創(chuàng)新發(fā)展方向?；诖?，作為事業(yè)單位來說，應(yīng)該積極搭建檔案數(shù)據(jù)共享平臺，將自身數(shù)據(jù)庫當中的檔案信息進行開發(fā)，實現(xiàn)共享，同時，還應(yīng)該加強和社會其他結(jié)構(gòu)的檔案信息溝通，不斷推進檔案信息化進程，提高檔案信息的開放程度，做到檔案信息共享。另一方面，事業(yè)單位利用檔案數(shù)據(jù)共享平臺能夠和社會各界進行溝通，了解社會各界的意見，從而不斷完善自身發(fā)展。在汲取意見的同時，社會各界中有價值的檔案信息資料能夠不斷豐富事業(yè)單位內(nèi)部檔案信息化程度。在平臺建設(shè)過程中，事業(yè)單位要在開放共享的原則上加強檔案信息安全建設(shè)，避免檔案信息被不法分子利用，謀取利益。

2.5 擴寬檔案利用途徑

在大數(shù)據(jù)背景下，檔案信息管理并非只是事業(yè)單位內(nèi)部的工作，而檔案信息資源也不僅僅是事業(yè)單位內(nèi)部資源，同時也是社會共享資源。作為事業(yè)單位來說，不能檔案信息資料獨享，反而要不斷擴寬檔案的利用途徑，從而不斷提高檔案信息的實際價值。首先，在內(nèi)部來說，作為檔案管理人員，要不斷了解檔案信息資料的實際作用，從而為內(nèi)部開展工作提供指導意見。其次，作為外部來說，事業(yè)單位要做好檔案信息的共享和開放工作，見檔案信息上傳到數(shù)據(jù)共享平臺中，同時加大管理和維護力度，向社會各界提供咨詢、檢索服務(wù)，從而提高事業(yè)單位的社會形象和檔案利用率。最后，作為檔案管理人員，需要不斷了解不同檔案資料之間的關(guān)聯(lián)，將有關(guān)聯(lián)的檔案信息加以整合，從而為事業(yè)單位、社會各界提供更為整體的檔案信息資料[3]。

3 結(jié)語

在新時期內(nèi)，事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量直接影響到其自身的發(fā)展，所以說，對于檔案管理工作，首先需要提高重視度，其次必須結(jié)合實際工作情況構(gòu)建完善的檔案信息化管理體系，以此提升財務(wù)管理質(zhì)量和效率，同時注重信息化的利用，只有這樣提高事業(yè)單位的核心競爭力，幫助檔案管理工作不斷創(chuàng)新。