采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制
——基于ZQ公司的案例分析

胡秀鳳

（丹陽(yáng)市天怡房屋建設(shè)開(kāi)發(fā)有限責(zé)任公司，江蘇 鎮(zhèn)江 212300）

一、采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制概述

（一）基本概念

內(nèi)部控制對(duì)制造業(yè)企業(yè)來(lái)說(shuō)一般是指為了實(shí)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，全員參與、全過(guò)程控制的一系列方法與措施的總稱。用以合理保證企業(yè)資產(chǎn)安全、會(huì)計(jì)信息正確、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)經(jīng)濟(jì)而高效。

采購(gòu)與付款是指購(gòu)買(mǎi)物資（或接受勞務(wù)）及支付款項(xiàng)等相關(guān)活動(dòng)。采購(gòu)與付款工作在制造業(yè)企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中具有舉足輕重的作用，會(huì)受到企業(yè)內(nèi)外部因素的影響，給企業(yè)帶來(lái)一定的風(fēng)險(xiǎn)。因此，企業(yè)需要一套完善的采購(gòu)與付款內(nèi)部控制制度來(lái)避免企業(yè)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)。

（二）采購(gòu)與付款內(nèi)部控制的目標(biāo)與方式

企業(yè)采購(gòu)與付款內(nèi)部控制指向的具體目標(biāo)，首先要保證資金的安全，避免資金管理漏洞；其次要提高運(yùn)營(yíng)效率，創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，避免采購(gòu)影響生產(chǎn)流程；最后要充分發(fā)揮資金效用，有效管理企業(yè)資金，提升資金周轉(zhuǎn)率。

采購(gòu)與付款內(nèi)部控制可以優(yōu)化采購(gòu)與付款工作流程、降低采購(gòu)與付款環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)。其優(yōu)勢(shì)在于對(duì)采購(gòu)與付款工作流程梳理，以控制表單、授權(quán)簽字、不相容崗位相分離等管理方式來(lái)規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，將采購(gòu)與付款環(huán)節(jié)中的風(fēng)險(xiǎn)降至可控范圍內(nèi)。

（三）內(nèi)部控制應(yīng)遵循的原則

1.適應(yīng)性原則

內(nèi)部控制的建立應(yīng)當(dāng)與企業(yè)經(jīng)營(yíng)規(guī)模、業(yè)務(wù)范圍、競(jìng)爭(zhēng)狀態(tài)和風(fēng)險(xiǎn)水平等相適應(yīng)。內(nèi)部控制與企業(yè)的管理模式緊密聯(lián)系。企業(yè)按照管理模式設(shè)立工作崗位，并賦予其責(zé)任，權(quán)利，規(guī)定相應(yīng)的操作過(guò)程和處理流程。

2.成本效益原則

根據(jù)企業(yè)自身經(jīng)營(yíng)的實(shí)際情況以及效益情況，權(quán)衡實(shí)施成本與預(yù)期收益，以適當(dāng)?shù)某杀緦?shí)現(xiàn)有效控制。企業(yè)應(yīng)該追求用最合適的成本達(dá)到最經(jīng)濟(jì)的效益，也不是一味地追求減少成本、增加效益。

3.相互制衡性原則

在設(shè)置崗位時(shí)必面考慮到授權(quán)崗位和執(zhí)行崗位的分離，執(zhí)行崗位和審核崗位的分離，保管崗位和記賬崗位的分離等，通過(guò)不相容職務(wù)分離，起到制衡作用，各部門(mén)之間相互審查核對(duì)，避免一個(gè)人管理采購(gòu)業(yè)務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié)。

二、ZQ公司采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制案例分析

ZQ公司重要的生產(chǎn)業(yè)務(wù)是汽車(chē)零配件制造?？蛻艋径际谴笮推?chē)主機(jī)廠，對(duì)原材料及產(chǎn)成品的品質(zhì)要求很高。其采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制基本情況：

（一）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估方面

1.原材料采購(gòu)的質(zhì)量與數(shù)量可控

公司的供應(yīng)商都是由客戶從其供應(yīng)商名錄中篩選提供的，70%以上的原材料都是由指定供應(yīng)商供應(yīng)，能按時(shí)保質(zhì)提供原材料。

2.付款業(yè)務(wù)按合同規(guī)定正常操作

供應(yīng)商都是大型企業(yè)，信譽(yù)可靠，公司一直按照合同采購(gòu)指定供應(yīng)商的原材料，采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)一直安全可靠，風(fēng)險(xiǎn)可控。

（二）信息溝通方面

公司管理人員相對(duì)集中，內(nèi)部控制相關(guān)的信息能面對(duì)面及時(shí)收集與口頭傳遞，具有一定的靈活性。

（三）內(nèi)部環(huán)境方面

公司處于成長(zhǎng)期，組織機(jī)構(gòu)根據(jù)發(fā)展需要不斷擴(kuò)充，不相容的職務(wù)基本相分離，權(quán)職分配開(kāi)始逐步形成相制衡的模式。隨著公司不斷地發(fā)展，內(nèi)部控制的不完善給公司的發(fā)展帶來(lái)了挑戰(zhàn)。公司就曾經(jīng)發(fā)生過(guò)一起由熟人推薦供應(yīng)商，在沒(méi)簽合同、沒(méi)實(shí)地考察也沒(méi)有任何管控措施情況下就預(yù)付了貨款，結(jié)果遭遇詐騙的案例?？梢?jiàn)，一個(gè)企業(yè)如果沒(méi)有相適應(yīng)的內(nèi)部控制，就會(huì)給企業(yè)發(fā)展帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)。

三、ZQ公司采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制存在的問(wèn)題

（一）采購(gòu)計(jì)劃安排不合理

公司上新項(xiàng)目，采購(gòu)部未及時(shí)至研發(fā)部了解所需的新物料，也沒(méi)有尋找相應(yīng)的供應(yīng)商，同時(shí)更談不上對(duì)新物料供應(yīng)商進(jìn)行先期調(diào)查。采購(gòu)部沒(méi)有做好批量生產(chǎn)的充分準(zhǔn)備，車(chē)間生產(chǎn)需要物料時(shí)，才臨時(shí)尋找供應(yīng)商。

企業(yè)沒(méi)有建立完善的采購(gòu)申請(qǐng)制度，采購(gòu)制度的落實(shí)也缺乏相應(yīng)的執(zhí)行監(jiān)督制度，沒(méi)能將職責(zé)切實(shí)落實(shí)到部門(mén)或人員。采購(gòu)員執(zhí)行采購(gòu)制度責(zé)任心不強(qiáng)，平時(shí)采購(gòu)沒(méi)有計(jì)劃，造成臨時(shí)抱佛腳，出現(xiàn)問(wèn)題。本例中物料的采購(gòu)沿用原有采購(gòu)流程一般不會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題，但隨著企業(yè)制造力的不斷增強(qiáng)，新物料與新供應(yīng)商的出現(xiàn)必然導(dǎo)致采購(gòu)名錄的變化，因而企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立采購(gòu)名錄及時(shí)更新的制度。

（二）供應(yīng)商選擇不當(dāng)

公司原本供應(yīng)商均為固定的且信譽(yù)度頗高的大公司，運(yùn)行慣性導(dǎo)致采購(gòu)部沒(méi)有執(zhí)行對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行甄別真?zhèn)巍?shí)地考察供應(yīng)商的規(guī)模與資質(zhì)、評(píng)價(jià)供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量與供貨能力等的業(yè)務(wù)流程。

企業(yè)沒(méi)有建立科學(xué)的供應(yīng)商評(píng)估和準(zhǔn)入制度，采購(gòu)部沒(méi)有嚴(yán)格按照供應(yīng)商管理制度對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行一系列的管控。本例中采購(gòu)人員沒(méi)有對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行價(jià)格、品質(zhì)、交期交量和配合度（服務(wù)）等方面來(lái)正?？己斯?yīng)商并進(jìn)行等級(jí)劃分，以及進(jìn)行合理跟蹤與更新評(píng)價(jià)，導(dǎo)致供應(yīng)商選擇不當(dāng)。

（三）支付方式不合理

選擇新供應(yīng)商時(shí)，在對(duì)其信用、供貨能力、產(chǎn)品質(zhì)量等方面是否達(dá)標(biāo)一無(wú)所知的情況下，卻采取了預(yù)付款的方式。按照慣例，一般新增供應(yīng)商的采購(gòu)?fù)遣捎矛F(xiàn)付或延付兩種交易，而不應(yīng)該采取預(yù)付方式。

沒(méi)有嚴(yán)格執(zhí)行付款制度。采用預(yù)付方式進(jìn)行支付對(duì)買(mǎi)方公司而言，一方面買(mǎi)方要負(fù)擔(dān)商業(yè)風(fēng)險(xiǎn)，另一方面也會(huì)產(chǎn)生資金周轉(zhuǎn)風(fēng)險(xiǎn)，更不用說(shuō)是打款到個(gè)人賬戶這種高風(fēng)險(xiǎn)行為。本例中采購(gòu)部理由一是老客戶的銷(xiāo)售經(jīng)理推薦的應(yīng)該可靠。二是公司要貨急，打款給個(gè)人利于提前安排。但如果當(dāng)時(shí)財(cái)務(wù)提出異議，采購(gòu)員再給客戶的銷(xiāo)售經(jīng)理電話確認(rèn)，也能規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。

（四）付款審核不嚴(yán)

付款審核人員相信“熟人”，同意支付到個(gè)人賬號(hào)。打款人員發(fā)現(xiàn)賬號(hào)為個(gè)人賬號(hào)，輕信采購(gòu)部的解釋。各環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人面對(duì)新問(wèn)題時(shí)的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)薄弱，防范意識(shí)欠缺，面對(duì)形式上簽字手續(xù)完善的流程未能盡到真正相互制約，使得不嚴(yán)格執(zhí)行打款條例而導(dǎo)致被欺詐案例發(fā)生。

企業(yè)沒(méi)有完善的預(yù)付款管理制度，遇到新問(wèn)題時(shí)也沒(méi)有執(zhí)行集體決策制度。現(xiàn)代企業(yè)規(guī)章制度的執(zhí)行力度、各部門(mén)協(xié)調(diào)和諧度會(huì)影響著企業(yè)抗風(fēng)險(xiǎn)能力的大小。本例中財(cái)務(wù)人員如果嚴(yán)格按照預(yù)付款制度堅(jiān)持把資金匯入公司賬號(hào)、如果堅(jiān)持執(zhí)行集體決策而不是僅憑領(lǐng)導(dǎo)一句話就將預(yù)付賬款打入私人賬號(hào)，那么是應(yīng)該可以避免問(wèn)題的。

四、ZQ公司采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的完善措施

（一）建立采購(gòu)申請(qǐng)制度

健全完善的采購(gòu)制度，可以保障企業(yè)生產(chǎn)的正常運(yùn)行，保證生產(chǎn)效率和生產(chǎn)任務(wù)的完成，也能控制企業(yè)成本，增加企業(yè)生產(chǎn)利潤(rùn)。建立采購(gòu)申請(qǐng)制度并建立不相容職務(wù)分離的內(nèi)部控制制度，明確相關(guān)部門(mén)或人員的職責(zé)權(quán)限及相應(yīng)的請(qǐng)購(gòu)和批程序。規(guī)定申請(qǐng)與審批、詢價(jià)與確價(jià)、合同的訂立與審核、付款申請(qǐng)與審批等權(quán)力相分離，明確各自責(zé)任，提高員工的責(zé)任心，降低人為造成相關(guān)問(wèn)題的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，采購(gòu)制度需要針對(duì)新物料及新供應(yīng)商進(jìn)行完善，且對(duì)采購(gòu)人員市場(chǎng)考查等制度也必須予以補(bǔ)充。

（二）建立供應(yīng)商評(píng)估和準(zhǔn)入制度

良好的供應(yīng)商可以縮短供應(yīng)周期，提高供應(yīng)靈活性、降低企業(yè)的原材料的庫(kù)存量，加速資金流轉(zhuǎn)、提高原材料的質(zhì)量、縮短產(chǎn)品開(kāi)發(fā)周期，推動(dòng)企業(yè)整體管理水平的提高。企業(yè)對(duì)于新的供應(yīng)商，首先要在工商網(wǎng)的企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)中查驗(yàn)企業(yè)是否正常經(jīng)營(yíng)，企業(yè)注冊(cè)資本以及經(jīng)營(yíng)規(guī)模是否符合企業(yè)要求；其次要實(shí)地考察供應(yīng)商的規(guī)模、實(shí)力、信譽(yù)、資質(zhì)等，建立供應(yīng)商管理信息系統(tǒng)，確認(rèn)其產(chǎn)品質(zhì)量是否符合本公司需求，生產(chǎn)能力是否達(dá)到本公司需要；最后定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)時(shí)管理和綜合評(píng)價(jià)，建立合理有效的日?？己斯芾砹鞒?，對(duì)不良供應(yīng)商實(shí)行淘汰制，對(duì)優(yōu)秀供應(yīng)商實(shí)行獎(jiǎng)勵(lì)制，以便對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行合理選擇和調(diào)整。

（三）加強(qiáng)預(yù)付賬款的管理

加強(qiáng)預(yù)付賬款管理可以適度控制企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)，使其達(dá)到企業(yè)可以承受范圍。涉及大額或長(zhǎng)期的預(yù)付款項(xiàng)，首先要訂立有效合同，保障付款安全；其次要嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)付款的審批程序，確定各授權(quán)人及審批金額，由經(jīng)營(yíng)負(fù)責(zé)人與財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人聯(lián)合簽署；然后應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行追蹤核查，發(fā)現(xiàn)有疑問(wèn)的預(yù)付款項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)采取相應(yīng)措施；同時(shí)財(cái)務(wù)人員應(yīng)確認(rèn)合同或協(xié)議中的賬號(hào)與申請(qǐng)書(shū)一致，然后選擇合適的付款方式通過(guò)銀行轉(zhuǎn)賬予以支付，在預(yù)付款業(yè)務(wù)中，禁止把資金匯入外單位個(gè)人賬號(hào)，包括外單位準(zhǔn)許以個(gè)人名義開(kāi)立的賬號(hào)。

（四）制訂付款審核審批制度

付款審核審批活動(dòng)有利于保障資金安全，減少企業(yè)資金營(yíng)運(yùn)風(fēng)險(xiǎn)。付款時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按照企業(yè)付款制度進(jìn)行操作，首先應(yīng)嚴(yán)格審核款項(xiàng)用途，付款合同、發(fā)票、入庫(kù)單以及其他資料。其次實(shí)行按金額大小分級(jí)審批制度，依據(jù)企業(yè)內(nèi)部控制機(jī)制，按崗位的分工及職責(zé)的不同安排審批人員的相應(yīng)職能。在一定資金范圍內(nèi)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)支出主要是由負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)審批的人員行使審批權(quán)；比較重大的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，必須由企業(yè)總負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批；特別重大的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，應(yīng)該由集體共同決策。同時(shí)應(yīng)加強(qiáng)危險(xiǎn)性因素的管理，特別是詐騙（員工詐騙、供應(yīng)商或客戶詐騙）的防范。事前要嚴(yán)格按照公司的付款審核審批制度進(jìn)行內(nèi)部控制，防止詐騙的發(fā)生。發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)后，及時(shí)采取報(bào)警、追繳等措施降低損失；事后，企業(yè)要總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步完善內(nèi)部控制制度以及強(qiáng)化制度執(zhí)行，防止類似事件發(fā)生。最后，按照經(jīng)過(guò)審核審批流程的無(wú)誤的付款申請(qǐng)單進(jìn)行付款。

總之，建立并完善采購(gòu)付款內(nèi)部控制制度，一方面可以通過(guò)制度進(jìn)行管理，避免以人進(jìn)行管理的弊端；另一方面可以通過(guò)目標(biāo)進(jìn)行控制，使每個(gè)采購(gòu)業(yè)務(wù)流程的關(guān)鍵點(diǎn)都有相應(yīng)控制人和控制目標(biāo)，從而盡可能規(guī)避或減少風(fēng)險(xiǎn)。不斷根據(jù)實(shí)際形成標(biāo)準(zhǔn)化的采購(gòu)與付款流程，避免擅自調(diào)整給采購(gòu)與付款環(huán)節(jié)帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。