提升企業(yè)辦公室行政管理實(shí)效性的方法研究

劉自強(qiáng)

（陽光國(guó)際商務(wù)有限公司，北京 100010）

在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈、市場(chǎng)環(huán)境越發(fā)復(fù)雜的情況下，企業(yè)作為我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的重要經(jīng)濟(jì)支撐，其正面臨著各種新挑戰(zhàn)、新矛盾。對(duì)其行政管理工作進(jìn)行創(chuàng)新改革，可為其健康持續(xù)發(fā)展提供相應(yīng)助力，進(jìn)而為我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展貢獻(xiàn)其力量。針對(duì)當(dāng)前我國(guó)企業(yè)行政管理中存在的各種問題，相關(guān)負(fù)責(zé)人員應(yīng)當(dāng)在充分結(jié)合實(shí)情的基礎(chǔ)上，通過創(chuàng)新行政管理模式、健全企業(yè)管理制度、培養(yǎng)先進(jìn)管理人員等方式加以妥善解決。

一、辦公室行政管理的概述

首先，就管理職能而言，其主要是指相關(guān)行政管理部門能夠貫徹執(zhí)行企業(yè)發(fā)布的相關(guān)政策以及命令。除此之外，其還需確保各企業(yè)根據(jù)自身發(fā)展情況所制定的短期、中期以及長(zhǎng)期計(jì)劃能夠保質(zhì)保量地按時(shí)完成。其次，所謂行政管理的協(xié)調(diào)職能，簡(jiǎn)單來講，其是指相關(guān)行政管理部門能夠在充分協(xié)調(diào)各部門工作的基礎(chǔ)上，進(jìn)而為企業(yè)各項(xiàng)任務(wù)的開展奠定良好的基礎(chǔ)。最后，其還需為各業(yè)務(wù)部門提供人力資源、生產(chǎn)、辦公環(huán)境以及生活條件等各方面所需的多樣化服務(wù)，從而為各部門的高效運(yùn)轉(zhuǎn)提供保障。總體來講，各企業(yè)行政管理部門在實(shí)際工作過程中，需要對(duì)多樣化信息進(jìn)行收集，并在獲取信息支撐的基礎(chǔ)上為企業(yè)運(yùn)行提供相應(yīng)的方案支持、資源配給以及組織協(xié)調(diào)。由此可見，行政管理工作的高效開展對(duì)企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生著最為直接且密切的影響。

二、新時(shí)期做好行政管理工作的意義

（一）有利于組織信息的上傳下達(dá)

行政管理工作最重要的一個(gè)內(nèi)容便是組織信息的上傳下達(dá)，這項(xiàng)工作的實(shí)質(zhì)包含兩個(gè)方面。一方面針對(duì)的是上級(jí)部門，行政管理工作必須將上級(jí)部門布置和分配的各項(xiàng)信息進(jìn)行具體執(zhí)行和落實(shí)。另一方面針對(duì)的是平級(jí)部門和下級(jí)部門，行政管理部門需要將各類行政工作信息內(nèi)容進(jìn)行有效傳遞和發(fā)布。行政管理工作的這兩個(gè)方面，始終秉持的中心點(diǎn)是要將企業(yè)內(nèi)部直接意義上的上級(jí)部門與下級(jí)部門進(jìn)行有效的貫通，更簡(jiǎn)單來說是需要為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)與普通員工之間架起正常的關(guān)系橋梁。新時(shí)期的行政管理工作，在工作的過程中需要確保上下級(jí)溝通的通暢，對(duì)各項(xiàng)工作進(jìn)行及時(shí)落實(shí)，起到企業(yè)管理的紐帶作用。

（二）確保組織工作的協(xié)調(diào)與銜接

行政管理工作肩負(fù)的工作職能之一，就是需要確保組織的協(xié)調(diào)與銜接。協(xié)調(diào)各個(gè)部門與人員進(jìn)行正常工作，實(shí)現(xiàn)企業(yè)整體的高效化運(yùn)行。對(duì)于規(guī)?；钠髽I(yè)來說，其業(yè)務(wù)復(fù)雜性造就了諸多職能部門，這些職能部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求和職責(zé)，制定了各類規(guī)章制度。行政管理部門需要綜合考量各方面因素，在保障工作秩序的情況下，進(jìn)行企業(yè)各項(xiàng)政策與規(guī)章制度的落實(shí)。具體工作內(nèi)容包括對(duì)企業(yè)員工的情緒進(jìn)行調(diào)解，對(duì)政策落實(shí)過程中的矛盾進(jìn)行調(diào)解，對(duì)企業(yè)各部門之間的關(guān)系進(jìn)行調(diào)解，對(duì)企業(yè)上下級(jí)之間的關(guān)系進(jìn)行調(diào)解。

三、企業(yè)行政管理工作的對(duì)策建議

（一）優(yōu)化工作流程，提高行政辦事效率

行政管理工作的最終目標(biāo)是通過各種規(guī)章制度和人為努力使部門之間或者關(guān)系企業(yè)之間形成密切配合的關(guān)系。新時(shí)期的企業(yè)行政管理工作，要做到優(yōu)化工作流程，提高行政辦事效率。對(duì)于整體的行政管理工作流程來說，只有信息傳遞的快速、高效才能保障管理工作的正常運(yùn)行。因此，在新時(shí)期想要做好行政管理工作，就要簡(jiǎn)化職能機(jī)構(gòu)和部門的工作流程，讓企業(yè)政策等信息的傳遞更加快速、便捷。另外，新時(shí)期的企業(yè)行政管理工作也要提高自身的辦事效率，行政管理工作本的工作內(nèi)容就是信息的上傳下達(dá)、工作的協(xié)調(diào)與銜接、領(lǐng)導(dǎo)決策與員工績(jī)效的服務(wù)支持。因此，行政管理工作人員一定要從自身進(jìn)行加強(qiáng)，對(duì)于肩負(fù)的各類職能工作一定要做到認(rèn)真負(fù)責(zé)，并且全面的知悉，只有這樣，企業(yè)的相關(guān)職能部門和人員才會(huì)對(duì)行政管理工作有清晰地認(rèn)知和了解，從而從全局出發(fā)為企業(yè)的發(fā)展添磚加瓦。

（二）加強(qiáng)行政理論學(xué)習(xí)，強(qiáng)化行政服務(wù)意識(shí)

堅(jiān)持做到理論聯(lián)系實(shí)際，不斷地完善行政管理工作的學(xué)習(xí)計(jì)劃，不斷地提高辦公室行政工作人員的服務(wù)意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。積極做好辦公事務(wù)，增強(qiáng)綜合能力。積極倡導(dǎo)行政辦公人員制定終身學(xué)習(xí)計(jì)劃，鼓勵(lì)在線學(xué)習(xí)，提高自身水平和綜合業(yè)務(wù)能力。在具體的工作中倡導(dǎo)熱情服務(wù)、主動(dòng)服務(wù)、快捷服務(wù)。努力正確處理好對(duì)上服務(wù)與對(duì)下服務(wù)的關(guān)系，要自覺樹立良好的服務(wù)觀念，同時(shí)，要處理好主動(dòng)服務(wù)與被動(dòng)服務(wù)的關(guān)系。

（三）創(chuàng)新行政管理制度

首先，行政管理制度創(chuàng)新要切合企業(yè)長(zhǎng)效發(fā)展規(guī)劃，根據(jù)企業(yè)規(guī)劃配套推進(jìn)行政管理制度創(chuàng)新。行政管理制度的創(chuàng)新要緊緊圍繞企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，改變傳統(tǒng)制度中制約企業(yè)發(fā)展的陳舊機(jī)制，進(jìn)一步解放企業(yè)活力，使制度發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值，從而確保企業(yè)長(zhǎng)效規(guī)劃的實(shí)現(xiàn)。其次，行政管理制度創(chuàng)新要根據(jù)市場(chǎng)變化。當(dāng)前企業(yè)生存和發(fā)展的市場(chǎng)環(huán)境更加復(fù)雜化，這就需要企業(yè)能夠精準(zhǔn)把握市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，從而根據(jù)新的市場(chǎng)環(huán)境創(chuàng)新行政管理制度，使行政管理制度和市場(chǎng)保持高度的匹配度。最后，行政管理制度創(chuàng)新要不斷完善。企業(yè)行政管理是一項(xiàng)常抓常新的工作，它隨著企業(yè)和市場(chǎng)的變化而不斷變化。因此，企業(yè)行政管理制度創(chuàng)新不是一個(gè)短期工作，而是一項(xiàng)動(dòng)態(tài)化的工作，需要根據(jù)企業(yè)行政管理實(shí)際不斷創(chuàng)新管理機(jī)制，在實(shí)踐中不斷完善行政管理制度。

四、結(jié)束語

企業(yè)的行政管理工作涉及企業(yè)內(nèi)部的各個(gè)部門和分支機(jī)構(gòu)，企業(yè)的高速運(yùn)轉(zhuǎn)和部門的密切配合離不開行政管理工作的良好機(jī)制。在新時(shí)期新形勢(shì)下，要不斷優(yōu)化企業(yè)行政管理工作，提升行政工作人員素質(zhì)能力，強(qiáng)化企業(yè)和員工對(duì)行政管理工作重要性的認(rèn)知，有效解決行政管理工作效率偏低、行政工作人員素質(zhì)參差不齊等問題。行政工作人員必須立足本職本崗，不斷增強(qiáng)服務(wù)企業(yè)、服務(wù)員工的意識(shí)，在工作領(lǐng)域內(nèi)充分發(fā)揮聰明才智，展現(xiàn)行政管理的職能價(jià)值，更好地發(fā)揮行政管理工作的橋梁和紐帶作用，確保企業(yè)各部門和員工形成合力，助推企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。