信息化時代中檔案管理工作的創(chuàng)新

賈芳華

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1 目前單位在檔案管理方面存在的問題

1.1 檔案管理人員技能不足

目前在檔案管理的過程當(dāng)中，很多工作人員流動性比較高，專業(yè)技能不足，還有一些單位對檔案管理方面的工作并未給予十分重視，因此并沒有選拔更具專業(yè)性的人員來進(jìn)行檔案管理的工作。雖然有一些檔案管理部門已經(jīng)組織了足夠的培訓(xùn)，但幾乎每一次培訓(xùn)的對象都是一些新的工作人員，而原本未進(jìn)行培訓(xùn)的工作人員其專業(yè)理論知識幾乎空白，因此難以培養(yǎng)出真正符合專業(yè)技能要求的創(chuàng)新型的技能型的工作人員[1]。

1.2 檔案管理的設(shè)備比較落后

目前有很多單位在進(jìn)行檔案管理的過程當(dāng)中，往往基礎(chǔ)設(shè)施比較落后，基礎(chǔ)理念也表現(xiàn)的較薄弱，很多單位雖然也制定了一些比較嚴(yán)格的制度以及標(biāo)準(zhǔn)，但是執(zhí)行力仍然比較缺乏。特別是與一些國家要求的標(biāo)準(zhǔn)比起來，并沒能夠完全落實(shí)國家的相關(guān)規(guī)定，導(dǎo)致檔案整理工作整體規(guī)范度比較差，并且許多已經(jīng)整理出來的卷組合實(shí)際情況并不符合要求，因此也造成了一些基礎(chǔ)業(yè)務(wù)出現(xiàn)問題的情況[2]。

1.3 對檔案管理的重視度不夠

很多單位對于檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)并沒有十分重視，對檔案管理所帶來的優(yōu)勢也并不了解，檔案管理在我國是非常重要的一門事業(yè)，但是因?yàn)殚L期難以得到相關(guān)部門的重視，使得單位對檔案管理的價值也并沒有更清楚的了解，很多時候?qū)n案管理的執(zhí)行力度都相對比較缺乏，并不能夠完全進(jìn)行更加有效的檔案管理工作。

2 單位的檔案管理方面的創(chuàng)新思路

2.1 檔案管理人員素質(zhì)提升

單位必須要能夠提升對檔案管理人員的整體培訓(xùn)力度，盡量提高檔案管理人員的實(shí)際素質(zhì)，要能夠讓檔案的管理工作人員獲得更加專業(yè)的理論培訓(xùn)，同時也應(yīng)該選拔出更加專業(yè)的工作人員來進(jìn)行檔案管理的業(yè)務(wù)，同時要對已有的檔案管理人員進(jìn)行全面的提升，要能夠通過一些的培訓(xùn)手段促使計算機(jī)技能以及檔案管理的相關(guān)專業(yè)技能可以獲得很好提高，從而幫助員工的綜合素養(yǎng)獲得更多的提升，要讓員工懂得使用現(xiàn)代的信息技術(shù)以及計算機(jī)技術(shù)來進(jìn)行相關(guān)的檔案管理的工作[3]。

2.2 檔案管理方法的改進(jìn)

政府部門以及相關(guān)的單位必須要能夠?qū)n案管理的重視度提升，要使其投入更多的資金和資源來進(jìn)行檔案管理的工作，同時還需要能夠改進(jìn)檔案管理的相關(guān)工作方式，首先需要引入更加先進(jìn)的技術(shù)以及設(shè)備，例如在檔案管理的過程當(dāng)中使用網(wǎng)絡(luò)計算機(jī)的方式以及計算機(jī)的設(shè)備等，同時要讓不同單位之間能夠在檔案管理方面共享信息，進(jìn)行相互交流。彼此討論在檔案管理方面的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)以及不足之處務(wù)必及時取長補(bǔ)短，單位可以更積極的采用先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)建立共享平臺，對檔案當(dāng)中的一些資料進(jìn)行共享，使檔案能夠發(fā)揮出更多的價值，同時也要能夠利用計算機(jī)技術(shù)的比較優(yōu)勢的部分，使用更加先進(jìn)的檔案管理的相關(guān)工具，使用互聯(lián)網(wǎng)一些比較先進(jìn)的技術(shù)，使檔案能夠更加具有保密性。

2.3 轉(zhuǎn)換檔案管理的具體理念

單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)必須要能夠及時的轉(zhuǎn)變在檔案管理方面的一些理念，認(rèn)識到檔案管理方面的重要性，在這個基礎(chǔ)之上單位內(nèi)部必須要能夠提高對檔案管理方面的宣傳力度，確定要讓每一個員工都能夠充分了解到檔案管理的重要性，同時也要能夠鼓勵相關(guān)工作人員在檔案管理方面能夠擁有更多的創(chuàng)新思維能力的發(fā)散，給予提供更有效的對策，并且在員工進(jìn)行檔案管理的過程當(dāng)中，做到提高員工的積極性。其次，單位的領(lǐng)導(dǎo)必須要能夠提高對檔案管理的重視度，投入更多的檔案管理的人力物力以及財力的資源，為單位的檔案管理的創(chuàng)新以及發(fā)展能夠給予更加優(yōu)質(zhì)的氛圍。最后需要正視在單位檔案管理方面存在的一些問題，使用更加有針對性的方法去有效的解決在單位檔案管理當(dāng)中存在的一些問題，同時也要能夠借鑒其他單位的一些先進(jìn)的檔案管理方面的經(jīng)驗(yàn)，盡量積極的取長補(bǔ)短，使本單位的檔案管理方面的問題能夠獲得更多的創(chuàng)新與發(fā)展。

2.4 提升單位檔案管理系統(tǒng)的完整度

要能夠讓檔案的管理系統(tǒng)在單位中做到具有嚴(yán)格制度的基礎(chǔ)與前提，就必須要能夠讓系統(tǒng)處于更加完善的狀態(tài)，單位必須要能夠主動地分析目前單位當(dāng)中檔案管理工作的實(shí)際情況，通過調(diào)查問卷等各種不同的方式來了解一些檔案所有者對檔案管理工作的具體意見以及建議，并且按照檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)將檔案管理的具體系統(tǒng)能夠進(jìn)行調(diào)整與完善，加強(qiáng)檔案管理工作更具備人性化的理念，使檔案管理的工作能夠更加靈活多元，同時還應(yīng)當(dāng)能夠做好檔案管理的保密機(jī)制的意識提升，要加強(qiáng)管理提高檔案管理人員的整體保密意識，檔案管理人員必須要能夠按期來進(jìn)行檔案的檢查，及時了解那些殘缺的檔案并對其加以完善，從而使檔案資料的信息能夠更加完整有效。單位也必須要懂得借鑒其他單位的一些管理模式，探索出更加符合本地發(fā)展的檔案管理的具體方法。

2.5 轉(zhuǎn)變單位當(dāng)中的檔案服務(wù)的具體方式

在進(jìn)行單位檔案管理的過程當(dāng)中，可以推進(jìn)網(wǎng)上查詢以及閱觀查閱的方式，讓促進(jìn)檔案的服務(wù)能力獲得全面提高，需要能夠發(fā)揮出來檔案管理的政府信息的職能，讓相關(guān)的服務(wù)設(shè)施逐漸更加完善，同時也應(yīng)當(dāng)給予建立更加全面的政府信息的接收工作機(jī)制，認(rèn)真進(jìn)行了解政府的信息接收與管理以及公開的工作，要能夠讓社會的力量參與到檔案事務(wù)當(dāng)中去，讓社會力量更好的幫助檔案事務(wù)更加規(guī)范，同時要利用社會力量擴(kuò)大檔案的資源開放度，使檔案查詢的范圍能夠更加拓展，推進(jìn)檔案的工作服務(wù)方式變得更加靈活，同時也可以讓服務(wù)的范圍更加廣泛，并且提升了單位檔案的數(shù)字化以及信息化的建設(shè)。對于單位的個檔案時，必須要能夠提高檔案信息的開發(fā)度，特別是將網(wǎng)絡(luò)化以及數(shù)字化的檔案建設(shè)當(dāng)作是單位的重點(diǎn)工作以及任務(wù)，推動將數(shù)字化資源作為基礎(chǔ)。將安全作為保障的遠(yuǎn)程利用作為目標(biāo)的運(yùn)營系統(tǒng)，建立更大覆蓋面的網(wǎng)絡(luò)資源系統(tǒng)與共享體系，促進(jìn)檔案的資源利用可以獲得更多的價值。

3 結(jié)語

綜上所述，在進(jìn)行新時期的單位檔案管理的過程當(dāng)中，必須要不斷地發(fā)散思維，找到工作當(dāng)中實(shí)際存在的一些問題，汲取更加先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)，提出更多的創(chuàng)新發(fā)展的方法。積極的讓檔案的管理工作能夠不斷的創(chuàng)新，逐漸進(jìn)行提升獲得全方面的發(fā)展，需要更加符合目前社會的需要，促進(jìn)檔案管理工作能夠全面獲得提高。