信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化思考

廖柳荔

中國(guó)共產(chǎn)黨金秀瑤族自治縣委員會(huì)金秀瑤族自治縣人民政府督查和績(jī)效管理辦公室 廣西金秀 545799

當(dāng)前是信息化的時(shí)代，計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化技術(shù)也在不斷的優(yōu)化和發(fā)展，在信息化背景下的行政事業(yè)單位檔案管理應(yīng)當(dāng)更具有科學(xué)性。檔案管理工作雖然十分的枯燥乏味，但若是泄露的話也會(huì)帶來(lái)一定的影響。所以，工作人員和領(lǐng)導(dǎo)需要加強(qiáng)檔案管理工作，優(yōu)化工作人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)水平，從而使我國(guó)行政事業(yè)單位檔案管理工作能夠得到更好地發(fā)展。

1 行政事業(yè)單位檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題

1.1 缺乏完善的檔案管理制度體系

根據(jù)我國(guó)當(dāng)前行政事業(yè)單位檔案管理的情況來(lái)看，情況并不樂(lè)觀，大多數(shù)行政事業(yè)單位并未重視檔案管理工作，自然也無(wú)法對(duì)其進(jìn)行有效的監(jiān)督，再加上檔案管理是一項(xiàng)極其無(wú)趣乏味的工作，短時(shí)間內(nèi)難以獲得較好的成效，領(lǐng)導(dǎo)也不重視該工作，而且檔案管理工作的內(nèi)容又過(guò)于繁瑣、量多，種種原因使得檔案管理工作人員的工作熱情被逐漸消耗，從而無(wú)法高效率的完成工作。

1.2 缺乏資金的投入

因?yàn)樾姓聵I(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)一致覺(jué)得檔案管理工作并不是十分的重要。所以導(dǎo)致檔案管理的一些設(shè)施過(guò)于陳舊，也無(wú)法進(jìn)行及時(shí)的更新，而且還有一些檔案由于過(guò)于破舊，還需要工作人員手寫進(jìn)行記錄。另外，檔案室也沒(méi)有計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備，不能很好的對(duì)其進(jìn)行信息化的管理，更不利于建立科學(xué)化的檔案管理工作制度體系[1]。

1.3 工作人員工作能力較差，綜合素質(zhì)不高

由于檔案管理工作非常的繁瑣復(fù)雜，所以需要工作人員具有一定的專業(yè)性以及連續(xù)性，這樣才能使檔案管理更具備科學(xué)化。但想要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，便需要投入大量的資金、人力以及物力。然而最近幾年事業(yè)單位不斷地裁員、縮減，使得一些行政事業(yè)單位工作人員的流動(dòng)性較大，甚至一些單位還會(huì)讓其他崗位的人員暫時(shí)替代檔案管理工作，從而導(dǎo)致檔案管理工作人員的工作能力較差，綜合素養(yǎng)也不高。

1.4 缺乏檔案管理信息化

當(dāng)前是信息化時(shí)代，我國(guó)計(jì)算機(jī)等網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也在不斷的優(yōu)化和完善，并且在一些企業(yè)管理中得到了廣泛的運(yùn)用。對(duì)此，行政事業(yè)單位也應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，在檔案管理工作中科學(xué)合理的運(yùn)用信息化管理方式，但是一些行政事業(yè)單位并沒(méi)有建立檔案管理系統(tǒng)，也有一部分行政事業(yè)單位建立了檔案管理系統(tǒng)，但卻沒(méi)有安排適合的管理人員，從而導(dǎo)致檔案管理工作依舊不是信息化，也不利于檔案的保密、保存等工作的實(shí)施，更無(wú)法有效地提高工作效率和質(zhì)量。

2 信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理科化的優(yōu)化措施

2.1 建立科學(xué)化的管理制度體系

想要提高行政事業(yè)單位檔案管理的效率，便需要建立科學(xué)化的管理制度體系。主要有以下內(nèi)容：首先，提升認(rèn)可度。領(lǐng)導(dǎo)層和檔案管理工作人員需要認(rèn)可檔案管理這項(xiàng)工作，這樣才能重視檔案管理工作，并對(duì)與之相關(guān)的法律法規(guī)進(jìn)行充分的了解和研究，從而根據(jù)規(guī)定制定符合法律法規(guī)的管理制度。其次，提升約束力。工作人員需要結(jié)合自身的發(fā)展情況，明確劃分職責(zé)，以約束管理為基礎(chǔ)，制定出科學(xué)合理的管理制度體系。最后，嚴(yán)格制定制度的內(nèi)容，其中要包括獎(jiǎng)懲、監(jiān)督、考核以及培訓(xùn)等方面，尤其是監(jiān)督制度，這也是確保管理制度能夠規(guī)范運(yùn)用的基礎(chǔ)，相關(guān)部門需要聘請(qǐng)專門的人員實(shí)施監(jiān)督制度；獎(jiǎng)懲制度是為了能夠在規(guī)范工作人員日常工作的同時(shí)，確保他們能夠認(rèn)真按照要求完成工作；考核制度的目的在于結(jié)合獎(jiǎng)懲制度，激發(fā)工作人員的自我優(yōu)化意識(shí)，使其能夠提高專業(yè)水平和能力；培訓(xùn)制度可以提高工作人員的各項(xiàng)能力，為檔案管理的科學(xué)性奠定一個(gè)扎實(shí)的基礎(chǔ)。

2.2 優(yōu)化檔案管理的保密制度

行政事業(yè)單位的檔案都是非常具有現(xiàn)實(shí)性以及真實(shí)性，并且還會(huì)對(duì)相關(guān)項(xiàng)目和戰(zhàn)略產(chǎn)生一定的影響，若是檔案的信息泄露出去，不僅會(huì)不利于行政事業(yè)單位的發(fā)展，還會(huì)對(duì)國(guó)家的信息安全帶來(lái)較大的安全隱患[2]。所以，相關(guān)部門必須要優(yōu)化檔案管理的保密制度，可以從以下三個(gè)方面進(jìn)行：其一，加強(qiáng)管理人員自身的保密意識(shí)；其二，嚴(yán)格把控查閱檔案信息的各個(gè)環(huán)節(jié)；其三，重視查閱檔案信息的管理工作。

2.3 構(gòu)建信息化平臺(tái)推廣

信息化作為檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，更是實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化的一大助力。因此，工作人員需要加大宣傳力度，推廣信息化建設(shè)平臺(tái)，具體可以從以下兩個(gè)方面進(jìn)行：首先，創(chuàng)新多元化的推廣方式。工作人員在平時(shí)的推廣中，需要結(jié)合當(dāng)?shù)氐膬?yōu)勢(shì)和特點(diǎn)進(jìn)行針對(duì)性的推廣，并從中選擇最適合的推廣方式[3]。其次，優(yōu)化推廣過(guò)程。一般的推廣工作都需要提前做好準(zhǔn)備、選擇合適的推廣方式，后續(xù)的相關(guān)服務(wù)等，只有完善這些過(guò)程才能使信息化平臺(tái)得到更好的發(fā)展。

2.4 強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)信息安全管理工作

當(dāng)前大多數(shù)行政事業(yè)單位雖然引進(jìn)了檔案信息管理系統(tǒng)，但并沒(méi)有對(duì)設(shè)備后期進(jìn)行維護(hù)和管理，這也會(huì)給檔案信息的保密工作產(chǎn)生一定的安全隱患。所以，行政事業(yè)單位檔案管理部門需要及時(shí)引進(jìn)現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)信息安全管理人才，以此來(lái)確保網(wǎng)絡(luò)信息的安全。另外，還需要規(guī)范網(wǎng)絡(luò)安全管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，并提高相關(guān)工作人員的網(wǎng)絡(luò)安全管理意識(shí)。最后，還可以結(jié)合信息加密技術(shù)，對(duì)一些比較重要的檔案信息進(jìn)行加密，這樣也能有效地提高檔案信息的保密性和安全性，以免出現(xiàn)檔案泄露等問(wèn)題。除此之外，也可以借助防火墻技術(shù)，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全性，并對(duì)計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行實(shí)時(shí)的安全管理控制。

3 結(jié)語(yǔ)

在信息化的背景下，相關(guān)部門在調(diào)整檔案管理時(shí)，需要優(yōu)化檔案管理工作人員的責(zé)任意識(shí)，還要進(jìn)一步完善檔案管理工作的模式，引進(jìn)現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)人才，以此來(lái)確保檔案信息不會(huì)出現(xiàn)泄露等情況。同時(shí)，也需要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行及時(shí)的調(diào)整，根據(jù)大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)來(lái)優(yōu)化檔案管理，使其更具有科學(xué)性、真實(shí)性以及保密性。