探索檔案管理信息化的科學(xué)發(fā)展路徑

張敏

山東省濟(jì)寧市汶上縣南站街道辦事處 山東濟(jì)寧 272508

與傳統(tǒng)檔案管理工作不同，現(xiàn)代檔案管理工作與數(shù)字技術(shù)相結(jié)合，進(jìn)行檔案資料的實(shí)時(shí)共享，創(chuàng)新了檔案管理工作理念，使其與現(xiàn)代社會(huì)現(xiàn)實(shí)發(fā)展需求相適應(yīng)，推動(dòng)了檔案管理信息化的科學(xué)發(fā)展進(jìn)程。檔案管理是一門相對(duì)完善且擁有嚴(yán)密體系的科學(xué)，通過建立檔案管理信息化模式，改善傳統(tǒng)檔案管理工作質(zhì)量低、效率慢、安全隱患大等缺陷，逐漸成為新時(shí)代檔案管理工作的新方向，所以，企業(yè)自身應(yīng)切實(shí)意識(shí)到檔案管理工作與現(xiàn)代信息技術(shù)融合的重要意義。

1 檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

1.1 思想認(rèn)識(shí)不足

事業(yè)單位與私營企業(yè)不同，檔案管理工作與經(jīng)濟(jì)效益之間并沒有明顯的聯(lián)系，它更多的作用是為單位的長遠(yuǎn)規(guī)劃發(fā)展和民生需求提供服務(wù)。因此，個(gè)別單位的領(lǐng)導(dǎo)就片面地認(rèn)為檔案管理工作只要把檔案保管好就行了，沒有必要投入大量的資金開展檔案信息化建設(shè)，在信息化專項(xiàng)資金設(shè)立上一再壓縮經(jīng)費(fèi)，未認(rèn)識(shí)到檔案資源利用的重要意義。正是這種只注重眼前利益的思想使得事業(yè)單位檔案管理信息化工作停滯不前，無法適應(yīng)其他部門工作人員和人們?nèi)罕妼?duì)檔案管理工作的多元化要求，更無法提升檔案信息資源的利用效果。

1.2 檔案管理效率低

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位運(yùn)行中，由于生成的文件材料數(shù)量很多，所以對(duì)管理效率提出了很高要求，要求檔案管理人員快速完成材料內(nèi)容梳理，完成整個(gè)檔案收集歸檔工作流程。傳統(tǒng)檔案管理工作的流程復(fù)雜，包括檔案收集或其余部門提交-檔案審核-檔案錄入-檔案存放-檔案信息展示，而在檔案應(yīng)用中，也需要經(jīng)過多個(gè)手續(xù)，降低了檔案的管理效率。所以在信息獲取和處理方面存在一定的差異，導(dǎo)致數(shù)據(jù)管理存在一定的漏洞，影響了檔案管理水平。此外，由于各個(gè)部門信息管理存在一定的獨(dú)立性，這為檔案管理工作帶來了難度[1]。

1.3 管理人員專業(yè)能力不足

檔案管理信息化需要依靠計(jì)算機(jī)技術(shù)，因此檔案管理人員需要不斷提升自身的計(jì)算機(jī)實(shí)用技術(shù)。大數(shù)據(jù)時(shí)代來臨使計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展更加迅猛，技術(shù)更新迭代的速度日新月異，管理人員若不及時(shí)順應(yīng)時(shí)代潮流升級(jí)自身工作理念，信息化檔案管理技術(shù)不僅不會(huì)提高工作效率，還會(huì)給檔案管理提升難度。

2 檔案管理信息化的科學(xué)發(fā)展路徑

2.1 加大對(duì)檔案管理電子信息化的重視程度

為了有效提高檔案管理信息化水平，管理層加深重視程度，為檔案管理工作人員起到模范帶頭作用，向檔案管理工作人員宣傳與時(shí)俱進(jìn)的檔案信息化管理理念，讓員工在潛移默化中提高對(duì)檔案管理信息化的重視程度，促使檔案工作人員樹立較強(qiáng)的檔案信息意識(shí)，發(fā)揮社會(huì)意識(shí)的能動(dòng)作用，才能更有效地推動(dòng)檔案管理信息化進(jìn)程。由此可見，提高對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視度，是推動(dòng)其深入發(fā)展的前提，只有充分發(fā)揮社會(huì)意識(shí)在檔案管理信息化建設(shè)中的能動(dòng)影響，才能為檔案信息化建設(shè)注入更多的發(fā)展動(dòng)力，切實(shí)增強(qiáng)檔案管理人員的使命感與責(zé)任心，使其更為主動(dòng)地關(guān)心檔案管理信息化建設(shè)事業(yè)的未來發(fā)展情況，在工作中付出更多努力和心血，為檔案管理信息化建設(shè)貢獻(xiàn)更多力量[2]。

2.2 有序開放管理權(quán)限

開放性是檔案管理信息平臺(tái)的特點(diǎn)，需要綜合考慮工作中實(shí)際遇到的各種情況，充分衡量檔案信息平臺(tái)的安全性能，逐層開放管理權(quán)限。比如，實(shí)名制注冊(cè)的工作人員可以在平臺(tái)上查詢到不涉密的業(yè)務(wù)類型檔案電子文檔，但不可以下載和傳播。技術(shù)部門的工作人員，可以在平臺(tái)上提出有關(guān)技術(shù)文檔的下載申請(qǐng)，由檔案管理人員進(jìn)行后臺(tái)審核，對(duì)于確有必要下載的文檔，給予動(dòng)態(tài)下載碼，該動(dòng)態(tài)碼只能使用一次，而且文件固定。

2.3 健全信息化安全保障體系

在信息化的大環(huán)境下，網(wǎng)絡(luò)社會(huì)的信息泄露問題越來越突出，其后果的危害程度也超越了以往任何時(shí)代，信息安全問題對(duì)企業(yè)檔案信息化發(fā)展來說是最基本的保護(hù)線。因此，在企業(yè)檔案信息化管理工作中，必須重視發(fā)生頻率越來越高的安全隱患問題，并針對(duì)其實(shí)際情況堅(jiān)持以信息安全技術(shù)為主的原則，引進(jìn)安全性能更高的信息安全技術(shù)，將其與信息化檔案管理軟件相結(jié)合，提高檔案信息化管理的安全性。

2.4 不斷優(yōu)化檔案管理人員的結(jié)構(gòu)

首先，各單位要組織相關(guān)人員積極學(xué)習(xí)相關(guān)檔案管理工作的法律法規(guī)，讓他們充分認(rèn)識(shí)檔案管理信息化建設(shè)的重要意義。并且積極開展各種形式的思想政治教育活動(dòng)，提高他們的政治思想水平，提高他們的職業(yè)道德，提升他們的職業(yè)素養(yǎng)。其次，機(jī)關(guān)單位還應(yīng)該組織檔案工作人員積極參與各種形式的專業(yè)學(xué)習(xí)活動(dòng)，通過專家講座、進(jìn)修、觀摩、經(jīng)驗(yàn)交流等學(xué)習(xí)活動(dòng)，豐富他們的檔案管理專業(yè)知識(shí)，提高他們的信息技術(shù)應(yīng)用能力，從而提高他們的職業(yè)技能。隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，在大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)于檔案進(jìn)行管理，對(duì)管理人員提出了更高的要求，為了能夠更好地進(jìn)行檔案管理，機(jī)關(guān)單位應(yīng)引進(jìn)一些專業(yè)人才，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平，不斷優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)，使更多的年輕人愿意從事檔案管理工作，成為檔案管理的中堅(jiān)力量，而年齡較大的工作人員應(yīng)輔助年輕人做好檔案信息化管理[3]。

3 結(jié)語

在科學(xué)信息技術(shù)的發(fā)展過程中，對(duì)檔案的管理一定要采取信息化的管理模式，不斷探索新媒體條件下的檔案利用途徑，從微博以及微信等新型媒體的角度出發(fā)，不斷為檔案信息化管理提供更為方便的條件，從而促進(jìn)檔案管理部門傳遞信息，并且在檔案信息化管理的過程中，一定要跟隨時(shí)代發(fā)展的腳步，不斷促進(jìn)檔案信息化管理的創(chuàng)新。