企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)控體系的信息化建立與完善
——以設(shè)備租賃企業(yè)為例

劉瑩

（寧波建工工程集團(tuán)有限公司，浙江 寧波 315040）

受宏觀調(diào)控影響，房地產(chǎn)和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的快速發(fā)展，帶動(dòng)了工程機(jī)械租賃行業(yè)的迅速擴(kuò)張，為了滿足工程機(jī)械租賃行業(yè)快速擴(kuò)張的管理需求，迫切需要加強(qiáng)大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)等信息化手段的運(yùn)用。而工程機(jī)械設(shè)備租賃存在租賃周期不確定、設(shè)備調(diào)撥頻繁且成本高、作業(yè)地點(diǎn)分散、新設(shè)備投入模式多樣性等特點(diǎn)，財(cái)務(wù)對(duì)固定資產(chǎn)和應(yīng)收賬款管理的難度和強(qiáng)度日益增加，將信息技術(shù)和手段應(yīng)用于企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)控體系已經(jīng)刻不容緩。

一、財(cái)務(wù)內(nèi)控體系和財(cái)務(wù)信息化內(nèi)涵

財(cái)務(wù)內(nèi)部控制是企業(yè)為了實(shí)現(xiàn)利益最大化，保證會(huì)計(jì)信息與財(cái)務(wù)報(bào)告的及時(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性、有效性，企業(yè)主管部門及管理層采取的一系列與資金活動(dòng)相關(guān)的符合國家相關(guān)法律法規(guī)，以及企業(yè)相關(guān)規(guī)章制度的財(cái)務(wù)管理手段和監(jiān)督措施。財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的目的是，通過查補(bǔ)財(cái)務(wù)工作中的漏洞和薄弱環(huán)節(jié)，達(dá)到加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理，提高財(cái)務(wù)工作水平和工作效率的目的，從而達(dá)到企業(yè)的預(yù)定目標(biāo)、促進(jìn)企業(yè)的有效發(fā)展。

財(cái)務(wù)信息化是企業(yè)財(cái)務(wù)和信息技術(shù)的結(jié)合，指企業(yè)將現(xiàn)代化信息技術(shù)應(yīng)用于財(cái)務(wù)管理和資金活動(dòng)中，利用信息化和大數(shù)據(jù)匯集、分析財(cái)務(wù)信息資源，并將之加工成為企業(yè)決策的依據(jù)，最終實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息資源在企業(yè)、社會(huì)、國家乃至全球的共享。

加強(qiáng)財(cái)務(wù)內(nèi)控體系的信息化，不僅可以提高財(cái)務(wù)信息的處理和傳輸效率，也能避免財(cái)務(wù)工作的滯后性，改善企業(yè)財(cái)務(wù)信息的孤島問題，從而避免財(cái)務(wù)內(nèi)控體系的形式化，提升企業(yè)財(cái)務(wù)管理效率、降低財(cái)務(wù)成本、改進(jìn)財(cái)務(wù)管理手段，提高企業(yè)競(jìng)爭力。

二、設(shè)備租賃企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)控體系信息化建立存在的問題

（一）企業(yè)內(nèi)控及信息化意識(shí)薄弱

當(dāng)前，我國的工程機(jī)械租賃業(yè)務(wù)發(fā)展較為粗放，公司的領(lǐng)導(dǎo)層往往只注重業(yè)務(wù)的擴(kuò)展，忽略了企業(yè)實(shí)際經(jīng)營問題和潛在風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)企業(yè)內(nèi)控不夠重視，沒有認(rèn)識(shí)到內(nèi)控信息化的重要性。一些規(guī)模較大的設(shè)備租賃公司雖然建立了企業(yè)內(nèi)控體系，但管理者對(duì)會(huì)計(jì)信息化不夠了解，對(duì)信息化可能帶來的未知內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)存在抵觸心理，在企業(yè)內(nèi)控中財(cái)務(wù)內(nèi)控信息化多流于形式，缺乏部門之間的溝通、協(xié)作，導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)控效率不高，企業(yè)發(fā)展后期容易出現(xiàn)應(yīng)收賬款回收困難和資金周轉(zhuǎn)困難等一系列財(cái)務(wù)問題，嚴(yán)重制約了企業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步。

（二）企業(yè)員工整體素質(zhì)不高

設(shè)備租賃企業(yè)業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)人員整體素質(zhì)偏低，員工缺少主觀能動(dòng)性，企業(yè)的內(nèi)控管理的得不到有力實(shí)施。首先，企業(yè)員工普遍認(rèn)為內(nèi)控是財(cái)務(wù)的事，對(duì)此不甚了解，也不愿去了解，在內(nèi)控管理的過程中參與度不高；其次，財(cái)務(wù)人員往往對(duì)業(yè)務(wù)不夠了解，缺乏部門信息之間的溝通和共享，面臨煩瑣的設(shè)備生命周期管理、設(shè)備狀態(tài)跟蹤，設(shè)備采購調(diào)撥維護(hù)、授權(quán)審批流程管理、業(yè)務(wù)處理溝通上財(cái)務(wù)通常只做到數(shù)據(jù)收集和事后處理，各自為營的現(xiàn)象嚴(yán)重，不利于企業(yè)整體內(nèi)控體系的實(shí)施。而信息化在企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)控體系建設(shè)上的運(yùn)用，不僅要了解業(yè)務(wù)流程，更需要熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、會(huì)計(jì)信息化技術(shù)，這無疑對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)和審計(jì)人員提出了更高的要求。

（三）企業(yè)內(nèi)控體系信息化建立不健全

我國設(shè)備租賃行業(yè)正處于發(fā)展階段，以中小型企業(yè)為主，普遍落后的企業(yè)管理觀念和模式，導(dǎo)致大部分設(shè)備租賃公司在財(cái)務(wù)內(nèi)控體系及財(cái)務(wù)信息化建立上都不完備，雖然在信息化大環(huán)境下，很多租賃企業(yè)進(jìn)行了信息化平臺(tái)的搭建，但信息化平臺(tái)大多停留在單方面對(duì)本企業(yè)租賃業(yè)務(wù)的展示，后期的租賃業(yè)務(wù)和管理仍采用單機(jī)版資產(chǎn)管理系統(tǒng)配合人工管理的模式，無法及時(shí)掌握和防范業(yè)務(wù)流程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)。財(cái)務(wù)信息多通過專業(yè)化軟件實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的采集、存儲(chǔ)、加工、分析、決策，與其他部門缺少共享和交流，無法及時(shí)、準(zhǔn)確、完整的得到數(shù)據(jù)信息，幾乎完全獨(dú)立與其他部門，影響企業(yè)內(nèi)控體系的有效性。

（四）區(qū)域發(fā)展不平衡

因工程施工設(shè)備調(diào)撥成本較高，設(shè)備租賃企業(yè)較其他企業(yè)受到地域條件影響更大，區(qū)域發(fā)展不平衡現(xiàn)象普遍。相對(duì)來說，經(jīng)濟(jì)條件好的地區(qū)信息化建設(shè)和信息化技術(shù)應(yīng)用更為廣泛，企業(yè)對(duì)于信息化引入內(nèi)控體系的實(shí)行上更加有利；而經(jīng)濟(jì)條件落后的地區(qū)對(duì)于信息化不管是硬件還是軟件的投入都有限，企業(yè)在內(nèi)控體系的信息化實(shí)施上可支持的外部條件和力度都不足。受區(qū)域限制的影響，各企業(yè)發(fā)展水平的不同，企業(yè)對(duì)財(cái)務(wù)內(nèi)控的理解和要求也存在很大差異，我國尚無針對(duì)設(shè)備租賃業(yè)的統(tǒng)一法律、法規(guī)，地方性法規(guī)約束呈現(xiàn)區(qū)域化。

三、完善設(shè)備租賃企業(yè)內(nèi)控體系信息化的建議

（一）強(qiáng)化內(nèi)控和信息化理念

在信息化大環(huán)境影響下，快速擴(kuò)張的設(shè)備租賃企業(yè)不能光注重資本擴(kuò)張和企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大，企業(yè)管理層更需要強(qiáng)化內(nèi)控體系信息化和風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)。企業(yè)應(yīng)建立符合企業(yè)內(nèi)部和外部環(huán)境的信息化內(nèi)控體系，發(fā)揮會(huì)計(jì)信息化在企業(yè)內(nèi)控建設(shè)中的杠桿作用，借助信息化進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)外部資源合理配置，自上而下的將內(nèi)控信息化貫徹到企業(yè)每個(gè)層面，形成全員參與和執(zhí)行的內(nèi)控制度，通過企業(yè)信息平臺(tái)和講座等方式，將內(nèi)控信息化宣傳做好，達(dá)到人人了解、人人重視、人人參與，從而提高企業(yè)管理效率，促進(jìn)企業(yè)健康持續(xù)發(fā)展。

（二）提高企業(yè)員工的整體素質(zhì)

要提高企業(yè)內(nèi)控管理的有效性，企業(yè)要逐步提高員工的整體素質(zhì)，普及信息化內(nèi)控體系是全員參與的活動(dòng)，制定嚴(yán)格的考核激勵(lì)機(jī)制，增強(qiáng)企業(yè)內(nèi)控執(zhí)行的監(jiān)督和考核力度，激發(fā)員工的主觀能動(dòng)性，使內(nèi)控信息化不再是“紙上談兵”。

企業(yè)通過定期開展專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，提高機(jī)械設(shè)備操作人員及管理人員的專業(yè)知識(shí)水平和實(shí)操水平，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)、軟件、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的運(yùn)用，更加熟練地將現(xiàn)代科技運(yùn)用于業(yè)務(wù)操作，降低設(shè)備維修次數(shù)和維修成本，從而提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。參與企業(yè)內(nèi)控體系的會(huì)計(jì)人員應(yīng)隨著企業(yè)現(xiàn)代化管理模式的轉(zhuǎn)變，逐步向信息化、電算化方向發(fā)展，傳統(tǒng)的手工記賬方式也將被ERP運(yùn)行系統(tǒng)取代，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)開展有關(guān)人員的專業(yè)培訓(xùn)和開展同行業(yè)會(huì)計(jì)交流，使其在具備扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)基礎(chǔ)上，增加對(duì)會(huì)計(jì)電算化和ERP操作系統(tǒng)的熟練度。另外，財(cái)會(huì)人員還需要使用云數(shù)據(jù)對(duì)會(huì)計(jì)信息化所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為管理層做出科學(xué)、有效的預(yù)測(cè)與決策判斷提供數(shù)據(jù)支持。只有如此，才能真正意義上的實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息化財(cái)務(wù)內(nèi)控體系的建設(shè)和完善，滿足企業(yè)不斷增加的業(yè)務(wù)擴(kuò)張需求。

（三）量身定制個(gè)性化信息化方案

企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身環(huán)境和企業(yè)文化，量身定制符合本企業(yè)的信息化內(nèi)控體系，并隨著外部環(huán)境的變化和企業(yè)的發(fā)展不斷調(diào)整、完善，以適應(yīng)日漸增加的競(jìng)爭市場(chǎng)。企業(yè)應(yīng)加大對(duì)內(nèi)控信息系統(tǒng)的建設(shè)和投入，購置必需的軟硬件設(shè)備和設(shè)施，建立完善的內(nèi)部控制信息系統(tǒng)，將信息化運(yùn)用到資金活動(dòng)控制、采購業(yè)務(wù)控制、資產(chǎn)管理控制、銷售業(yè)務(wù)控制、工程項(xiàng)目控制等各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。

設(shè)備管理是設(shè)備租賃的基礎(chǔ)，設(shè)備租賃必須建立在完善的設(shè)備管理基礎(chǔ)上，將信息化技術(shù)運(yùn)用到設(shè)備采購、出入庫、進(jìn)退場(chǎng)、調(diào)撥保管、維護(hù)保養(yǎng)、修理修配、安全把控、報(bào)廢處置的完整生命周期管理中，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和財(cái)務(wù)信息的完美對(duì)接，保證財(cái)務(wù)信息的及時(shí)性和完整性，提高企業(yè)信息采集和數(shù)據(jù)處理的效率。企業(yè)信息化對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性要求極高，企業(yè)要提高風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，嚴(yán)格把控信息平臺(tái)軟件及設(shè)備并定期進(jìn)行檢測(cè)，初步建立風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制并不斷進(jìn)行完善，保障企業(yè)財(cái)務(wù)信息的安全性，促進(jìn)企業(yè)整體管理水平的提高，實(shí)現(xiàn)企業(yè)長期穩(wěn)定發(fā)展。

（四）健全設(shè)備租賃業(yè)的法律法規(guī)

由于中國工程機(jī)械租賃市場(chǎng)具有巨大市場(chǎng)潛力，目前已成為中外企業(yè)展開角逐的領(lǐng)域。為規(guī)范租賃行業(yè)內(nèi)部秩序，促進(jìn)租賃企業(yè)合法化、規(guī)范化，政府應(yīng)加強(qiáng)相關(guān)法律法規(guī)的建設(shè)，避免租賃市場(chǎng)利用區(qū)域政策差異，進(jìn)行不正當(dāng)市場(chǎng)競(jìng)爭。完善的租賃行業(yè)法律體系，能保障施工租賃行業(yè)由分散式經(jīng)營向集約化經(jīng)營發(fā)展，為健全設(shè)備租賃行業(yè)提供法律保障。發(fā)揮設(shè)備租賃行業(yè)協(xié)會(huì)作用，通過加強(qiáng)不同區(qū)域設(shè)備租賃行業(yè)協(xié)會(huì)的溝通和協(xié)作，對(duì)設(shè)備租賃企業(yè)實(shí)施統(tǒng)一的監(jiān)督和管理，定期進(jìn)行調(diào)研并收集和統(tǒng)計(jì)相關(guān)數(shù)據(jù)，利用先進(jìn)信息技術(shù)和手段構(gòu)建整個(gè)租賃市場(chǎng)的完整、可靠、科學(xué)、專業(yè)的信息化平臺(tái)，借鑒國外先進(jìn)的行業(yè)發(fā)展經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)我國租賃市場(chǎng)全面健康發(fā)展。

四、信息化環(huán)境下設(shè)備租賃企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)控的發(fā)展方向

目前我國施工機(jī)械設(shè)備租賃行業(yè)仍處于相對(duì)初級(jí)的發(fā)展階段，現(xiàn)階段，我國機(jī)械設(shè)備租賃業(yè)市場(chǎng)進(jìn)入標(biāo)準(zhǔn)相對(duì)較低，根據(jù)中國建筑業(yè)協(xié)會(huì)機(jī)械管理與租賃分會(huì)的報(bào)道口徑，國內(nèi)施工機(jī)械租賃服務(wù)企業(yè)共計(jì)達(dá)2萬多家，而年收入過1億元的租賃企業(yè)不超過10家，大部分租賃企業(yè)的規(guī)模都較小，經(jīng)過市場(chǎng)淘汰，行業(yè)中大量中小型公司將面臨倒閉或被兼并，在市場(chǎng)和項(xiàng)目的實(shí)操過程中，大型租賃企業(yè)具有較為明顯的優(yōu)勢(shì)。

租賃公司要做大做強(qiáng)，需要通過企業(yè)管理技術(shù)與IT技術(shù)的結(jié)合，憑借大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)和物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)，完成企業(yè)信息從獲取到處理，再到傳輸?shù)母咝蔬\(yùn)轉(zhuǎn)，促使企業(yè)整體經(jīng)濟(jì)活動(dòng)動(dòng)態(tài)、有效、完整的溝通和協(xié)調(diào)，從而提升企業(yè)在規(guī)模實(shí)力、服務(wù)質(zhì)量、安全保障等各方面競(jìng)爭力，保障租賃企業(yè)長期穩(wěn)定的發(fā)展。最終，企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)控的運(yùn)用必將越來越成熟和規(guī)范，企業(yè)內(nèi)部控制不僅僅局限于企業(yè)內(nèi)部，信息化系統(tǒng)平臺(tái)的搭建，將逐步實(shí)現(xiàn)國家與國家、企業(yè)與國家、企業(yè)與企業(yè)、企業(yè)與客戶之間的資源共享，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)控體系的宏觀化、市場(chǎng)化、國際化。