淺談高速公路營運企業(yè)檔案規(guī)范管理

王艷瓊

摘 要：在當前我國經(jīng)濟高速發(fā)展的背景下，高速公路的建設與規(guī)劃數(shù)量逐步增加。運營高速公路的企業(yè)需要對檔案進行規(guī)范化管理，以增加自身的工作效率。本文首先分析了檔案管理存在的問題，隨后深入研究規(guī)范管理的方法與途徑。

關(guān)鍵詞：高速公路;營運企業(yè);檔案規(guī)范管理

引 言

對檔案的管理工作是檔案機構(gòu)為整體企業(yè)提供信息服務的各類業(yè)務總稱，由于記錄工作存在于生產(chǎn)經(jīng)營等各項活動中，因此對大量的檔案進行有效管理具有一定的必要性。高速公路經(jīng)營企業(yè)檔案資料是在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理過程中形成的具有保存價值的信息，其形式通常具備多樣性，能夠以文本、音視頻文件等形式存儲。由于生產(chǎn)經(jīng)營管理過程中會產(chǎn)生大量的保存資料，進而形成龐大的檔案數(shù)據(jù)，企業(yè)如果需要有效管理檔案，就必須利用有效、科學的管理方法。通過管理檔案，能夠在一定程度上促進企業(yè)技術(shù)的進步以及利潤的提高，達到提高社會效益的目標。如果沒有做好規(guī)范的檔案管理，有可能會導致企業(yè)歷史記錄出現(xiàn)混亂，影響正常經(jīng)營的問題。因此，做好檔案管理工作是高速公路企業(yè)科學生產(chǎn)經(jīng)營的基礎，也是革新自身效率的重要保障，管理人員需要進一步提高檔案管理工作的水平，為企業(yè)提供有效的檔案管理工作。

一、當前高速公路運營企業(yè)檔案管理存在的問題

隨著高速公路項目由建成轉(zhuǎn)入運營階段，相關(guān)企業(yè)的檔案管理內(nèi)容和對象也會隨之發(fā)生一定程度的改變。在這種情況下，檔案管理人員所遇到的問題也會有所不同。當前我國高速公路運營企業(yè)在檔案管理方面主要存在以下問題：由于企業(yè)本身的管理發(fā)展水平較為低下，缺乏集中管理模式，導致檔案活動管理發(fā)生游離。對檔案的管理過于松散，哪個部門使用檔案便交由哪個部門進行管理，導致進行管理活動的資料分崩析離，無法有效實現(xiàn)正確的管理操作。同時，由于復雜的檔案信息資源利用，并缺乏規(guī)范科學化的管理制度，導致檔案管理工作處于較為落后的狀態(tài)，需要進行檔案查詢時無法快速查找相關(guān)檔案，降低了工作效率[1]。當前，大量高速公路運營企業(yè)在檔案管理設備和保管條件上存在著嚴重的不足，使檔案安全保管措施流于表面。相關(guān)部門的檔案管理人員不足，導致檔案查找困難，利用速度慢，效率低下。部分高速公路運營公司檔案還存在內(nèi)容不準確、完整性較低的現(xiàn)象。這些因素共同造成了當前高速公路運營企業(yè)檔案無法對外開放，同時檢索程序結(jié)構(gòu)復雜，降低了檔案靈活程度。

二、規(guī)范高速公路運營企業(yè)檔案管理的方法途徑

（一）有效制定規(guī)則。在高速公路營運企業(yè)檔案管理的過程中，相關(guān)管理人員可以按照運營檔案標準工作流程手冊對整體檔案體系進行革新與標準化改造。在這個過程中，管理人員需要結(jié)合現(xiàn)有企業(yè)實際對檔案文件資源進行綜合管理，實現(xiàn)檔案本身工作的基本流程，保證收集、保管、銷毀等工作流程的正常進行，要求實施人員嚴格遵守相關(guān)方法和制度，禁止私自處理檔案的情況發(fā)生[2]。通過合理制定檔案體系標準，能夠加強高速公路運營企業(yè)的檔案管理工作效果，實現(xiàn)綜合管理。部門人員需要確保職能的分離效果，提高對工作制度的重視程度，合理進行檔案管理工作。

（二）加強相關(guān)管理區(qū)域建設。企業(yè)中檔案保存的相關(guān)位置應當符合設備齊全、環(huán)境條件適宜的基本要求，管理層人員應當按照國家標準建設檔案管理庫房、檔案閱覽室以及檔案管理人員辦公區(qū)域。同時，還可以對一線檔案工作人員進行表彰，設置檔案管理榮譽表揚榜，提升工作人員的積極性，并增強檔案管理的效率。通過對檔案管理區(qū)域的有效建設，能夠提升檔案存放的靈活性，使其滿足現(xiàn)有高速公路運營企業(yè)對檔案的需求，并為以后的進一步發(fā)展預留空間。

（三）定期組織檔案管理培訓工作。檔案人員需要經(jīng)過一定程度的培訓，保證在專業(yè)能力以及綜合素質(zhì)上達到進行檔案管理工作的最低標準。因此，高速公路運營企業(yè)可以定期安排相關(guān)人員積極參加檔案管理部門的培訓活動，通過這種方式加強他們的基本管理能力以及道德素養(yǎng)，避免意外事件的發(fā)生。檔案部門開展的培訓活動需要遵守基本的規(guī)章制度流程，做到有效提升工作人員的處事態(tài)度的目標，加強企業(yè)檔案管理規(guī)范。

（四）實現(xiàn)標準化檢查流程。為了能夠?qū)ΜF(xiàn)有的業(yè)務檔案進行規(guī)范化管理，工作人員需要注意項目檔案的合理填寫，并將其納入日常管理的基本要求中。檔案管理部門需要建立人員責任制，由對應的人員負責管理對應檔案，做到工作完整、準確[3]。在管理工作完成后，應當進行系統(tǒng)歸檔，實現(xiàn)責任人與檔案的相互連接。通過進行標準化檢查，使檔案與實際條件達成信息同步，明確流程規(guī)范文件的編制要求，使高速公路企業(yè)檔案做到有效的收集、整理、分類、移交、歸檔。企業(yè)管理人員應當定期對信息檔案質(zhì)量進行抽查，執(zhí)行核查工作，并且每隔一段時間應當組織檔案整理。如果在這個過程中發(fā)現(xiàn)不合格問題，則需要追查責任人，并限期整改。

（五）構(gòu)建合理的檢索工具。檔案管理進行編目工作時，需要有效利用基本檢索工具，如案例目錄和文件目錄等。管理人員在進行編研、賬目管理后，需要根據(jù)公司自身管理的特點，編寫具備企業(yè)特色的匯編調(diào)研材料。內(nèi)容可以包括高速公路收費站調(diào)研活動情況、公路運行狀況、監(jiān)測報告等調(diào)研材料。通過這種方式，能夠有效加強檔案本身發(fā)揮的作用效果，在需要的時刻給予企業(yè)決策幫助，并促進企業(yè)完成信息公開。

（六）落實辦公自動化。高速公路運營企業(yè)應當對檔案資料進行辦公自動化系統(tǒng)革新操作，實現(xiàn)管理效率的大幅提升。要落實辦公自動化，檔案管理部門工作人員必須熟悉電子文件的收集和管理操作，并具備基礎計算機操作能力[4]。只有具備這些條件后，檔案管理部門才能有效地對各種檔案進行規(guī)范的電子化管理。

（七）革新基本制度。與其他類型的公司檔案工作相比，高速公路運營企業(yè)在相關(guān)領(lǐng)域一直處于不利地位。為改變這種狀況，高速公路運營公司可以從檔案的可靠性、管理制度以及工作人員權(quán)責等方面進行革新，徹底落實有關(guān)制度，以盡快實現(xiàn)檔案管理工作目標。管理部門需要根據(jù)高速公路運營的特點，通過各種社會調(diào)查進行分析討論，對調(diào)查結(jié)果進行歸納整合，形成高速公路檔案管理規(guī)范。

（八）整合重要文件檔案。高速公路運營企業(yè)檔案管理部門需要及時解決檔案收集和處理的困難，并對重要但卻容易被忽視的文件材料進行快速整合，例如重大會議、業(yè)務、決策活動的聲像檔案等。在完成整合后，需要認真核對內(nèi)容，防止出現(xiàn)差錯，并嚴格把好規(guī)范格式關(guān)，以利于今后的檔案查閱利用。

（九）加強抽查工作的落實程度。檔案管理工作既要注重全面的審核抽查，又要注重專項排查效果。通常對檔案的排查工作可以分為多個階段，即收集、完善、上架等。因此，管理者應認真審查各個階段，通過分析呈報文件材料范圍，實現(xiàn)對分類的主要定位。審查的主要重點應是業(yè)務中容易被忽視和出現(xiàn)錯誤的部分，通過落實有效檢查，達到提高檔案管理的規(guī)范性。通常檔案管理有著大量分類工作，因此管理人員需要認識到企業(yè)的查漏補缺標準，通過建立專業(yè)的記錄機制，做好標準報表和材料的準備工作。

結(jié)束語

綜上所述，在高速公路運營企業(yè)的檔案管理工作中存在著一些問題，相關(guān)部門人員應當采取多種措施，達到改善工作質(zhì)量的目標，為運營企業(yè)的進一步發(fā)展打下堅實的基礎。

參考文獻

[1] 李瀠. 高速公路營運企業(yè)檔案工作一體化規(guī)范管理的探索與實踐[J]. 廣東公路交通， 2019.

[2] 林麗娜. 淺談高速公路營運公司檔案信息化建設[J]. 知識文庫， 2015（21）：61-62.