規(guī)范單位財務(wù)檔案管理 提高財務(wù)管理水平

劉銀姬

一、財務(wù)檔案管理概述

在經(jīng)濟高速發(fā)展的浪潮中一些發(fā)展不健全的企業(yè)勢必會被淘汰，為此企業(yè)應(yīng)不斷提升核心競爭力，完善自身管理模式。單位的經(jīng)營模式轉(zhuǎn)變使現(xiàn)階段單位的資金來源為多渠道籌資，在增加企業(yè)的運營動力的同時增加了單位的財務(wù)管理的難度。為更有效地增加企業(yè)運營的經(jīng)濟效益，應(yīng)充分結(jié)合企業(yè)發(fā)展情況，并根據(jù)單位的財務(wù)狀況制訂高效的管理方案，以確保單位的長遠(yuǎn)發(fā)展。財務(wù)檔案管理中，工作人員管理意識薄弱使財務(wù)檔案管理的規(guī)范進(jìn)行面臨著考驗，導(dǎo)致單位財務(wù)管理水平低下，不能保證單位內(nèi)運作情況的清晰化［1］。財務(wù)檔案管理的工作內(nèi)容包含以下幾點：一是按照規(guī)范對單位內(nèi)資金的使用情況進(jìn)行管理，例如單位的會計匯金、賬目明細(xì)等；二是單位的財務(wù)報表；三是財務(wù)的會計賬目；四是銀行存款對賬單；五是電子檔案；六是財務(wù)數(shù)據(jù)的維護(hù)記錄等；七是與財務(wù)管理有關(guān)的數(shù)據(jù)資料等。規(guī)范單位的財務(wù)檔案管理可以使單位內(nèi)部的財務(wù)信息更加清晰明白，進(jìn)而有效避免單位財務(wù)信息的缺失或是財務(wù)糾紛等財務(wù)問題，通過規(guī)范單位財務(wù)檔案管理能力，夯實單位財務(wù)管理基礎(chǔ)，為單位的高層決策提供依據(jù)，全面提升單位的市場競爭力［2］。

二、財務(wù)檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理意識不足

財務(wù)部門對于企業(yè)的經(jīng)營管理不僅僅是計算出企業(yè)的財務(wù)報表數(shù)字等，而應(yīng)該通過報表分析企業(yè)的經(jīng)營情況，參與到企業(yè)的經(jīng)營決策中，通過分析幫助業(yè)務(wù)部門實現(xiàn)發(fā)展目標(biāo)。但現(xiàn)階段單位對財務(wù)檔案管理的認(rèn)識不全面，檔案管理意識薄弱，從單位的運轉(zhuǎn)模式角度來看，相關(guān)工作人員的財管檔案管理工作流于形式，缺乏對單位財務(wù)檔案管理工作的長遠(yuǎn)規(guī)劃，這大大降低了單位檔案管理工作對單位運營的作用；從對檔案管理工作認(rèn)識層面角度來看，單位對財務(wù)檔案保存不規(guī)范，經(jīng)常導(dǎo)致財務(wù)信息缺失，不能為單位的經(jīng)營提供科學(xué)依據(jù)，大大降低了單位財務(wù)檔案管理的質(zhì)量水平，不利于財務(wù)管理能力的提升，導(dǎo)致單位經(jīng)營發(fā)展缺乏明確目標(biāo)，資金分配不合理［3］。

（二）工作人員業(yè)務(wù)能力不足

單位內(nèi)部的財務(wù)檔案管理分析工作，主要是由會計人員承擔(dān)，雖然具有一定的專業(yè)的契合度，可以保證單位財務(wù)工作的高效運轉(zhuǎn)，但財務(wù)檔案管理工作還應(yīng)具備足夠的檔案管理知識，以避免單位的財務(wù)檔案管理工作過于形式化，保證財務(wù)檔案管理工作的質(zhì)量水準(zhǔn)；財務(wù)檔案中的裝訂、分類、保存不規(guī)范，導(dǎo)致財務(wù)信息的缺失，不利于單位財務(wù)信息的整合，制約了單位財務(wù)管理水平的提高。

（三）管理機構(gòu)設(shè)置不合理

單位的財務(wù)檔案管理工作是件一般性事務(wù)工作，科學(xué)完善的管理體系能有效地保證單位財務(wù)檔案管理的規(guī)范性，但現(xiàn)階段，許多單位為了節(jié)省企業(yè)的運營成本，單位除了缺乏專業(yè)的檔案管理人員，還缺乏合理的管理機制，具體表現(xiàn)在單位財務(wù)檔案管理的人員配置存在弊端，會計工作人員還需要擔(dān)任檔案管理工作，加大了會計人員的工作量，同時難以確保管理工作質(zhì)量，降低了會計人員的工作熱情。此外，財務(wù)檔案管理工作中，一些制度體系難以落實，例如單位的資金使用配置的規(guī)范性難以保證，限制了財務(wù)檔案管理質(zhì)量水平的提高。

（四）財務(wù)檔案管理流程不完善

單位的檔案管理工作不僅僅是設(shè)置一個檔案管理室存放財務(wù)檔案并由專門的人員看守，財務(wù)檔案管理工作是一項嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，在對財?wù)資料檔案歸檔時還應(yīng)制定完善的操作流程，包含財務(wù)檔案的歸檔內(nèi)容、歸檔時間、提報人以及檔案借閱或是提取的流程，只有這樣才能提高財務(wù)檔案管理質(zhì)量，避免在借閱提取時導(dǎo)致財務(wù)信息的丟失。在財務(wù)檔案管理過程中要明確其與圖書借閱的區(qū)別，財務(wù)檔案管理工作要堅持有據(jù)可依的原則。但現(xiàn)階段許多單位都缺乏完善的管理制度，有的單位盡管具有明確的管理制度但不能很好落實，對財務(wù)檔案管理工作的重視程度不夠。此外，單位在開展財務(wù)檔案管理工作時不能結(jié)合單位的發(fā)展目標(biāo)，導(dǎo)致財務(wù)檔案管理部門的設(shè)置與單位的運轉(zhuǎn)脫離，不能圍繞單位的經(jīng)營發(fā)展為開展財務(wù)檔案管理工作。

三、規(guī)范單位財務(wù)檔案管理工作的有效策略

（一）加強對財務(wù)檔案管理工作的重視程度

為更有效地規(guī)范單位檔案管理工作，應(yīng)正確認(rèn)識單位的財務(wù)檔案管理工作，才能促進(jìn)單位制訂系列措施以改善財務(wù)檔案管理質(zhì)量水平。單位領(lǐng)導(dǎo)層面要發(fā)揮帶頭作用，首先要正視單位內(nèi)部的財務(wù)檔案管理工作，全面落實檔案管理工作。財務(wù)檔案管理工作開展情況與財務(wù)部門有直接關(guān)系，領(lǐng)導(dǎo)層面要創(chuàng)造良好的工作氛圍，促進(jìn)其他部門與財務(wù)檔案管理部門之間的協(xié)作。領(lǐng)導(dǎo)層面應(yīng)明確財務(wù)檔案管理工作的目標(biāo)，以便更好地開展財務(wù)檔案管理工作，為企業(yè)的經(jīng)營活動提供具體可靠的財務(wù)數(shù)據(jù)，促進(jìn)企業(yè)的高速發(fā)展。

（二）提高財務(wù)檔案管理人員業(yè)務(wù)水平

為有效規(guī)范單位財務(wù)檔案管理質(zhì)量水平，企業(yè)應(yīng)注重人才建設(shè)管理，全面增強財務(wù)檔案管理人員的工作能力，提升工作人員的職業(yè)素質(zhì)，打造一支專業(yè)的團(tuán)隊。但由于有些企業(yè)財務(wù)對檔案管理工作的認(rèn)識不全面，缺乏對檔案管理工作的重視，認(rèn)為財務(wù)檔案管理工作的技術(shù)含量較低，與之相應(yīng)薪資報酬也較低，單位內(nèi)部從事財務(wù)檔案管理的工作人員往往素質(zhì)能力低下，并非專業(yè)的檔案管理人才，同時又缺乏系統(tǒng)的培訓(xùn)，導(dǎo)致單位內(nèi)部的財務(wù)檔案管理工作的開展與單位的財務(wù)管理發(fā)展需求嚴(yán)重脫節(jié)。為了改善現(xiàn)階段單位財務(wù)檔案管理工作的窘境，應(yīng)強化企業(yè)的財務(wù)檔案管理意識，引進(jìn)先進(jìn)的管理人才，并對從事檔案管理的工作人員進(jìn)行有針對性的系統(tǒng)培訓(xùn)，時刻保持高端的財務(wù)檔案管理質(zhì)量水平以便提高企業(yè)的財務(wù)管理水平。同時由于財務(wù)檔案管理工作主要是圍繞單位的財務(wù)部門資料信息開展的，為此應(yīng)在進(jìn)行財務(wù)檔案管理工作時加強財務(wù)工作人員的參與度，確保財務(wù)檔案的管理具有一定的專業(yè)性。最后還應(yīng)增加財務(wù)檔案管理人員的薪酬，建立科學(xué)的獎勵制度，激發(fā)檔案管理人員的工作熱情，以促進(jìn)相關(guān)工作人員的學(xué)習(xí)熱情，使之時刻保持較高的業(yè)務(wù)水平。加強企業(yè)間的交流學(xué)習(xí)，借鑒單位成功的財務(wù)檔案管理案例，還可以定期舉辦專題培訓(xùn)，提供到先進(jìn)企業(yè)參觀、考察的機會，以提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，根據(jù)企業(yè)自身經(jīng)營狀況制定財務(wù)檔案管理制度，進(jìn)而提升財務(wù)管理水平。

（三）提高財務(wù)檔案管理的信息化水平

為有效實現(xiàn)單位的可持續(xù)發(fā)展，使單位的發(fā)展規(guī)模不斷壯大，單位經(jīng)營活動也逐漸增多。隨著科技水平的提升，實現(xiàn)信息化財務(wù)檔案管理成為必然趨勢?？梢酝ㄟ^先進(jìn)的技術(shù)方法提高檔案管理的效率，提高單位財務(wù)檔案管理的信息化水平，為檔案管理工作提供保障，落實財務(wù)信息的電子管理模式。

（四）完善財務(wù)檔案管理流程的規(guī)范性

財務(wù)檔案管理工作應(yīng)根據(jù)單位自身的經(jīng)營狀況等因素建立完整的機制體系，提高財務(wù)檔案管理工作對單位經(jīng)營的參與度，認(rèn)識到財務(wù)檔案管理的重要性，只有這樣才能確保單位檔案管理工作的根本落實。通過完善財務(wù)檔案管理工作的制度，明確檔案管理的工作要求，及時對財務(wù)檔案進(jìn)行歸檔，督促借閱取走的檔案的及時歸還并嚴(yán)格檢查，避免出現(xiàn)丟失的情況，對于造成財務(wù)資料丟失的情況應(yīng)予以一定處罰，以增強財務(wù)檔案管理工作規(guī)范性。對于財務(wù)電子檔案的管理應(yīng)注重數(shù)據(jù)資料的保密性，完善系統(tǒng)操作的效率，提高電子資料的查找、傳輸效率，全面規(guī)范各單位的財務(wù)檔案管理工作。

四、結(jié)語

科技的迅猛發(fā)展和經(jīng)濟全球化為各單位的發(fā)展提供了新的契機，為此單位應(yīng)加強財務(wù)管理水平，規(guī)避經(jīng)營風(fēng)險。現(xiàn)階段單位的財務(wù)檔案管理工作還存在各種問題，嚴(yán)重制約了單位財務(wù)管理水平的提高，為此本文分析了當(dāng)下單位財務(wù)檔案管理存在的弊端并提出了改進(jìn)措施，以期促進(jìn)各單位的可持續(xù)發(fā)展。