共享財(cái)務(wù)背景下內(nèi)部控制體系優(yōu)化分析

郭德璽

一、引言

在共享財(cái)務(wù)趨勢的背景下，內(nèi)控體系的優(yōu)化是財(cái)務(wù)工作的重中之重。內(nèi)部控制必須建立在合理合規(guī)合法的基礎(chǔ)上，但是也不能夠有局限性。如果內(nèi)部規(guī)章制度不健全，同一件事辦理的方法不同，結(jié)果就可能出現(xiàn)差異。因此，本文在分析共享財(cái)務(wù)內(nèi)部控制系統(tǒng)存在的一些問題后，提出了一些相應(yīng)的措施。

二、共享財(cái)務(wù)概述

（一）共享財(cái)務(wù)的特點(diǎn)

共享財(cái)務(wù)是未來發(fā)展的必然趨勢，它是一種將各個(gè)業(yè)務(wù)單元集中處理，統(tǒng)一進(jìn)行規(guī)范操作的模式，能有效節(jié)省人力、物力，避免造成不必要的資源浪費(fèi)。

傳統(tǒng)會(huì)計(jì)已不能適應(yīng)企業(yè)當(dāng)前的經(jīng)營、發(fā)展情況。對于管理會(huì)計(jì)而言，完善制度、加強(qiáng)內(nèi)部控制是其發(fā)展走向。技術(shù)信息的快速發(fā)展使金融信息的共享變得越來越重要。

（二）共享財(cái)務(wù)的含義

共享財(cái)務(wù)是對分散在各個(gè)業(yè)務(wù)單位、便于標(biāo)準(zhǔn)化的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)進(jìn)行再造和規(guī)范，然后集中在共享服務(wù)中心的一種業(yè)務(wù)管理程序。一個(gè)健全的共享財(cái)務(wù)體系對集團(tuán)的財(cái)務(wù)管理有極其重大的意義，可以為企業(yè)集團(tuán)提供專業(yè)的咨詢服務(wù)、優(yōu)秀的管理軟件和強(qiáng)大的技術(shù)支持，幫助企業(yè)集團(tuán)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化、流程再造以及共享服務(wù)中心的信息化建設(shè)，使企業(yè)集團(tuán)能夠快速、順利地建立共享財(cái)務(wù)中心管理系統(tǒng)，進(jìn)而發(fā)揮業(yè)務(wù)部門和共享服務(wù)中心的專業(yè)優(yōu)勢，加強(qiáng)管理實(shí)踐，促進(jìn)流程標(biāo)準(zhǔn)化，提高運(yùn)營效率，控制運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)。

三、內(nèi)部控制概述

（一）何為內(nèi)部控制

2010年，財(cái)政部《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》第一章第三條指出，內(nèi)部控制是由董事會(huì)組成的實(shí)現(xiàn)控制目標(biāo)的過程。即企業(yè)（單位）領(lǐng)導(dǎo)為了實(shí)現(xiàn)經(jīng)營目標(biāo)，對資產(chǎn)完整性進(jìn)行規(guī)范、評價(jià)和控制的一種措施。

（二）內(nèi)部控制體系的含義

內(nèi)部控制體系是指某個(gè)企業(yè)或單位管理層為了保證信息資源的安全、完整以及會(huì)計(jì)信息的準(zhǔn)確，對經(jīng)濟(jì)的協(xié)調(diào)，對經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的管控，用不同的分工管理相互約束、牽制，用緊密的關(guān)系組成一個(gè)具有規(guī)范性、嚴(yán)密性的完整體系。

（三）內(nèi)部控制的內(nèi)容

內(nèi)部控制主要體現(xiàn)在相互制約、職責(zé)分工明確、檢查制度和監(jiān)督機(jī)制健全等方面。使用相關(guān)的管理手段對各個(gè)階層、部門、業(yè)務(wù)進(jìn)行有效的檢查監(jiān)管及控制，確保企業(yè)內(nèi)部工作穩(wěn)定、高效的運(yùn)作。

四、共享財(cái)務(wù)背景下內(nèi)部控制體系存在的問題

（一）業(yè)務(wù)條理不明晰

共享財(cái)務(wù)的策劃計(jì)算流程容易使業(yè)務(wù)的進(jìn)展過程出現(xiàn)條理和流程上的偏差，會(huì)使財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)產(chǎn)生業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)遲滯、系統(tǒng)運(yùn)營效率低下等問題；票據(jù)報(bào)銷的業(yè)務(wù)設(shè)置會(huì)出現(xiàn)票據(jù)的積壓，不能及時(shí)處理、處理時(shí)間過長的問題造成滯留問題。這些問題會(huì)對企業(yè)造成直接或間接的負(fù)面影響，逐漸導(dǎo)致企業(yè)出現(xiàn)虧損。

（二）購銷制度不嚴(yán)謹(jǐn)

在購銷制度方面，相信每一家企業(yè)對中、基層人員的資金用途都給予了一定的“寬松”空間，以滿足業(yè)務(wù)購銷需求，確保業(yè)務(wù)順利開展。這種情況一旦失控，會(huì)增加潛在的支出，如果不及時(shí)處理，將成為隱患。

（三）財(cái)務(wù)信息傳輸不當(dāng)

1.延遲。項(xiàng)目末期，需要處理的數(shù)據(jù)量大，財(cái)務(wù)系統(tǒng)飽和，導(dǎo)致運(yùn)作遲緩，直接影響工作效率。

2.局限性。系統(tǒng)整體工作無法涵蓋所有的事項(xiàng)，部分業(yè)務(wù)依然照舊。

3.執(zhí)行不力。內(nèi)部控制制度不健全，導(dǎo)致實(shí)施困難，有效性受到質(zhì)疑。

4.信息公開發(fā)布。對外界公布的信息存在發(fā)布不及時(shí)、不準(zhǔn)確等問題，導(dǎo)致管理者無法作出正確的決策。

（四）內(nèi)部監(jiān)管存在漏洞

雖然共享財(cái)務(wù)可以大大提高效率，但是在具體操作過程中依然存在問題。固然可以控制系統(tǒng)模式，但監(jiān)管人手往往配置不夠，不能做到實(shí)時(shí)跟蹤和及時(shí)控制，這會(huì)影響數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性。使用共享財(cái)務(wù)系統(tǒng)后，審計(jì)若按照以往模式，對業(yè)務(wù)進(jìn)行集中審計(jì)的話，就不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，更不用提解決問題了。這是監(jiān)督管理的漏洞，對共享財(cái)務(wù)內(nèi)部作用的發(fā)揮具有重要影響。

五、共享財(cái)務(wù)背景下內(nèi)部控制體系的優(yōu)化措施

企業(yè)的內(nèi)部控制系統(tǒng)是真實(shí)高效地得到了執(zhí)行，還是僅做表面工作走個(gè)過場，影響著一個(gè)企業(yè)的未來。想要優(yōu)化內(nèi)部控制體系，需要在共享財(cái)務(wù)階段同步跟進(jìn)，在現(xiàn)有基礎(chǔ)上優(yōu)化具體措施，加強(qiáng)管理和控制，規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。

（一）制定并完善相關(guān)制度

內(nèi)部控制系統(tǒng)必須有相應(yīng)的制度條例進(jìn)行規(guī)范，才能得以實(shí)現(xiàn)。一個(gè)完善的內(nèi)部控制制度大體可分為流程說明、授權(quán)說明、職責(zé)分離說明三大部分來講，明確分工，互相制約，并加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督。對于管理者來說，績效和內(nèi)部管理是同樣重要的，完善的內(nèi)部管理制度的必要性和關(guān)鍵性是一個(gè)企業(yè)的核心之一。

（二）增強(qiáng)財(cái)務(wù)人員內(nèi)控意識(shí)，強(qiáng)化內(nèi)部審計(jì)監(jiān)管

各行各業(yè)都不乏濫竽充數(shù)者，若財(cái)務(wù)工作人員內(nèi)部控制意識(shí)不足，那么他就不會(huì)為企業(yè)的發(fā)展提供正能量，甚至可能出現(xiàn)紕漏。企業(yè)應(yīng)定期對財(cái)務(wù)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，同時(shí)對監(jiān)督人員進(jìn)行跟進(jìn)，一旦業(yè)務(wù)和數(shù)據(jù)發(fā)生變化，監(jiān)督能隨機(jī)應(yīng)變，及時(shí)止損。只有不斷學(xué)習(xí)進(jìn)步，并將學(xué)到的知識(shí)很好地應(yīng)用于實(shí)踐，企業(yè)才會(huì)有更好的發(fā)展前景。

（三）優(yōu)化報(bào)銷制度

報(bào)銷費(fèi)用存在的主要問題是報(bào)銷延誤、虛報(bào)、多報(bào)。因此，本文對報(bào)銷控制制度的優(yōu)化提出四點(diǎn)建議。

1.憑據(jù)核實(shí)。部門負(fù)責(zé)人及時(shí)對報(bào)銷憑據(jù)進(jìn)行核實(shí)，對憑據(jù)的真實(shí)性提出意見，遵循合理、合法、合規(guī)的原則。

2.預(yù)算核實(shí)。核查核實(shí)報(bào)銷項(xiàng)目在不在預(yù)算范圍內(nèi)，如果超出預(yù)算范圍，部門在真實(shí)有效的前提下，補(bǔ)辦增加預(yù)算相關(guān)手續(xù)后再報(bào)銷。

3.保證規(guī)范性和嚴(yán)肅性。報(bào)銷憑證核對無誤后，將不合理、不合規(guī)的報(bào)銷憑證退還給報(bào)銷人。

4.票、物核對。檢查報(bào)銷單和物品，并準(zhǔn)確上傳系統(tǒng)。若有丟失票據(jù)的情況，應(yīng)該由當(dāng)事人補(bǔ)全證明材料。

（四）優(yōu)化系統(tǒng)信息

在共享財(cái)務(wù)系統(tǒng)中，應(yīng)做到以下3點(diǎn)。

1.維護(hù)系統(tǒng)。對于系統(tǒng)，要定期、定點(diǎn)檢查和維護(hù)，維護(hù)周期不宜過長，以免因規(guī)章和程序更新，系統(tǒng)卻沒及時(shí)優(yōu)化而造成損失。

2.更新系統(tǒng)。建立風(fēng)險(xiǎn)防范制度，制定安全防范機(jī)制，確保制度的先進(jìn)性，確保財(cái)務(wù)信息安全，防止信息泄漏。社會(huì)發(fā)展日新月異，系統(tǒng)的使用安全是重中之重。

3.準(zhǔn)備備用系統(tǒng)，保證信息溝通順暢。軟件的使用提高了工作效率，但軟件若出現(xiàn)崩潰或停止運(yùn)行等問題，就會(huì)造成不必要的損失，為了避免損失，準(zhǔn)備備用系統(tǒng)是十分必要的。

共享財(cái)務(wù)的實(shí)施效果無非是信息溝通與協(xié)調(diào)。在信息的傳遞上要保證通信的順暢，以便及時(shí)與其他部門溝通，了解企業(yè)外部情況，出現(xiàn)問題后也可以更快速地發(fā)現(xiàn)并解決，最終保證企業(yè)資產(chǎn)的安全。

（五）優(yōu)化監(jiān)督管理進(jìn)程

在內(nèi)部控制體系中，監(jiān)督是關(guān)鍵中的關(guān)鍵。不僅要加強(qiáng)監(jiān)督，整合資源，形成全面的管理方式，還要由獨(dú)立董事牽頭，組建調(diào)研組。調(diào)研組可以從不同的角度對內(nèi)部控制體系給出意見，讓監(jiān)管體系更好地發(fā)現(xiàn)問題、修正錯(cuò)誤。

六、結(jié)語

企業(yè)在運(yùn)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，享受共享財(cái)務(wù)系統(tǒng)帶來的便利，提高工作效率的同時(shí)，也在為它存在的各種隱患而擔(dān)憂。財(cái)務(wù)內(nèi)部控制系統(tǒng)越完善，企業(yè)的管理水平就越高。在這一過程中，企業(yè)只有根據(jù)發(fā)展制定合適的優(yōu)化整改方案，才能讓自身優(yōu)勢發(fā)揮得更好、更充分，才能讓自身走得更遠(yuǎn)。