公文信息檔案保密的重要性分析

龔汝朦

國(guó)網(wǎng)湖南省電力有限公司輸電檢修分公司 湖南衡陽(yáng) 421000

近年來(lái)，在信息技術(shù)發(fā)展環(huán)境下，檔案管理工作越來(lái)越趨向精細(xì)化和智能化發(fā)展，這在一定程度上提高了檔案管理工作的質(zhì)量和效率。但在檔案管理日常工作中，在很多方面存在較大問(wèn)題，諸如檔案管理的保密性、硬件設(shè)施、管理人員水平以及檢索率等，為了做好檔案保密工作，提高檔案管理水平，本文就如何做好新時(shí)代檔案保密工作進(jìn)行探究。

1 公文信息檔案保密的重要性分析

公文信息保密的決定因素，包括如下幾點(diǎn)：首先，在于其所承載內(nèi)容的秘密性決定，通常公文信息會(huì)直接服務(wù)于政府以及黨委，涵蓋的內(nèi)容也包括社會(huì)生活的各個(gè)層面，而公文信息承載在包括電子文檔在內(nèi)的很多載體上，這就需要對(duì)其采取針對(duì)性的保密措施，將保密工作貫穿于公文的擬制、收發(fā)、加工、處理以及傳遞的各個(gè)環(huán)節(jié)中。其次，公文信息的保密還與專(zhuān)一性與參謀性相關(guān)，專(zhuān)一性主要指的是公文信息所服務(wù)的對(duì)象，只能在特定的范圍內(nèi)流通，而參謀性主要指的是黨政相關(guān)的決策或者參考意見(jiàn)、資料等，這些資料都不適宜在大范圍內(nèi)公開(kāi)，需要公文管理人員做好保密工作。此外，保密的決定因素，還與公文所產(chǎn)生的效力有關(guān)，很多公文會(huì)涉及黨政核心事務(wù)，有些公文為這些核心事物提供依據(jù)，會(huì)影響核心事物的開(kāi)展。比如：黨籍管理工作中的公文信息會(huì)直接涉及黨員的個(gè)人成長(zhǎng)、個(gè)人隱私、工作調(diào)動(dòng)以及各個(gè)領(lǐng)域中，因此必須要公文信息檔案管理人員做好保密工作，防止信息泄露。因此，這就需要公文管理人員對(duì)保密工作加以重視，將保密要求貫穿于公文信息管理的各個(gè)環(huán)節(jié)中，提升公文信息管理的效率，避免給他人、社會(huì)以及國(guó)家造成危害[1]。

2 新形勢(shì)下公文信息檔案保密的措施

2.1 完善保密制度，樹(shù)立檔案保密意識(shí)

做好新時(shí)代檔案保密工作，完善保密制度，樹(shù)立檔案保密意識(shí)是必不可少的。首先，要建立健全保密制度。結(jié)合機(jī)關(guān)單位特點(diǎn)對(duì)檔案的密級(jí)認(rèn)定、保存年限、傳達(dá)范圍、銷(xiāo)毀程序以及借閱手續(xù)等方面制度進(jìn)行完善，確保不遺漏檔案在管理中的任一環(huán)節(jié)。其次，要樹(shù)立檔案管理人員的檔案保密意識(shí)。檔案管理人員應(yīng)熟練掌握《保密法》《檔案法》等有關(guān)保密工作的法律法規(guī)，明確認(rèn)識(shí)到檔案保密管理的重要性，提高檔案管理人員的保密意識(shí)，牢固樹(shù)立保密觀念，增強(qiáng)保密意識(shí)。此外，還應(yīng)建立問(wèn)責(zé)制，要嚴(yán)肅追究檔案管理人員瀆職、失職等行為，為檔案保密為前提，實(shí)現(xiàn)單位文書(shū)檔案信息的借閱。

2.2 完善檔案信息化管理系統(tǒng)

在企業(yè)檔案信息化管理中，為了更好貫徹落實(shí)保密工作，往往還需要從具體檔案信息化管理系統(tǒng)入手進(jìn)行完善優(yōu)化，避免因?yàn)榧夹g(shù)層面的影響，導(dǎo)致檔案資料出現(xiàn)泄密風(fēng)險(xiǎn)?；诖?，針對(duì)企業(yè)檔案信息化管理涉及到的各個(gè)軟件以及硬件設(shè)備都需要進(jìn)行優(yōu)化控制，以更好實(shí)現(xiàn)對(duì)于檔案資料的優(yōu)化保存和應(yīng)用管理。在企業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)構(gòu)建中，往往需要首先考慮到檔案管理訴求，根據(jù)相關(guān)需求合理匹配相適應(yīng)的系統(tǒng)架構(gòu)，以滿足檔案資料保存和管理的基本要求。針對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)還需要專(zhuān)門(mén)設(shè)置相匹配的安全保護(hù)機(jī)制，尤其是對(duì)于相關(guān)電子檔案資料的閱讀權(quán)限，需要結(jié)合企業(yè)各個(gè)不同崗位的實(shí)際狀況予以恰當(dāng)設(shè)置，要求只有符合崗位等級(jí)要求的人員才能夠查閱相應(yīng)檔案資料，避免出現(xiàn)越權(quán)查閱檔案資料的問(wèn)題出現(xiàn)。針對(duì)檔案資料的查閱以及下載也需要依托信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化管控，能夠依托自動(dòng)化生成的日志進(jìn)行追溯和跟蹤管理，以便及時(shí)了解可能出現(xiàn)檔案資料泄露的原因，對(duì)于相關(guān)人員追責(zé)處理，更好確保檔案資料的安全性[2]。

2.3 增強(qiáng)公文信息檔案管理人員的綜合素質(zhì)

公文信息管理人員具有特殊的身份和地位，對(duì)很多信息能夠最先知曉，并且知道的信息量也比較大，信息檔案保密工作的效率直接跟管理人員的綜合素質(zhì)具有密切的關(guān)系。首先，要提升檔案管理人員的政治素養(yǎng)，這也是做好保密工作的首要前提，公文信息管理工作的政治性十分強(qiáng)，需要管理人員具備堅(jiān)定的政治立場(chǎng)，將國(guó)家和人民的利益放在首位，以大局為重，保守國(guó)家和黨的秘密。其次，檔案管理人員要具備高度的思想認(rèn)知，過(guò)硬的思想作風(fēng)，具備高尚的責(zé)任意識(shí)和保密意識(shí)，不管在任何場(chǎng)合，都應(yīng)該確保萬(wàn)無(wú)一失，對(duì)自己要有嚴(yán)格的要求。因此這就需要檔案管理機(jī)關(guān)對(duì)公文管理者定期進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)和教育活動(dòng)，密切關(guān)注公文管理者的思想動(dòng)態(tài)，及時(shí)糾正錯(cuò)誤的思想認(rèn)知和意識(shí)，能夠確保其勝任公文檔案管理任務(wù)。同時(shí)公文檔案管理者也應(yīng)該明確保密工作的重要性，將保密工作滲透到檔案管理的各個(gè)層面。公文檔案管理者還應(yīng)該嚴(yán)格地約束自己的行為，特別是對(duì)自己不需要知道的信息或者涉密事項(xiàng)，要嚴(yán)格保密，不傳播，同時(shí)還要確保公文的借閱安全，如果在管理的過(guò)程中，跨越制度的約束，沒(méi)有嚴(yán)格按照相關(guān)的程序進(jìn)行借閱，一定要對(duì)其嚴(yán)肅處理，養(yǎng)成高度的警惕意識(shí)，避免公文信息遭到泄露。比如：公文的草擬人員最早會(huì)接觸到涉密信息，在公文還沒(méi)有公開(kāi)之前，必須要嚴(yán)格保密。如：在一些黨務(wù)通知草擬之前，必須要對(duì)時(shí)間、地點(diǎn)、事件以及涉及的人物嚴(yán)格保密，一旦涉密公文信息泄露，將會(huì)造成嚴(yán)重的影響[3]。

3 結(jié)語(yǔ)

公文信息檔案管理的保密工作具有十分重要的價(jià)值和作用，檔案管理部門(mén)應(yīng)該加強(qiáng)重視。首先，需要明確認(rèn)識(shí)到公文信息保密工作的決定性因素，同時(shí)緊密結(jié)合新形勢(shì)，公文信息管理的特征和內(nèi)容，將保密工作貫穿于公文信息管理的始終。其次，要加強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)，從政治意識(shí)和思想認(rèn)知出發(fā)，確保保密工作有效落實(shí)。