做好國有企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理研究

文/南中全，中鐵大橋局集團(tuán)第二工程有限公司

1 引言

新形勢下對辦公室管理工作展開思考，有助于有效解決當(dāng)前國有企業(yè)辦公室管理工作存在的問題，實(shí)現(xiàn)單位辦公室的科學(xué)發(fā)展，從而進(jìn)一步的提升辦公室在單位行政管理中的重要作用。對于加強(qiáng)單位人員的思想建設(shè)，提升單位人員的工作積極性有著重要的促進(jìn)作用。

2 新時(shí)代辦公室行政事務(wù)管理工作的特點(diǎn)

2.1 工作內(nèi)容繁雜

目前，在辦公室行政事務(wù)管理工作中，涉及的工作內(nèi)容繁雜，無論大事小事，都需要行政部門管理，而且辦公室行政事務(wù)管理人員面對種類繁多的工作，需要對管理工作的每個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行思考和斟酌，如果稍微不注意，就會(huì)影響企業(yè)的正常運(yùn)營，還可能會(huì)產(chǎn)生一系列不良的影響。所以做好辦公室行政事務(wù)管理工作迫在眉睫。

2.2 提供服務(wù)

在新時(shí)代辦公室行政事務(wù)管理工作中，其主要特點(diǎn)是提供服務(wù)，以服務(wù)為主，加強(qiáng)各個(gè)部門之間的合作，協(xié)調(diào)他們之間的關(guān)系，為各個(gè)部門的工作提供服務(wù)，以此提升管理工作的效率。同時(shí)，在企業(yè)進(jìn)行決策工作時(shí)辦公室行政事務(wù)管理工作也起到了顯著的服務(wù)性作用。

2.3 難度增加

在新時(shí)代，辦公室行政事務(wù)管理工作的難度有所增加，這主要是因?yàn)槠鋬?nèi)容涉及較多且較復(fù)雜，導(dǎo)致管理工作所花費(fèi)的時(shí)間較長，并且企業(yè)在發(fā)展過程中其目標(biāo)明確，這些因素都會(huì)給辦公室行政事務(wù)管理工作帶來一定壓力，尤其是在新時(shí)代發(fā)展的要求下，決定了辦公室行政事務(wù)管理工作具有困難性。

3 新時(shí)代辦公室行政事務(wù)管理工作的職能

3.1 決策服務(wù)的職能

在企業(yè)發(fā)展管理中，辦公室行政事務(wù)管理具有關(guān)鍵性作用，在企業(yè)管理層進(jìn)行決策工作時(shí)具有決策服務(wù)的職能。主要體現(xiàn)于輔助企業(yè)管理層的工作，替企業(yè)管理層分擔(dān)工作并且降低企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的工作壓力。不僅包括企業(yè)的管理層，而且包括各個(gè)部門的企業(yè)員工。

3.2 輔助協(xié)調(diào)的職能

在辦公室行政事務(wù)管理工作中，深入了解基層人員的想法是工作內(nèi)容之一，其在了解過程中不斷加強(qiáng)了各個(gè)部門上下之間的溝通，也起到了協(xié)調(diào)的作用。同時(shí)，辦公室行政事務(wù)管理部門的另一項(xiàng)工作內(nèi)容就是實(shí)施企業(yè)上級(jí)部門的決策部署，從而保障企業(yè)正常運(yùn)營和發(fā)展順利進(jìn)行。

3.3 企業(yè)文化的宣傳

在辦公室行政事務(wù)管理部門的職能當(dāng)中，最重要的職能就是進(jìn)行企業(yè)文化宣傳，這是因?yàn)檗k公室行政管理部門是企業(yè)文化宣傳的重要窗口，是企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。因此，辦公室行政事務(wù)管理的工作是需要與企業(yè)的發(fā)展、企業(yè)內(nèi)部人員認(rèn)同相適應(yīng)，才能更好地進(jìn)行企業(yè)文化宣傳工作。

4 新形勢下辦公室管理工作現(xiàn)狀

4.1 管理理念滯后

新形勢下，國有企業(yè)辦公室的管理工作中最為突出的問題表現(xiàn)在管理理念的滯后性上。很多國有企業(yè)的辦公室管理工作依然采取傳統(tǒng)的管理理念，日常工作僅以各部門的配合工作為主，沒有進(jìn)行主動(dòng)工作。這種落后的管理理念同新形勢下辦公室管理工作的發(fā)展產(chǎn)生不可協(xié)調(diào)的矛盾。使得國有企業(yè)辦公室不能在現(xiàn)代化的基礎(chǔ)上，有效銜接各個(gè)部門，影響了辦公室在行政管理中的地位和作用，造成辦公室管理工作失誤。

4.2 工作內(nèi)容守舊

新形勢下，國有企業(yè)辦公室的日常工作內(nèi)容，從傳統(tǒng)的信息收集和統(tǒng)計(jì)，不斷拓展到信息分析以及行政輔助工作上。這一需要同當(dāng)前辦公室守舊的工作內(nèi)容相矛盾，不僅不利于新形勢下國有企業(yè)辦公室的管理工作的展開，而且會(huì)在日后的辦公室發(fā)展過程中，造成新的困難，不斷影響國有企業(yè)辦公室的正常發(fā)展。因此，有必要采取措施，轉(zhuǎn)變辦公室的工作內(nèi)容。

4.3 管理手段單一

新形勢下，國有企業(yè)辦公室的工作范圍不斷拓展，工作內(nèi)容日趨復(fù)雜，對于辦公室的管理手段也要求多樣化。這一點(diǎn)同當(dāng)前國有企業(yè)辦公室單一的管理手段相矛盾。這種矛盾導(dǎo)致在辦公室管理改革中，缺乏實(shí)質(zhì)性的進(jìn)展。同時(shí)，國有企業(yè)辦公室管理手段的單一也使得現(xiàn)代閉環(huán)管理模式無法在國有企業(yè)辦公室的管理工作中得以有效的應(yīng)用，妨礙了國有企業(yè)辦公室現(xiàn)代化管理的發(fā)展進(jìn)程。

4.4 激勵(lì)機(jī)制缺乏

新形勢下，國有企業(yè)行政管理中應(yīng)注重人性管理，關(guān)注國有企業(yè)人員的績效系統(tǒng)。但是，現(xiàn)實(shí)中的辦公室管理工作中，往往缺乏統(tǒng)一的績效評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)和完善的激勵(lì)機(jī)制，激勵(lì)形式過于單一，缺乏精神激勵(lì)。導(dǎo)致了國有企業(yè)辦公室行政人員的工作積極性不高，不能全身心的投入到日常工作中，影響工作效率。

5 做好國有企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理的策略

5.1 建設(shè)精細(xì)化的企業(yè)文化

做好國有企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理，首先就是要建設(shè)精細(xì)化的企業(yè)文化。俗話說，意識(shí)決定行動(dòng)，國有企業(yè)通過建設(shè)精細(xì)化的企業(yè)文化，有利于企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化的行政事務(wù)管理辦法的構(gòu)建。而建設(shè)精細(xì)化的企業(yè)文化需要企業(yè)從制度方面、執(zhí)行方面和規(guī)范方面進(jìn)行，才能有效地保證國有企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理得以提升。通過建設(shè)精細(xì)化的企業(yè)文化，使精細(xì)化的管理意識(shí)深入國有企業(yè)辦公室人員的心中，使其在進(jìn)行辦公室行政事務(wù)管理工作時(shí)能夠細(xì)化處理各個(gè)環(huán)節(jié)，并且在相關(guān)規(guī)章制度要求下規(guī)范自身的行為，形成自身精細(xì)化管理的思維，在實(shí)踐工作中不斷積累經(jīng)驗(yàn)，從而有效地改進(jìn)和創(chuàng)新自身的行政事務(wù)管理辦法，提升國有企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理的效率。

5.2 完善國有企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理制度

建立完善的國有企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理制度，為做好國有企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理工作提供制度支持。其目的是在完善的制度要求下，規(guī)范國有企業(yè)辦公室人員的行為，對辦公室人員進(jìn)行精細(xì)化管理，改善管理機(jī)制，促進(jìn)辦公室人員管理能力的提升，從而提升辦公室行政事務(wù)管理的水平。同時(shí)，通過完善的辦公室行政事務(wù)管理制度，促使辦公室人員形成良好的工作態(tài)度，明確自身的崗位職責(zé)及其工作任務(wù)，進(jìn)而發(fā)揮崗位作用，積極投入到辦公室行政事務(wù)管理工作中。建立完善的國有企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理制度需要全面考慮企業(yè)發(fā)展的情況和企業(yè)內(nèi)部員工的實(shí)際需求，強(qiáng)調(diào)人文關(guān)懷，增強(qiáng)企業(yè)員工的認(rèn)同感和歸屬感，從而打造良好的企業(yè)文化。

5.3 明確崗位職責(zé)，加強(qiáng)交流

在國有企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理工作中，辦公室人員的崗位意識(shí)作用影響著其管理的水平，并且辦公室行政事務(wù)管理工作是一項(xiàng)較為復(fù)雜、系統(tǒng)性的工作，辦公室人員要想充分發(fā)揮其崗位作用，還需要加強(qiáng)與企業(yè)各個(gè)部門之間的溝通與合作?；诖耍k公室行政事務(wù)管理部門首先要將較為繁雜的工作進(jìn)行細(xì)化處理，優(yōu)化辦公室流程和辦公時(shí)間。其次遵循相關(guān)的管理制度，對人員進(jìn)行合理配置，把辦公室行政事務(wù)工作的每項(xiàng)業(yè)務(wù)落到實(shí)處，并且明確每個(gè)辦公室人員的職責(zé)，增強(qiáng)辦公室人員的工作責(zé)任心，從而保證各項(xiàng)工作能夠順利進(jìn)行。

5.4 提升辦公室人員行政事務(wù)管理水平

做好國有企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理，應(yīng)當(dāng)提升國有企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理人員的綜合素質(zhì)，增強(qiáng)其管理服務(wù)意識(shí)和對工作重要性的認(rèn)知。國有企業(yè)辦公室人員需要在行政事務(wù)管理工作中不斷提升自身的管理能力和執(zhí)行能力，具有認(rèn)真、細(xì)心、耐心等良好的工作態(tài)度，形成良好的工作精神，并且在不斷的實(shí)踐過程中積累經(jīng)驗(yàn)，不斷創(chuàng)新發(fā)展自身的管理水平，才能有效地提升國有企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理的效率，才能有效地促進(jìn)國有企業(yè)的發(fā)展。

5.5 構(gòu)建信息化辦公室行政事務(wù)管理

當(dāng)前市場經(jīng)濟(jì)競爭日益激烈，并且隨著現(xiàn)代信息技術(shù)在企業(yè)經(jīng)營中的廣泛應(yīng)用，企業(yè)的核心競爭力有了顯著的提升。構(gòu)建辦公室行政事務(wù)信息化管理能夠充分利用信息化技術(shù)提升辦公室行政事務(wù)管理的效率，并且為國有企業(yè)的建設(shè)發(fā)展提供更加全面的信息，有效地提高了國有企業(yè)內(nèi)部行政機(jī)構(gòu)的靈活性和全面性，實(shí)現(xiàn)了國有企業(yè)內(nèi)部以及子公司、分公司的信息資源共享，提高了行政事務(wù)管理工作的效率。構(gòu)建辦公室行政事務(wù)信息化管理能夠有效對國有企業(yè)的經(jīng)營情況和企業(yè)內(nèi)部管理情況等各個(gè)層面進(jìn)行控制，從而提升國有企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理工作的效率。

5.6 積極創(chuàng)新辦公室行政事務(wù)管理模式

為了更好地落實(shí)辦公室行政事務(wù)管理工作，應(yīng)當(dāng)在實(shí)際的管理工作中不斷摸索和積累經(jīng)驗(yàn)，積極創(chuàng)新辦公室行政事務(wù)管理模式，可以引進(jìn)先進(jìn)的管理模式或者汲取其他企業(yè)的辦公室行政事務(wù)管理經(jīng)驗(yàn)，選取最優(yōu)方案，最大限度地發(fā)揮企業(yè)員工的潛能，激發(fā)其工作積極性，以此不斷提升企業(yè)員工的工作能力，從而保證企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

6 結(jié)束語

自改革開放以來，我國國有企業(yè)的改革工作一直不斷地深入，在其發(fā)展過程中雖然取得了顯著的成績，但是同時(shí)伴隨著來自于各個(gè)方面的挑戰(zhàn)。國有企業(yè)應(yīng)當(dāng)不斷提升自身的核心競爭力，以保證其發(fā)展能夠穩(wěn)步進(jìn)行，而辦公室行政事務(wù)管理在國企提升核心競爭力時(shí)起到了重要作用。因此，國有企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視辦公室行政事務(wù)管理工作，尋求有效途徑細(xì)化處理國有企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理中的問題，從而促進(jìn)國有企業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展。