淺談?wù)?wù)服務(wù)中心的檔案管理

鄭偉

單縣行政審批服務(wù)局 山東單縣 274300

推進(jìn)政務(wù)信息中心檔案信息化建設(shè)十分重要，應(yīng)高度重視，采取有效對策，加快推進(jìn)步伐，促進(jìn)政務(wù)服務(wù)中心檔案管理工作發(fā)展。

1 檔案信息化管理工作存在的問題

1.1 對檔案信息化的認(rèn)知度比較低

政務(wù)信息中心形成的檔案信息影響范圍廣，作用時間長，具有較高的史料保存價值，理所當(dāng)然成為政府機(jī)關(guān)檔案的重要來源。目前，多數(shù)政務(wù)信息中心對檔案信息化的認(rèn)知度比較低，檔案信息化與政務(wù)信息工作的發(fā)展還很不協(xié)調(diào)。做好政務(wù)信息中心檔案信息化工作已成為政務(wù)信息中心急需解決的現(xiàn)實問題[1]。

1.2 辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)不兼容

目前，每個地區(qū)政府信息中心使用的辦公自動化系統(tǒng)大多數(shù)是高級主管部門集成開發(fā)的辦公軟件，使用的檔案管理軟件獨立于辦公軟件。由于辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)設(shè)計單元和設(shè)計格式不同，在不同軟件環(huán)境中形成的數(shù)據(jù)難以轉(zhuǎn)換，無法進(jìn)行電子檔案存檔，從而延遲了政府信息中心檔案信息進(jìn)程。

2 做好檔案信息化管理工作的對策

2.1 加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)

政務(wù)中心檔案是指在政務(wù)無關(guān)人士和各種活動中，對直接相關(guān)的政務(wù)有保存價值的各種文章、圖表、音頻等多種形式的歷史記錄。政務(wù)中心要加強(qiáng)檔案工作的管理，把檔案工作納入正可怕的發(fā)展計劃。所有檔案都必須集中管理、專門的檔案管理器、集中化的集中管理以及在所有工作活動中集中管理，并確保這些檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)化、安全和高效使用。

2.2 強(qiáng)化檔案基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備建設(shè)

目前，計算機(jī)普遍應(yīng)用于政務(wù)中心的各種工作，大大提高了工作效率。計算機(jī)存儲，檢索檔案快速準(zhǔn)確。由于經(jīng)濟(jì)和技術(shù)條件的限制，現(xiàn)在大多數(shù)政務(wù)中心存檔的收集、整理和利用都是手動完成的，信息化的程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于辦公自動化的總體水平。所用檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用軟件，水平不均；如果沒有遵循國內(nèi)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，則單一功能、低標(biāo)準(zhǔn)化水平、不完整的數(shù)據(jù)以及大多數(shù)檔案在沒有主題索引的情況下的共享方式都很差。因此，政務(wù)中心必須增加對構(gòu)建存檔信息的投資，加強(qiáng)支持“軟件”建設(shè)，改進(jìn)“硬件”基礎(chǔ)架構(gòu)，以及為管理存檔信息提供良好的支持服務(wù)。

2.3 檔案干部隊伍素質(zhì)的提升

檔案工作的質(zhì)量如何直接關(guān)系到檔案工作的發(fā)展。目前，政府中心存檔團(tuán)隊具有單一的人力知識結(jié)構(gòu)，因此具備檔案業(yè)務(wù)知識、經(jīng)濟(jì)管理、計算機(jī)管理等知識的復(fù)雜人才較少。大部分檔案管理知識淺薄，對檔案管理現(xiàn)代化和數(shù)字化工作產(chǎn)生不利影響的檔案人力。檔案管理器不僅要掌握現(xiàn)有的檔案管理知識，還必須努力掌握計算機(jī)操作、數(shù)據(jù)庫管理、網(wǎng)絡(luò)管理等基本技術(shù)[2]。

2.4 全面加強(qiáng)檔案信息資源的安全管理

當(dāng)前電子政務(wù)的安全正面臨病毒侵襲、人為失誤、系統(tǒng)故障、載體損壞等方面的嚴(yán)重威脅。為此，檔案部門可以配合電子政務(wù)主管部門和信息技術(shù)部門，制訂安全管理規(guī)范，落實物理隔離、數(shù)據(jù)備份、防火墻設(shè)置、CA認(rèn)證、數(shù)字加密、數(shù)字簽名、權(quán)限控制、日志管理與安全審計等技術(shù)措施，并做好已歸檔電子檔案的安全保存、保護(hù)工作，確保政務(wù)信息安全萬無一失。

2.5 從借閱到服務(wù)，制度約束技術(shù)化

以互聯(lián)網(wǎng)政務(wù)服務(wù)檔案的應(yīng)用場景為例，首先，檔案化后形成的檔案是對某項政務(wù)服務(wù)辦件的申請、審批和結(jié)果性材料的集中整理，并固化成一份可解析為版式文檔隨時查閱的封裝檔案。其次，該檔案在形成后同時有兩類去向，一是按照傳統(tǒng)歸檔程序向檔案部門歸檔，將該檔案保存于電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案管理系統(tǒng)之中；二是將檔案反饋至與該檔案形成相關(guān)的主體，如發(fā)起業(yè)務(wù)的申請者以及參與審批的政府部門，具體是在上述主體的政務(wù)服務(wù)平臺頁面之中提供瀏覽、下載該份檔案記錄的功能。最后，基于上述流程和功能部署，檔案形成的相關(guān)主體在利用與自身相關(guān)的檔案時，不再需要向檔案部門履行借閱手續(xù)，而是可以隨時查看該檔案，檔案部門僅需要在非檔案相關(guān)主體提出利用需求時，再按照借閱流程進(jìn)行借閱，從而真正實現(xiàn)檔案利用服務(wù)的“前移”“主動化”以及“以用戶為中心”[3]。

2.6 及時開發(fā)檔案信息資源

多年來，政府中心檔案工作缺乏等待訪問、我想確認(rèn)的手動服務(wù)狀態(tài)以及積極參與意識。應(yīng)該改變這種情況，將檔案工作的重點及時轉(zhuǎn)移到開發(fā)和利用上，充分發(fā)揮檔案信息資料的作用，率先引導(dǎo)政府中心的決策和入住單位的應(yīng)用，從而提供服務(wù)。在利用日常材料提交和存檔的同時，重點是檔案信息編輯和研究工作，執(zhí)行圍繞政務(wù)中心發(fā)展的任務(wù)，從眾多存檔材料中選擇性地開發(fā)有參考價值的編輯和存檔信息材料，并將其提供給決策者和入住單位參考。

2.7 從歸檔到檔案化，活化檔案概念

傳統(tǒng)觀念下的檔案受到空間維度上歸檔概念的制約。所謂空間維度上的歸檔概念，是指認(rèn)為檔案原件只有一份，從業(yè)務(wù)系統(tǒng)環(huán)境經(jīng)預(yù)歸檔、歸檔整理后進(jìn)入電子檔案管理系統(tǒng)環(huán)境，才真正成為檔案部門管轄范疇下的檔案。這種觀念固然符合傳統(tǒng)紙質(zhì)條件下對檔案管理的理解和認(rèn)識，但在互聯(lián)網(wǎng)政務(wù)服務(wù)環(huán)境下卻制約了檔案對治理活動的支撐作用。

3 結(jié)語

各地黨委政務(wù)信息中心形成了大量應(yīng)該歸檔保存的紙質(zhì)檔案和電子數(shù)據(jù)。如何做好政務(wù)信息中心檔案信息化管理工作，實現(xiàn)檔案信息的無障礙傳輸和全天候服務(wù)，為黨委和政府提供全方位、高層次、寬領(lǐng)域、多形式的服務(wù)，是各地政務(wù)信息中心必須深刻思考和解決的問題[4-5]。