疾控中心衛(wèi)生業(yè)務(wù)檔案管理計(jì)算機(jī)化趨勢(shì)研究

葉冰

河南省疾病預(yù)防控制中心 河南鄭州 450016

在我國(guó)衛(wèi)生機(jī)構(gòu)設(shè)置中疾控中心是非常重要的組成部分，主要工作目標(biāo)是疾病預(yù)防。疾控中心在監(jiān)測(cè)、分析和預(yù)防各種疾病時(shí)，會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)檔案資料，如果檔案管理不夠完備，將會(huì)阻礙其日常工作順利開(kāi)展，影響疾控中心的衛(wèi)生防疫、防病工作順利落實(shí)。疾控中心檔案資料包括許多長(zhǎng)期跟蹤調(diào)查和監(jiān)測(cè)的歷史數(shù)據(jù)，能夠給公共衛(wèi)生防治，疫情控制、疾病研究奠定良好的資料基礎(chǔ)，以順利開(kāi)展疾病防治工作。但隨著衛(wèi)生監(jiān)督以及衛(wèi)生防病體制不斷改進(jìn)，使得疾控中心各項(xiàng)管理工作面臨一定挑戰(zhàn)和機(jī)遇，衛(wèi)生業(yè)務(wù)的檔案管理工作是疾控中心管理工作的重要組成部分，在這一背景下應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，革新方式方法，在檔案管理中充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)管理工作的計(jì)算機(jī)化。

1 疾控中心業(yè)務(wù)檔案計(jì)算機(jī)化現(xiàn)狀

一般情況下，疾控中心設(shè)有公共衛(wèi)生防治、病媒防治、傳染病預(yù)防控制、衛(wèi)生檢驗(yàn)、結(jié)核病預(yù)防控制、艾滋病預(yù)防控制、慢性病預(yù)防控制、后勤保障處、人事處、地方病預(yù)防控制、中心辦公室及財(cái)務(wù)室等科室，檔案室通常設(shè)在辦公室之中，并由專門人員來(lái)管理，有些疾控中心會(huì)選派兼職人員來(lái)協(xié)助、配合完成檔案管理工作。業(yè)務(wù)科室與檔案管理科室工作出發(fā)點(diǎn)不同，從而對(duì)于檔案管理工作提出不同要求，通常業(yè)務(wù)科室希望檔案管理工作可向自身查閱檔案等工作提供便利，檔案室的主要工作任務(wù)是保證檔案資料順利歸檔，并保持?jǐn)?shù)據(jù)的完整和一致。針對(duì)這一情況，疾控中心為滿足各科室的要求，將檔案管理分為兩部分。一部分是各業(yè)務(wù)科室自行收集和管理資料檔案，結(jié)合上級(jí)業(yè)務(wù)部門以及檔案室要求構(gòu)建檔案預(yù)立卷；另一部分是在年底檔案室管理人員集中各科室的預(yù)立卷，并重新構(gòu)建檔案目錄，使檔案資料得到集中管理[1]。這樣的模式能夠滿足檔案室和業(yè)務(wù)科室的工作需求，但是卻存在著及時(shí)調(diào)閱不便的問(wèn)題。

2 疾控中心衛(wèi)生檔案業(yè)務(wù)管理計(jì)算機(jī)化優(yōu)勢(shì)

疾控中心開(kāi)展檔案管理工作時(shí)應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，能夠有效提升工作效率，向社會(huì)發(fā)展提供技術(shù)服務(wù)與支撐。在各級(jí)疾控中心，管理其衛(wèi)生業(yè)務(wù)檔案都有著一定復(fù)雜性，涉及工作較廣，并且比較繁瑣，而應(yīng)用信息技術(shù)可以使檔案管理更加便利，提升管理效率同時(shí)降低工作成本[2]。原本檔案管理工作中的收集工作較為繁瑣，要投入許多人力和物力，需要許多管理人員人工記錄文件，產(chǎn)生較長(zhǎng)工作周期，并且會(huì)嚴(yán)重浪費(fèi)人力資源，并且要求有許多紙質(zhì)材料，浪費(fèi)材料同時(shí)加大成本支出。而應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)可將這兩個(gè)問(wèn)題有效解決，不僅能夠減少人員的投入，縮短工作周期，還可減少材料的消耗，由此提升工作效率，并提升檔案利用率。除此之外，全面實(shí)現(xiàn)管理計(jì)算機(jī)化，可實(shí)現(xiàn)電子儲(chǔ)存，以節(jié)省儲(chǔ)存空間。通常傳統(tǒng)檔案為紙質(zhì)版材料，將占有較大的儲(chǔ)存空間，難以保存，隨著時(shí)間的推移容易出現(xiàn)資料丟失、磨損等問(wèn)題，并且在查找時(shí)會(huì)消耗較多時(shí)間和精力。而應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，能夠以電子的方式將文件儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)硬盤(pán)、云計(jì)算以及在線數(shù)據(jù)庫(kù)中，以此節(jié)省存儲(chǔ)空間，并且方便檢索查找，在網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，即方便了檔案管理人員的保存和管理，又最大限度的為數(shù)據(jù)檢索提供便利。因此，疾控中心檔案管理工作要求具備高素質(zhì)、專業(yè)能力強(qiáng)、能夠準(zhǔn)確、熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型人才，并且管理人員應(yīng)了解檔案管理知識(shí)和一定的醫(yī)學(xué)知識(shí)。

3 衛(wèi)生業(yè)務(wù)檔案管理計(jì)算機(jī)化模式

3.1 管理計(jì)算機(jī)化模式的設(shè)計(jì)

基于業(yè)務(wù)科室以及檔案室的不同需求，在管理計(jì)算機(jī)化模式中將歸檔資料目錄劃分成兩部分，分別是日常檔案和業(yè)務(wù)檔案。其中業(yè)務(wù)檔案根據(jù)不用科室的具體要求所設(shè)置的相應(yīng)管理工作，將各科室監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)、工作報(bào)表、科研工作、宣傳培訓(xùn)、計(jì)劃小結(jié)以及專項(xiàng)工作等進(jìn)行細(xì)分，在具體設(shè)計(jì)不同科室的頁(yè)面時(shí)，應(yīng)該遵循條塊結(jié)合這一原則。而日常檔案主要包括各個(gè)科室的文檔、收發(fā)文件、工作依據(jù)、計(jì)劃總結(jié)、個(gè)人考核結(jié)果以及會(huì)議記錄等內(nèi)容。為避免檔案管理人員出現(xiàn)計(jì)算機(jī)化管理衛(wèi)生業(yè)務(wù)檔案的不適應(yīng)性，并且有效開(kāi)展聯(lián)網(wǎng)共享檔案資源以及資料等工作，在實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)化管理模式時(shí)，需摒棄原本檔案數(shù)據(jù)庫(kù)儲(chǔ)存以及查找檔案的方法，可有效應(yīng)Web 網(wǎng)頁(yè)的形式，其主要優(yōu)勢(shì)是：

（1）能夠降低開(kāi)發(fā)軟件的成本，軟件的移植適應(yīng)性比較強(qiáng)。

（2）Web 網(wǎng)頁(yè)能夠給C/S 結(jié)構(gòu)管理提供便利，可將服務(wù)器的數(shù)據(jù)運(yùn)行負(fù)荷降低，并降低運(yùn)營(yíng)成本，一般機(jī)器配備IE 瀏覽器即可使用。

（3）Web 網(wǎng)頁(yè)提供操作平臺(tái)，并不會(huì)對(duì)現(xiàn)存數(shù)據(jù)進(jìn)行修改，有利于各項(xiàng)資料迅速歸類。

（4）Web 操作難度較低，類似于自動(dòng)辦公軟件界面，其界面無(wú)需操作者花費(fèi)太多時(shí)間技能掌握，能夠輕松習(xí)得[3]。

3.2 計(jì)算機(jī)化管理模式的具體應(yīng)用

在推出和應(yīng)用業(yè)務(wù)檔案管理計(jì)算機(jī)化模式后，因?yàn)槠溆兄黠@的實(shí)用性和易操作性，將會(huì)得到了良好的科室應(yīng)用反饋。實(shí)際運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理模式時(shí)，其能將檔案歸檔條理性和及時(shí)性提高，并且能夠確保檔案完整性以及一致性。與傳統(tǒng)管理模式比較來(lái)說(shuō)，更有利于檔案的調(diào)閱。除此之外，這一模式的應(yīng)用還能夠規(guī)范管理人員行為，可充分達(dá)到檔案室管理以及各個(gè)業(yè)務(wù)科室的要求。本文所設(shè)計(jì)的檔案管理計(jì)算機(jī)化模式，在應(yīng)用后獲得了較好的效果與反饋，可彌補(bǔ)原本檔案管理工作的不足，但是因?yàn)榻?jīng)費(fèi)、時(shí)間緊張以及缺乏相關(guān)專業(yè)人才等因素制約，使得這一管理軟件依舊為單機(jī)操作、主要交換方式是數(shù)據(jù)交換，需要進(jìn)一步完善數(shù)據(jù)共享。

4 結(jié)語(yǔ)

疾控中心主要任務(wù)是通過(guò)對(duì)人群和疾病的調(diào)查研究與跟蹤監(jiān)測(cè)，建立并健全數(shù)據(jù)庫(kù)，提高疾病預(yù)防控制和突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急處置能力，保障人民身體健康和生命安全，促進(jìn)社會(huì)穩(wěn)定與經(jīng)濟(jì)發(fā)展，其所涉及的范圍較為廣泛，從而使得業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)以及檔案數(shù)量較多、種類較復(fù)雜，且專業(yè)性極強(qiáng)，開(kāi)展管理工作時(shí)需保障資料的完整新和連續(xù)性和實(shí)用性。應(yīng)用計(jì)算機(jī)能夠輔助檔案管理這一工作順利落實(shí)，并且使檔案管理更加規(guī)范。