淺析新形勢(shì)下如何加強(qiáng)行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理

徐佳佳

一、行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)概述及固定資產(chǎn)管理重要性

使用年限在一年以上，價(jià)值在1000元以上的非貨幣資產(chǎn)或者雖未達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，但是耐用性能在一年以上的大批同類物資都屬于固定資產(chǎn)。政府采購(gòu)中的固定資產(chǎn)主要包括通用設(shè)備，專業(yè)設(shè)備，家具、文物和陳列品等。

首先，固定資產(chǎn)是行政事業(yè)單位的重要資產(chǎn)之一，只有做好行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理，幫助國(guó)有資產(chǎn)規(guī)劃采購(gòu)與管理流程，提高資金使用效率，才能使行政事業(yè)單位的業(yè)務(wù)發(fā)展得到良性循環(huán)。通過科學(xué)配置、合理分配固定資產(chǎn)，多角度全方位地做好行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)的整合利用，遵循勤儉節(jié)約的原則才能夠減少資產(chǎn)流失，保證財(cái)政資金不被濫用。其次，行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理采購(gòu)、處置、報(bào)廢等過程如果由于沒有嚴(yán)格的規(guī)章制度管束或者審批管理不嚴(yán)格，導(dǎo)致處置報(bào)廢不恰當(dāng)，就極易滋生腐敗行為，造成國(guó)家財(cái)產(chǎn)流失，因此，加強(qiáng)固定資產(chǎn)管理可以避免固定資產(chǎn)被侵占，有利于維護(hù)行政事業(yè)單位財(cái)政經(jīng)濟(jì)的有序發(fā)展。最后，當(dāng)下正處于事業(yè)單位改革的轉(zhuǎn)型期，國(guó)家倡導(dǎo)文化事業(yè)單位向企業(yè)型單位發(fā)展轉(zhuǎn)變，在轉(zhuǎn)型的過程中，優(yōu)化職能機(jī)構(gòu)改革的同時(shí)會(huì)涉及固定資產(chǎn)的清查工作，涉及對(duì)行政事業(yè)單位現(xiàn)有固定資產(chǎn)的統(tǒng)一盤點(diǎn)核算，如果能夠制定出相對(duì)完善的固定資產(chǎn)管理體制，避免出現(xiàn)遺漏和錯(cuò)報(bào)，就可以從根源上杜絕可能存在的漏洞問題，幫助行政事業(yè)單位體系在日后的改革或者轉(zhuǎn)型中順利過渡。

二、行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理存在的問題

（一）管理缺失，導(dǎo)致固定資產(chǎn)賬實(shí)不符

行政事業(yè)單位主要的固定資產(chǎn)設(shè)備是電腦、打印機(jī)、相機(jī)等，但是目前許多行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理人員只注重采購(gòu)管理，卻忽視了對(duì)固定資產(chǎn)的使用管理，按照預(yù)算指標(biāo)金額和數(shù)量進(jìn)行采購(gòu)后沒有將固定資產(chǎn)指派專人監(jiān)督，購(gòu)買后就直接分發(fā)給有需要的人，卻忽視了登記固定資產(chǎn)卡片，無法將固定資產(chǎn)對(duì)應(yīng)到實(shí)際使用的部門和人員，個(gè)人或者部門在人員調(diào)整和離職的狀態(tài)下也沒有相應(yīng)的交接固定資產(chǎn)的流程，可能導(dǎo)致沒有及時(shí)歸還設(shè)備就被其他部門挪用或者帶走等情況的出，最終導(dǎo)致實(shí)際使用數(shù)少于賬面數(shù)現(xiàn)，而這都是缺乏后續(xù)跟蹤管理帶來的結(jié)果。有些設(shè)備屬于上級(jí)部門無償劃撥的，由于不需要進(jìn)行賬務(wù)處理，財(cái)務(wù)人員與資產(chǎn)管理部門就無法做到互通，最終設(shè)備年久丟失或者存放不用直接到了報(bào)廢年限，造成財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)與資產(chǎn)管理數(shù)據(jù)無法匹配。

（二）體制內(nèi)部改革，領(lǐng)導(dǎo)缺乏監(jiān)督

近年來，許多行政事業(yè)單位都進(jìn)入了轉(zhuǎn)型改革的發(fā)展階段，存在分立或者合并，領(lǐng)導(dǎo)班子也經(jīng)歷了各種調(diào)整，在主管領(lǐng)導(dǎo)尤其是財(cái)務(wù)主管或者會(huì)計(jì)人員離職后，新任人員在固定資產(chǎn)管理交接中沒有合規(guī)詳細(xì)的程序和流程，導(dǎo)致新任人員無法對(duì)原有情況進(jìn)行深入了解。主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)固定資產(chǎn)管理的重視度也不夠，固定資產(chǎn)出現(xiàn)各種歷史遺留問題無法解決，使得盤點(diǎn)時(shí)出現(xiàn)實(shí)物與賬面不符的現(xiàn)象［1］。例如，某些設(shè)備已經(jīng)被變賣但是財(cái)務(wù)部門并沒有收到報(bào)廢審批單，導(dǎo)致該設(shè)備在賬上仍然存在；部分已經(jīng)提足折舊可以報(bào)廢的設(shè)備卻找不到實(shí)物，無法核實(shí)資產(chǎn)存在情況導(dǎo)致無法報(bào)廢，只能在固定資產(chǎn)管理部門中繼續(xù)堆放；已經(jīng)可以報(bào)廢損毀的，需要向上級(jí)主管部門和國(guó)家資產(chǎn)管理部門進(jìn)行報(bào)送審批，提供報(bào)廢、變賣的書面報(bào)告，但在實(shí)際中卻沒有經(jīng)過審批直接報(bào)廢，造成國(guó)有資產(chǎn)的嚴(yán)重流失。

（三）固定資產(chǎn)內(nèi)部控制有待加強(qiáng)

有些固定資產(chǎn)已使用多年甚至無法運(yùn)作，但是由于行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)存在預(yù)算管理機(jī)制，因此，在當(dāng)年部門領(lǐng)導(dǎo)沒有申報(bào)預(yù)算情況就無法更換電腦；有些部門又因?yàn)槎啻紊陥?bào)預(yù)算導(dǎo)致資產(chǎn)更新過快造成資產(chǎn)浪費(fèi)的情況。資產(chǎn)管理部門沒有在制定預(yù)算的同時(shí)了解各部門員工的需求，只依賴于部門領(lǐng)導(dǎo)申報(bào)的預(yù)算指標(biāo)，部門職責(zé)不明確，導(dǎo)致資產(chǎn)配置存在嚴(yán)重缺失。有些從事宣傳性工作的事業(yè)單位，其專用設(shè)備如大型攝錄機(jī)、圖形工作站等都是價(jià)值不菲的固定資產(chǎn)，但是由于互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)品更新?lián)Q代快以及使用不當(dāng)導(dǎo)致?lián)p耗嚴(yán)重，使部門人員盲目過多地采購(gòu)；還有一些為了特定項(xiàng)目而必須購(gòu)置但是日后使用頻率較低的固定資產(chǎn)，無法充分發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。另外，還存在大額固定資產(chǎn)采購(gòu)項(xiàng)目并沒有經(jīng)過主管領(lǐng)導(dǎo)協(xié)商討論購(gòu)買的實(shí)際利用價(jià)值就直接采購(gòu)，采購(gòu)后也沒有明確的管理和使用規(guī)則的現(xiàn)象，這種不良的購(gòu)置習(xí)慣會(huì)阻礙行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理的健康發(fā)展，也為以后的固定資產(chǎn)管理及核算埋下了隱患。

（四）固定資產(chǎn)清查制度不健全

目前很多事業(yè)單位在固定資產(chǎn)清查管理方面沒有建立良好的管理機(jī)制。隨著事業(yè)單位的規(guī)模擴(kuò)大，業(yè)務(wù)模式的轉(zhuǎn)型，資產(chǎn)的配置需求也在逐日增加，資產(chǎn)采購(gòu)、變更、報(bào)廢的頻率也較以往更高，這就對(duì)單位的固定資產(chǎn)清查與盤點(diǎn)提出了更高的要求。但是目前很多行政事業(yè)單位在固定資產(chǎn)管理上缺乏完善的清查制度，導(dǎo)致固定資產(chǎn)實(shí)物的增減變動(dòng)情況無法得到及時(shí)的反饋；也沒有將以往年度的固定資產(chǎn)進(jìn)行電子化存儲(chǔ)，在資產(chǎn)清查時(shí)會(huì)出現(xiàn)漏查、錯(cuò)查等現(xiàn)象，造成固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)處理不及時(shí)、不準(zhǔn)確，對(duì)后期資產(chǎn)折舊和攤銷產(chǎn)生不利影響。

（五）政府采購(gòu)預(yù)算計(jì)劃設(shè)定不合理

政府采購(gòu)預(yù)算管理計(jì)劃的制定對(duì)固定資產(chǎn)的采購(gòu)與管理具有重要的奠基意義，擁有良好的預(yù)算采購(gòu)計(jì)劃可以幫助行政事業(yè)單位合理地采購(gòu)和配置資產(chǎn)。但有些行政事業(yè)單位在制定政府采購(gòu)預(yù)算計(jì)劃時(shí)，只是在原有的固定資產(chǎn)采購(gòu)預(yù)算的基礎(chǔ)上進(jìn)行簡(jiǎn)單的增減，而忽略了與管理部門的溝通，沒有考慮實(shí)際的使用情況和耗損程度，甚至在沒有進(jìn)行年度盤點(diǎn)清查的情況下就上報(bào)了采購(gòu)預(yù)算計(jì)劃，導(dǎo)致超標(biāo)采購(gòu)和重復(fù)采購(gòu)現(xiàn)象的出現(xiàn)，嚴(yán)重違背了厲行節(jié)約的優(yōu)良美德，也浪費(fèi)了財(cái)政資金［2］。

三、新形勢(shì)下加強(qiáng)行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理的措施

（一）做好固定資產(chǎn)的清查和處理工作

要做好固定資產(chǎn)清查和處理工作，一是要建立有效的固定資產(chǎn)清查機(jī)制，二是健全固定資產(chǎn)處置的規(guī)章制度。

第一，在新形勢(shì)下應(yīng)建設(shè)固定資產(chǎn)定期清理的新模式。隨著行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)數(shù)量規(guī)模的不斷變化和增加，加快推進(jìn)行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)信息化建設(shè)迫在眉睫。行政事業(yè)單位可以充分利用網(wǎng)絡(luò)時(shí)代高效便捷的技術(shù)，建立云會(huì)計(jì)平臺(tái)和大數(shù)據(jù)系統(tǒng)等固定資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)，以建立健全行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)的靈活管理機(jī)制，在資產(chǎn)清查過程中給各個(gè)固定資產(chǎn)建立電子檔案，實(shí)現(xiàn)落實(shí)到人，可以通過電子檔案查詢固定資產(chǎn)的信息情況，落實(shí)可視化的固定資產(chǎn)信息數(shù)據(jù)，做到可以隨時(shí)調(diào)取固定資產(chǎn)的使用現(xiàn)狀和歸屬，這樣不僅可以提高盤點(diǎn)效率也能給固定資產(chǎn)管理以及預(yù)算計(jì)劃的制定提供可靠有用的數(shù)據(jù)信息［3］。其次，行政事業(yè)單位要建立一套有效的清查審批制度，從“誰使用誰負(fù)責(zé)”的原則入手，落實(shí)責(zé)任到人制度，嚴(yán)格規(guī)定固定資產(chǎn)使用人的責(zé)任和義務(wù)，堅(jiān)持每年進(jìn)行兩次全面清查工作，保證能準(zhǔn)確記錄固定資產(chǎn)的使用和變動(dòng)過程，對(duì)于已經(jīng)報(bào)廢或者不能使用的固定資產(chǎn)及時(shí)進(jìn)行上報(bào)清理，避免出現(xiàn)固定資產(chǎn)堆放，影響盤點(diǎn)結(jié)果的真實(shí)性。

第二，固定資產(chǎn)處置應(yīng)合法合規(guī)。行政事業(yè)單位的固定資產(chǎn)折舊年限相對(duì)于企業(yè)來說更長(zhǎng)，在管理上具有持續(xù)時(shí)間較長(zhǎng)、后續(xù)計(jì)算復(fù)雜、計(jì)算量大等特點(diǎn)。而固定資產(chǎn)處置與固定資產(chǎn)購(gòu)入、折舊、計(jì)提減值準(zhǔn)備等都存在重大關(guān)聯(lián)，因此，管理好處置環(huán)節(jié)的固定資產(chǎn)對(duì)于保護(hù)國(guó)有資產(chǎn)的完整性，避免經(jīng)濟(jì)損失具有重要意義。在固定資產(chǎn)處置清查過程中可以建立專門的監(jiān)督管理機(jī)制，核查固定資產(chǎn)是否在規(guī)定的年限內(nèi)按期進(jìn)行了折舊，定期檢查報(bào)廢的固定資產(chǎn)實(shí)物是否確實(shí)不符合辦公需求并且都已到達(dá)報(bào)廢年限［4］；觀察固定資產(chǎn)的報(bào)廢審批單是否已經(jīng)得到領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)部門的審批，對(duì)于資產(chǎn)管理部門提出的報(bào)廢清單，財(cái)務(wù)人員要認(rèn)真審查是否與賬面數(shù)據(jù)和信息一致，提供核對(duì)清單并移交領(lǐng)導(dǎo)審批，最后通知上級(jí)資產(chǎn)管理部門對(duì)報(bào)廢的固定資產(chǎn)進(jìn)行核銷；同時(shí)還要安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督報(bào)廢變賣過程，這樣才能避免隨意報(bào)廢等情形的出現(xiàn)，以降低行政事業(yè)單位的財(cái)政風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)國(guó)家資產(chǎn)的保值。

（二）加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，規(guī)范管理機(jī)制

在進(jìn)行行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理的過程中要樹立正確的思想意識(shí)。首先，單位主要負(fù)責(zé)人要提高對(duì)固定資產(chǎn)的管理意識(shí)，加強(qiáng)自身責(zé)任感，明確責(zé)任分配和責(zé)任范圍、及時(shí)與領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)部門人員進(jìn)行溝通，規(guī)范管理機(jī)制。只有從領(lǐng)導(dǎo)到管理員自上而下地提高整體意識(shí)覺悟，才能將固定資產(chǎn)管理制度更好地執(zhí)行下去［5］。其次，針對(duì)行政事業(yè)單位體制改革帶來的內(nèi)部人員調(diào)動(dòng)，可以讓這些在位的與固定資產(chǎn)相關(guān)的工作人員向新任人員做一次匯報(bào)，盡可能地辦理好交接前對(duì)固定資產(chǎn)的盤點(diǎn)清查，對(duì)其中存在的問題進(jìn)行梳理，并要求在崗人員給予解答。最后，在重視日常資產(chǎn)成本控制的同時(shí)還要做好預(yù)算管理工作，固定資產(chǎn)預(yù)算是決定單位采購(gòu)以及核算的重要組成部分，在符合單位需求以及成本控制的前提下，要盡可能地在預(yù)算范圍內(nèi)對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行科學(xué)配置，這樣才能提高行政事業(yè)單位的資金配置效率，滿足單位長(zhǎng)期發(fā)展目標(biāo)的要求。針對(duì)特定項(xiàng)目需要用到的專用設(shè)備，可以采取租賃或者調(diào)用的形式使用設(shè)備，避免盲目采購(gòu)浪費(fèi)資源。

（三）將固定資產(chǎn)管理納入績(jī)效考核

可以將固定資產(chǎn)管理納入部門考核績(jī)效指標(biāo)中，讓每個(gè)員工都能充分重視固定資產(chǎn)管理，明確責(zé)任到人，可以對(duì)部門固定資產(chǎn)的使用情況進(jìn)行追蹤調(diào)查，及時(shí)匯報(bào)各部門固定資產(chǎn)的狀態(tài)及使用情況，在有離職或者新調(diào)入員工時(shí)要及時(shí)向資產(chǎn)管理部門進(jìn)行報(bào)備，對(duì)固定資產(chǎn)給予收回和重新分配，使固定資產(chǎn)流轉(zhuǎn)形成一個(gè)完整的鏈條。同時(shí)，各部門要按照要求配合檢查工作，建立懲罰機(jī)制，對(duì)于違反管理制度的行為進(jìn)行處罰批評(píng)，規(guī)范固定資產(chǎn)管理的工作目標(biāo)，這樣做一方面可以定期檢查固定資產(chǎn)管理職責(zé)的履行情況，另一方面也可以為固定資產(chǎn)實(shí)現(xiàn)合理配置建立長(zhǎng)效機(jī)制，避免出現(xiàn)各部門人員資產(chǎn)分配不均、使用效率低下、資產(chǎn)無人認(rèn)領(lǐng)甚至丟失等問題。

（四）加強(qiáng)對(duì)固定資產(chǎn)管理人員的培訓(xùn)

目前事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理人員素質(zhì)參差不齊，專門負(fù)責(zé)管理固定資產(chǎn)的人員更是有限，甚至存在兼職的情形。要想讓管理人員面對(duì)復(fù)雜龐大的固定資產(chǎn)能夠做到心中有數(shù)，就要建立專門的固定資產(chǎn)人員管理機(jī)制［6］。要對(duì)加強(qiáng)對(duì)固定資產(chǎn)管理人員的管理培訓(xùn)工作，無論是采購(gòu)還是日后的管理清查工作，只有學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)才能更好地使固定資產(chǎn)物盡其用，充分發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。尤其是在采購(gòu)環(huán)節(jié)中，采購(gòu)人員應(yīng)該嚴(yán)格按照政府采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行，應(yīng)選擇適合的供應(yīng)商和價(jià)格進(jìn)行標(biāo)的采購(gòu)，不能為了自身利益盲目采購(gòu)，要堅(jiān)持先計(jì)劃后執(zhí)行的操作程序。在采購(gòu)后要仔細(xì)核對(duì)采購(gòu)物品是否準(zhǔn)確，發(fā)票合同是否齊全，領(lǐng)用中是否登記了電子固定資產(chǎn)檔案信息等，只有固定資產(chǎn)管理人員加強(qiáng)對(duì)流程的掌握和運(yùn)用才能用活固定資產(chǎn)，幫助單位實(shí)現(xiàn)價(jià)值最大化。

（五）提高固定資產(chǎn)的使用效率

行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)的采購(gòu)?fù)ǔＷ裾詹块T申請(qǐng)審批采購(gòu)的方式，許多昂貴的固定資產(chǎn)在采購(gòu)后可能就直接歸于某部門使用，沒有進(jìn)行實(shí)名登記管理，固定資產(chǎn)管理部門對(duì)于固定資產(chǎn)使用過程中是否需要維修和更換都無法了解，有些固定資產(chǎn)因采購(gòu)年份已久可能無法使用，然而由于找不到維修機(jī)構(gòu)就被放置在一邊，在其他部門人員需要使用時(shí)也無法及時(shí)提供，這樣不僅會(huì)導(dǎo)致資產(chǎn)的閑置浪費(fèi)，也會(huì)導(dǎo)致資產(chǎn)容易丟失。因此，資產(chǎn)管理部門要對(duì)可以移動(dòng)或者使用次數(shù)不多的昂貴設(shè)備進(jìn)行統(tǒng)一保管，在部門人員使用時(shí)進(jìn)行實(shí)名登記，定期邀請(qǐng)專人對(duì)這些專用設(shè)備進(jìn)行維修檢測(cè)，邀請(qǐng)專人以講座的形式傳授設(shè)備使用技巧，這樣不僅可以使這些固定資產(chǎn)得到最大化利用，提高單位的工作效率，同時(shí)也能保證資產(chǎn)的完整性和準(zhǔn)確性。

四、結(jié)語(yǔ)

固定資產(chǎn)是行政事業(yè)單位中需要重視的金額較大的資產(chǎn)，是許多科研單位賴以生存的物質(zhì)基礎(chǔ)，是其履行職責(zé)、開展業(yè)務(wù)的保障兵，在日常的管理過程中如果使用不當(dāng)，就會(huì)給行政事業(yè)單位帶來較大的經(jīng)濟(jì)損失。隨著行政事業(yè)單位資產(chǎn)數(shù)量和規(guī)模的不斷增加，固定資產(chǎn)管理難度也在不斷提升，在新形勢(shì)下為順應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，加強(qiáng)對(duì)固定資產(chǎn)的管理，完善各項(xiàng)固定資產(chǎn)管理制度，加強(qiáng)對(duì)固定資產(chǎn)管理工作的監(jiān)督，減少財(cái)政風(fēng)險(xiǎn)，只有在程序和制度上形成一套規(guī)范的良好的機(jī)制，才保證國(guó)有資產(chǎn)的完整性。