財務共享模式下大型企業(yè)電子會計檔案管理系統(tǒng)探討

何孝容 李德慶

(江西科技學院，江西 南昌 330098)

0 引言

在20世紀80年代越來越多的企業(yè)推出財務共享服務，從個體的發(fā)展到共享服務的轉型，在很大程度上提高了大型企業(yè)在進行財務管理的效率，有利于企業(yè)財務信息的傳遞，保證了大型企業(yè)財務信息及流程的公開透明性。大型企業(yè)充分利用好當前大數(shù)據(jù)時代處理準確和速度快等特點，將對會計檔案管理電子化，取代傳統(tǒng)的紙質會計檔案管理，這樣有利于提高管理人員的效率。將不同區(qū)域的會計信息進行統(tǒng)一的管理，其中就包括了原始會計憑證、報賬和入賬等，推動大型企業(yè)電子會計檔案管理財務共享模式的應用。

1 大型企業(yè)電子會計檔案管理系統(tǒng)的作用

在大數(shù)據(jù)和云時代，傳統(tǒng)的會計檔案管理相比于現(xiàn)代的會計檔案管理，傳統(tǒng)的會計檔案管理效率比較低，電子會計檔案管理使用財務共享模式下打破了原有的思想。2016年1月1日開始，我國國家檔案局發(fā)布了關于會計檔案管理的辦法，積極響應時代的需求，充分利用好當前大數(shù)據(jù)時代的優(yōu)勢。首先，將會計檔案電子化的流程更加公開透明和系統(tǒng)化，不僅節(jié)約了對會計檔案管理的成本，而且在很大程度上減少了自愿的浪費，在傳統(tǒng)的會計檔案管理中紙質電子檔案管理需要要消耗大量的成本，而且非常費時間，由于企業(yè)的業(yè)務系統(tǒng)每日報表所包含的種類非常之多，如果是月和年更為繁多，這就需要大量的紙質，加上打印機等機器設備的消耗，這樣進行紙質會計檔案管理低效且成本高；其次，一旦電子會計憑證的各個流程都實現(xiàn)電子化管理，其中包括憑證的獲取、報銷和入賬等，大大提高了企業(yè)對于財務的管理效率，一方面，對于相關流程的辦理可以通過網上就直接辦理，這對于辦理人員更為便捷和快速，另一方面，這有利于財務人員對于所填寫的電子會計信息進行分類，不需要組織相關人員對信息的采集采取現(xiàn)場辦理的方式，這大大節(jié)約了企業(yè)的人力和物力；最后，電子會計檔案管理是這個大數(shù)據(jù)時代發(fā)展的必然趨勢，通過相關軟件對數(shù)據(jù)的處理，提升了企業(yè)對于數(shù)據(jù)的發(fā)掘處理和應用能力，高效地處理相關財務信息，企業(yè)的財務管理所包含的內容非常之廣泛，在財務共享模式之下，能夠將企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的各個環(huán)節(jié)透明公開化，這有利于企業(yè)提高充分了解自身的現(xiàn)狀，及時的發(fā)現(xiàn)并解決問題，通過大數(shù)據(jù)的處理財務管理可以做到精準高效，避免由于人為因素所造成的損失，而對于結果更有說服力，及時地通過財務數(shù)據(jù)分析當前企業(yè)所處的狀況和所面臨的挑戰(zhàn)，企業(yè)管理者再根據(jù)相關財務數(shù)據(jù)分析來制定出符合當前企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略目標，這樣就會使得目標更為清晰準確，可操作性也會增強，有利于企業(yè)的長遠發(fā)展。

2 財務共享模式下大型企業(yè)電子會計檔案管理系統(tǒng)的構建

由于大型企業(yè)單位部分和員工比較多，并且所屬的子公司也很多，如果是單一的財務管理系統(tǒng)很難將母子公司進行很多的對接和管理，這就會導致最后的財務狀況掌握不夠清楚，無法對企業(yè)的發(fā)展制定更為高效的策略，如何跨部門跨地區(qū)將財務信息整合一直都是大型企業(yè)的重點和難點工作，而財務共享模式下的電子會計檔案管理系統(tǒng)滿足了大型企業(yè)的這一需求。

首先，對于電子會計檔案數(shù)據(jù)的采集和加工環(huán)節(jié)必須將分公司和總部進行對接，其中就包括了各個系統(tǒng)和信息，比如ERP系統(tǒng)和報賬系統(tǒng)等，其中還包括原始憑證的留存，必須保證所采集到的財務信息的準確性和真實性，避免出現(xiàn)由于電子信息采集的虛假性，只有在經過相關財務人員的審批之后，才能夠生成相關的電子報表，這前期的工作對于財務管理是非常之關鍵的，為后續(xù)的財務管理工作奠定非常好的基礎。其次，對電子會計檔案數(shù)據(jù)的儲存，與傳統(tǒng)的會計檔案數(shù)據(jù)儲存方式不一樣，紙質版的會計電子檔案不僅費時費錢，而且在儲存和查閱非常不方便，嚴重影響到財務管理工作效率。通過對相關會計信息的采集，將其形成電子版的方式儲存在計算機中，保證記賬憑證的信息和原始憑證的影像票據(jù)等信息進行雙儲存，以便于后期的查閱和核查，當前我國很多大型企業(yè)都是根據(jù)《板式電子文件中保存格式需求》的原則對會計信息進行儲存。最后，對于電子會計檔案歸集管理和查閱，大型企業(yè)對于自身財務系統(tǒng)的要求是非常之高的，一般都是自身發(fā)展管理的要求選擇與之相適應的會計檔案管理系統(tǒng)，其中就包括了對分類方案、保管期限和檔號規(guī)則的管理等，在進行管理過程尤為要加強其安全性，企業(yè)應該安排專門的管理負責人員，根據(jù)不同部分進行歸納整理之后，構建自身的電子會計檔案數(shù)據(jù)庫，一旦查詢所需要的會計信息，只要進行搜索就可以一鍵搞定，簡單快速，這大大提高了企業(yè)財務管理的效率。

3 大型企業(yè)電子會計檔案管理系統(tǒng)存在的問題

首先，對于電子會計檔案管理工作人員的專業(yè)性，很多大型企業(yè)沒有重視對于這方面人才的培養(yǎng)，沒有設立專門的機構來進行管理，隨著信息化時代的到來，很多技能都需要相關的工作人員與時俱進，不斷去學習，這樣才能夠緊跟時代的步伐；其次，電子會計檔案管理沒有實現(xiàn)部門共享信息，這大大影響到員工工作的效率，企業(yè)中部門與部門之間應該是有一定信息共享的，比如相關的采購和使用信息的共享，會明確好各個部門之間的職責，同時還會使部門對于企業(yè)現(xiàn)狀做到心中有數(shù)，提高部門辦事的效率；最后，由于電子會計檔案管理涉及到網絡安全的問題，對于一個企業(yè)來說，會計檔案的管理是非常重要的，企業(yè)一旦在技術上出現(xiàn)漏洞，在很大程度上會給企業(yè)帶來經濟上的損失，比如電腦黑客使得相關信息的泄露就會導致企業(yè)的公信度下降，給企業(yè)帶來一定的經濟損失。

4 加強大型企業(yè)電子會計檔案管理系統(tǒng)的具體措施

首先，企業(yè)應該重視電子會計檔案的管理工作，加強對相關專業(yè)人員的培訓，為了能夠更好地迎合時代發(fā)展的需求，提高工作效率，企業(yè)應該定期對員工組織相關專業(yè)的培訓，提高員工對于電子會計檔案管理的專業(yè)性；其次，企業(yè)要明確好各個部門的職責，將責任到部門甚至是個人，在進行電子會計檔案登記之后，可以通過電子會計檔案系統(tǒng)進行共享，避免部門之間做重復工作，不了解當前企業(yè)的現(xiàn)狀，讓員工在工作過程中目標更加明確，提高工作效率；最后，加強企業(yè)的網絡信息安全，一方面是避免由于尋租行為導致的人為的信息泄露，這就要求企業(yè)制定和完善相關的法律法規(guī)，保護好企業(yè)的電子會計檔案信息，另一方面，要提高企業(yè)電子會計檔案系統(tǒng)的安全技術性，企業(yè)很多會計信息都是屬于企業(yè)的內部私密，避免由于技術不強硬導致系統(tǒng)遭受黑客侵入，造成企業(yè)的經濟損失，不斷提高企業(yè)自身的網絡安全技術，有利于企業(yè)對于電子會計檔案系統(tǒng)的管理。

5 結語

大數(shù)據(jù)時代的到來對于大型企業(yè)的發(fā)展和會計檔案管理提出了更高的要求，為了能夠更好地提高大型企業(yè)的財務管理效率，必須要充分認識到當前時代的特點，與時俱進，實施財務共享模式，將會計檔案管理電子化，這樣才能夠更好地促進企業(yè)的快速發(fā)展。