淺談如何做好電力檔案管理工作

文/張莉 尚少偉

一、提升電力企業(yè)檔案管理水平的重要性

（一）企業(yè)進一步發(fā)展的必要

現(xiàn)階段，我國電力行業(yè)的競爭越來越激烈，那么，電力企業(yè)為了在激烈的競爭中占有較高的優(yōu)勢，就應(yīng)努力做好企業(yè)內(nèi)部的管理工作，使工作質(zhì)量和工作效率都能夠得到有效的提升，而其中重要的內(nèi)容就是檔案管理工作，需要相關(guān)的管理人員對其進行合理調(diào)整，根據(jù)時代的發(fā)展方向和電力企業(yè)的發(fā)展情況，對檔案管理工作的形式進行更新和完善，進而滿足和符合電力企業(yè)的發(fā)展需求。

（二）企業(yè)外部環(huán)境的影響

在信息化時代背景下，檔案管理工作對我國電力企業(yè)的發(fā)展起到了重要的作用，大部分的企業(yè)在開展決策時都是以檔案信息為主要依據(jù)的，所以，必須要做好檔案管理工作，否則，將會直接影響到企業(yè)決策的準確性，非常不利于企業(yè)的健康發(fā)展。另外，還需要相應(yīng)的工作人員對電力市場的信息進行全面掌握，為企業(yè)做出正確的決策，進而適應(yīng)和滿足了企業(yè)的市場需求和發(fā)展戰(zhàn)略。

（三）能夠有效地保障企業(yè)合法權(quán)益

在電力企業(yè)的不斷發(fā)展中，難免會出現(xiàn)一些利益問題，一般情況下，會通過簽訂法律合同的方式來維護自身的合法權(quán)益。在一定程度上，借助合同的管理工作可以突出檔案管理工作的作用。因此，在企業(yè)經(jīng)營管理過程中，需要進一步處理好檔案和合同的管理工作，一旦企業(yè)的合法權(quán)益受到侵害，就可以拿起法律武器來維護自身的合法權(quán)益。

二、電力檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理網(wǎng)絡(luò)未落實到位

由于電力事業(yè)的發(fā)展速度越來越快，所以對檔案管理的要求也越來越高，那么，為了滿足這一要求，就需要企業(yè)的相關(guān)工作人員對電網(wǎng)公司檔案工作評估辦法、電網(wǎng)公司檔案管理網(wǎng)絡(luò)以及電網(wǎng)公司檔案管理工作規(guī)定等各項制度進行完善和優(yōu)化，需要全面加強企業(yè)檔案管理人員的管理意識，進一步落實檔案管理網(wǎng)絡(luò)。

（二）檔案管理方法跟不上時代發(fā)展要求

在電力企業(yè)的檔案管理工作中，大多數(shù)都是在檔案資料形成后再對其進行統(tǒng)一收集，這樣一來，就會使檔案管理工作變得比較被動，經(jīng)常會出現(xiàn)歸檔不夠及時、歸檔資料不夠完整的問題。由于檔案材料的數(shù)量會隨著電力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和工程建設(shè)活動的增加而增加，所以，必須要對接收檔案資料的模式進行優(yōu)化，使得檔案管理工作與業(yè)務(wù)發(fā)展之間相互同步，提高檔案資料的完整程度，充分發(fā)揮出檔案管理工作的價值，以此滿足和適應(yīng)時代發(fā)展的要求。

（三）編研工作跟不上，檔案利用率較低

檔案編研作為檔案利用的前提，有著較強的專業(yè)性，它涉及門類比較多，比如土建施工、設(shè)備安裝和電氣試驗等等，并且是形成于不同的項目、階段以及單位，具有時間跨度大、分布范圍廣和體系復(fù)雜的特點，所以，必須要確保編研工作的合理性，把檔案資料中的價值充分展現(xiàn)出來，提升檔案的利用效率。另外，編研工作還會受檔案部門軟、硬件條件和信息化水平的影響，會降低檔案編研的層次，縮小檔案覆蓋的范圍，很難使檔案資料得到高效利用。

（四）檔案管理標準化、規(guī)范化程度低

隨著電力工程項目的不斷增多，一些新型技術(shù)得到了更好的應(yīng)用，但也增加了檔案管理工作的難度，如果仍然使用傳統(tǒng)的檔案管理模式，就會使檔案服務(wù)不能滿足電力企業(yè)的業(yè)務(wù)發(fā)展需求，并且還會降低檔案管理的規(guī)范程度，時間久了，難免會出現(xiàn)保管隨意、監(jiān)督不嚴和調(diào)用困難等問題。另外，在檔案管理過程中，還存在著理論研究與電力實務(wù)不相符的現(xiàn)象，大幅度地降低了電力企業(yè)檔案管理工作的整體效率。

三、新時期電力企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新的有效策略

（一）采取多種方式提升檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)

首先，企業(yè)在開展招聘工作時，需要企業(yè)管理人員嚴格遵守相應(yīng)的招聘制度和原則，以此才能確保電力企業(yè)所錄用的人才與企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展需求之間相符合；其次，在檔案管理工作人員上崗前，需要對其進行培訓(xùn)，讓他們對企業(yè)檔案管理工作的需要和重點工作內(nèi)容進行充分的了解和掌握，并明確自身的本職工作，以免在上崗后出現(xiàn)問題，同時還為企業(yè)檔案管理工作的順利進行提供有力保障；最后，電力企業(yè)應(yīng)根據(jù)檔案管理工作的特點來更新和完善工作方式。為了能夠提升管理人員的工作效率，就需要電力企業(yè)對檔案管理人員進行定期培訓(xùn)，在培訓(xùn)過程中讓員工們對更多的檔案管理方式進行了解。

（二）加大力度繼續(xù)宣傳《檔案法》及《實施辦法》

對于《檔案法》和《實施辦法》，它作為指導(dǎo)各行業(yè)檔案管理的基本準則，為企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展提供了重要依據(jù)，促進該工作朝著科學(xué)化、統(tǒng)一化的方向發(fā)展。為了使電力企業(yè)檔案管理工作能夠得到更新和完善，就應(yīng)加大這兩項辦法的宣傳力度。與此同時，還應(yīng)根據(jù)電力企業(yè)發(fā)展和改革的特征，把這兩項檔案管理基本辦法落實到實際工作中去。

（三）完善檔案管理制度

在開展檔案管理工作過程中，通常會受到一些工作制度的影響，所以，必須要對相應(yīng)的管理制度進行完善，只有在管理制度的支持下，才能全面的開展檔案管理工作，否則，將會引發(fā)一系列的問題，使檔案管理工作的作用不能充分發(fā)揮出來。與此同時，還應(yīng)根據(jù)當(dāng)前電力市場的發(fā)展情況和電力企業(yè)的發(fā)展需求，制定一套合理、有效的檔案管理標準。由于我國的社會生活在不斷地發(fā)生改變，所以需要對檔案管理工作中的內(nèi)容做出相應(yīng)的調(diào)整，突顯出檔案信息在企業(yè)發(fā)展中的重要作用，并對檔案管理流程進行整體優(yōu)化，對每位管理人員的工作責(zé)任進行合理劃分，只有這樣，才能確保管理人員在實際的工作中履行自身的責(zé)任和義務(wù)，同時，還需要各個部門之間保持良好的溝通和聯(lián)系，為檔案管理工作的順利開展提供有力保障。除此之外，還應(yīng)為檔案管理工作建立健全的監(jiān)督制度，需要安排專門的工作人員來監(jiān)督檔案管理工作，以此確保該工作能夠達到預(yù)期標準。

（四）推行流程管理，規(guī)范檔案工作

企業(yè)必須要提升檔案管理的規(guī)范程度，確保管理體系的標準程度，加強重視檔案管理工作的監(jiān)督、考核以及驗收環(huán)節(jié)。與此同時，還可以通過ARIS終端流程管理平臺對檔案管理流程進行優(yōu)化和梳理。舉一個簡單的例子，在電力建設(shè)項目中，通過確定項目建設(shè)時間節(jié)點對歸檔節(jié)點進行總結(jié)和提煉，并把它當(dāng)作ARIS系統(tǒng)事件，這樣就能明確各個節(jié)點項目參與者的任務(wù)要求，最終任務(wù)表單就會由此產(chǎn)生，崗位、流程以及任務(wù)都能全部對應(yīng)起來，使檔案管理人員可以通過流程圖更加清楚地看到歸檔的移交人、內(nèi)容、形式、時間以及檔案接收人、驗收標準等各方面的信息。

四、結(jié)束語

在電力企業(yè)發(fā)展過程中，檔案管理工作作為其中重要的組成部分，它為電力企業(yè)建設(shè)項目的高效開展提供了基礎(chǔ)保障。還可以把這些有效的檔案信息當(dāng)作決策的重要依據(jù)。所以說，在電力企業(yè)的發(fā)展中，必須要對檔案管理工作進行加強重視，把檔案管理工作落實到實際工作中去，最終才能更好、更快地完成電力企業(yè)的發(fā)展目標。