檔案管理中的問題探討與思考

吳 巖

(吉林省通化市二道江區(qū)人力資源和社會保障局 吉林 通化 134000)

檔案管理是各機關部門管理工作的重要部分，但目前在檔案管理工作仍存在一些問題，需要管理者在工作中做出一些應對與創(chuàng)新，來提高檔案信息管理工作的效率與合理性。本文將針對目前檔案管理工作中常見的問題，提出自己的幾點看法。

1.目前檔案管理工作中存在的問題

1.1 重視程度不夠。長期以來，部分領導、工作人員對檔案管理工作的認識存在誤區(qū)，認為檔案管理工作就是簡單的數(shù)據(jù)信息積累、文本的謄寫，只需要簡單的關注與投入就能做好，不用當成重要的工作來對待。但是，檔案工作對于人力資源的利用、工作效率的提高、人工成本的合理分配有著很大的幫助。這種輕視檔案管理的思想，已經(jīng)無法適應當前檔案管理工作的需求，為檔案管理的合理性、有序性、高效性帶來了很大的阻撓，也導致了整個管理機構(gòu)的低效。

1.2 專業(yè)程度不足。當前，大部門檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓與教育，業(yè)務水平不足，管理手段落后，對于信息的收集、整理、分析、匯總、統(tǒng)計的意識淡薄，甚至存在由其他崗位的工作人員兼職來做，這樣導致不專業(yè)的檔案管理人員對檔案信息的敏感度不足，對一些重要信息的歸檔不及時，嚴重影響了檔案管理工作水平。這個問題，也就導致了有些機關部門把檔案管理工作做成了“就是把檔案放進檔案盒”的形式，對整個部門的管理工作都是非常不利的。

1.3 硬件落后。目前存在這樣的問題，個別機關單位由于對檔案管理工作的重視程度不夠，甚至都沒有專門的檔案室，也就造成了檔案易損壞、丟失，等到需要的時候，要么找不到，要么不好找；有的檔案管理部門甚至連基本的辦公電腦都沒有，這在信息化程度越來越高的當今社會，簡直是不敢想象的。檔案管理部門的硬件設施落后，也就導致信息資源利用不到位，極易造成管理工作的低能低效。

2.針對以上問題的對策

2.1 提高檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)。做好檔案管理工作，要建設起專業(yè)的檔案管理工作團隊，要選擇專業(yè)對口、業(yè)務水平足夠高的工作人員來從事，從業(yè)前要對其進行專業(yè)的培訓與考核，要在基礎上就做到專業(yè)、高效；對于既有的檔案管理工作人員，要定期對其進行培訓，要求其學習先進的管理知識、科學管理的方法與原則，提高工作效率與管理質(zhì)量，要與時俱進；此外，還應建立完善的考核機制，做到“有功必賞、有過必罰”，要讓從業(yè)人員充分提高積極性，避免一種思想的怠慢與輕視。

此外，還應上級管理部門升華思想，采取更科學的管理方法，建立更完善的管理機制，由上而下的去改善當前的檔案管理水平。

2.2 健全檔案管理制度。建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學性。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應單位檔案管理的需要。第二，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發(fā)揮制度的指導和規(guī)范作用。第三，堅持制度約束的雙向性。既約束領導又約束職工。領導的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主要構(gòu)成群體，是制度的主要約束對象和執(zhí)行者。第四，堅持制度執(zhí)行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權威性。

2.3 改進和完善檔案功能。使其記錄內(nèi)容全面、客觀、動態(tài)。對檔案的功能應進行重新定位：一是對檔案的原有重要部分應該予以保留；二是檔案的內(nèi)涵要進一步豐富和擴大，以便使所具有的功能更加適合單位對信息的需求，從而更好地為單位服務。

2.4 采用信息化管理手段。信息化是當今社會發(fā)展的一大趨勢，它對檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現(xiàn)檔案信息化管理。目前，國外檔案管理很多已使用計算機，就是在國內(nèi)，使用計算機輔助管理檔案的也越來越多。實現(xiàn)人事檔案計算機輔助管理勢在必行。

2.5 做好檔案管理工作,強化服務意識,提高服務水平是很有必要的。檔案管理人員要樹立“工作就是服務”的觀念。以“增強服務意識”和“主動服務”作為工作的出發(fā)點和歸宿。要明確服務方向,端正服務態(tài)度,樹立創(chuàng)新意識,提高服務質(zhì)量。服務的好壞是衡量檔案工作者職業(yè)道德標準的重要尺度,發(fā)揮好檔案信息資源的作用,使其充分地為社會主義現(xiàn)代化建設服務,是我們檔案工作者義不容辭的責任。

總之，檔案管理提升工作是一項持續(xù)性、技術性，并帶有管理者管理藝術性的工作。檔案事業(yè)在中國有著悠久的歷史，但中國近代檔案工作起源比較晚，檔案人才與西方國家相比比較薄弱。中國企業(yè)檔案工作起步比較晚，現(xiàn)在機關單位、大型國企企業(yè)、外資企業(yè)、大型民企中從事檔案工作的專業(yè)人手比較少，特別是基于信息時代的檔案管理工水平遠遠達不到發(fā)達國家水平。所以，當前檔案管理工作的管理者與從業(yè)者要積極面對檔案管理工作中存在的問題，努力提高自身業(yè)務水平，勇敢的創(chuàng)新改革，提高各領域的檔案管理水平。