醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理水平的提升對(duì)策

劉建民 東明縣衛(wèi)生健康局

一、醫(yī)療檔案管理的重要性

（1）有助于為醫(yī)療工作提供準(zhǔn)確參考依據(jù)。在大多數(shù)情況下，醫(yī)療工作是在一個(gè)成熟的社會(huì)過(guò)程中發(fā)展起來(lái)的。醫(yī)學(xué)檔案中還蘊(yùn)藏著大量珍貴的歷史資料，記錄和見證著當(dāng)前各行業(yè)醫(yī)療工作水平的歷史發(fā)展。不僅可以快速有效地記錄這些相關(guān)工作的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息，還可以直接為我國(guó)未來(lái)整個(gè)醫(yī)療行業(yè)的歷史發(fā)展規(guī)劃提供良好可靠的信息參考和依據(jù)。在此前提下，合理規(guī)范醫(yī)學(xué)檔案的歷史管理十分重要。醫(yī)院各級(jí)相關(guān)責(zé)任部門可以通過(guò)公眾查閱相關(guān)檔案內(nèi)容信息，盡可能詳細(xì)、系統(tǒng)地了解當(dāng)前醫(yī)療行業(yè)存在的各種歷史條件，并在實(shí)踐中總結(jié)和積累相關(guān)問(wèn)題的防治經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，根據(jù)檔案的歷史數(shù)據(jù)，積極規(guī)避醫(yī)療管理運(yùn)行活動(dòng)中可能出現(xiàn)的一些風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題，以促進(jìn)整個(gè)衛(wèi)生醫(yī)療事業(yè)的真正良好和逐步發(fā)展。（2）有助于促使醫(yī)療技術(shù)良好發(fā)展。從這個(gè)基本觀點(diǎn)來(lái)看，醫(yī)療檔案還記錄了各政府部門就最新醫(yī)療服務(wù)技術(shù)制定的標(biāo)準(zhǔn)和醫(yī)療記錄的更新內(nèi)容?？茖W(xué)、規(guī)范、有效地規(guī)范管理我國(guó)相關(guān)專業(yè)醫(yī)療檔案，不僅能及時(shí)準(zhǔn)確、完整、清晰地保存和記錄相關(guān)史料，也能真正把各種專業(yè)史料的內(nèi)容作為今后醫(yī)學(xué)科技工作繼承和創(chuàng)新的參考和依據(jù)，推動(dòng)我國(guó)相關(guān)領(lǐng)域技術(shù)的良好發(fā)展和進(jìn)步。由此可見，在未來(lái)民營(yíng)醫(yī)院的實(shí)際臨床發(fā)展和流程規(guī)劃中，合理有序地開展醫(yī)療檔案電子化管理的應(yīng)用非常重要，這將有助于公立醫(yī)院改善臨床工作管理現(xiàn)狀，完善醫(yī)療技術(shù)管理、技術(shù)研發(fā)水平的改革和創(chuàng)新，增強(qiáng)現(xiàn)代醫(yī)療工作的整體醫(yī)療業(yè)務(wù)效果，為企業(yè)的后續(xù)創(chuàng)新和發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的管理基礎(chǔ)。

二、醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理工作現(xiàn)存問(wèn)題

（一）缺乏合理的觀念意識(shí)

近年來(lái)，中國(guó)一些發(fā)達(dá)城市的人口正在逐漸增加，醫(yī)院接收的患者數(shù)量也將開始顯著增加，對(duì)基本醫(yī)療和服務(wù)條件有更個(gè)性化的要求。正是在這種情況下，醫(yī)院投入的大量基本醫(yī)療資源開始出現(xiàn)短缺，這無(wú)疑直接導(dǎo)致一些相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門的工作人員在加大投入的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中，過(guò)于注重基層醫(yī)療工作計(jì)劃的制定和實(shí)施，忽視了醫(yī)療相關(guān)人員檔案和管理規(guī)范的編制和實(shí)施醫(yī)療資金的管理和各種人力資源的開發(fā)，在一定程度上，很容易出現(xiàn)醫(yī)院管理和工作流程失衡造成的低效現(xiàn)象，短期內(nèi)難以通過(guò)切實(shí)可行的改進(jìn)措施，迅速提高相關(guān)人力資源和管理崗位的工作水平。一些管理人員在實(shí)際工作中沒(méi)有系統(tǒng)地認(rèn)識(shí)到對(duì)其進(jìn)行規(guī)范化培訓(xùn)的重要性，在實(shí)際工作中也沒(méi)有充分發(fā)揮相關(guān)管理人員的作用，沒(méi)有結(jié)合基層醫(yī)療工作的特點(diǎn)和管理需要，及時(shí)、正確地規(guī)范相關(guān)檔案資料的規(guī)范化管理，難以及時(shí)、有效地提高其各方面管理的服務(wù)效果。

（二）檔案管理體系須待健全

目前，各地醫(yī)療技術(shù)和衛(wèi)生監(jiān)督管理機(jī)構(gòu)普遍高度重視醫(yī)療服務(wù)信息管理工作。堅(jiān)持醫(yī)德第一的醫(yī)德基本原則和救死扶傷的救治原則，往往忽視了加強(qiáng)現(xiàn)代醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理基礎(chǔ)工作內(nèi)容的重要現(xiàn)實(shí)意義，未充分結(jié)合醫(yī)學(xué)信息時(shí)代及其發(fā)展趨勢(shì)，大力推進(jìn)病案規(guī)范化管理改革。在偏遠(yuǎn)山村建設(shè)的一些村級(jí)醫(yī)療衛(wèi)生專業(yè)機(jī)構(gòu)尚未完全建立起獨(dú)立、完整的文獻(xiàn)檔案等管理部門。檔案和管理制度的規(guī)定缺乏具體的可行性，檔案和管理法規(guī)體系建設(shè)亟待完善。還有少數(shù)醫(yī)療衛(wèi)生專業(yè)機(jī)構(gòu)。目前，盡管地方政府根據(jù)農(nóng)村檔案和管理的特點(diǎn)，明確制定并建立了健全的檔案安全管理協(xié)調(diào)機(jī)制，現(xiàn)有的檔案管理辦法體系框架等相關(guān)法律法規(guī)仍不能完全適應(yīng)新形勢(shì)下國(guó)家醫(yī)改政策的發(fā)展。其次，一些醫(yī)院沒(méi)有真正按照規(guī)定將患者檔案日常管理的相關(guān)責(zé)任落實(shí)到部門和個(gè)人。這樣，很容易再次造成相關(guān)責(zé)任界定不清等問(wèn)題。

（三）檔案管理人員職業(yè)能力偏低

目前，大多數(shù)地方醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)聘請(qǐng)兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)醫(yī)療衛(wèi)生檔案的日常安全管理。他們一般都有非常高尚和神圣的職業(yè)道德，特別重視健康檔案的管理和保護(hù)。然而，目前大多數(shù)部門的員工和管理者的綜合職業(yè)能力仍亟待提高。在新醫(yī)改精神和網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代背景的影響下，他們普遍沒(méi)有真正認(rèn)識(shí)到未來(lái)衛(wèi)生檔案數(shù)字化管理及其工作趨勢(shì)，錯(cuò)誤地認(rèn)為當(dāng)前醫(yī)療衛(wèi)生檔案現(xiàn)代化管理的核心職責(zé)只是實(shí)時(shí)收集、更新和整理檔案信息內(nèi)容，保護(hù)機(jī)密和安全。在日常管理工作中，不重視和加強(qiáng)檔案信息管理和信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，沒(méi)有積極開發(fā)各類檔案資源，數(shù)字檔案信息化在現(xiàn)有醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)規(guī)范化管理和服務(wù)中的應(yīng)用不受重視，削弱了其對(duì)醫(yī)療衛(wèi)生檔案的管理和監(jiān)督功能。

三、提升醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理的對(duì)策

（一）強(qiáng)化檔案管理意識(shí)

對(duì)于現(xiàn)階段我國(guó)的醫(yī)療衛(wèi)生檔案和管理檔案工作來(lái)說(shuō)，有一定的特殊性，但在實(shí)施規(guī)范化管理的發(fā)展過(guò)程中，由于醫(yī)療衛(wèi)生檔案自身管理責(zé)任意識(shí)和管理方法的落后，醫(yī)療衛(wèi)生檔案及其管理和歸檔工作往往存在一些問(wèn)題。首先，它導(dǎo)致此類情況反復(fù)發(fā)生。主要原因是醫(yī)院相關(guān)機(jī)構(gòu)的基層醫(yī)務(wù)人員往往忽視了醫(yī)療檔案日常管理和使用的重要性，對(duì)醫(yī)療檔案的日常管理和使用只有片面而簡(jiǎn)單的認(rèn)識(shí)，大多數(shù)臨床醫(yī)務(wù)人員認(rèn)為，只要醫(yī)院能夠長(zhǎng)期、有效、安全地存儲(chǔ)藥品檔案，并在患者用藥品時(shí)直接提供和管理藥品，這種片面的管理理念導(dǎo)致一些醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理人員的管理模式出現(xiàn)了許多問(wèn)題。因此，當(dāng)醫(yī)院出現(xiàn)類似情況時(shí)，醫(yī)務(wù)工作管理者首先要積極強(qiáng)化檔案管理思想，真正把這種檔案管理思想普及到每一位臨床醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理者身上，使每一位臨床一線工作管理者最終能夠更加積極地參與檔案管理工作，充分發(fā)揮其優(yōu)秀的專業(yè)管理和檔案能力。

（二）編制完善的工作體系

在新時(shí)代形勢(shì)要求的工作背景下，醫(yī)院在日常醫(yī)療檔案管理的實(shí)踐中，應(yīng)努力制定和設(shè)計(jì)更加規(guī)范、完善的制度管理體系，建立相應(yīng)流程的業(yè)務(wù)工作模式，在管理體系相對(duì)完善的實(shí)際情況下，可以保證相關(guān)日常檔案管理機(jī)構(gòu)人員的崗位獨(dú)立性，有效提高醫(yī)院各方面工作質(zhì)量。（1）努力建立專業(yè)化、規(guī)范化的檔案工作指導(dǎo)機(jī)構(gòu)，安排有關(guān)專業(yè)機(jī)構(gòu)的專門人員和技術(shù)人員，對(duì)各類檔案信息載體進(jìn)行專職、負(fù)責(zé)任的規(guī)范化管理，動(dòng)態(tài)、全面地跟蹤分析各類檔案內(nèi)容，防止可能出現(xiàn)的混亂、信息載體缺失等突出問(wèn)題，切實(shí)加強(qiáng)相關(guān)機(jī)構(gòu)的規(guī)范化管理和服務(wù)工作，切實(shí)全面提高各方面服務(wù)質(zhì)量和管理水平。（2）按照要求，科學(xué)開展醫(yī)療檔案領(lǐng)域的各級(jí)日常管理和組織工作，負(fù)責(zé)落實(shí)各級(jí)檔案管理工作的各方面任務(wù)，不僅可以大大提高醫(yī)院管理中各項(xiàng)工作事項(xiàng)的規(guī)范性和便捷性，還可以科學(xué)細(xì)化和有效配合，完成相關(guān)單位醫(yī)學(xué)檔案部門的具體管理和指導(dǎo)任務(wù)，全面改進(jìn)和提升醫(yī)院各方面工作的組織和效果，優(yōu)化醫(yī)事管理整體工作機(jī)制結(jié)構(gòu)和模式。

（三）定期培訓(xùn)，提升管理工作者專業(yè)素質(zhì)

未來(lái)如何培養(yǎng)和提高檔案管理人員的思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)？由于沒(méi)有真正納入國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)體系編制管理方案和公文要求的文件，基層管理者的檔案大多只能停留在對(duì)個(gè)別原始文件保管的一些歷史經(jīng)驗(yàn)的了解上，我們對(duì)中國(guó)最新歷史動(dòng)態(tài)信息的數(shù)據(jù)文件和管理系統(tǒng)的歷史趨勢(shì)和變化一無(wú)所知。為了更容易保存原始數(shù)據(jù)文件，我們經(jīng)常忘記正確保存它們。許多原有的管理數(shù)據(jù)文件由于沒(méi)有得到整理、讀取和歸檔，檔案沒(méi)有系統(tǒng)、科學(xué)地開發(fā)，信息資源沒(méi)有得到充分利用，長(zhǎng)期以來(lái)已成為一種死文件。在信息時(shí)代的進(jìn)程中，當(dāng)前的移動(dòng)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)生了快速的變化和發(fā)展。檔案知識(shí)體系的知識(shí)記錄內(nèi)容載體、管理組織方式形式和專業(yè)知識(shí)理論內(nèi)容也在相應(yīng)地發(fā)生著變化，未來(lái)在許多方面都將發(fā)生深刻而重大的變化，這必然意味著，所有在職檔案管理人員必須始終系統(tǒng)、全面地學(xué)習(xí)和掌握中國(guó)檔案工作專業(yè)和發(fā)展方向中最前沿相關(guān)學(xué)科的最新專業(yè)理論和技能，提高自身相關(guān)知識(shí)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，努力積極應(yīng)用于各類具體實(shí)踐的檔案工作和生活。大中城市基層醫(yī)療救助和學(xué)校健康教育管理職能機(jī)構(gòu)應(yīng)采取措施，堅(jiān)持或廣泛創(chuàng)造條件，深入開展地方基層職業(yè)繼續(xù)教育。符合條件的應(yīng)征人員自愿報(bào)考學(xué)校，可以先組織送有關(guān)省市學(xué)校學(xué)習(xí)，參加全國(guó)基層檔案業(yè)務(wù)管理干部專業(yè)培訓(xùn)班，或者邀請(qǐng)當(dāng)?shù)馗咝５膶I(yè)檔案管理人員定期到基層醫(yī)院免費(fèi)授課。同時(shí)，檔案管理人員還應(yīng)努力學(xué)習(xí)積極、系統(tǒng)地學(xué)習(xí)和提高掌握先進(jìn)科學(xué)技術(shù)文化相關(guān)知識(shí)的專業(yè)技能，不斷掌握數(shù)據(jù)更新規(guī)律，隨時(shí)儲(chǔ)備相關(guān)知識(shí)和信息，與我國(guó)檔案信息化水平和計(jì)算機(jī)時(shí)代同步發(fā)展。

（四）建立新型電子化檔案

近年來(lái)，我國(guó)在信息技術(shù)水平等方面取得了長(zhǎng)足的進(jìn)步。我國(guó)各地醫(yī)療衛(wèi)生檔案及管理機(jī)構(gòu)的有關(guān)人員逐步推廣和使用了電子衛(wèi)生檔案的方式。在現(xiàn)代醫(yī)療衛(wèi)生檔案電子化管理的應(yīng)用過(guò)程中，落后的傳統(tǒng)紙質(zhì)管理和歸檔方式必然會(huì)使現(xiàn)有的醫(yī)療衛(wèi)生檔案信息管理更加糟糕。新的電子衛(wèi)生檔案和管理歸檔方法的出現(xiàn)，將有效地提高我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生檔案的數(shù)字化管理和工作效率。眾所周知，當(dāng)每個(gè)醫(yī)院的患者都有臨床問(wèn)題時(shí)，需要多個(gè)科室的多名醫(yī)務(wù)人員共同分析、討論、研究和臨床分析，找到正確、及時(shí)的治療方案和對(duì)策。如果能夠建立和完善這一新型醫(yī)療信息的電子共享文件，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)遠(yuǎn)程傳輸?shù)裙蚕矸绞?，各科室醫(yī)務(wù)人員將能夠?qū)崟r(shí)共享病情，找到針對(duì)性的治療方案。但是，企業(yè)在建立新企業(yè)電子基礎(chǔ)檔案時(shí)，也必須高度重視企業(yè)書面管理檔案制度的重要性，對(duì)涉及本系統(tǒng)所有業(yè)務(wù)的各種檔案要素逐一進(jìn)行正確、全面的規(guī)范化管理，避免重復(fù)遺漏檔案的現(xiàn)象，確保檔案信息及時(shí)、完整的更新。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理對(duì)醫(yī)療機(jī)構(gòu)管理的重要性逐漸增強(qiáng)，人們對(duì)醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理的要求也逐步提高。因此，我們應(yīng)該繼續(xù)研究和進(jìn)一步探索如何完善衛(wèi)生檔案管理的策略。