人社局檔案管理策略探討

摘 要 人力資源與社會(huì)保障局的檔案詳細(xì)地記錄了人力資源與社會(huì)保障局各項(xiàng)工作，是展現(xiàn)人力資源與社會(huì)保障局工作水平的重要憑證。本文以人力資源與社會(huì)保障局檔案管理為分析對(duì)象，首先介紹相關(guān)概念，接著分析人力資源與社會(huì)保障局檔案管理存在的問(wèn)題，例如人員結(jié)構(gòu)不合理、工作模式單一等，最后論述優(yōu)化人力資源與社會(huì)保障局檔案管理的策略，以提升人力資源與社會(huì)保障局檔案管理質(zhì)量，為社會(huì)提供良好的人力資源與社會(huì)保障服務(wù)。

關(guān)鍵詞 檔案管理 人力資源 對(duì)策

人力資源與社會(huì)保障局是政府機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持為人民服務(wù)的理念。人力資源與社會(huì)保障局的檔案資料記錄了人力資源與社會(huì)保障局的各項(xiàng)活動(dòng)，是人力資源與社會(huì)保障局為社會(huì)提供服務(wù)的第一手資料。正是由于檔案在人力資源與社會(huì)保障局中具有非常重要的作用，所以人力資源與社會(huì)保障局需要提升檔案管理質(zhì)量。

一、相關(guān)概念介紹

（一）檔案

檔案是各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)的原始記錄，是國(guó)家、機(jī)構(gòu)或者個(gè)人在活動(dòng)中形成的文字、圖表以及其他形態(tài)的歷史記錄。檔案具有真實(shí)性、全面性等一系列特點(diǎn)。目前，檔案形式多種多樣，包含紙質(zhì)形式和電子形式。

（二）人力資源與社會(huì)保障局檔案管理

人力資源與社會(huì)保障局檔案管理是指人力資源與社會(huì)保障局統(tǒng)一規(guī)劃和管理自身檔案的各項(xiàng)工作，主要包含檔案收集、鑒定、利用、整理等一系列管理活動(dòng)。一般而言，人力資源與社會(huì)保障局檔案管理具有法治化、現(xiàn)代化、服務(wù)性等一系列的性質(zhì)。法治化要求人力資源與社會(huì)保障局的檔案管理必須依法管理，現(xiàn)代化主要是指人力資源與社會(huì)保障局檔案管理需要依托現(xiàn)代技術(shù)，服務(wù)性主要是指人力資源與社會(huì)保障局必須堅(jiān)持檔案為社會(huì)服務(wù)的思想。

二、目前人力資源與社會(huì)保障局檔案管理存在的問(wèn)題

（一）檔案管理人員結(jié)構(gòu)不合理

目前，人力資源與社會(huì)保障局檔案管理人員以兼職為主，工作人員能力遠(yuǎn)低于實(shí)際工作要求，影響了人力資源與社會(huì)保障局的檔案管理質(zhì)量。與此同時(shí)，人力資源與社會(huì)保障局檔案管理人員普遍擁有初級(jí)職稱，擁有中高級(jí)職稱的專業(yè)人才少，導(dǎo)致人力資源與社會(huì)保障局難以有效提升檔案管理水平[1]。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，信息化時(shí)代對(duì)檔案管理的要求更高，但是人力資源與社會(huì)保障局檔案管理人員并不適應(yīng)信息化時(shí)代檔案管理的要求，阻礙了人力資源與社會(huì)保障局檔案管理工作的開(kāi)展。

（二）人力資源與社會(huì)保障局檔案管理工作模式單一

目前，人力資源與社會(huì)保障局檔案管理工作是一種封閉被動(dòng)的工作模式，僅限于收集檔案和整理檔案，缺乏主動(dòng)利用檔案的意識(shí)，現(xiàn)有工作模式是一種被動(dòng)式工作模式。與此同時(shí)，人力資源與社會(huì)保障局的檔案服務(wù)方式單一，僅僅是檔案查詢服務(wù)工作，缺乏深層次的挖掘。

（三）人力資源與社會(huì)保障局檔案管理效率低

目前，任何人以任何形式利用人力資源與社會(huì)保障局檔案都必須獲得批準(zhǔn)。例如，個(gè)人申請(qǐng)利用檔案，必須提交個(gè)人有效證件，同時(shí)需要經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)，方可查閱檔案資料。由于存在諸多限制，所以人力資源與社會(huì)保障部檔案信息利用效率極低。與此同時(shí)，人力資源與社會(huì)保障局檔案工作的信息化程度不高，大部分檔案資料仍以紙質(zhì)載體形式儲(chǔ)存，無(wú)法實(shí)現(xiàn)全文檢索，只能通過(guò)人工檢索方式提供利用服務(wù)，難以實(shí)現(xiàn)高效精準(zhǔn)的信息查詢。

（四）人力資源與社會(huì)保障局檔案管理資源有限

目前，人力資源與社會(huì)保障局檔案資料僅來(lái)自本單位，具有局限性。人力資源與社會(huì)保障局的檔案資料只能夠體現(xiàn)出本單位的各項(xiàng)管理活動(dòng)，幾乎不涉及本單位之外的各項(xiàng)檔案資料管理，導(dǎo)致人力資源與社會(huì)保障局檔案難以發(fā)揮服務(wù)社會(huì)的作用。受管理活動(dòng)影響，現(xiàn)有檔案管理依舊是以紙質(zhì)載體為主，檔案利用形式單一，嚴(yán)重影響檔案資源利用服務(wù)效率，導(dǎo)致檔案服務(wù)工作效率低下[2]。與此同時(shí)，人力資源與社會(huì)保障局各類(lèi)別檔案資源分布不均勻，宏觀政策方面檔案資源較多，缺少微觀具體的檔案內(nèi)容。除此之外，人力資源與社會(huì)保障局缺少具有當(dāng)?shù)靥厣臋n案資源。

三、優(yōu)化人力資源與社會(huì)保障局檔案管理的相關(guān)策略

（一）明確檔案管理工作的指導(dǎo)思想和原則

1.明確檔案管理工作的指導(dǎo)思想

第一，正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作在人力資源與社會(huì)保障局中的地位。人力資源與社會(huì)保障局屬于政府部門(mén)，應(yīng)以服務(wù)社會(huì)作為己任。人力資源與社會(huì)保障局檔案資料可以為社會(huì)開(kāi)發(fā)利用人力資源提供寶貴的一手資料，有效挖掘人力資源潛力，充分調(diào)動(dòng)人力資源優(yōu)勢(shì)，以提升社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的質(zhì)量。因此，人力資源與社會(huì)保障局需正確認(rèn)識(shí)檔案管理的作用，確定檔案管理工作在人力資源與社會(huì)保障局中的地位。

第二，樹(shù)立與時(shí)俱進(jìn)的工作理念。信息技術(shù)的快速發(fā)展導(dǎo)致社會(huì)進(jìn)入信息化時(shí)代，人們對(duì)信息的需求越來(lái)越多，給人力資源與社會(huì)保障局檔案管理工作發(fā)展帶來(lái)了時(shí)機(jī)。人力資源與社會(huì)保障局必須抓住時(shí)代發(fā)展機(jī)遇，用發(fā)展的眼光看待檔案管理工作，充分挖掘信息時(shí)代人力資源與社會(huì)保障局檔案管理的潛力，不斷拓展視野，開(kāi)放思路，摒棄傳統(tǒng)被動(dòng)的工作思維，提升檔案管理工作水平。

2.明確檔案管理工作的指導(dǎo)原則

第一，實(shí)用性原則。人力資源與社會(huì)保障局檔案管理必須堅(jiān)持實(shí)用性原則，這是檔案管理工作的本質(zhì)，也是合理開(kāi)發(fā)和利用檔案資源的目的。為此，人力資源與社會(huì)保障局需要豐富檔案資源，從不同角度挖掘信息資源，為社會(huì)發(fā)展提供全方位服務(wù)。

第二，時(shí)效性。人力資源與社會(huì)保障局檔案管理工作必須堅(jiān)持時(shí)效性原則，這是檔案管理資料發(fā)揮作用的基礎(chǔ)。人力資源與社會(huì)保障局必須注重檔案時(shí)效，及時(shí)收集最新資料，以提升檔案資料含金量，為社會(huì)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)。

第三，服務(wù)性原則。人力資源與社會(huì)保障局檔案管理工作為人力資源與社會(huì)保障局的管理活動(dòng)提供服務(wù)，充分發(fā)揮檔案在人力資源管理方面的作用。人力資源與社會(huì)保障局檔案管理不僅要提供檔案查閱服務(wù)，還需要提供其他各方面服務(wù)，例如檔案資源開(kāi)發(fā)、統(tǒng)計(jì)、收集等[3]。

（二）活化檔案管理資源

第一，豐富館藏資源。收集檔案資料是豐富檔案資源的基礎(chǔ)工作，是一項(xiàng)長(zhǎng)期而又連續(xù)的工作，是一項(xiàng)制度性工作，也是檔案管理的基礎(chǔ)工作。為此，人力資源與社會(huì)保障局需要建立歸檔制度，明確歸檔范圍、歸檔程序，及時(shí)收集有價(jià)值的檔案信息，提升檔案管理工作質(zhì)量。與此同時(shí)，人力資源與社會(huì)保障局還需要分析檔案利用需求，調(diào)整檔案結(jié)構(gòu)，大力發(fā)展信息化檔案資源，同時(shí)也需要大力拓展特色檔案資源，以豐富人力資源與社會(huì)保障局檔案資料。

第二，加強(qiáng)檔案資源數(shù)字化建設(shè)。為了提升檔案管理質(zhì)量，人力資源與社會(huì)保障局需要持續(xù)推動(dòng)檔案資源數(shù)字化建設(shè)，可以采用二進(jìn)制編碼儲(chǔ)存檔案信息，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，及時(shí)收集、整理、鑒定、保管檔案資料，建立數(shù)字化檔案信息庫(kù)，充分發(fā)揮出計(jì)算機(jī)在快速檢索方面的優(yōu)勢(shì)，以持續(xù)推動(dòng)檔案資源管理數(shù)字化。

（三）提高檔案管理工作者的素質(zhì)

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理工作步入了信息化時(shí)代。在人力資源與社會(huì)保障局檔案管理中，人力資源成為了檔案管理工作的第一要素。因此，人力資源與社會(huì)保障局需要提高工作人員的綜合素質(zhì)，使工作人員滿足信息化時(shí)代檔案信息管理的要求。人力資源與社會(huì)保障局可以優(yōu)化檔案管理人員配置，從學(xué)歷、專業(yè)等角度打造一支高素質(zhì)的管理團(tuán)隊(duì)，同時(shí)加大檔案管理人員培訓(xùn)力度，使他們擁有足夠的能力，勝任檔案管理工作[4]。與此同時(shí)，人力資源與社會(huì)保障局還需要完善工作人員管理制度，定期進(jìn)行工作人員能力測(cè)評(píng)，淘汰不合格的工作人員，提升工作人員的工作質(zhì)量，使工作人員可以滿足檔案管理需要。

四、結(jié)語(yǔ)

為了優(yōu)化檔案管理，人力資源與社會(huì)保障局需要正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，同時(shí)必須樹(shù)立與時(shí)俱進(jìn)的工作理念，明確檔案管理工作原則，活化檔案管理資源，提高檔案管理工作者的素質(zhì)，以提升人力資源與社會(huì)保障局檔案管理的質(zhì)量，為社會(huì)發(fā)展提供充足的人力資源保障。

（作者單位為綏寧縣人力資源和社會(huì)保障局）

[作者簡(jiǎn)介：張植平（1986—），湖南綏寧人，本科，館員，研究方向：社會(huì)基本養(yǎng)老保險(xiǎn)。]

參考文獻(xiàn)

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