供電企業(yè)電子檔案集中管理模式研究

文/國(guó)網(wǎng)萊蕪供電公司 楊利劍

電力是人們工作和生活中不可或缺的重要基礎(chǔ)條件，為了保證給客戶提供更加穩(wěn)定和高質(zhì)量的電力服務(wù)，現(xiàn)代電力市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)激烈。在眾多電力企業(yè)不斷完善自身的過(guò)程中，針對(duì)用戶的檔案管理成為管理和營(yíng)銷(xiāo)的重要基礎(chǔ)，是供電企業(yè)得以在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中脫穎而出的關(guān)鍵。隨著網(wǎng)絡(luò)科技迅速普及，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存在的種種缺陷和弊端顯而易見(jiàn)，人們轉(zhuǎn)而尋求更加便捷、高效、易于保存和傳輸?shù)榷喙δ苡谝惑w的電子檔案。

一、電子檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）對(duì)電子檔案管理缺乏正確認(rèn)知。在電子網(wǎng)絡(luò)科技手段的驅(qū)動(dòng)下，用電子檔案取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案成為當(dāng)代企業(yè)進(jìn)行管理的必要趨勢(shì)。但是就企業(yè)自身而言，對(duì)使用電子檔案仍然缺乏必要的正確認(rèn)知，導(dǎo)致電子檔案的優(yōu)點(diǎn)和效用未能充分發(fā)揮。很多企業(yè)檔案管理者認(rèn)為，將紙質(zhì)換成電子檔案并沒(méi)有任何實(shí)質(zhì)性的變化。因此，他們?cè)诠芾砩喜⒉粫?huì)花費(fèi)時(shí)間學(xué)習(xí)并創(chuàng)新，沒(méi)有對(duì)電子檔案進(jìn)行必要的摸索和建立管理流程。這種錯(cuò)誤的檔案管理思想不僅不能讓企業(yè)在實(shí)施電子檔案管理后獲得顯著效益，同時(shí)也會(huì)因?yàn)闊o(wú)法適應(yīng)社會(huì)的需求而不可避免受到影響。

（二）管理流程未能規(guī)范化。電子檔案在管理的過(guò)程中必須遵循一定的規(guī)范流程才能保證管理工作的質(zhì)量，但是在實(shí)際的電子檔案管理中，從資料的搜集、整理、篩選、歸檔到其他各項(xiàng)步驟都存在很大的人為性，缺乏必要的統(tǒng)一管理和標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。而這種做法雖然在一次兩次中不會(huì)存在很大的問(wèn)題，但是久而久之就會(huì)出現(xiàn)信息管理混亂的局面。各個(gè)管理員按照自己的管理理念和喜好進(jìn)行管理，容易造成一些有價(jià)值的信息被忽略，甚至被丟棄，對(duì)公司而言，損失巨大。而一些沒(méi)有價(jià)值的信息會(huì)占用有限的空間，并增加管理的難度。

（三）疏忽對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行必要管理。傳統(tǒng)檔案和電子檔案存在一個(gè)巨大的差異，即電子檔案的本質(zhì)就是在數(shù)字設(shè)備下生成的數(shù)字化信息，雖然給管理帶來(lái)極大的便利，但同時(shí)也讓保管工作變得需要格外謹(jǐn)慎。因?yàn)殡娮訖n案數(shù)據(jù)更容易因?yàn)槿藶椴僮鳌⑾到y(tǒng)故障、病毒侵占等原因出現(xiàn)信息丟失的情況。在電子檔案管理過(guò)程中，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)管理存在疏忽的情況，不僅導(dǎo)致信息容易被惡意刪除、破壞，同時(shí)也會(huì)讓檔案信息被竊取，造成公司信息的泄露。因此，如果公司在檔案管理過(guò)程中未能注重這一點(diǎn)，未能提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，后果不堪設(shè)想。

二、電子檔案集中管理的必要性

（一）集中管理。對(duì)電子檔案實(shí)施集中管理，就是將電子檔案管理的各個(gè)流程都列入統(tǒng)一管理的范疇，從而讓管理的每個(gè)步驟都能很好地考慮到其他步驟，同時(shí)讓電子檔案管理更加規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施。無(wú)論是電子文件的采集環(huán)節(jié)、生成環(huán)節(jié)、流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)、歸檔和存檔環(huán)節(jié)，都是集中管理的明確規(guī)定，是必須進(jìn)行規(guī)范化管理的重要環(huán)節(jié)。除此之外，對(duì)電子檔案管理的檢查與考核工作也是集中管理的重要環(huán)節(jié)，并且穿插在各個(gè)常規(guī)環(huán)節(jié)，保證管理工作萬(wàn)無(wú)一失。

（二）電子檔案集中管理的必要性。首先，電子檔案管理中存在的管理意識(shí)不足、管理流程不規(guī)范和對(duì)識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)的疏忽都會(huì)對(duì)企業(yè)造成難以估量的損失。通過(guò)集中管理的方法能夠有效解決上述幾個(gè)嚴(yán)重問(wèn)題，并讓混亂的管理格局重新得到規(guī)范，從而為供電公司的正常運(yùn)營(yíng)提供重要的信息依據(jù)。通過(guò)將管理引至正軌的過(guò)程能為企業(yè)樹(shù)立良好的形象。其次，對(duì)電子檔案進(jìn)行集中管理能夠很便捷地進(jìn)行異地業(yè)務(wù)的辦理。電子檔案的優(yōu)勢(shì)在于能夠很好地彌補(bǔ)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在時(shí)間和空間上存在的缺陷，能夠?qū)崿F(xiàn)異地傳輸，保證工作得以迅速進(jìn)行。通過(guò)集中管理能更好地便捷各項(xiàng)業(yè)務(wù)在異地的正常進(jìn)行，不用再擔(dān)心工作中因?yàn)榉N種原因存在信息交接出現(xiàn)問(wèn)題，以及管理模式不統(tǒng)一造成的信息無(wú)法合理使用。同時(shí)，電子檔案集中管理能夠促使各個(gè)硬件設(shè)備得以統(tǒng)一搭建，從而實(shí)現(xiàn)降低成本的目的，為客戶檔案資源的合理利用奠定穩(wěn)定基礎(chǔ)。在統(tǒng)一管理后，不需要單位進(jìn)行重復(fù)建設(shè)，不需要每個(gè)部門(mén)都進(jìn)行單獨(dú)的檔案管理，而是在需要時(shí)從企業(yè)的數(shù)據(jù)平臺(tái)中調(diào)取即可。這種統(tǒng)一管理的方式，在帶來(lái)巨大的經(jīng)濟(jì)利益的同時(shí)，也讓環(huán)境效益得以體現(xiàn)。

三、供電企業(yè)電子檔案集中管理模式研究

（一）電子文件采集步驟。電子文件的采集步驟一般通過(guò)現(xiàn)代傳感設(shè)備將各種紙質(zhì)檔案以掃描、拍照和其他形式進(jìn)行獲取，并轉(zhuǎn)化為各種模式進(jìn)行存儲(chǔ)。因此，在文件采集步驟中針對(duì)不同類(lèi)型的紙質(zhì)文件應(yīng)該采取與之相適應(yīng)的采集方式，從而保證采集的質(zhì)量和轉(zhuǎn)化的效果。對(duì)于需要耗費(fèi)較多傳輸時(shí)間的電子文件，可以采取異步并發(fā)存儲(chǔ)技術(shù)，避免時(shí)間有限造成的傳輸失敗。同時(shí)，針對(duì)容易出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)故障的情況，可以采取斷點(diǎn)續(xù)傳的方式，避免每次故障后都需要重新上傳。

（二）電子文件生成步驟。在電子文件生成步驟進(jìn)行的集中管理，首先應(yīng)該對(duì)電子文件的檔案類(lèi)型進(jìn)行格式、大小和名稱(chēng)上的區(qū)分，文本、圖像、音頻或者視頻等類(lèi)型未進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化不能流轉(zhuǎn)。需要注意的是，在使用圖像文本識(shí)別技術(shù)時(shí)，應(yīng)該對(duì)文檔內(nèi)容的正確性進(jìn)行嚴(yán)格檢查，對(duì)于出錯(cuò)率高的設(shè)備應(yīng)該及時(shí)進(jìn)行更換，避免信息傳輸錯(cuò)誤給后續(xù)工作造成負(fù)擔(dān)。

（三）電子文件流轉(zhuǎn)步驟。在流轉(zhuǎn)過(guò)程中需要保證用戶檔案的安全性，避免出現(xiàn)用戶信息被盜用和泄露的情況。因此，在這一步驟中主要通過(guò)數(shù)字水印的方式進(jìn)行防范。

（四）電子文件歸檔步驟。電子文件歸檔作為基礎(chǔ)環(huán)節(jié)的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，同樣不能掉以輕心。在文件整理過(guò)程中，雖然可以通過(guò)批量整理和自動(dòng)分類(lèi)的方式加快歸類(lèi)的速度，但是系統(tǒng)分類(lèi)同樣存在錯(cuò)誤，因此需要進(jìn)行后續(xù)的檢查，并進(jìn)行必要的人工調(diào)整。同時(shí)，供電公司需要制定統(tǒng)一的電子文件封裝，要求檔案管理者必須對(duì)文件進(jìn)行規(guī)范化裝封，并生成統(tǒng)一的文件格式。而在最后的歸檔步驟中，不僅需要將時(shí)間、人員、檔案編號(hào)都進(jìn)行正確填寫(xiě)，同時(shí)更不能輕易變更檔案號(hào)。

（五）電子文件的檢查與考核。為了保證電子檔案集中管理，在科學(xué)合理的管理理念下進(jìn)行，需要進(jìn)行必要的檢查和考核工作。首先，供電企業(yè)需要定期委派具體負(fù)責(zé)人對(duì)檔案進(jìn)行隨機(jī)抽查，并保證隨機(jī)抽查的數(shù)量至少在5個(gè)以上。同時(shí)需要對(duì)設(shè)備儀器進(jìn)行外觀檢查，保證設(shè)備的清潔狀態(tài)和正常使用。其次，需要通過(guò)同時(shí)調(diào)取紙質(zhì)檔案和電子檔案的方式檢查檔案內(nèi)容的一致性。最后，每個(gè)季度或者年度要對(duì)檔案管理者進(jìn)行必要的理論知識(shí)和實(shí)際操作考核，并將考核結(jié)果作為績(jī)效考核的重要依據(jù)，不斷提高管理人員的工作積極性。

四、結(jié)語(yǔ)

總而言之，通過(guò)對(duì)供電企業(yè)電子檔案的集中管理模式進(jìn)行深入研究，我們能夠清楚知道供電企業(yè)作為用電客戶的電力支持渠道，其檔案中不僅包括各種交易往來(lái)的相關(guān)憑證，同時(shí)，是為用電客戶提供高品質(zhì)服務(wù)的重要保障。因此，對(duì)供電企業(yè)的電子檔案采取必要管理手段成為促進(jìn)供電企業(yè)運(yùn)營(yíng)的重要步驟。而作為企業(yè)的檔案管理者，更應(yīng)該對(duì)自己進(jìn)行嚴(yán)格要求，以更加豐富的理論知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)指導(dǎo)管理工作。