事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理探究

文/吉林省四平市應(yīng)急救援保障中心 王晶

在事業(yè)單位管理中，檔案管理作為重要組成部分，對(duì)于促進(jìn)事業(yè)單位高效運(yùn)轉(zhuǎn)有著重要的推動(dòng)作用。在電子信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展的今天，檔案數(shù)字化管理模式在事業(yè)單位的檔案管理事務(wù)中得到廣泛的使用。但是因?yàn)楦鞣N原因的影響，事業(yè)單位的檔案數(shù)字化管理會(huì)存在一定的問題，這就需要合理分析，找準(zhǔn)有效途徑，最終幫助事業(yè)單位更好地開展檔案數(shù)字化管理。

一、事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的意義

（一）滿足檔案使用需要。數(shù)字化管理的實(shí)施，主要是利用信息系統(tǒng)來推動(dòng)檔案管理，這樣就可以在檔案管理之中融入網(wǎng)絡(luò)化、信息化、智能化以及個(gè)性化的理念，也可以合理借助云計(jì)算、大數(shù)據(jù)平臺(tái)來做好檔案數(shù)據(jù)信息的處理，進(jìn)而滿足事業(yè)單位對(duì)于檔案資源實(shí)際的使用要求。伴隨著事業(yè)單位改革的持續(xù)深入，檔案管理工作也從原本的傳統(tǒng)檔案保管逐漸朝著開放性的檔案資源體系建設(shè)發(fā)展。檔案管理需要注重對(duì)于完善管理體系的形成，強(qiáng)調(diào)檔案資源的實(shí)際使用價(jià)值，進(jìn)而滿足各個(gè)事業(yè)單位以及大眾對(duì)于公共信息調(diào)閱與使用的要求。

（二）提高檔案運(yùn)行效率。新時(shí)期，事業(yè)單位開展檔案數(shù)字化管理，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理工作效率的提升，有效克服紙質(zhì)檔案管理弊端，這樣就可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化，從而滿足建設(shè)戰(zhàn)略、管理設(shè)備、人力資源對(duì)應(yīng)的優(yōu)化配置處理。對(duì)于檔案室的發(fā)展，有利于對(duì)龐大檔案信息量的處理。通過數(shù)字化的管理措施，在滿足工作效率提升的同時(shí)，也可以滿足管理成本的降低，最終形成相應(yīng)的運(yùn)行管理體系，從而在實(shí)現(xiàn)上級(jí)行政機(jī)構(gòu)服務(wù)、社會(huì)公益服務(wù)方面可以實(shí)現(xiàn)彼此的聯(lián)系，最終達(dá)到人民群眾、機(jī)關(guān)的檔案需求，在管理壓力降低的同時(shí)，可以實(shí)現(xiàn)檔案管理有效性的全面提高，最終推動(dòng)檔案事業(yè)高速運(yùn)轉(zhuǎn)。

二、事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化管理的有效措施

（一）確立準(zhǔn)確的工作重點(diǎn)。針對(duì)事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理，還需要明確其工作目標(biāo)和工作重心。讓檔案管理工作能夠圍繞對(duì)應(yīng)的目標(biāo)來快速有效實(shí)施。伴隨著市場經(jīng)濟(jì)的持續(xù)進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)得到廣泛的使用，在工作重心不變的情況下，提升工作效率，需要事業(yè)單位在工作模式和方法上進(jìn)行適當(dāng)?shù)霓D(zhuǎn)變。尤其是考慮到檔案管理的特性要求，檔案工作需要進(jìn)行高效化、精確化以及高質(zhì)量化的執(zhí)行。通過信息技術(shù)工具，從而掌握這一部分特點(diǎn)，也可實(shí)現(xiàn)檔案管理的優(yōu)化處理。所以，事業(yè)單位需要明確工作重點(diǎn)，能夠落實(shí)檔案管理重點(diǎn)，推動(dòng)數(shù)字化建設(shè)，從而提升信息服務(wù)水平。

（二）建立檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)。建立事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理體系，可以實(shí)現(xiàn)管理效率的全面提升。在現(xiàn)階段，檔案管理是否可以滿足高效、便捷信息服務(wù)的要求，成為產(chǎn)出效益衡量的重要指標(biāo)之一。在具體的操作中，應(yīng)該注重提升檔案管理效率，能夠迎合社會(huì)的發(fā)展，匹配人民群眾的需求，從而實(shí)現(xiàn)管理系統(tǒng)的優(yōu)化調(diào)節(jié)，迎合數(shù)字化建設(shè)需求，并且考慮到檔案管理本身不是一成不變地開展檔案的收集與記錄，開展檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，就是為了將原本“重藏輕用”的管理理念打破。雖然檔案管理必須要有收集、記錄與檔案資源加工，但是利用數(shù)字化檔案建設(shè)的有效運(yùn)行，不僅可以滿足檔案管理工作效率的提升，同時(shí)也能夠?qū)崿F(xiàn)檔案價(jià)值的挖掘，最終將檔案的社會(huì)效益完全發(fā)揮出來。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)對(duì)于檔案價(jià)值的發(fā)揮產(chǎn)生了重要的推動(dòng)作用，管理系統(tǒng)主要是通過合理的分類處理，要求其條理明晰，具有一定的指向性和針對(duì)性，同時(shí)，在輸入輸出上也需要實(shí)現(xiàn)信息的對(duì)稱處理，讓彼此相互銜接起來。對(duì)于檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的完善，還需要對(duì)號(hào)其屬性針對(duì)性設(shè)置。對(duì)于一般檔案資料，主要是利用數(shù)字化管理系統(tǒng)來滿足共享。針對(duì)內(nèi)部員工，在登錄之后，就可以查閱相關(guān)的檔案資料，也可以提供下載需求。資源本身是互通的，共享的，這樣可以實(shí)現(xiàn)工作效率的提高，同時(shí)也可以減少不必要的浪費(fèi)。對(duì)于有機(jī)密性要求的檔案資料，還需要落實(shí)其加密管理，能夠指派專業(yè)的人員進(jìn)行處理。機(jī)密檔案，還需要通過系統(tǒng)的升級(jí)，落實(shí)其安全與維護(hù)，這樣才可以防范外泄的情況出現(xiàn)。

（三）完善檔案管理安全保密制度。針對(duì)事業(yè)單位檔案管理，無論是組織文件，還是個(gè)人信息，都要求保密，一旦信息泄露，可能會(huì)對(duì)檔案所有者帶來一定的影響與危害。所以，在具體的管理環(huán)節(jié)之中，合理有效的安全保密制度是不可缺少的。第一，不同的檔案，其對(duì)應(yīng)的檔案保密的等級(jí)是存在一定差異的，同時(shí)，在實(shí)際的使用之中，還應(yīng)該配套其管理權(quán)限，這樣才能夠保障信息的安全性不受任何的影響。第二，檔案管理人員應(yīng)該具有保密意識(shí)和安全意識(shí)，能夠在需求的時(shí)候，打開需要的具體信息。第三，完善檔案和系統(tǒng)的加密處理，同時(shí)做好定期的檢查和維護(hù)，這樣才可以將隱患及時(shí)消除掉，確保檔案信息本身的安全性。

（四）增強(qiáng)人才培養(yǎng)力度。無論是哪一個(gè)領(lǐng)域，或者某一項(xiàng)工作，人才都是重要的資源，同樣，檔案數(shù)字化建設(shè)也需要人才的支撐，并且還需要一定數(shù)量和質(zhì)量的人才作為基礎(chǔ)。身為檔案管理人員，不僅需要詳細(xì)了解本職工作，同時(shí)還需要具有較高的計(jì)算機(jī)技術(shù)水平，能夠靈活使用計(jì)算機(jī)來開展對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)活動(dòng)。作為事業(yè)單位，需要加大對(duì)于人才的培育力度，向相關(guān)工作人員傳授檔案數(shù)字化建設(shè)以及管理先進(jìn)知識(shí)和技術(shù)，能夠出色完成崗位工作，以此來推動(dòng)檔案信息化管理的有效實(shí)施。同時(shí)，事業(yè)單位還應(yīng)該注重檔案管理人員職業(yè)道德方面的教育，努力提升其道德水平，持續(xù)增強(qiáng)奉獻(xiàn)精神，這樣才可以讓工作人員憑借積極的心態(tài)、飽滿的熱情，投入到實(shí)踐工作中去，以此來迎接各項(xiàng)挑戰(zhàn)，能夠心甘情愿、踏踏實(shí)實(shí)做好檔案的歸檔、利用、保管等相應(yīng)的工作，為事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量。

三、結(jié)語

總而言之，事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理對(duì)于重要資料的保存，對(duì)于信息的篩選查閱等方面都發(fā)揮了重要的作用。在技術(shù)逐漸成熟的今天，隨著事業(yè)單位的重視與投入，檔案數(shù)字化管理能夠直接步入全新的階段。針對(duì)檔案數(shù)字化管理可能存在的問題，事業(yè)單位本身也能夠提高其對(duì)應(yīng)的認(rèn)識(shí)，能夠采取科學(xué)合理的策略來持續(xù)優(yōu)化，這樣就可以滿足檔案管理和利用效率的提升，在保證檔案安全性的同時(shí)，也可以推動(dòng)事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展，最終成為合格的服務(wù)型單位。