醫(yī)院人事檔案管理數(shù)字化實(shí)現(xiàn)過程

文/山東省日照市結(jié)核病防治所 蘇丹；山東省日照市疾病預(yù)防控制中心 韓笑

我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，推動(dòng)了醫(yī)療事業(yè)的革新，對(duì)醫(yī)院的管理提出了更多的要求。醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理指的是利用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)相結(jié)合，對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)文獻(xiàn)進(jìn)行信息化處理，轉(zhuǎn)為可以利用計(jì)算機(jī)閱讀的文獻(xiàn)資源。信息技術(shù)的發(fā)展，要求醫(yī)院重視人事檔案管理，將信息技術(shù)融入檔案管理當(dāng)中去，不斷完善醫(yī)院人事檔案管理平臺(tái)和制度，創(chuàng)新管理手段，進(jìn)而加快醫(yī)院人事檔案數(shù)字化建設(shè)和管理步伐，從而解決傳統(tǒng)醫(yī)院人事檔案管理存在的缺陷問題，全面提升醫(yī)院檔案管理水平，有效推動(dòng)檔案事業(yè)快速發(fā)展。

一、醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理的內(nèi)涵

（一）人事檔案的內(nèi)涵。人事檔案是將醫(yī)院所有人員、病患的檔案信息通過文字、圖片、音像的方式，進(jìn)行全面的記錄。其中包含了人事調(diào)動(dòng)和管理等其他綜合信息。人事檔案管理指的是對(duì)所有的檔案資料信息進(jìn)行記錄、整理以及統(tǒng)計(jì)和保存的行為管理活動(dòng)。在醫(yī)院管理過程中，醫(yī)院人事檔案管理是其中重要的一部分，對(duì)醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有著重要的助力作用。

（二）人事檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)。醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理，和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理有著明顯的差異，且管理效率優(yōu)于傳統(tǒng)的管理方法。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，不能達(dá)到信息資源共享的目的，而且管理效率極低。首先，人事檔案數(shù)字化管理，可以通過完善管理系統(tǒng)，對(duì)人事檔案數(shù)據(jù)和資源進(jìn)行輸出和輸入，對(duì)電子檔案進(jìn)行歸納和分類，建立信息化人事檔案管理模式，利用管理系統(tǒng)對(duì)人事調(diào)動(dòng)、晉升進(jìn)行記錄，健全人事管理流程，提升醫(yī)院管理工作效率和效果。其次，信息技術(shù)促使檔案管理檢索和查找更加便利，紙質(zhì)檔案人工檢索的方式，不僅耗時(shí)長(zhǎng)，且檢索效率低。因此，利用現(xiàn)代化數(shù)字管理系統(tǒng)建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)和檢索目錄，可以提供多樣化的檢索方式，不僅提升了電子檔案精確檢索率，還減輕了人工檢索的勞動(dòng)力，節(jié)省了成本，提升了檔案管理效率。此外，進(jìn)行數(shù)字化人事檔案管理，提升了檔案管理的安全性，在對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子檔案轉(zhuǎn)化過程中，利用計(jì)算機(jī)錄入，能夠讓電子檔案和紙質(zhì)檔案相匹配，不僅降低了對(duì)紙質(zhì)檔案的復(fù)雜保護(hù)工作，還提升了檔案的安全機(jī)密性，延長(zhǎng)了檔案使用壽命，發(fā)揮了醫(yī)院人事檔案的高效價(jià)值和作用。

二、醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀

（一）管理方式和制度有待更新。醫(yī)院人事檔案管理工作是醫(yī)院管理工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，對(duì)醫(yī)院的可持續(xù)性發(fā)展起著重要的促進(jìn)作用。任何管理工作的執(zhí)行都需要有完善的管理制度，但在很多醫(yī)院人事檔案管理過程中，在檔案管理方面的制度并不完善。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，建立信息化的人事檔案管理制度愈發(fā)重要，保證管理制度能夠跟隨時(shí)代特征的變化而變化，保證管理制度能夠?yàn)闄n案管理工作提供工作指南，保證管理制度能夠成為所有檔案管理人員的工作規(guī)范和準(zhǔn)則。然而，目前的大多數(shù)醫(yī)院，并沒有對(duì)人事檔案管理擬定出相應(yīng)的管理制度，即使具備相應(yīng)的完善管理制度，也沒有落實(shí)到具體的檔案工作管理環(huán)節(jié)當(dāng)中，嚴(yán)重阻礙了人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程。

（二）管理硬件設(shè)備落后。隨著我國(guó)醫(yī)療事業(yè)的快速發(fā)展和改革，我國(guó)大部分醫(yī)院將資金投入醫(yī)療器械的購(gòu)置方面，對(duì)于醫(yī)院人事檔案管理工作有所忽視，導(dǎo)致人事檔案管理設(shè)備存在落后的問題，也降低了人事檔案管理效果和效率。由于經(jīng)費(fèi)投入不足，信息電子化發(fā)展緩慢，設(shè)備設(shè)施的落后，造成醫(yī)院人事檔案資料存在著安全隱患。

（三）管理人員意識(shí)薄弱。檔案管理人員是檔案管理工作有序進(jìn)行的保障，但目前大部分醫(yī)院的檔案管理人員在檔案管理工作上，普遍采用的還是傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式，沒有利用現(xiàn)代信息技術(shù)相關(guān)的知識(shí)，更沒有利用信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行高效管理。再加上醫(yī)院人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平并不高，他們很多沒有接受過專業(yè)的檔案管理方面的學(xué)習(xí)，也沒有機(jī)會(huì)進(jìn)行全面系統(tǒng)的培訓(xùn)，導(dǎo)致大部分醫(yī)院檔案管理人員專業(yè)水平欠缺的情況非常普遍。另外，在醫(yī)院檔案管理過程中，大多數(shù)管理人員的年齡偏高，對(duì)現(xiàn)代信息化技術(shù)的了解程度存在嚴(yán)重認(rèn)知不足，導(dǎo)致即使醫(yī)院投入了很多現(xiàn)代化設(shè)備到檔案管理中，但由于認(rèn)知問題，檔案管理數(shù)字化建設(shè)還是陷入困境。此外，相關(guān)管理人員總是根據(jù)傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)去進(jìn)行人事檔案管理，進(jìn)而降低了醫(yī)院人事檔案管理工作效率。

三、醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理有效實(shí)現(xiàn)路徑

（一）完善檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。首先，醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理，應(yīng)該完善檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，根據(jù)醫(yī)院的人事檔案實(shí)際情況，建立辦公自動(dòng)化檔案管理系統(tǒng)，將醫(yī)院信息系統(tǒng)廣泛用于人事檔案工作當(dāng)中。其次，將紙質(zhì)檔案信息化通過數(shù)據(jù)的形式來體現(xiàn)，將相應(yīng)的紙質(zhì)檔案內(nèi)容錄入數(shù)據(jù)表中，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類和歸納，確定紙質(zhì)檔案的數(shù)據(jù)保存形式。再次，在對(duì)檔案圖像進(jìn)行采集前，應(yīng)該建立檔案目標(biāo)，將檔案目錄錄入信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)，確定標(biāo)準(zhǔn)目錄、文件、頁(yè)數(shù)和份數(shù)等。最后，將電子檔案和紙質(zhì)檔案對(duì)照一遍，檢查是否一致。

（二）查找系統(tǒng)的設(shè)計(jì)。人事檔案數(shù)字化管理的重點(diǎn)內(nèi)容是將人事檔案的信息進(jìn)行整理、分類以及加工、查詢等，建立人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的目的是為了提升人事檔案管理效率，查找資料更加便利，滿足不同查找人員的需求。對(duì)于查找系統(tǒng)和功能的設(shè)計(jì)，應(yīng)該設(shè)置姓名、學(xué)歷、專業(yè)、工作經(jīng)歷等，系統(tǒng)提供快捷的字段增刪功能，對(duì)檔案實(shí)現(xiàn)全方位的檔案信息和變動(dòng)信息管理。在主頁(yè)面對(duì)檢索條件進(jìn)行設(shè)計(jì)，可以根據(jù)數(shù)據(jù)庫(kù)中不同字段來實(shí)現(xiàn)，選中的記錄動(dòng)態(tài)，找到符合要求的查詢表，因此，系統(tǒng)需要根據(jù)不同用戶的需求提供多種查詢方式，靈活設(shè)置查詢模式和條件，可以有效滿足用戶的查詢要求。需要隨時(shí)對(duì)檔案資料進(jìn)行錄入和更新，以便全動(dòng)態(tài)跟蹤檔案的變化。

（三）完善人事檔案管理制度。為了加快醫(yī)院人事檔案數(shù)字化建設(shè)和管理進(jìn)程，當(dāng)建立人事檔案管理系統(tǒng)后，應(yīng)該完善相應(yīng)的管理制度，明確崗位職責(zé)和義務(wù)，根據(jù)檔案系統(tǒng)的使用章程和數(shù)據(jù)歸檔標(biāo)準(zhǔn)，促使醫(yī)院每個(gè)崗位、每個(gè)人員的信息收集更加高效便利。同時(shí)，對(duì)人事檔案管理人員定期進(jìn)行專業(yè)系統(tǒng)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，要求管理人員掌握理論和業(yè)務(wù)方面的知識(shí)，還需要提升自身的信息化應(yīng)用水平，加強(qiáng)綜合分析和處理問題的能力，發(fā)展檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)和精神，將所有的創(chuàng)新手段體現(xiàn)在人事檔案管理工作環(huán)節(jié)當(dāng)中，積極主動(dòng)的優(yōu)化人事檔案管理資源信息，與醫(yī)院各部門進(jìn)行交流溝通，為醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展奠定基礎(chǔ)保障。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，醫(yī)院人事檔案管理工作應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，通過人事檔案數(shù)字化管理，不僅可以減輕人員的工作負(fù)擔(dān)，還能提升檔案管理效率，促進(jìn)醫(yī)院人事檔案資料安全性提升。因此，信息時(shí)代背景下，醫(yī)院在人事檔案管理過程中，應(yīng)該充分利用信息技術(shù)建立檔案管理系統(tǒng)，不斷完善管理制度，提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，進(jìn)而提高人事檔案管理的可靠性和安全性，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案資料數(shù)字化管理，為醫(yī)院的穩(wěn)定、健康發(fā)展奠定基礎(chǔ)。