新時(shí)代干部人事檔案管理問題及對策

文/吉林省人民醫(yī)院 王藝臻

醫(yī)院干部對于醫(yī)院的發(fā)展至關(guān)重要，他們掌控著醫(yī)院的各種發(fā)展決策和人事變更權(quán)，因此該群體的人事檔案管理更應(yīng)該嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)。新時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，很多先進(jìn)的管理理念、先進(jìn)的管理設(shè)備和技術(shù)也必須盡快融入干部人事檔案管理過程中，但就目前來看，醫(yī)院干部人事檔案管理工作還不夠嚴(yán)謹(jǐn)，存在管理意識淡薄、管理方式缺乏信息化、管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一等問題，這些問題在一定程度上影響了干部人事檔案的參考價(jià)值，需要進(jìn)一步展開相關(guān)研究。

一、醫(yī)院干部人事檔案管理工作的重要性

隨著醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)不斷加深，醫(yī)院管理改革要求十分迫切。醫(yī)院干部人事檔案管理因改革發(fā)展引起重視，干部人事檔案對于醫(yī)院重大方針政策的制定、人才的選拔、人才的引進(jìn)、人才的評定和培養(yǎng)都有十分重要的參考價(jià)值，很多醫(yī)院依靠這些材料進(jìn)行人力資源優(yōu)化工作，因此醫(yī)院干部人事檔案工作對于醫(yī)院的未來發(fā)展和人才體系完善至關(guān)重要。

二、新時(shí)代醫(yī)院干部人事檔案管理中存在的問題

醫(yī)院干部人事檔案管理必須不斷進(jìn)行優(yōu)化才能發(fā)揮其價(jià)值，但是隨著新時(shí)代各種網(wǎng)絡(luò)化、信息化不斷深入，醫(yī)院干部人事檔案管理出現(xiàn)了很多問題。

（一）檔案管理意識淡薄。據(jù)了解，當(dāng)下很多醫(yī)院都以提升醫(yī)療水平、治療更多醫(yī)患為主要發(fā)展目標(biāo)，而對于管理工作尤其是人事管理工作的重視程度則存在很大的提升空間，受此影響，人事檔案管理的作用不能發(fā)揮?，F(xiàn)實(shí)中，醫(yī)院干部人事檔案管理的現(xiàn)代化意識、科學(xué)化意識、規(guī)范化意識都十分淡薄，干部人事檔案管理多數(shù)是為了應(yīng)付上級檢查，在人事管理、政策決定方面所起到的作用是有限的。此外，由于檔案管理意識跟不上新時(shí)代的發(fā)展要求，檔案收集不全面、內(nèi)容劃分缺乏合理性、真實(shí)性欠缺等問題不斷凸顯。

（二）檔案材料老舊單一，整理過程不規(guī)范。首先，目前醫(yī)院干部人事檔案材料相對陳舊，缺乏全面性，既然是檔案材料，就是根據(jù)歷史發(fā)展逐一收集整理而成的材料，經(jīng)過不同的人員對不同時(shí)期的各種材料進(jìn)行搜集，最終匯集到人事檔案管理部門。但是現(xiàn)實(shí)中，很檔案資料之間缺乏關(guān)聯(lián)性，存在老舊、單一等問題，因此對于一個(gè)人的人事變動(dòng)情況證明力度是有限的。例如，醫(yī)院很多干部的履歷中缺乏進(jìn)修時(shí)畢業(yè)登記表、執(zhí)業(yè)醫(yī)師資格認(rèn)定表等，還有一些缺乏入職之前的相關(guān)材料，這些都反映了檔案材料的不連貫性。此外，醫(yī)院干部人事檔案材料整理過程不規(guī)范。具有較強(qiáng)參考價(jià)值的檔案資料一定是經(jīng)過嚴(yán)格的收集整理過程的，但是現(xiàn)實(shí)中，醫(yī)院干部人事檔案的管理者并不專業(yè)，甚至都是其他科室的兼職人員，因此他們不具備專業(yè)的管理能力，容易造成材料收集不及時(shí)、撰寫材料不完整、存檔缺乏規(guī)范性等問題，從而出現(xiàn)檔案資料時(shí)間上的偏差。例如，某些人員不同資料上的出生日期不同，給醫(yī)院干部的工資核定以及退休帶來隱患，缺失了真正的參考價(jià)值。

（三）管理人員素質(zhì)低下。新時(shí)代發(fā)展背景下，各種人才的綜合素質(zhì)必須盡快提升，從而符合新時(shí)代各種人才應(yīng)用的要求，但是由于很多醫(yī)院對于人事檔案管理不重視，因此很多管理人員的素質(zhì)不能符合需求。不論是管理人員自身素質(zhì)不過關(guān)、還是頻繁調(diào)換導(dǎo)致工作的銜接問題，亦或是管理人員的相關(guān)培訓(xùn)不及時(shí)等問題，都會影響管理效率的提升?，F(xiàn)實(shí)中，醫(yī)院干部人事檔案管理科室的人員調(diào)換率是比較頻繁的，因此崗位的忠誠度較低，從而綜合素質(zhì)也會受到一定限制，最終制約人事檔案管理效率的提升。

（四）人事檔案信息化管理程度有待深化。新時(shí)代的到來意味著各種工作的信息化發(fā)展趨勢，對于醫(yī)院人事檔案管理亦是如此，想讓工作人員為醫(yī)院發(fā)展付出更多的熱情，就需要為他們提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，但是據(jù)了解，現(xiàn)在很多醫(yī)院的人事檔案信息化管理程度存在很大缺陷。例如，信息化管理手段更新不及時(shí)、信息化設(shè)備引進(jìn)不能滿足需求、信息化技術(shù)引入不夠等情況。想要實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化，需要借助一定的人才、資金和設(shè)備。但是這些支持力度的欠缺導(dǎo)致醫(yī)院干部人事檔案管理數(shù)據(jù)庫建設(shè)連連受阻，從而影響了信息查詢、調(diào)閱等方面，影響人才的挖掘和利用。

三、加強(qiáng)醫(yī)院干部人事檔案管理的有效對策

新時(shí)代，隨著醫(yī)院改革的不斷深入，做好干部人事檔案管理的要求不斷提高。結(jié)合上述管理問題，筆者認(rèn)為可以從下面幾個(gè)方面加以改進(jìn)：

（一）增強(qiáng)檔案管理意識。為了進(jìn)一步提升醫(yī)院管理過程中的嚴(yán)謹(jǐn)性和科學(xué)性，將檔案管理提升到法律保護(hù)層面，各級醫(yī)院應(yīng)當(dāng)重新學(xué)習(xí)和認(rèn)識檔案管理的重要性，從而逐步完善干部人事檔案管理工作。因此，增強(qiáng)檔案管理意識是關(guān)鍵：第一，加強(qiáng)《檔案法》的培訓(xùn)和宣傳，讓檔案管理的規(guī)范化要求刻在醫(yī)院管理者和人事檔案管理者心中。第二，日常檔案管理嚴(yán)格按照《檔案法》執(zhí)行，確保檔案收集的及時(shí)性、檔案管理的科學(xué)性。第三，加大相關(guān)管理效率的考核制度，做到優(yōu)勝劣汰，讓干部人事檔案管理者有緊張意識，從而提高檔案管理的整體意識。

（二）健全管理制度，嚴(yán)謹(jǐn)操作過程。醫(yī)院干部人事檔案管理本來就是一個(gè)涉及資料多、波及人員廣的工作，因此收集、整理和使用都必須嚴(yán)格按照《檔案法》執(zhí)行，而且各級醫(yī)院還要按照自身的實(shí)際情況制定更加嚴(yán)格的《干部檔案工作規(guī)定》規(guī)定進(jìn)行管理。例如，將醫(yī)院干部人事檔案分為基本履歷、鑒定考核材料、職稱評定材料、入團(tuán)入黨材料、獎(jiǎng)懲材料、違規(guī)處分材料、工作變化材料、健康檢查材料等，檔案條目越是明晰，越有利于檔案管理。因此健全管理制度十分必要。

（三）提高檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)。醫(yī)院應(yīng)該采用多種手段提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，打造一批思想素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的檔案管理隊(duì)伍。比如，醫(yī)院可通過開展不同層次、類型的培訓(xùn)班，及時(shí)更新檔案管理觀念及知識，做到與時(shí)俱進(jìn)，全面提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

（四）加強(qiáng)干部人事檔案管理信息化建設(shè)。人事檔案管理信息化是當(dāng)下檔案管理工作的發(fā)展趨勢，那么，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)如何促進(jìn)干部人事檔案管理信息化建設(shè)呢？第一，加強(qiáng)干部人事檔案數(shù)據(jù)集建設(shè)，讓人事檔案高效收集、查閱、利用，讓管理更加動(dòng)態(tài)化。第二，建立網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)，對于各種干部的資料進(jìn)行分級管理，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)管理，可以讓職工隨時(shí)隨地進(jìn)行檔案查閱，實(shí)現(xiàn)資源的網(wǎng)絡(luò)化傳輸。第三，建立電子檔案，無紙化辦公是目前的大勢所趨，對于人事檔案管理亦是如此，形成電子檔案收集、整理的全員意識，讓他們習(xí)慣建立電子檔案、利用電子檔案，選擇應(yīng)用價(jià)值高的程序，充分將這種電子檔案投入使用，拓寬應(yīng)用范圍，提供更加快捷的服務(wù)。

四、結(jié)語

綜上可以看出，人事檔案管理要堅(jiān)持法治原則，實(shí)行制度化管理，健全的干部人事檔案管理可以為醫(yī)院的可持續(xù)性發(fā)展提供較高的參考價(jià)值。隨著新時(shí)代的到來，干部人事檔案應(yīng)當(dāng)逐漸利用信息化建設(shè)技術(shù)，提高檔案管理的及時(shí)化、規(guī)范化。此外，還要?jiǎng)?chuàng)新管理理念、拓寬服務(wù)范圍、引進(jìn)5G等新技術(shù)、加強(qiáng)人才引進(jìn)，提升檔案管理的利用率，醫(yī)院干部人事檔案管理工作的積極作用可以發(fā)揮，本文對此展開研究，希望能夠?yàn)獒t(yī)院干部人事檔案管理的規(guī)模性發(fā)展、層次性發(fā)展提供思路。