信息時(shí)代背景下高校檔案管理工作問題及對策

文/貴州交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院 方照燃

隨著信息技術(shù)的高端化和網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，給高校檔案管理工作帶來很大影響，高校檔案管理工作，不能一成不變、故步自封，需要結(jié)合當(dāng)前發(fā)展現(xiàn)狀，堅(jiān)持信息化管理的目標(biāo)，加強(qiáng)工作的創(chuàng)新和發(fā)展，最大限度地通過信息化管理方式，實(shí)現(xiàn)各部門良好資源和信息的管理，提升檔案管理工作的智能化和多樣化。

一、信息時(shí)代背景下高校檔案管理特點(diǎn)分析

在知識更新和科技創(chuàng)新的時(shí)代背景下，高校檔案管理工作的特點(diǎn)逐漸呈現(xiàn)出來，并且與傳統(tǒng)檔案管理工作特點(diǎn)相比，具有很大的現(xiàn)代化發(fā)展規(guī)律和形態(tài)，可以有效為提升高校檔案管理工作效率提供保障。信息時(shí)代背景下，很多學(xué)校的檔案管理工作呈現(xiàn)出智能化、信息化的發(fā)展特點(diǎn)。智能化指的是，在信息科技不斷創(chuàng)新的前提下，使得高校檔案管理轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理方式，通過相關(guān)信息技術(shù)和智能工具，就可以對相關(guān)資料進(jìn)行在線檢索和收集，提升相關(guān)資料和檢索的便利性，推動檔案管理工作的便捷化發(fā)展。同時(shí)，在互聯(lián)網(wǎng)大規(guī)模聯(lián)網(wǎng)的時(shí)代，檔案管理結(jié)合智能化的發(fā)展優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作效率的提升，通過智能化的管理，推動高校檔案管理工作更加靈活和多樣發(fā)展。信息化指的是，高校檔案管理工作，在推進(jìn)和發(fā)展期間，結(jié)合城市云和互聯(lián)網(wǎng)的相關(guān)科技，轉(zhuǎn)變以往紙質(zhì)化和人工化的管理方式，通過信息技術(shù)和平臺就可以實(shí)現(xiàn)檔案管理的無紙化和集中化，最大程度提高信息整合和收集的有效性，讓高校檔案管理工作中的相關(guān)信息更加全面。并且可以結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的云計(jì)算和大數(shù)據(jù)技術(shù)，對檔案管理中的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行全面分析和數(shù)據(jù)整合，推動檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展，讓相關(guān)操作人員在信息時(shí)代背景下，高效完成工作，提升工作效率。

二、信息時(shí)代背景下高校檔案管理工作面臨的困境

為進(jìn)一步順應(yīng)現(xiàn)代科技的發(fā)展需求，以及適應(yīng)高校檔案管理工作的需要，需要加強(qiáng)高校檔案管理工作的創(chuàng)新，推動檔案管理工作進(jìn)入新的發(fā)展階段。從當(dāng)前情況來看，很多學(xué)校檔案管理工作，依然面臨一些問題，而且這些問題和困境，制約檔案管理工作緊隨信息時(shí)代發(fā)展的腳步。第一，檔案管理工作正面臨著信息化管理理念低下、依然采用某種慣性思維進(jìn)行工作的現(xiàn)象。未能結(jié)合信息時(shí)代的相關(guān)特征和優(yōu)勢，對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新。并且在管理理念方面，依然以一種被動的狀態(tài)管理為主，缺少對檔案信息化管理工作的應(yīng)用。導(dǎo)致當(dāng)前檔案管理工作依然停留在傳統(tǒng)管理思想和理念，難以推動檔案管理工作的創(chuàng)新和信息化建設(shè)發(fā)展。第二，信息時(shí)代，要想對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，就必須解決基礎(chǔ)硬件設(shè)備落后的問題，合理進(jìn)行資金的投入和技術(shù)的創(chuàng)新來進(jìn)行信息化建設(shè)。當(dāng)前高校檔案管理工作，將過多的經(jīng)費(fèi)投入科研和教學(xué)工作中，在信息化建設(shè)方面缺乏力度，未能有效理解建立檔案管理信息化的重要性，進(jìn)而出現(xiàn)相關(guān)檔案管理工作缺乏信息化設(shè)施和技術(shù)的問題。第三，面對互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的相關(guān)機(jī)遇和挑戰(zhàn)，檔案管理工作要加強(qiáng)對網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化管理方式的運(yùn)用，這樣才能實(shí)現(xiàn)對相關(guān)資料的高效管理，合理對相關(guān)檔案管理資源進(jìn)行配置，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。目前高校檔案管理工作，在豐富信息資源以及數(shù)字化管理方式運(yùn)用方面存在不足，而且還缺少相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)意識。未能結(jié)合數(shù)字化管理的特點(diǎn)，對相關(guān)數(shù)據(jù)資料進(jìn)行整合，以及相關(guān)管理風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)測，在這種情況下，不僅很容易出現(xiàn)信息泄露和丟失問題，也會影響其檔案管理工作效率的提升。第四，高校檔案管理工作，需要結(jié)合信息時(shí)代背景下的相關(guān)發(fā)展趨勢，對相關(guān)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行完善，通過對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的完善，才能有效避免安全隱患的問題。當(dāng)前高校檔案管理工作，在檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)構(gòu)建方面缺乏力度，沒有結(jié)合信息化管理的特點(diǎn)，以及檔案管理工作現(xiàn)狀，加強(qiáng)對檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建。如此一來，不僅很容易出現(xiàn)安全事件和安全問題，也會影響其管理效率的提高。

三、信息時(shí)代背景下高校檔案管理工作革新的措施

（一）堅(jiān)持信息化管理理念。革新高校檔案管理工作，要在信息時(shí)代背景下，堅(jiān)持信息化管理理念，明確結(jié)合信息時(shí)代的發(fā)展要求，了解檔案管理工作創(chuàng)新改革的必要性。而且還要樹立信息化檔案管理的思維，這樣才能有效實(shí)現(xiàn)對相關(guān)檔案管理問題的解決，發(fā)揮出信息時(shí)代的相關(guān)優(yōu)勢和作用，不斷解決制約檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展的問題和因素。在堅(jiān)持信息化管理理念期間，高校檔案管理工作者，可以積極宣傳信息化管理工作的意義和價(jià)值，增強(qiáng)每一階段檔案管理工作人員，對信息化管理工作的正確認(rèn)識和理解，并且能夠?qū)ψ陨韨鹘y(tǒng)的管理思想進(jìn)行解放，自覺參與到檔案管理信息化建設(shè)中。與此同時(shí)，檔案管理工作要具有與時(shí)俱進(jìn)和創(chuàng)新發(fā)展的眼光，加強(qiáng)對相關(guān)網(wǎng)絡(luò)信息和技術(shù)的學(xué)習(xí)，積極總結(jié)信息化檔案管理工作的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)和優(yōu)勢，進(jìn)而更好地對傳統(tǒng)工作理念進(jìn)行創(chuàng)新，以發(fā)展的眼光來推動管理工作的革新與發(fā)展。除此之外，在信息化管理理念背景下，檔案管理工作的相關(guān)人員和隊(duì)伍，還要加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)水平的提升，在學(xué)會相關(guān)檔案管理技術(shù)的同時(shí)，還要以創(chuàng)新的意識和風(fēng)險(xiǎn)管理意識，去對待信息化檔案管理工作，進(jìn)而有效解決相關(guān)檔案管理問題，增強(qiáng)檔案管理和組織的整體水平。

（二）增加信息化建設(shè)力度。在信息科技水平迅速發(fā)展的時(shí)代，增加信息化建設(shè)力度，是高校檔案管理工作創(chuàng)新的主要路徑之一，進(jìn)而更好實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化和無紙化發(fā)展。高校要在信息化建設(shè)方面，給予更多的資金和技術(shù)幫助，加大對相關(guān)工作的投入力度，積極結(jié)合學(xué)校實(shí)際發(fā)展情況，進(jìn)行檔案信息化建設(shè)。從而更好實(shí)現(xiàn)對相關(guān)檔案進(jìn)行管理，提升各項(xiàng)檔案管理和服務(wù)工作效率。在增加信息化建設(shè)力度期間，還要結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)等先進(jìn)科技技術(shù)，對檔案管理中的相關(guān)資源和信息進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和整理，不斷統(tǒng)一學(xué)生和學(xué)校教師的檔案信息，進(jìn)而更好地對其進(jìn)行檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作效率的提高，而且通過對相關(guān)數(shù)據(jù)信息和檔案信息的分析與收集，有助于及時(shí)了解目前檔案工作發(fā)展問題，并且具有針對性地從服務(wù)、工作創(chuàng)新等方面出發(fā)，對檔案管理工作進(jìn)行完善，將檔案管理工作的服務(wù)職能發(fā)揮出來。除此之外，在信息化建設(shè)力度增加以及提升的過程中，還需要定期對電腦系統(tǒng)和管理軟件進(jìn)行升級，以完善的軟硬件設(shè)施和設(shè)備，進(jìn)行信息化的檔案管理工作，全面促進(jìn)信息化檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)發(fā)展，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)整體管理效率的全面提高。

（三）運(yùn)用數(shù)字化管理方式。為進(jìn)一步促進(jìn)高校管理工作健全發(fā)展，最主要的是結(jié)合信息時(shí)代的相關(guān)優(yōu)勢，運(yùn)用數(shù)字化的檔案管理方式，落實(shí)信息化檔案管理工作任務(wù)。首先，在運(yùn)用數(shù)字化管理期間，可以利用信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)，將檔案信息資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字化資料，并對其進(jìn)行良好的數(shù)據(jù)整合和完善。在數(shù)字化管理期間，可以運(yùn)用信息技術(shù)中的儲存技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)平臺，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效共享，加強(qiáng)各部門之間的有效互動，實(shí)現(xiàn)對數(shù)字化檔案管理工作的高效管理。其次，要積極結(jié)合數(shù)字化技術(shù)，對檢索服務(wù)模式進(jìn)行創(chuàng)新，引導(dǎo)師生通過智能化或數(shù)字化的檢索方式，收集和了解個(gè)人以及班級的相關(guān)檔案。從而最大化地給予班級教師和學(xué)生良好工作服務(wù)，提升檔案管理工作時(shí)效性。最后，檔案管理工作可以結(jié)合數(shù)字化技術(shù)，對不同學(xué)生和教學(xué)資料進(jìn)行層次化管理，提升檔案管理工作的針對性。從而促使檔案管理工作效率提高，不斷彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理所存在的現(xiàn)實(shí)不足，讓檔案信息變得更加完善。

（四）構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)。為給予信息更多海量儲存空間，需要高校檔案管理工作，構(gòu)建檔案管理的相關(guān)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，從資源和信息系統(tǒng)中，對相關(guān)資源進(jìn)行高速傳輸和信息共享，從而促使檔案管理工作更加完善。而且通過檔案管理系統(tǒng)，有助于防止相關(guān)信息被泄露，學(xué)校各部門可以通過信息系統(tǒng)對相關(guān)資料進(jìn)行檢索和尋找，進(jìn)而推動檔案的規(guī)范化管理，發(fā)揮出信息化時(shí)代的相關(guān)優(yōu)勢和價(jià)值。在構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)期間，學(xué)校也可以與其他學(xué)校進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)，進(jìn)而有效實(shí)現(xiàn)學(xué)生資料的高速統(tǒng)一，提升整個(gè)檔案管理工作效率。在信息化時(shí)代背景下，很多網(wǎng)絡(luò)平臺相繼出現(xiàn)，學(xué)校也可以與相關(guān)信息平臺，比如微信、QQ和微博等平臺，創(chuàng)建統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)而保證檔案管理工作的規(guī)范化，保證相關(guān)檔案資料的完善性，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展和進(jìn)步。

四、結(jié)語

總之，面對信息技術(shù)的高速發(fā)展現(xiàn)狀，高校檔案管理工作需要積極對信息化管理方式進(jìn)行探索，根據(jù)信息時(shí)代的相關(guān)要求和背景，從管理模式和方法上進(jìn)行全面革新，進(jìn)而讓檔案管理系統(tǒng)更加完善，相關(guān)數(shù)字化管理工作更加健全，推動檔案管理工作的創(chuàng)新與進(jìn)步，繼而給予信息更多海量的儲存空間，解決所存在的檔案管理問題，促使高校檔案管理工作高效發(fā)展。并且在信息時(shí)代背景下，對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，也符合網(wǎng)絡(luò)飛速發(fā)展的需求和要求。