大數(shù)據(jù)對醫(yī)院檔案管理發(fā)展的影響

文/濟寧市第一人民醫(yī)院 劉洋

如今，社會經(jīng)濟繁榮發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)信息技術被廣泛應用在各行各業(yè)中，人類社會已經(jīng)進入大數(shù)據(jù)時代。在信息量不斷增加的背景下，各類信息儲存處理技術持續(xù)升級換代，使得信息應用范圍更加廣闊。大數(shù)據(jù)合理運用到醫(yī)院檔案管理中是時代發(fā)展的必然趨勢。大數(shù)據(jù)信息管理不但可以有效提高醫(yī)院檔案管理工作效率，而且還可以進一步加深醫(yī)療衛(wèi)生領域的變化。

一、醫(yī)院管理文件背景

現(xiàn)階段，醫(yī)院應用的檔案管理方式已經(jīng)不再適用醫(yī)療業(yè)務的實際發(fā)展要求，從實際發(fā)展情況分析，醫(yī)院不論是在診療科目還是技術水平上，都做了非常詳盡的規(guī)劃，但是沒有足夠重視檔案設施和檔案管理，這直接導致醫(yī)院的醫(yī)療服務難以與信息檔案管理水平保持統(tǒng)一。既阻礙了醫(yī)院整體管理水平的提升，又影響了醫(yī)院業(yè)務水平的提高。甚至有部分醫(yī)院仍采用傳統(tǒng)檢索和收集信息的模式，進而抑制檔案管理作用的發(fā)揮。

二、大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院檔案管理發(fā)展問題

（一）醫(yī)院不夠重視檔案管理。一部分學者認為，醫(yī)院屬于業(yè)務部門，具體工作過程中，應重點關注醫(yī)療新技術、新業(yè)務的開發(fā)，認為檔案管理不會對醫(yī)院運行有直接影響，所以，很多醫(yī)院內部管理將檔案管理工作作為“二線工作”落實，且對其人力資源和資金投入明顯不足，嚴重制約了醫(yī)院檔案管理大數(shù)據(jù)發(fā)展進程。

（二）檔案管理制度不夠完善。醫(yī)院檔案管理工作中，檔案管理缺少有效的監(jiān)督機制、操作流程以及相應制度。使得醫(yī)院檔案管理秩序混亂，缺少約束力和規(guī)范性。現(xiàn)階段，醫(yī)院檔案管理相對松懈，醫(yī)院檔案和臨床醫(yī)學檔案隸屬于院辦和臨床部門，難以實現(xiàn)統(tǒng)一管理。由于缺少健全的管理機制，醫(yī)院檔案濫用現(xiàn)象十分嚴重。此外，缺少檔案信息的必要支持，經(jīng)常出現(xiàn)濫用檔案問題。結果，醫(yī)院辦公室和各部門的檔案沒有及時轉移，檔案缺少完整性，收集效率低下。

（三）缺少電子檔案管理制度。從大量調研發(fā)現(xiàn)，某醫(yī)院檔案室已于2007年開始應用PDE7.0管理系統(tǒng)，但在具體使用過程中經(jīng)常出現(xiàn)一系列問題，雖然檔案管理人員了解問題所在，但是并沒有積極應對，有效處理，從這點上看，PDE系統(tǒng)僅是他們的一個使用工具，如何高效管理內部電子檔案，尚未確立健全規(guī)范的制度去約束，導致檔案管理人員忽視電子文件的丟失。在調查檔案庫房和檔案室時，發(fā)現(xiàn)當前醫(yī)院的一部分重要紙質檔案仍只有原件，沒有任何電子拷貝。同時，電子文件只有企業(yè)管理部門一份源文件。且在檔案丟失后，檔案管理人員沒有采取行動，進行必要的檔案備份工作。

（四）檔案文件利用率低和服務方式相對單一。就檔案文件利用率而言，我們了解到，醫(yī)院通常在發(fā)生實際情況時，才會查找檔案，了解情況，特別是項目檔案。例如，開工需要找材料時，必須要通過檔案才能辦理物資合格證；施工期間，需要更改設計圖紙時，才會用到圖紙檔案。其他類型的檔案利用率就更低了。例如：68個全宗卷的年平均利用率只占19.1%，可見，每年大約有4/5的文件不會被使用。另外，檔案管理人員在討論自己工作的不足時，發(fā)現(xiàn)他們并沒有意識到檔案編制工作的重要性。事實上，醫(yī)院現(xiàn)有檔案數(shù)量十分驚人，但這些資源并沒有得到充分的利用和開發(fā)，極大抑制了檔案作用的發(fā)揮。

三、大數(shù)據(jù)環(huán)境下提高醫(yī)院檔案管理水平的對策

（一）有效加強電子檔案管理系統(tǒng)建設。首先，醫(yī)院必須完善檔案管理，結合實際情況，優(yōu)化相關管理制度，使檔案管理工作遵照相關制度規(guī)范去執(zhí)行，從而順利推進檔案管理工作。其次，還要適當增加管理人員，降低大家的工作強度，提升檔案管理人員的幸福感和工作滿意度，讓他們擁有更多富余時間，不斷提升自己，了解更多跨界新知識，真正了解和掌握患者的真實需求，全面構建面向服務的醫(yī)療模式。

（二）及時改變傳統(tǒng)的管理思想。在優(yōu)化醫(yī)院檔案管理方面，轉變傳統(tǒng)觀念是最有效的管理手段，同時能夠彰顯大數(shù)據(jù)時代推進檔案管理工作良好發(fā)展的重要過程。因此，檔案管理人員必須要改變檔案需求形式和供給形式，結合醫(yī)院實際工作情況，充分發(fā)揮檔案管理工作的巨大價值和作用，使醫(yī)院各級領導能夠全面掌握和了解大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院檔案管理工作的巨大價值，從而確保醫(yī)院檔案管理工作有序開展，進而促進醫(yī)院檔案管理水平提升。舉個簡單例子，檔案管理工作人員需要在醫(yī)院正常運行過程中，充分發(fā)揮其優(yōu)勢和重要作用，有效處理好大數(shù)據(jù)提供的重要信息，科學整理編輯醫(yī)院檔案信息，同時按照檔案類型和功能進行系統(tǒng)信息分類，為檔案信息管理工作順利進行提供重要保障。當醫(yī)院管理層需要相關的信息和數(shù)據(jù)時，檔案管理人員需要給出正確的指導，以便他們在最短的時間內獲得更多有價值的信息?？梢詾榭茖W有效的工作打下堅實的基礎，為醫(yī)療服務的穩(wěn)定發(fā)展提供重要基礎。

（三）大數(shù)據(jù)技術在醫(yī)院檔案管理中的全面實施。醫(yī)院檔案管理工作中，運用大數(shù)據(jù)技術具有非常重要的現(xiàn)實意義。要求醫(yī)院加大人力、物力投資，積極搭建獨立的數(shù)據(jù)平臺，為大數(shù)據(jù)功能全面發(fā)揮奠定堅實基礎，這樣，才能為醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化、信息化提供重要保障，從而不斷提高醫(yī)院醫(yī)療水平，進而方便醫(yī)院各臨床科室和領導進行醫(yī)學分析和診斷。因此，大數(shù)據(jù)技術在醫(yī)院檔案管理中的全面實施、大數(shù)據(jù)的深入分析以及醫(yī)院醫(yī)療水平的提高，可以確保醫(yī)院在手術過程中創(chuàng)造更多的效益。

（四）全面提高醫(yī)院檔案管理水平。全面提升醫(yī)院檔案管理水平，首先要不斷引入和培養(yǎng)醫(yī)院檔案管理人才。同時定期組織相關人員加大專業(yè)知識和技能培訓，同時運用網(wǎng)絡知識培訓等多種培訓方式。針對大數(shù)據(jù)時代，從網(wǎng)絡知識及其他專業(yè)知識和數(shù)據(jù)分析能力入手，組建一支專業(yè)素質高、實踐能力強的專業(yè)醫(yī)院檔案管理團隊。此外，有必要為醫(yī)院檔案管理人員配備良好的軟硬件設備，從而為相關工作順利開展奠定基礎。隨著信息技術的飛速發(fā)展，高科技層出不窮。大數(shù)據(jù)的應用可以有效提高醫(yī)院檔案管理工作效率，切實保證檔案數(shù)據(jù)的合理性和真實性。

（五）配備相關設施。在醫(yī)院檔案管理工作具體開展過程中，除了不斷引入先進理念外，還需要不斷健全相應硬件、軟件設施。從目前檔案管理實際情況分析，為了順利搭建醫(yī)院信息基礎平臺，既要配備與之相配套的設備，擁有先進的技術，還應加大硬件、軟件建設，同時在此基礎上，不斷創(chuàng)新優(yōu)化。在核算成本內，提供重要的設備，這樣，更有利于檔案管理工作順利推進。同時，我們應繼續(xù)研發(fā)和運用滿足大數(shù)據(jù)管理的相關軟件，為有效處理大數(shù)據(jù)作出重大貢獻。

（六）加強對相關人員的業(yè)務培訓。既要為檔案管理創(chuàng)建良好的大數(shù)據(jù)環(huán)境，又要增強硬件、軟件設施建設，同時，要注重檔案管理工作人員的繼續(xù)教育和培訓。假設檔案管理人員不夠專業(yè)，未經(jīng)歷專業(yè)系統(tǒng)化培訓，勢必會影響大數(shù)據(jù)技術實際應用效果。所以，為了實現(xiàn)檔案管理信息化，需要從外界不斷引入專業(yè)人才，并讓他們培訓現(xiàn)有工作人員，這樣可以整體提升檔案管理水平。此外，醫(yī)院必須足夠重視信息化檔案管理，同時加大人員培訓和人才引入的資金投入力度，進而組建一支專業(yè)素質高，能力強，擁有豐富專業(yè)知識的管理檔案人才隊伍，并在此基礎上，合理利用大數(shù)據(jù)技術分析和應用數(shù)據(jù)，從而整體提升醫(yī)院檔案管理水平，促進醫(yī)院檔案管理工作有序開展。

（七）加強安全管理。在醫(yī)院檔案管理工作中，合理運用大數(shù)據(jù)技術，及時保存好龐大的數(shù)據(jù)信息量。假設突然發(fā)生程序和數(shù)據(jù)設備故障，不僅會影響疾病診斷結果，而且還會影響醫(yī)療分析的準確性。同時，從某種意義上講，安全檔案存儲與各種醫(yī)院運營的發(fā)展息息相關。假設數(shù)據(jù)系統(tǒng)突然發(fā)生故障，將會極大考驗數(shù)據(jù)存儲和恢復。一旦數(shù)據(jù)信息無法完整恢復，勢必會影響整個醫(yī)院業(yè)務正常運作，從而影響廣大患者就醫(yī)。其中數(shù)據(jù)的安全性和可靠性是大數(shù)據(jù)技術最基本的要求。過去，數(shù)據(jù)量和規(guī)模都比較小，備份和恢復數(shù)據(jù)相對容易。一般來說，備份工作不需要太多的工作。然而，在新的時代，醫(yī)療系統(tǒng)涉及信息的方方面面，臨床信息的發(fā)展也呈現(xiàn)出多樣化、海量化的趨勢，甚至會出現(xiàn)十多個臨床信息系統(tǒng)。同時，服務器的規(guī)模也比較大，無論是備份數(shù)據(jù)還是恢復數(shù)據(jù)，都存在較大的困難。因此，做好數(shù)據(jù)安全管理是當前醫(yī)院檔案管理的重中之重。只有這樣，才能保證醫(yī)療信息系統(tǒng)的穩(wěn)定運行和各項醫(yī)療服務的順利開展。

四、結束語

本文深入分析醫(yī)院檔案管理問題，同時挖掘大數(shù)據(jù)對醫(yī)院檔案管理未來發(fā)展影響，并提出及時更新醫(yī)院檔案管理理念、健全醫(yī)院檔案管理制度以及全面提升醫(yī)院檔案管理水平等有效策略，希望能夠為大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院檔案管理發(fā)展提供重要價值參考。