綜合檔案管理在醫(yī)院管理中的作用分析

文/無錫市第五人民醫(yī)院 許超

醫(yī)院的綜合檔案主要來自兩個部分：一部分是來自于上級的來文；另一部分是醫(yī)院在日常管理工作和業(yè)務中形成的各種資料。綜合檔案按照種類可以分為六大類，包括文書檔案、人事檔案、科技檔案、會計檔案、聲像檔案、實物檔案。這些檔案記載著醫(yī)院的歷史，也記載著醫(yī)院的進步發(fā)展史，在醫(yī)院的整體運行中起著非常重要的作用。

一、綜合檔案管理在醫(yī)院管理中發(fā)揮的作用

（一）綜合檔案管理可以傳承一個醫(yī)院的文化。醫(yī)院在創(chuàng)辦的初期就會明確醫(yī)院的服務理念、辦院宗旨、醫(yī)院的院訓等內(nèi)容，并引導醫(yī)護人員在日常工作中牢記這些醫(yī)院的思想文化，在日常的工作中體現(xiàn)這些文化。這些醫(yī)院的發(fā)展文化通過綜合檔案的形式記錄并儲存著，這些綜合檔案見證了醫(yī)院文化的不斷創(chuàng)新，不斷通過實踐而更加優(yōu)化。而對這些綜合檔案進行管理，使所有數(shù)據(jù)俱全，能不斷傳承醫(yī)院的文化建設。

（二）綜合檔案管理可以使醫(yī)院不斷創(chuàng)新與發(fā)展未來。綜合檔案管理通過對醫(yī)院所有資料數(shù)據(jù)進行認真整理、分析、總結(jié)、歸檔，并對真實的資料數(shù)據(jù)進行追蹤，利用這樣的方式不斷總結(jié)醫(yī)院的歷史，并且為醫(yī)院未來的發(fā)展提供借鑒，促使醫(yī)院不斷創(chuàng)新，探索出更好、更科學的方式為患者提供服務，讓患者滿意、讓政府滿意、讓社會滿意。通過對綜合檔案的管理，可以使醫(yī)院不斷總結(jié)歷史工作，取長補短，對于教訓引以為戒，對于優(yōu)點發(fā)揚光大，使醫(yī)院在現(xiàn)代發(fā)展中不斷進行科學創(chuàng)新，使醫(yī)院發(fā)展蒸蒸日上。

（三）綜合檔案管理可以為醫(yī)院的科學化建設提供依據(jù)。隨著現(xiàn)代社會的不斷發(fā)展，社會對醫(yī)院的整體要求越來越高，醫(yī)院只有重視綜合檔案的管理工作，才能提高醫(yī)院的整體水平。醫(yī)院應對綜合檔案進行科學化的管理，進而提高醫(yī)院的社會效益、服務效益等，使醫(yī)院在同行中擁有足夠的優(yōu)勢。綜合檔案管理在醫(yī)院的各個方面都產(chǎn)生了一定程度的影響，比如臨床醫(yī)療方面、新業(yè)務、新技術的開拓以及專業(yè)術語方面的交流等，使得各個重要領域相互影響、相互作用、共同促進發(fā)展。綜合檔案管理為醫(yī)院的科學化建設提供了有利的依據(jù)。

（四）綜合檔案管理有利于完善人員信息，為職工的晉升提供相關資料。醫(yī)院通過開展綜合檔案管理工作，對醫(yī)院內(nèi)部工作人員的基本信息和工作經(jīng)歷進行采集與完善，并保證這些資料的準確性與真實性。通過人員信息的完善，可以為醫(yī)院人事安排提供依據(jù)。醫(yī)院可以通過對內(nèi)部職工的人事檔案進行分析，提供相關的晉升崗位，為醫(yī)院工作人員創(chuàng)造更好的發(fā)展機會，有利于醫(yī)院留住人才，從而不斷提高醫(yī)院的綜合競爭力。

（五）綜合檔案管理可以影響醫(yī)院的經(jīng)濟效益與社會效益。綜合檔案是一些真實資料與原始資料，具有真實客觀性，醫(yī)院可以通過網(wǎng)絡、電視、信息的途徑對醫(yī)院的發(fā)展與綜合檔案管理工作進行宣傳，大力宣傳醫(yī)院的創(chuàng)新管理模式與服務宗旨，以及創(chuàng)新的服務便民措施，通過宣傳讓更多的人熟悉了解醫(yī)院，更多的選擇在我院就診，不斷提高醫(yī)院的經(jīng)濟效益與社會效益。

二、怎樣使綜合檔案管理工作發(fā)揮更大的作用

（一）加強對綜合檔案管理基礎工作的監(jiān)管。綜合檔案管理最基礎的工作就是對所有綜合檔案的資料數(shù)據(jù)進行整理、分析、歸檔、保存，并對綜合檔案進行有效的排版與編目。醫(yī)院應建立完整的綜合檔案管理制度，并嚴格按照制度對綜合檔案基礎工作進行監(jiān)管，所有文檔及時進行整理備案。在以往的醫(yī)院管理理念中，對于綜合檔案的管理只是重視資料的收集與歸檔，而對資料本身的真實性、客觀性、完整性、正確性有所忽略，導致在發(fā)生醫(yī)療糾紛時，綜合檔案的說服力極其微弱，無法給予法律支持。因此，在綜合檔案管理工作中，要對綜合檔案給予重視，醫(yī)院各個科室各個環(huán)節(jié)進行記錄時均需要嚴格把控質(zhì)量，各個部門之間相互協(xié)調(diào)、相互合作、相互監(jiān)督，確保綜合檔案完成的及時性、準確性、安全性。

（二）加強對綜合檔案管理工作的開發(fā)與利用。醫(yī)院應開展有效的綜合檔案管理工作，認真對以往記載的醫(yī)院歷史資料進行編研，為醫(yī)院的發(fā)展提供更有利的資料信息查詢功能，有利于醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展。

（三）能夠確保綜合檔案管理設備資源完整。對于綜合檔案的管理應引用一些先進并科學的手段進行管理，比如數(shù)字化管理、計算機信息化管理等方式，可以減輕人力、物力的消耗，同時提高綜合檔案管理的質(zhì)量。

（四）加強對綜合檔案管理人才的培訓。要對綜合檔案管理人員進行培訓，不斷提高綜合檔案管理水平。對于管理類人才，醫(yī)院應予以重用，并提高相關的福利待遇，使管理人才在綜合檔案管理領域發(fā)揮自己的優(yōu)勢，促進醫(yī)院綜合檔案管理不斷發(fā)展。

三、總結(jié)

通過以上論述，可以發(fā)現(xiàn)綜合檔案管理在醫(yī)院的發(fā)展過程中發(fā)揮著重要的作用，能夠傳承一個醫(yī)院的文化；能使醫(yī)院不斷創(chuàng)新與發(fā)展；能為醫(yī)院的科學化建設提供重要依據(jù)；能夠有利于完善人員信息，為職工的晉升提供相關資料；能夠提高醫(yī)院的經(jīng)濟效益與社會效益。在工作中，只有加強對綜合檔案管理基礎工作的監(jiān)管，加強對綜合檔案管理工作的開發(fā)與利用，保證綜合檔案管理設備資源的完整性，加強對綜合檔案管理人才的培訓與使用，才能使綜合檔案管理工作效率不斷提升，使醫(yī)院不斷發(fā)展壯大。