醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化探討

文/齊齊哈爾醫(yī)學院附屬第一醫(yī)院 王維娜

隨著社會的進步和經(jīng)濟的發(fā)展，人們對于醫(yī)療資源的需求以及水平要求越來越高，這就要求醫(yī)院不斷提升自身的管理水平，從管理的細致化和科學化不斷精進。醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院行政管理事務的重要組成部分。檔案記錄醫(yī)院的發(fā)展，包括醫(yī)療水平、患者信息、醫(yī)護溝通等信息，對于醫(yī)院的細致化管理以及發(fā)展穩(wěn)定有著重要的意義。但是長期以來，檔案管理工作在醫(yī)院管理中不受重視，檔案管理工作存在著一定的問題，不能充分發(fā)揮出其對于醫(yī)院發(fā)展的重要意義。

一、醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

醫(yī)院的檔案管理工作在當前的形勢下日益邊緣化，逐漸喪失應有的價值。就其管理來看，主要存在以下幾個方面的問題：

（一）醫(yī)院檔案管理的受重視程度不高。長期以來，醫(yī)院管理人員對于檔案管理工作的重視程度不高，導致無論是對于檔案管理的基礎設施投入還是對于其專業(yè)人才引進，力度都不大。醫(yī)院的檔案管理工作長期在這樣的背景之下，管理方式陳舊，管理設施落后，檔案管理人員在工作中干勁不足，醫(yī)院檔案管理工作也較為保守落后。當前的社會形勢已經(jīng)發(fā)生了很大的變化，人們對于醫(yī)療資源的要求也越來越高。醫(yī)院在管理的過程當中，除了對于醫(yī)務人員的業(yè)務素質(zhì)進行不斷精進提升之外，還需要針對自身的管理方式和管理水平進行提升。醫(yī)院檔案管理能夠為醫(yī)務工作人員提供豐富的信息，醫(yī)生能夠從醫(yī)療檔案中找到過去豐富的病歷信息，提升自身的業(yè)務素質(zhì)，同時醫(yī)療檔案管理的細致化與科學程度也能夠為當前日益緊張的醫(yī)患關(guān)系留下更為充實的信息，預防后續(xù)的醫(yī)患糾紛。因此，從醫(yī)院檔案管理對于醫(yī)院管理的積極意義來說，必須重視醫(yī)院檔案管理工作。

（二）醫(yī)院檔案管理的規(guī)范性有待加強。醫(yī)院的檔案管理工作因為過去客觀原因的限制，一直以來規(guī)范性不夠強。各個醫(yī)院中針對檔案管理的方式和方法都不同，沒有整合成為統(tǒng)一的規(guī)范。同時針對醫(yī)院檔案的存檔內(nèi)容，存檔年限以及不同年限檔案信息的管理方式與處理方式都在各個醫(yī)院之間有很大的差異，甚至在醫(yī)院內(nèi)部沒有統(tǒng)一進行處理。這就導致醫(yī)院檔案管理工作較為混亂，檔案資料沒有系統(tǒng)性，在使用的時候無法及時為使用者提供完善有用的信息，從而進一步造成檔案的使用率不高等問題。事實上，這也是醫(yī)院檔案管理工作日益邊緣化的重要原因。另外，在醫(yī)院檔案管理工作中，專業(yè)人才有很大的缺口。檔案管理工作是一個非常專業(yè)的工作，有著一套系統(tǒng)性的理論知識和工作方法來指導檔案管理工作，醫(yī)院的檔案管理工作人員往往只是醫(yī)院的行政人員，沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓和教育，欠缺專業(yè)的檔案管理專業(yè)知識，因此在工作中無從談起使用專業(yè)的理論知識指導工作。過去我們的檔案管理工作往往按照傳統(tǒng)的經(jīng)驗來指導工作，能夠基本滿足需求。但是當前的社會形勢已經(jīng)發(fā)生了很大的變化，醫(yī)院的各類信息層出不窮，信息成倍在增長，并且在醫(yī)院年限的不斷增長中，也不斷累積豐富的資料，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能滿足當前時代的需求，必須從當前的形勢和需求出發(fā)，建立完善的內(nèi)部檔案管理工作規(guī)范。

（三）醫(yī)院檔案管理的信息化程度不高。當前是信息化時代，無論是信息傳遞的方式還是交流的方式都已經(jīng)趨于電子化，但是在醫(yī)院的檔案管理中，大部分信息還是紙質(zhì)的信息。一方面，紙質(zhì)信息的保存方式和保存條件都有一定的限制；另一方面，紙質(zhì)信息的調(diào)取和使用相對來說需要花費較長的時間。這就造成當前醫(yī)院檔案管理中檔案信息的使用率不高，很多紙質(zhì)信息也因為空間以及保存條件的限制逐漸失效。這給檔案管理工作帶來很大的挑戰(zhàn)。另外，醫(yī)院目前對于檔案管理的信息化基礎設施建設投入不夠，醫(yī)院檔案信息的電子化和信息化進展緩慢，與當前的社會趨勢落差巨大，進一步加劇了當前醫(yī)院檔案信息化管理落后程度。

二、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化措施

當前醫(yī)院檔案管理中存在的主要問題在于其工作的重視程度，內(nèi)部規(guī)范建設以及信息化水平幾個方面，因此，提升醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化水平，也需要從當前存在的主要問題著手，進行改善。

（一）提升醫(yī)院檔案管理工作的重視程度。醫(yī)院檔案管理部門中的管理人員和工作人員首先應當重塑對于自身工作的認識，正確看待醫(yī)院檔案管理工作的積極意義，通過自身的努力，最大化發(fā)揮檔案信息對于醫(yī)院管理的作用與意義。另外，醫(yī)院的管理人員也應當認識到，檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，提升檔案管理的現(xiàn)代化水平對于醫(yī)院建立科學的管理體系有著非常積極的作用。從上到下，從內(nèi)部到外部，逐漸改善對于檔案管理工作的認識，才能逐漸提升對檔案管理的重視程度。從檔案信息的使用性來說，也需要檔案管理工作人員提升工作效率，提升服務的水平，讓檔案信息的使用率更高，更好地服務醫(yī)院的建設和發(fā)展，發(fā)揮其應有的價值。檔案信息的使用性提升也能夠增強檔案工作人員的成就感，并直接提升檔案管理工作的重要程度。

（二）提升醫(yī)院檔案管理的信息化水平。當前的社會已經(jīng)是信息時代，檔案信息所涉及的內(nèi)容在很大程度上都已經(jīng)信息化，因此，相應的檔案管理工作也應當提升信息化水平。一方面，醫(yī)院應當增加對于信息化基礎設施的投入，采購信息化管理硬件設施如電腦、快速掃描設備等，同時采用高端的檔案管理軟件，培養(yǎng)專業(yè)化的檔案管理人才。從硬實力和軟實力上提升檔案信息管理的現(xiàn)代化水平。當然，檔案管理信息化水平的建設不是一朝一夕能夠完成的，而是需要針對當前的實際狀況和實際需求進行不斷的完善，在信息化的過程當中，檔案管理人員切忌一蹴而就，不可能一下子完成所有的信息化建設工作，而是要在過程當中不斷進步，按照需求進行建設，直至超越當前的需求。

（三）完善醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)性規(guī)范建設。醫(yī)院檔案信息管理是一個系統(tǒng)性的工作，因此必須建立一整套系統(tǒng)制度來約束和規(guī)范檔案信息管理工作。醫(yī)院檔案信息管理的內(nèi)部規(guī)范需要結(jié)合醫(yī)院自身的實際狀況進行建立，并且對于當前醫(yī)院檔案信息管理的主要訴求有針對性、有側(cè)重地進行規(guī)劃，形成檔案信息建立、保存、使用的流程，為檔案信息的使用提供最大化的便利。通過規(guī)范來明確檔案信息管理的工作模式以及管理模式，能夠更加快速地培養(yǎng)檔案信息管理的專業(yè)人才，提升工作效率，并讓檔案信息管理人員在工作中獲得更多的認同感和成就感，從而建立一個穩(wěn)定且積極向上的檔案信息管理團隊，提升檔案信息管理的現(xiàn)代化水平。

三、結(jié)論

綜上所述，醫(yī)院檔案信息管理長期以來的運作過程當中存在不少的問題，重視程度不夠、信息化程度不高、缺乏系統(tǒng)性是其中的主要問題。因此，提升檔案信息管理的現(xiàn)代化水平，需要從這幾個方向著手。通過建立系統(tǒng)性規(guī)范，提升信息化管理的軟件設施和硬件設施，提升檔案信息管理的有效性和重要性，讓醫(yī)院從上至下提升對于檔案信息管理的重視程度，提升醫(yī)院檔案信息管理的現(xiàn)代化水平。