檔案數(shù)字化在醫(yī)院檔案中的應(yīng)用價值

文/肇慶市高要區(qū)人民醫(yī)院 魏海鋒

醫(yī)院檔案是指醫(yī)院在日常工作中所形成的具有保存價值的歷史記錄與生產(chǎn)資料，種類有很多，包括醫(yī)院行政管理、黨群管理、科教、人事、財務(wù)、設(shè)備、基建等不同類型。檔案數(shù)字化是指利用數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、高速掃描技術(shù)等先進技術(shù)手段，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案與聲像檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，保存在檔案數(shù)據(jù)庫中，方便對檔案資源的保管與利用。本文就當(dāng)前醫(yī)院檔案數(shù)字化管理存在的問題進行分析，探討解決對策。

一、醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的應(yīng)用價值

（一）更好地保存珍貴的檔案原件。傳統(tǒng)的檔案管理方式容易導(dǎo)致檔案原件缺損或遺失，影響檔案的完整性。將檔案管理數(shù)字化一般可利用電腦管理電子版檔案。有效解決了原件經(jīng)常被利用而造成缺失的問題，使很多珍貴的資料原件得以保存下來。

（二）轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)文件歸檔方式，提高了檔案資源的利用率。檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化后，工作人員無需耗費大量的精力與時間去對檔案資料進行整理與記錄，從而避免了由于一處改動所引起的連鎖改動，節(jié)省了人力物力。同時，檔案人員從過去的手工工作中解放出來，提高了工作效率。

（三）促使醫(yī)院整體管理水平提升。隨著檔案數(shù)字化進程的發(fā)展，醫(yī)院能夠把護理流程、臨床管理、經(jīng)濟核算與分析等檔案信息進行有機融合，構(gòu)建起更有效的監(jiān)管平臺。不僅能滿足醫(yī)院管理的需要，也能節(jié)省不必要的成本投入。同時，檔案信息化建設(shè)的過程中，檔案管理工作將發(fā)揮出更強大的支持效用，進一步提高了醫(yī)院整體管理水平，讓醫(yī)院各項工作能夠有序開展，防止嚴重的醫(yī)患矛盾發(fā)生。

二、當(dāng)前醫(yī)院檔案管理數(shù)字化發(fā)展存在的問題

（一）缺乏足夠的重視。醫(yī)院管理層對檔案數(shù)字化建設(shè)缺乏足夠的重視，對這項工作的長遠意義認識不足。檔案數(shù)字化建設(shè)工作的開展主要取決于醫(yī)院管理層的支持以及各科室的積極配合，尤其是院領(lǐng)導(dǎo)的重視尤為重要。由于檔案管理數(shù)字化不同于其他工作，難以體現(xiàn)出相應(yīng)的經(jīng)濟價值，因此，醫(yī)院管理層與職工對這項工作不夠重視，甚至在日常工作中存在懈怠心理，制約了檔案管理數(shù)字化水平的提升。

（二）軟硬件投入不足。由于重視不足，因此在軟硬件設(shè)施方面的投入明顯不足，導(dǎo)致檔案管理數(shù)字化建設(shè)滯后，難以滿足醫(yī)院檔案管理信息化發(fā)展的需要。從硬件層面來說，應(yīng)配備專業(yè)的高速拍攝儀、掃描儀，滿足檔案數(shù)字化管理的需要。但從現(xiàn)實來看，現(xiàn)有的設(shè)備老舊，難以滿足檔案數(shù)字化建設(shè)的需要。從軟件層面來說，檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)相對獨立，系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換困難。此外，數(shù)據(jù)庫存儲服務(wù)器大多設(shè)置在局域網(wǎng)內(nèi)，不能與其他利用者共享，不能充分發(fā)揮出數(shù)字檔案的價值。

（三）缺乏專業(yè)的數(shù)字化檔案管理人才。檔案數(shù)字化建設(shè)離不開一支復(fù)合型的檔案專業(yè)人才隊伍的支持，但從現(xiàn)實來看，醫(yī)院大部分檔案員身兼數(shù)職，也非檔案專業(yè)出身，檔案專業(yè)知識匱乏，信息技術(shù)水平有限，因此，不能輕松勝任檔案數(shù)字化管理工作。這在一定程度上影響了檔案數(shù)字化水平的提升。

三、新時期醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)的策略

（一）更新觀念，高度重視檔案數(shù)字化管理工作。院領(lǐng)導(dǎo)必須充分認識到檔案數(shù)字化建設(shè)對醫(yī)院長遠發(fā)展的意義，為檔案數(shù)字化建設(shè)提供有力的支持。檔案資源不僅僅是醫(yī)院發(fā)展的重要記錄，也是開展醫(yī)療科研、教學(xué)、行政管理、解決醫(yī)患矛盾的重要資料。為此，院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)將檔案數(shù)字化建設(shè)提升到醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略層面，高度重視這項工作，加大資金與資源的投入。要在醫(yī)院內(nèi)部營造濃厚的檔案數(shù)字化建設(shè)氛圍，利用教育培訓(xùn)與日常會議等機會向全體職工宣傳檔案數(shù)字化建設(shè)的意義，增強院領(lǐng)導(dǎo)、職工以及檔案人員的檔案管理意識，使其主動配合好檔案數(shù)字化管理工作的開展。

（二）逐步完善檔案信息化建設(shè)的軟硬件設(shè)施。為提高檔案數(shù)字化管理水平，必須盡快完善軟硬件設(shè)施。首先配備功能先進的掃描儀、電腦、復(fù)印機，根據(jù)檔案對載體的需求購進對應(yīng)類型的設(shè)備，以獲取高質(zhì)量的電子檔案。與相關(guān)軟件開發(fā)公司合作，設(shè)立辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)間的對接接口，并加強對檔案員的培訓(xùn)，保證工作成效。同時，注重設(shè)備管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)間的有效銜接，并建立檔案數(shù)據(jù)庫，逐步豐富檔案資源。調(diào)整數(shù)據(jù)庫局域網(wǎng)，善于利用大數(shù)據(jù)、云計算等信息技術(shù)，加強與其他醫(yī)院及醫(yī)療機構(gòu)的檔案資源共享，使檔案資源利用率得到有效提升，充分發(fā)揮出檔案資源的利用價值。

（三）加強檔案資源的信息安全管理。不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，電子檔案面臨的主要風(fēng)險就是網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險，易受到黑客攻擊，導(dǎo)致信息被竊、信息丟失等。為此，必須加強對檔案運行環(huán)境的安全管理。為數(shù)據(jù)設(shè)立獨立運行設(shè)施，將存儲檔案的設(shè)備放在遠離磁場的環(huán)境中，保護設(shè)備電源，可建立獨立電源室，以保證數(shù)據(jù)庫能安全運行。同時，加強對電子檔案的備份管理，便于恢復(fù)丟失受損的電子檔案，保證檔案資源的完整性與安全性。醫(yī)院可根據(jù)實際情況選擇離線或在線備份，本地或異地備份的方式。可采用磁盤陣列保存信息量龐大的電子檔案。重視對電子檔案的保密管理，避免被病毒、黑客攻擊，通常可利用軟件加密、硬件加密、混合加密的手段進行保密管理。其中，最常見的是混合加密法，即采用用戶認證、身份密碼、權(quán)限分配等措施來保護檔案信息的安全性。

（四）加強對數(shù)字化檔案管理人才的培養(yǎng)。檔案工作者的專業(yè)素養(yǎng)在很大程度上影響到醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)的成效。為此，必須重視對檔案數(shù)字化管理人才的培養(yǎng)。首先，要出臺健全的醫(yī)院電子檔案管理制度，將電子檔案歸檔納入醫(yī)院的立卷歸檔制度范圍內(nèi)，并嚴格加以考查。其次，對檔案人員加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)，重點學(xué)習(xí)相關(guān)數(shù)字設(shè)備、軟件系統(tǒng)的使用方法與技巧，掌握電子檔案管理的專業(yè)知識，著力提高他們的電子檔案管理水平。一方面，要注重培訓(xùn)的深度，對醫(yī)院各科室部門、行政管理部門、檔案部門的人員進行相關(guān)培訓(xùn)，增強其數(shù)字檔案管理意識；另一方面，要重視培訓(xùn)的深度，將檔案人員、數(shù)據(jù)錄入人員、信息管理員、計算機技術(shù)人員作為培訓(xùn)重點對象，重點培訓(xùn)數(shù)字化方面的知識。最后，醫(yī)院應(yīng)從高校、社會上引進復(fù)合型檔案專業(yè)人才，彌補當(dāng)前檔案數(shù)字化人才不足的問題。在加強對現(xiàn)有檔案隊伍培養(yǎng)的基礎(chǔ)上，還應(yīng)多引進精通信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、檔案專業(yè)知識扎實的復(fù)合型人才，從而為醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)提供有力的智力支持。