新形勢(shì)下加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的思考

文/山東省菏澤市單縣社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)服務(wù)中心 鄧振龍

社會(huì)保險(xiǎn)檔案是對(duì)被保險(xiǎn)人各項(xiàng)信息的真實(shí)記錄，加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作，有利于社會(huì)的和諧、穩(wěn)定與健康發(fā)展。近年來(lái)，社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度很快，人民群眾的物質(zhì)和精神文化水平不斷提升，對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作提高了重視。加之我國(guó)社會(huì)市場(chǎng)就業(yè)人數(shù)的增加，社會(huì)保險(xiǎn)管理工作任務(wù)更重，更需要做好檔案管理工作，讓社會(huì)實(shí)際需求得到滿(mǎn)足。

一、加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的意義

第一，社會(huì)保險(xiǎn)檔案在維護(hù)參保人員合法權(quán)益上發(fā)揮著憑證的作用。社會(huì)保險(xiǎn)與參保企業(yè)、參保機(jī)關(guān)和參保個(gè)人等密切相關(guān)，規(guī)模極為龐大，事關(guān)國(guó)計(jì)民生。且社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)，與多個(gè)環(huán)節(jié)密切相關(guān)，能夠?qū)⒈Ｈ藗€(gè)人信息反映出來(lái)，是參保人繳費(fèi)記錄、保險(xiǎn)關(guān)系轉(zhuǎn)移和待遇享受等的依據(jù)。第二，加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作，有利于社會(huì)的和諧與穩(wěn)定。社會(huì)保險(xiǎn)檔案與人民群眾終身利益密切相關(guān)，若是經(jīng)辦單位出現(xiàn)疏忽，將對(duì)參保人切身利益帶來(lái)影響，不利于社會(huì)的和諧與穩(wěn)定?，F(xiàn)在人們保險(xiǎn)意識(shí)不斷增強(qiáng)，參保人數(shù)也日益增多，需要對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理進(jìn)行完善，讓參保企業(yè)與個(gè)人獲得更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，保證社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理職責(zé)充分發(fā)揮出來(lái)，為社會(huì)的和諧與穩(wěn)定作出積極貢獻(xiàn)。

二、社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的現(xiàn)狀

近年來(lái)，保險(xiǎn)種類(lèi)日益增多，參保人數(shù)也逐步增加，多年的保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案資料管理工作量快速增加，從最開(kāi)始的幾萬(wàn)人發(fā)展到現(xiàn)在的幾十萬(wàn)人。社保檔案管理是社保經(jīng)辦管理工作的重要內(nèi)容，保險(xiǎn)業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)該積極對(duì)參保人員檔案資料展開(kāi)歸納、總結(jié)、分類(lèi)、歸檔、裝訂、保管、利用、移交和銷(xiāo)毀等工作。這是提升社保經(jīng)辦質(zhì)量與科學(xué)管理社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的有效方法，這樣以養(yǎng)老保險(xiǎn)和醫(yī)療保險(xiǎn)工作為主的社保工作體系將越來(lái)越完善。

分析社保檔案形成范圍可知，其涉及面很廣，產(chǎn)生與保存由各自承辦部門(mén)負(fù)責(zé)。站在動(dòng)態(tài)角度來(lái)說(shuō)，社會(huì)保險(xiǎn)檔案中很多內(nèi)容信息時(shí)刻處于變化中，要采取規(guī)定程序進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理。結(jié)合已有的載體而言，社會(huì)保險(xiǎn)檔案大多為紙制材料和電子系統(tǒng)，從管理上說(shuō)，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理比較分散與無(wú)序，需要保證管理的規(guī)范性。站在利用層面來(lái)說(shuō)，社會(huì)保險(xiǎn)檔案至今始終居于利用的高峰期，這是由于社會(huì)保險(xiǎn)初期建檔工作存在問(wèn)題，其信息共享機(jī)制與系統(tǒng)也不完善，從而為利用工作帶來(lái)了較大阻礙。

三、新形勢(shì)下加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的策略

（一）提高投保人的檔案管理意識(shí)。社會(huì)保險(xiǎn)檔案在社會(huì)保障體系中占有關(guān)鍵的地位，然而現(xiàn)階段大多數(shù)投保人對(duì)檔案的價(jià)值認(rèn)識(shí)不充分。為了提升社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作效率，應(yīng)該注重增強(qiáng)投保人檔案管理意識(shí)，促使他們對(duì)檔案的重要性有足夠的認(rèn)識(shí)，從而主動(dòng)配合檔案管理工作，保證社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理部門(mén)工作效率實(shí)現(xiàn)提升。在發(fā)現(xiàn)問(wèn)題以后，將核對(duì)工作做到位，避免工作中出現(xiàn)漏洞。除了要切實(shí)增強(qiáng)投保人對(duì)檔案的重視程度以外，也應(yīng)該提高檔案管理人員的思想意識(shí)，定期為他們提供職業(yè)技能培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，促使其綜合素質(zhì)實(shí)現(xiàn)提升。要通過(guò)對(duì)激勵(lì)機(jī)制的完善，保證每個(gè)檔案管理人員工作積極性得到激發(fā)，并將具體的檔案管理職責(zé)明確下來(lái)，加快基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的步伐，對(duì)用時(shí)較長(zhǎng)、老化問(wèn)題嚴(yán)重的設(shè)施應(yīng)該盡快更換。社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理中還要定期開(kāi)展檢驗(yàn)工作，保證在發(fā)現(xiàn)問(wèn)題后第一時(shí)間進(jìn)行解決，將社會(huì)保險(xiǎn)檔案的使用價(jià)值體現(xiàn)出來(lái)，為社會(huì)的進(jìn)步與發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

（二）加強(qiáng)檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。為了提升社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理水平，應(yīng)該采取標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理措施。為了實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)，應(yīng)該不斷完善社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理制度，保證社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理更加規(guī)范與有序進(jìn)行，為文件材料的完整收集創(chuàng)造有利條件，同時(shí)也有利于各項(xiàng)材料分類(lèi)更加科學(xué)合理，保證檔案管理規(guī)范化水平實(shí)現(xiàn)提升。社會(huì)保險(xiǎn)檔案涉及內(nèi)容眾多，包括專(zhuān)業(yè)檔案、會(huì)計(jì)檔案和生育、醫(yī)療、工傷、養(yǎng)老等社會(huì)保險(xiǎn)審批材料、證明文件和統(tǒng)計(jì)報(bào)表等，應(yīng)該結(jié)合具體保管期限與歸檔范圍進(jìn)行劃分，這樣社會(huì)保險(xiǎn)工作的開(kāi)展才能獲得可靠支持。此外，要加大對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息資源的整合力度，保證有效共享已有的信息資源，這樣社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作效率將得到提升。因此只有不斷規(guī)范社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理制度，才能讓檔案管理更加科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

（三）提升社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息化管理水平。在信息化時(shí)代，現(xiàn)代信息技術(shù)在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域得到了廣泛應(yīng)用。在開(kāi)展社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作時(shí)，要將信息技術(shù)的作用發(fā)揮出來(lái)，不斷提升社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、智能化和科學(xué)化水平。要想保證社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作順利進(jìn)行，并提升檔案管理工作效率與服務(wù)質(zhì)量，應(yīng)該在社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理中投入更多的資金，加快各項(xiàng)軟硬件設(shè)備建設(shè)的步伐。要以專(zhuān)人為指導(dǎo)，對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案實(shí)行電子化掃描，讓紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，達(dá)到永久保存的目的。這樣有利于提高社會(huì)保險(xiǎn)檔案的利用價(jià)值，提供快捷查詢(xún)服務(wù)通道，達(dá)到便民惠民的目的，為群眾查詢(xún)與利用創(chuàng)造有利的條件。在查詢(xún)各項(xiàng)參保信息的過(guò)程中，只需要利用檔案查詢(xún)軟件就能達(dá)到目的，為參保人續(xù)保、轉(zhuǎn)移、待遇核發(fā)等提供可靠依據(jù)，保證參保人員切實(shí)利益不受侵犯，也實(shí)現(xiàn)了經(jīng)辦效率的大幅度提升。

（四）提高檔案管理人員專(zhuān)業(yè)技能水平。對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作來(lái)說(shuō)，有著很強(qiáng)的政策性與業(yè)務(wù)性等特征，檔案管理人員在開(kāi)展工作的過(guò)程中，應(yīng)該對(duì)相關(guān)法律法規(guī)有足夠的了解，并不斷提高自己的計(jì)算機(jī)操作技能。社會(huì)保險(xiǎn)部門(mén)也要提高重視程度，為社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理部門(mén)建設(shè)提供更多支持與幫助，為檔案管理人員提供更多業(yè)務(wù)培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，并在其作風(fēng)建設(shè)和思想建設(shè)上加大力度。這樣才能逐步打造一支專(zhuān)業(yè)能力強(qiáng)、綜合素質(zhì)高的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理隊(duì)伍，也可以維持社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的連續(xù)性，為新形勢(shì)下做好社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作創(chuàng)造更加有利的條件。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，社會(huì)保險(xiǎn)檔案存在保存、查考與利用等價(jià)值，對(duì)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，應(yīng)該避免社會(huì)保險(xiǎn)檔案的真實(shí)性與完整性受到影響，讓檔案信息能夠?qū)?dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)發(fā)展情況充分反映出來(lái)。這樣才能發(fā)揮出社會(huì)保險(xiǎn)檔案的作用，為當(dāng)?shù)匕l(fā)展規(guī)劃提供可靠依據(jù)，也有利于促使當(dāng)?shù)厣鐣?huì)保險(xiǎn)體系更加完善，為構(gòu)建和諧社會(huì)作出貢獻(xiàn)。社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)該意識(shí)到這項(xiàng)工作的重要意義，主動(dòng)將崗位職責(zé)履行到位，不斷提高辦事效率與工作質(zhì)量，為人民群眾提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。