不動(dòng)產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理探討

文/四平市不動(dòng)產(chǎn)登記中心 王繹涵

對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案進(jìn)行現(xiàn)代化管理，對(duì)管理的全面性和有效性具有很大的幫助。并且現(xiàn)階段我國的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)十分發(fā)達(dá)，所以利用現(xiàn)代化手段進(jìn)行檔案管理將會(huì)非常便捷，為提高不動(dòng)產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理的水平，相關(guān)部門和工作人員必須采取有效措施。

一、不動(dòng)產(chǎn)檔案管理中存在的問題

（一）工作人員缺乏協(xié)調(diào)性。檔案管理工作人員之間的工作缺乏協(xié)調(diào)性是不動(dòng)產(chǎn)檔案管理中存在的比較嚴(yán)重的問題之一，因其工作缺乏協(xié)調(diào)性，導(dǎo)致不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作雜亂無章，經(jīng)常出現(xiàn)各種問題。工作人員之間缺乏協(xié)調(diào)性表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，工作人員之間業(yè)務(wù)溝通不夠，這是因?yàn)楹芏嗖粍?dòng)產(chǎn)檔案管理單位或者部門為適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，不得不對(duì)自身的部門進(jìn)行重組，以便于更好地利用現(xiàn)代化手段進(jìn)行檔案管理，提高其效率，但是因?yàn)閷?duì)檔案管理部門進(jìn)行了重組，所以不動(dòng)產(chǎn)登記的要求發(fā)生了變化，工作人員不適應(yīng)，業(yè)務(wù)溝通不足，所以經(jīng)常臨時(shí)協(xié)商的情況，應(yīng)急處理能力較差。第二，工作人員之間業(yè)務(wù)銜接能力不強(qiáng)，所以在工作過程中經(jīng)常會(huì)導(dǎo)致某一個(gè)工作流程出現(xiàn)失誤，或者是不動(dòng)產(chǎn)檔案管理在某一個(gè)環(huán)節(jié)停留時(shí)間過長等，嚴(yán)重影響了不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的效率。

（二）工作人員技術(shù)水平低。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，很多領(lǐng)域的工作都強(qiáng)調(diào)高效、快捷等，所以很多領(lǐng)域的工作改變了傳統(tǒng)的工作方式，采用現(xiàn)代化的手段進(jìn)行管理，不動(dòng)產(chǎn)檔案管理領(lǐng)域也不例外。但是在利用現(xiàn)代化手段的過程中，不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作人員的技術(shù)水平不夠，技術(shù)人員不足也阻礙了其工作效率的提升。主要表現(xiàn)為，在不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作中，一些需要技術(shù)水平的工作往往處理效果不好，且堆積嚴(yán)重，進(jìn)而激發(fā)群眾的不滿情緒。

（三）檔案管理制度不完善。檔案管理制度不完善也是不動(dòng)產(chǎn)檔案管理中存在的又一比較嚴(yán)重的問題。雖然政府相關(guān)部門出臺(tái)了關(guān)于不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的一些制度和規(guī)定，但是因?yàn)椴粍?dòng)產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理剛剛轉(zhuǎn)變不久，所以缺乏系統(tǒng)完善的檔案管理制度，這就導(dǎo)致了不動(dòng)產(chǎn)檔案管理單位沒有辦法依照有效規(guī)定制定自身的規(guī)章制度，進(jìn)而導(dǎo)致工作人員在工作的時(shí)候沒有辦法遵循相關(guān)規(guī)章制度，最后造成檔案管理工作中出現(xiàn)各種各樣的問題，甚至出現(xiàn)某些工作人員粗心大意遺失不動(dòng)產(chǎn)檔案的情況，加大了不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的難度。

（四）檔案管理缺乏規(guī)劃性。由于在沒有采用現(xiàn)代化的手段進(jìn)行檔案管理之前，很多不動(dòng)產(chǎn)檔案管理采用紙質(zhì)檔案管理，這就導(dǎo)致檔案的登記、儲(chǔ)存和管理出現(xiàn)各種各樣的問題。并且因?yàn)椴粍?dòng)產(chǎn)檔案管理的種類和數(shù)量比較多，而紙質(zhì)檔案的管理缺乏規(guī)劃性，所以不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的工作難度是比較大的。除此之外，由于采用紙質(zhì)版的檔案管理無法像利用現(xiàn)代化手段一樣將檔案存放在電腦上面，而是要存放在倉庫里面，隨著檔案的增多，搜尋和查閱將變得十分復(fù)雜，且安全性也相對(duì)不高。

二、不動(dòng)產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理的特點(diǎn)

不動(dòng)產(chǎn)檔案管理是我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的重要組成部分，利用現(xiàn)代化的手段進(jìn)行不動(dòng)產(chǎn)檔案管理，可以提高不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的全面性和有效性，還可以保障不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的質(zhì)量，提高其管理效率。而不動(dòng)產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理的特點(diǎn)主要表現(xiàn)為以下三點(diǎn)：

（一）時(shí)效性。利用現(xiàn)代化手段進(jìn)行不動(dòng)產(chǎn)檔案管理是具有時(shí)效性的。這主要是因?yàn)槔矛F(xiàn)代化的手段進(jìn)行檔案管理就必須依靠電子技術(shù)，而電子技術(shù)本身具有較強(qiáng)的時(shí)效性。整個(gè)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的流程是依靠電子系統(tǒng)來完成的，所以在其運(yùn)行的過程中，可以大大減少人力物力財(cái)力的消耗。這和傳統(tǒng)的不動(dòng)產(chǎn)檔案管理相比，其效率是非常高的。

（二）共享性。利用現(xiàn)代化的手段進(jìn)行不動(dòng)產(chǎn)檔案的管理還具有共享性。眾所周知，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，不動(dòng)產(chǎn)買賣和流動(dòng)頻率會(huì)增多，而不動(dòng)產(chǎn)管理的檔案數(shù)量也隨之增多，而利用現(xiàn)代化的手段對(duì)其進(jìn)行管理可以將其壓縮，儲(chǔ)存到電腦硬盤或者云盤之上，因?yàn)槠渌純?nèi)存比較小，所以傳輸和獲取也是十分方便的，所以其共享性非常強(qiáng)。

（三）形式多樣。不動(dòng)產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理的手段和形式都是非常多的。利用現(xiàn)代化的手段對(duì)其進(jìn)行管理已經(jīng)脫離了傳統(tǒng)管理手段中紙張的束縛，不需要利用紙張，僅需要利用電子媒介就可以完成不動(dòng)產(chǎn)檔案的管理，而電子媒介的形式又是十分多的，所以電子檔案管理的手段和形式多種多樣。

三、不動(dòng)產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理的措施

（一）提高不動(dòng)產(chǎn)檔案服務(wù)質(zhì)量。1.提高工作人員溝通力度。提高不動(dòng)產(chǎn)檔案管理部門內(nèi)部工作人員之間的溝通，加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理部門和其他單位的協(xié)商溝通力度對(duì)于不動(dòng)產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理來說非常有必要。尤其是在網(wǎng)絡(luò)十分發(fā)達(dá)的今天，部門內(nèi)部和部門之間進(jìn)行溝通協(xié)商是非常方便的，不受時(shí)間空間的限制，隨時(shí)隨地可以溝通，通過這種方式可以有效解決不動(dòng)產(chǎn)檔案修改、移交等各種各樣的問題。2.提高工作人員的技術(shù)水平。提高工作人員利用現(xiàn)代化手段管理不動(dòng)產(chǎn)檔案的技術(shù)水平，唯有如此，才能有效解決不動(dòng)產(chǎn)檔案管理效率不高，問題頻出的情況。首先，需要加強(qiáng)對(duì)本身工作人員的技術(shù)培訓(xùn)，通過定期開展培訓(xùn)會(huì)的形式提高其專業(yè)技術(shù)水平。其次，工作人員之間還可以相互借鑒學(xué)習(xí)工作經(jīng)驗(yàn)，俗話說，他山之玉，可以攻石。工作人員通過學(xué)習(xí)他人的工作經(jīng)驗(yàn)可以彌補(bǔ)自己工作過程中的不足，進(jìn)而提高自己的工作效率。最后，不動(dòng)產(chǎn)檔案管理部門還要引進(jìn)一批技術(shù)水平比較高的工作人員，一方面可以提高工作人員的整體水平，另一方面也可以緩解不動(dòng)產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理中高素質(zhì)人才不足的問題。

（二）加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)檔案信息化建設(shè)。1.加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)檔案的數(shù)字化建設(shè)。不動(dòng)產(chǎn)檔案的數(shù)字化建設(shè)是進(jìn)行不動(dòng)產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理的前提條件。唯有加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，在檔案管理過程中才可以有效將檔案進(jìn)行數(shù)字化的處理，然后再利用計(jì)算機(jī)的搜索功能，搜索和處理不動(dòng)產(chǎn)檔案管理。通過這種方式能夠有效提高不動(dòng)產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理的效率。2.保障不動(dòng)產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理的安全。保障不動(dòng)產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理的安全是提高不動(dòng)產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理的重要內(nèi)容之一。首先，要為不動(dòng)產(chǎn)檔案管理配備相關(guān)的安全工作人員，對(duì)檔案進(jìn)行管理、操作和維護(hù)。其次，需要完善和規(guī)范不動(dòng)產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理流程，確保其工作流程的安全性。最后，要提高檔案管理工作人員的安全意識(shí)，避免因?yàn)閭€(gè)人的原因?qū)е聶n案管理出現(xiàn)問題。

（三）建立完善的不動(dòng)產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理制度。政府相關(guān)部門應(yīng)該加大不動(dòng)產(chǎn)現(xiàn)代化管理制度的建立和完善工作。以便于讓不動(dòng)產(chǎn)檔案管理相關(guān)單位利用現(xiàn)代化的手段進(jìn)行檔案管理時(shí)，做到有法可依，進(jìn)而提高不動(dòng)產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理的合理性和合法性。

四、結(jié)語

總而言之，作為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展過程中重要組成部分的不動(dòng)產(chǎn)檔案，對(duì)其進(jìn)行現(xiàn)代化管理是非常有必要的，唯有如此，才有可能讓其適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的節(jié)奏，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。