淺談科技檔案在水利系統(tǒng)中應(yīng)用問題與對策

文/江西省水利規(guī)劃設(shè)計(jì)研究院 史學(xué)紅

科技檔案是指自然科學(xué)研究、基本建設(shè)等活動(dòng)中形成的科技文件材料，包括設(shè)計(jì)圖紙、文字材料、照片等多種形式?？萍紮n案是為未來繼續(xù)開展自然科學(xué)研究和基本建設(shè)提供具有參考價(jià)值的材料。隨著我國水利事業(yè)的發(fā)展進(jìn)步，水利科技文件材料的管理對未來繼續(xù)進(jìn)行水利工程研究與建設(shè)具有重要的參考意義。

一、科技檔案在水利系統(tǒng)中應(yīng)用存在的問題

（一）科技檔案整理缺乏時(shí)效性。水利工程是一項(xiàng)具有持久性的項(xiàng)目，周期比較長，但是水利工程實(shí)施過程中會(huì)有不同的階段，例如勘測、評估、設(shè)計(jì)、施工等多個(gè)環(huán)節(jié)。而水利系統(tǒng)科技檔案管理中，很多檔案管理人員會(huì)在工程結(jié)束才花大量精力整理相關(guān)科技文件材料。水利工程施工過程中，檔案管理人員缺乏主動(dòng)整理資料的思想意識(shí)，使得一些極為重要、甚至在工程建設(shè)中使用的資料未及時(shí)進(jìn)行整理。另外，由于水利工程是一項(xiàng)周期性極長的工程，由于科技檔案管理人員項(xiàng)目建成后才開始整理檔案，也導(dǎo)致一些前期的資料出現(xiàn)遺失、遺漏等情況，存在各環(huán)節(jié)的檔案資料缺乏聯(lián)系，使得一些檔案資料失去研究意義。

（二）科技檔案制度缺乏規(guī)范化。目前，我國水利部制定了《水利科學(xué)技術(shù)檔案管理規(guī)定》等相關(guān)的檔案管理辦法，對我國水利科技檔案管理提出了一些要求和管理辦法。但是這些規(guī)定制定的時(shí)間過長。隨著我國水利科技事業(yè)的快速發(fā)展，科技檔案管理方法與技術(shù)也發(fā)生了巨大的變化。這些規(guī)定難以滿足現(xiàn)有的水利科技檔案管理的要求。另外，我國水利系統(tǒng)單位的檔案管理人員大部分依照原有的相關(guān)規(guī)定和辦法執(zhí)行水利科技檔案管理工作。而相關(guān)省市級水利部門及水利系統(tǒng)單位沒有根據(jù)自身的實(shí)際情況制定相關(guān)的管理辦法和管理制度，缺乏規(guī)范的科技檔案管理制度。

（三）科技檔案人才缺乏復(fù)合型。人才是推進(jìn)制度創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新的重要因素。由于水利科技檔案具有行業(yè)特殊性，這就需要水利系統(tǒng)科技檔案管理人員具有水利科技專業(yè)知識(shí)和檔案管理知識(shí)。而我國水利系統(tǒng)科技檔案管理人員大部分是檔案管理專業(yè)出身，具有豐富的檔案管理知識(shí)與技能，但是缺乏對水利科技知識(shí)的了解和熟悉，導(dǎo)致一些科技檔案人員只能根據(jù)水利工程項(xiàng)目提供的資料進(jìn)行整理和歸類，缺乏對水利科技檔案的分析與研究。另外，一些科技檔案管理人員由水利系統(tǒng)內(nèi)的人員兼職，這類科技檔案管理人員缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)，雖然對水利專業(yè)知識(shí)較為了解，但是由于忙于其他工作，對檔案管理很難做出專業(yè)的指導(dǎo)和幫助。

（四）科技檔案平臺(tái)缺乏信息化。隨著信息化的快速發(fā)展，信息化更多地運(yùn)用到檔案管理中，大大提高了檔案管理的效率和質(zhì)量。而攝影攝像技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等信息化技術(shù)，為科技檔案現(xiàn)代化管理提供了更多的途徑與方法。水利科技檔案管理對信息化發(fā)展有所欠缺，從目前水利科技檔案信息化建設(shè)來看，主要是將一些水利科技資料電子化，但是只是較少部分。因?yàn)殡娮游募膬?nèi)存較大，而水利系統(tǒng)缺乏較大的電子文件存儲(chǔ)系統(tǒng)。另外，水利科技檔案缺乏信息化查詢平臺(tái)，只是將電子文件分類保存。

二、提升水利系統(tǒng)科技檔案管理水平的措施

隨著我國水利事業(yè)的快速發(fā)展，水利工程項(xiàng)目越來越多，水利工程項(xiàng)目資料也越來越復(fù)雜?？萍紮n案在水利系統(tǒng)的應(yīng)用越來越重要。針對當(dāng)前我國水利系統(tǒng)中科技檔案應(yīng)用存在的問題，從科技檔案管理的時(shí)效性、科技檔案管理的制度化、科技檔案管理的復(fù)合型人才和科技檔案管理的平臺(tái)信息化四個(gè)方面提出具體的措施。

（一）加強(qiáng)科技檔案的時(shí)效性。水利工程項(xiàng)目雖然周期長、環(huán)節(jié)多，但是并不影響水利科技檔案管理的時(shí)效性。加強(qiáng)水利科技檔案時(shí)效性需要改變原有的管理模式。科技檔案管理人員要以項(xiàng)目為核心，緊跟項(xiàng)目進(jìn)度，對項(xiàng)目的每一個(gè)環(huán)節(jié)及時(shí)跟蹤、及時(shí)了解，產(chǎn)生的水利科技資料及時(shí)整理和歸納。例如水利工程項(xiàng)目評估階段，水利科技檔案管理人員要及時(shí)跟進(jìn)項(xiàng)目評估，對于評估階段產(chǎn)生的水利科技資料進(jìn)行整理，評估階段結(jié)束時(shí)，項(xiàng)目評估科技資料需要完成入檔。水利科技檔案管理需要以立項(xiàng)的形式進(jìn)行，也就是與水利工程項(xiàng)目保持同步，專門的人負(fù)責(zé)專門的項(xiàng)目。這樣，才能保證水利科技檔案的時(shí)效性，才能發(fā)揮水利科技檔案的重要作用。水利工程項(xiàng)目是一個(gè)長期的過程，時(shí)刻需要前期資料作為參考，所以要保證水利科技檔案的時(shí)效性。

（二）完善科技檔案的制度。科技檔案制度規(guī)范化是水利科技檔案管理的重要基礎(chǔ)和保證，所以，加強(qiáng)科技檔案在水利系統(tǒng)的應(yīng)用必須要完善科技檔案的制度。第一，水利部及水利部門要不斷修訂相關(guān)規(guī)定及管理辦法。《水利科學(xué)技術(shù)檔案管理規(guī)定》制定于2010年，離2020年已有10來年，這就需要水利部及水利部門積極根據(jù)科技檔案管理的需求和發(fā)展對相關(guān)規(guī)定及辦法進(jìn)行修訂，使相關(guān)規(guī)定及管理辦法成為水利科技檔案管理的指導(dǎo)文件和管理制度。第二，水利單位要積極制定科技檔案管理制度。每個(gè)水利單位都會(huì)參與不同的水利工程項(xiàng)目，每個(gè)水利工程項(xiàng)目會(huì)有較大的差異，而且生產(chǎn)管理辦法也會(huì)有些差異。那么，水利單位要根據(jù)自身的生產(chǎn)實(shí)際制定符合生產(chǎn)的科技檔案管理辦法。隨著水利工程項(xiàng)目建設(shè)的難度加大、資料增多，必須要通過規(guī)范化的制度來進(jìn)行管理。一方面，保證科技檔案管理的規(guī)范化，提高科技檔案的管理效率與質(zhì)量；另一方面，保證水利工程資料的安全，避免國家重要的水利資料泄露，造成國家的經(jīng)濟(jì)損失和安全威脅。

（三）引進(jìn)和培養(yǎng)復(fù)合型人才。復(fù)合型人才是提高水利系統(tǒng)科技檔案管理水平的關(guān)鍵。所以，我國水利系統(tǒng)要不斷加強(qiáng)引進(jìn)和培養(yǎng)復(fù)合型人才。第一，引進(jìn)復(fù)合型人才。我國基層水利單位的科技檔案管理人員較為缺乏，基層水利單位要積極引進(jìn)科技檔案管理復(fù)合型人才，為基層單位提供專業(yè)的指導(dǎo)，加強(qiáng)對基層水利單位科技檔案的管理。第二，培養(yǎng)復(fù)合型人才。一方面，是水利單位要培養(yǎng)復(fù)合型人才。水利單位要從水利工程技術(shù)人員中培養(yǎng)一批科技檔案管理人才。作為水利工程技術(shù)人員，從事水利科技檔案管理工作，不僅能夠完善科技檔案資料的整理與歸納，還能夠?qū)ο嚓P(guān)的水利科技資料進(jìn)行分析與研究，提出對水利建設(shè)與研究具有價(jià)值的分析結(jié)果。另一方面，我國高校水利專業(yè)要開設(shè)一門檔案管理課程，讓未來從事水利工作的技術(shù)人員具備一些檔案管理基礎(chǔ)，即便不從事檔案管理工作，也能為檔案管理人員提供詳細(xì)的工程資料。

（四）推進(jìn)科技檔案管理信息化建設(shè)。信息化建設(shè)是推進(jìn)水利系統(tǒng)科技檔案管理的重要舉措。水利系統(tǒng)要積極推進(jìn)科技檔案的信息化建設(shè)。一方面，加強(qiáng)電子文件整理與歸納。水利工程技術(shù)涉及較多的電子文件，例如圖紙等，以電子文件進(jìn)行整理與歸納較為方便，也方便查詢與閱讀；另一方面，加強(qiáng)信息化平臺(tái)建設(shè)。水利部及水利系統(tǒng)要積極推進(jìn)水利科技檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)與建設(shè)，通過信息化平臺(tái)建設(shè)既能提升科技檔案的整理效率，還能夠方便科技人員查詢與閱讀。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，為水利系統(tǒng)科技檔案管理提供了極大的方便，水利單位要不斷加強(qiáng)信息化建設(shè)與管理，提升科技檔案管理水平。

三、結(jié)語

隨著我國水利工程項(xiàng)目建設(shè)水平的提升，水利科技檔案水平也要隨著提升，才能滿足水利科技檔案管理的要求。因此，科技檔案在水利系統(tǒng)中的應(yīng)用要從人才、制度、技術(shù)等多方面不斷創(chuàng)新。