淺析如何完善客運(yùn)檔案管理工作

文/臨沂市城市公共客運(yùn)管理辦公室 孫美玉

黨的十九大明確提出建設(shè)交通強(qiáng)國的宏偉目標(biāo)，吹響了交通強(qiáng)國建設(shè)的號角，為未來一段時(shí)間的交通建設(shè)奠定了總的基調(diào)。城市交通客運(yùn)作為交通強(qiáng)國建設(shè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，作用重要，任務(wù)艱巨，迎來了前所未有的發(fā)展機(jī)遇，也面臨著諸多困難和挑戰(zhàn)。客運(yùn)檔案管理作為交通客運(yùn)工作中比較重要，但卻易被忽略的環(huán)節(jié)，是一種對歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)的重要依據(jù)和載體。所以，交通客運(yùn)檔案真實(shí)完善與否，直接關(guān)系到城市客運(yùn)服務(wù)體系健全和服務(wù)水平的提升?；谄渲匾饔?，當(dāng)務(wù)之急，需要進(jìn)一步強(qiáng)化客運(yùn)檔案管理工作，改進(jìn)傳統(tǒng)工作方式方法，以服務(wù)交通客運(yùn)發(fā)展為中心，堅(jiān)持問題導(dǎo)向，以專業(yè)人才和信息技術(shù)為依托，建立起一套科學(xué)完善、運(yùn)行規(guī)范的交通客運(yùn)檔案管理體系，適應(yīng)新形勢發(fā)展的需要，促進(jìn)交通運(yùn)輸工作水平不斷提高，實(shí)現(xiàn)交通強(qiáng)國建設(shè)目標(biāo)。

一、客運(yùn)檔案管理存在問題分析

（一）缺乏溝通配合，未能形成工作合力。加強(qiáng)合作，增強(qiáng)各個管理部門之間的有效協(xié)調(diào)有著至關(guān)重要的作用。在實(shí)際客運(yùn)檔案管理工作中，檔案從資料信息收集到整理分析再到核查再到歸檔，需要多個部門和眾多人員的參與。由于客運(yùn)管理單位對檔案管理工作重視程度不夠、管理體系不健全等方面原因，各部門存在閉門造車、溝通協(xié)調(diào)不暢、協(xié)作程度不高等問題，導(dǎo)致檔案資料沒有及時(shí)歸檔，沒有實(shí)現(xiàn)檔案有效利用和信息共享，為此影響了客運(yùn)管理整體工作的開展。

（二）亟待建立科學(xué)規(guī)范的規(guī)章制度。在當(dāng)前客運(yùn)檔案管理工作中，一個明顯問題是沒有建立起行之有效的客運(yùn)檔案管理制度。檔案管理作為一項(xiàng)常態(tài)化工作，如果沒有一套科學(xué)規(guī)范的管理制度，會導(dǎo)致檔案管理無序化問題突出。主要表現(xiàn)為：檔案歸檔缺乏客觀真實(shí)和實(shí)用性，檔案是歷史的真實(shí)記錄，這是其價(jià)值所在，如果缺乏真實(shí)性，不但會造成檔案管理資源投入價(jià)值得不到有效發(fā)揮，而且會給后續(xù)工作帶來諸多不利，不能提供有效的歷史依據(jù)和信息反饋，這些工作缺陷，將對客運(yùn)管理工作帶來不利影響。

（三）聯(lián)系實(shí)際緊密，不夠與時(shí)俱進(jìn)，難以適應(yīng)新形勢發(fā)展需要?，F(xiàn)今，客運(yùn)檔案管理工作的創(chuàng)新進(jìn)行需要實(shí)現(xiàn)與時(shí)俱進(jìn)，只有緊密聯(lián)系實(shí)際，符合新的發(fā)展形勢，才能更好地服務(wù)于交通客運(yùn)發(fā)展。在實(shí)際工作中，無法立足于需求，一直停留在經(jīng)驗(yàn)操作層面上，歸根結(jié)底，這是對客運(yùn)檔案管理工作不夠重視、脫離實(shí)際、缺乏工作創(chuàng)新等原因造成的。

（四）亟須加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。目前，客運(yùn)檔案管理工作中，創(chuàng)新運(yùn)用新的管理技術(shù)和手段，但歸根結(jié)底離不開專業(yè)人員的操作，亟須科學(xué)設(shè)置檔案管理人員結(jié)構(gòu)，組建一套高素質(zhì)水平的管理隊(duì)伍。一方面，客運(yùn)檔案管理人員必須是專業(yè)化水平高的，且能夠積極順應(yīng)現(xiàn)代化檔案運(yùn)行管理體系建設(shè)，這對于檔案管理人員的整體要求是較高的；另一方面，客運(yùn)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)需要完善學(xué)歷層次結(jié)構(gòu)，既有研發(fā)型人員又有操作性人員；而且對于年齡較大的管理人員及時(shí)進(jìn)行崗位的調(diào)整，為檔案管理隊(duì)伍注入新的活力。就以上而言，如果沒有足夠的重視程度，加大資金投入和支持的力度，將難以保證檔案管理人員隊(duì)伍的高素質(zhì)和穩(wěn)定，這也是亟須改進(jìn)的一個方面。

（五）檔案管理缺乏有效的核查監(jiān)管。強(qiáng)化檔案管理的核查監(jiān)管，對提升工作水平具有十分重要的意義。通過核查監(jiān)管能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的問題，及時(shí)與有關(guān)人員對接處理，提升實(shí)際管理和服務(wù)水平。而對實(shí)際工作而言，很多單位檔案管理體系中缺少內(nèi)部監(jiān)管環(huán)節(jié)，即使有監(jiān)管，也是因?yàn)闄n案出現(xiàn)大范圍錯誤時(shí)，才會調(diào)動人員核查，具有遲滯性。為此，對于客運(yùn)檔案管理來講，如果在初期未能加強(qiáng)核查，后期進(jìn)行核查監(jiān)管，整體投入的資源力度是非常大的，對于客運(yùn)檔案管理而言得不償失。

二、客運(yùn)檔案管理工作創(chuàng)新改進(jìn)的建議

（一）明確客運(yùn)檔案管理的目標(biāo)，準(zhǔn)確定位。不同時(shí)期客運(yùn)檔案管理的整體要求是不同的，為了提升實(shí)際客運(yùn)檔案管理水平，需要實(shí)現(xiàn)與時(shí)俱進(jìn)，對客運(yùn)檔案管理進(jìn)行準(zhǔn)確的定位，按照既定的目標(biāo)落實(shí)，提升整體的檔案管理水平。就這一方面而言，當(dāng)下客運(yùn)檔案管理中，其目標(biāo)制定首先應(yīng)從客運(yùn)整體運(yùn)行管理水平提升出發(fā)，向著客運(yùn)企業(yè)可持續(xù)方向的目標(biāo)進(jìn)行。在這一目標(biāo)引領(lǐng)下，切實(shí)保證客運(yùn)檔案收集歸檔的精準(zhǔn)性，在信息數(shù)據(jù)全面、客觀的基礎(chǔ)上，為客運(yùn)企業(yè)相關(guān)決策制定奠定基礎(chǔ)。此外，客運(yùn)檔案管理目標(biāo)的確定應(yīng)以提升更高水平的服務(wù)質(zhì)量為主?？瓦\(yùn)行業(yè)發(fā)展的根本則是獲得來自乘客的支持，也就是在最佳的服務(wù)前提下，提高乘客的乘坐率。那么，通過客運(yùn)客戶檔案的有效建設(shè)，提供針對性強(qiáng)、服務(wù)水平高的客運(yùn)服務(wù)，這一點(diǎn)是非常必要的。目前，隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化建設(shè)不斷推進(jìn)，信息技術(shù)得到廣泛應(yīng)用?？瓦\(yùn)行業(yè)需要形成一個共識，將乘客的乘坐記錄及時(shí)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并且在整個行業(yè)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)信息的共享。這樣一來，行業(yè)內(nèi)部不同客運(yùn)地點(diǎn)可以就乘客的出行信息實(shí)現(xiàn)更新，通過大數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)運(yùn)算，計(jì)算乘客的出行頻率和主要出行點(diǎn)，為乘客提供最佳的服務(wù)。而為了達(dá)到這一效果，客運(yùn)行業(yè)需要統(tǒng)籌兼顧、統(tǒng)一部署，加強(qiáng)相關(guān)規(guī)章和制度方面的引導(dǎo)，督促和引導(dǎo)信息化技術(shù)創(chuàng)新使用，積極支持客運(yùn)數(shù)字檔案管理平臺的研發(fā)和推廣，促使客運(yùn)服務(wù)數(shù)字化檔案管理工作有序推進(jìn)。

（二）健全客運(yùn)檔案管理體系，發(fā)揮有效的引導(dǎo)作用。為了提升客運(yùn)檔案管理水平，建立健全完善的客運(yùn)檔案管理體系，發(fā)揮有效的引導(dǎo)作用是非常必要的。一方面，完善規(guī)章制度，明確各個部門之間的檔案工作職責(zé)；另一方面，應(yīng)該加強(qiáng)宣傳教育、培訓(xùn)等措施，促使員工明確檔案管理需要落實(shí)的各項(xiàng)工作。因此，積極與檔案管理部門溝通，及時(shí)提供信息數(shù)據(jù)。而在規(guī)章制度完善中，各個管理部門的責(zé)任通過明文條例標(biāo)示清楚，對于不履行責(zé)任和義務(wù)的部門及時(shí)進(jìn)行懲罰。在獎懲制度有效配合下，發(fā)揮有效的引導(dǎo)激勵作用，加強(qiáng)部門之間的協(xié)調(diào)配合，為客運(yùn)檔案管理水平提升奠定基礎(chǔ)；另一方面，建設(shè)完善的檔案管理核查監(jiān)管制度。在實(shí)際客運(yùn)檔案管理水平提升中，建設(shè)完善的檔案管理核查監(jiān)管制度有著重要作用。需要從檔案管理初期便開始進(jìn)行監(jiān)管，對于數(shù)據(jù)信息的收集反饋進(jìn)行二次核查，保證數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性。完善監(jiān)管體系，需要從檔案管理內(nèi)部體系方面完成，給予監(jiān)管部門較大的管理責(zé)任權(quán)限，建設(shè)專業(yè)化的監(jiān)管人員隊(duì)伍。此外，監(jiān)管工作進(jìn)行中，還要著眼于監(jiān)管目標(biāo)與客運(yùn)運(yùn)行目標(biāo)相結(jié)合，為客運(yùn)行業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展提供真實(shí)有效的資料數(shù)據(jù)。

（三）建設(shè)高水平的檔案管理人員隊(duì)伍，發(fā)揮輔助作用。為了提升客運(yùn)檔案管理水平，形成專業(yè)化水平高的、協(xié)調(diào)有序的檔案管理人員隊(duì)伍是非常必要的。一方面，企業(yè)需要投入必要的資金支持，積極組織檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)教育，接受最新的檔案管理知識和技術(shù)。全面提升檔案管理人員隊(duì)伍綜合素質(zhì)水平；另一方面，調(diào)整管理專業(yè)人員結(jié)構(gòu)。積極引進(jìn)年輕的人員，增加研發(fā)型人員，提升整體的研發(fā)水平。以此為基礎(chǔ)，通過加強(qiáng)創(chuàng)新，形成專屬本單位自身的檔案管理信息系統(tǒng)，提升檔案管理的實(shí)用性。

（四）與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新建設(shè)檔案管理信息化系統(tǒng)。完善客運(yùn)檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新建設(shè)檔案管理信息化系統(tǒng)對于符合時(shí)代要求和實(shí)現(xiàn)社會發(fā)展有著重要作用。創(chuàng)新建設(shè)檔案管理信息化系統(tǒng)，就是要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)要不斷完善硬件設(shè)計(jì)，提升硬件系統(tǒng)的兼容性。檔案主管部門能夠通過在線信息整理，通過專門的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，對信息實(shí)現(xiàn)分類整理。以此，能夠減少檔案管理人員的工作壓力。此外，在數(shù)字化檔案管理中，通過專門的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，能夠針對檔案信息的反饋實(shí)現(xiàn)自動編目和處理。而實(shí)際無論是全宗目錄還是分類目錄，都應(yīng)按照特定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范落實(shí)。只有這樣，才能夠促使客運(yùn)企業(yè)在后期相關(guān)決策制定和服務(wù)體系改進(jìn)中，實(shí)現(xiàn)信息的隨時(shí)調(diào)取和處理應(yīng)用，提升檔案存儲價(jià)值，為客運(yùn)企業(yè)健康發(fā)展作貢獻(xiàn)。

三、完善客運(yùn)檔案管理工作應(yīng)注意的問題

（一）注重資金的強(qiáng)有力支持?？瓦\(yùn)檔案管理工作創(chuàng)新需要強(qiáng)有力的資金支持，這就需要客運(yùn)企業(yè)制定有效的資金投入計(jì)劃，從客運(yùn)數(shù)字化管理層面進(jìn)行改進(jìn)。再將資金應(yīng)用到檔案管理創(chuàng)新中，強(qiáng)化資金應(yīng)用追蹤和監(jiān)管，根據(jù)資金的使用狀況靈活調(diào)整，為檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)和檔案管理其他基礎(chǔ)設(shè)施改進(jìn)提供支持，切實(shí)促使資金應(yīng)用到檔案管理工作中，為專業(yè)化人員隊(duì)伍建設(shè)和檔案管理新技術(shù)引進(jìn)提供支持。

（二）注重檔案管理的重視提升?？瓦\(yùn)檔案管理工作中，提升檔案管理的重視度是一切管理工作落實(shí)的關(guān)鍵。頂層管理人員積極認(rèn)識到在現(xiàn)代化交通體系下，更應(yīng)該注重提升針對性強(qiáng)的客運(yùn)服務(wù)，吸引客運(yùn)回頭客。因此，立足于時(shí)代和社會發(fā)展背景，展望未來，加強(qiáng)重視，從階段性計(jì)劃制定中給予檔案管理足夠的重視。在重視度提高的前提下，中層規(guī)劃和基層執(zhí)行部門上下協(xié)調(diào)、全面改進(jìn)，提升檔案管理工作水平。此外，檔案管理重視度的提升還應(yīng)獲得行業(yè)內(nèi)部的一致認(rèn)同，因此加強(qiáng)宣傳教育，促使行業(yè)每一個工作人員尤其是檔案管理部門人員形成共識，促使管理思想積極轉(zhuǎn)變，引進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理模式，為檔案管理工作創(chuàng)新落實(shí)發(fā)揮有效的作用。

四、總結(jié)

綜上所述，在檔案管理工作中，為了提升檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)與時(shí)俱進(jìn)，需要從實(shí)際出發(fā)，提出相應(yīng)的改進(jìn)建議。在實(shí)際工作中，針對實(shí)際存在問題，能夠從專業(yè)化人員隊(duì)伍建設(shè)、信息化系統(tǒng)創(chuàng)新建設(shè)、完善的檔案管理體系方面進(jìn)行落實(shí)，同時(shí)注重資金的強(qiáng)有力支持和檔案管理的重視程度，促使實(shí)際創(chuàng)新改進(jìn)工作有效推進(jìn)。