探析新時期加強企業(yè)檔案管理工作的有效途徑

文/大慶油田有限責任公司第四采油廠信息中心檔案室 陳松梅

在企業(yè)發(fā)展中，檔案管理除了對以往和現在的發(fā)展情況進行了記錄，同時也為企業(yè)今后的發(fā)展提供了重要參考，更多的是傳遞信息和資料，其實質上具有一定的政治性和科學性，同時也是一個企業(yè)長時間發(fā)展中必須落到實處的可持續(xù)性工作。對從事檔案管理人員自身的專業(yè)意識要求較高，其應充分意識到積極革新企業(yè)檔案管理工作有利于提升企業(yè)競爭力，并在時代發(fā)展中始終占據優(yōu)勢地位。

一、企業(yè)發(fā)展中檔案管理所發(fā)揮的重要意義

企業(yè)要想獲得持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展，只借助將生產力提高，促進利潤收入增長是遠遠不夠的，企業(yè)的工作管理直接影響著企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)想要獲得良好發(fā)展，需要將企業(yè)的綜合情況充分考慮到。在企業(yè)發(fā)展中，企業(yè)檔案管理發(fā)揮著極為重要的作用，是促進企業(yè)經濟收益提高的關鍵。同時，良好的檔案管理水平也是企業(yè)管理水平的反映。借助良好的檔案管理，對企業(yè)發(fā)展歷史的記錄極為重要，確保企業(yè)今后的管理、建設和發(fā)展有據可循。信息時代，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經被時代所淘汰，要想繼續(xù)發(fā)揮企業(yè)中檔案管理工作的作用，就需要將檔案管理工作的規(guī)律和特點充分把握到，并結合現代信息技術，積極創(chuàng)新管理方式。

新形勢下，人們辦公方式的改變直接影響了檔案管理。現階段，自動化、無紙化辦公方式得到了廣泛應用，相較于傳統(tǒng)方式，諸多文件的修改、起草、歸檔和落實工作均存在很大的區(qū)別。當前，很多檔案資料都是用無紙化的方式保存的，這就代表著檔案管理已經不再借助紙媒的形式，主要利用磁盤的形式保存。企業(yè)可以借助相關設備，更加方便地把各項信息內容調出。雖然無紙化辦公有效提高了人們的辦公效率，但是，和傳統(tǒng)的紙媒相比，電子化形式保存的檔案價值性、系統(tǒng)性和真實性更強。所以，企業(yè)需要運用科學合理的方式，有效提高檔案管理水平。

二、新時期加強企業(yè)檔案管理工作的有效途徑

（一）高度重視檔案管理工作?，F階段，檔案工作不再只是簡單地用電子版和紙介兩種文檔形式保管的事務性工作，其具有政治特點和政治屬性。企業(yè)要想獲得持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展，首先必須將檔案保存和利用好，與新時期企業(yè)發(fā)展的需要相適應，更好地為企業(yè)建設服務，這是所有企業(yè)領導必須高度重視的一大重要任務。因為領導的大力支持和高度重視是順利開展檔案管理工作的重要前提，企業(yè)領導在促進企業(yè)發(fā)展過程中需要檔案提供諸多企業(yè)、國家發(fā)展走勢脈絡的文件資料和組織實施過程的痕跡資料等。所以企業(yè)領導要對檔案管理工作引起高度重視，重視隊伍建設、軟件配套和硬件達標等方面，創(chuàng)設促進此項工作水平提高的環(huán)境。

（二）完善企業(yè)檔案管理制度。新形勢下，企業(yè)檔案管理制度得到了顯著革新。以往傳統(tǒng)的管理制度已經難以使時代要求得到滿足，現階段，我們已經置身于數字化時代之中，已經由紙質保存檔案的管理轉變?yōu)橛呻娔X等媒體保存的虛擬檔案。在此形勢下，必須積極更新企業(yè)檔案管理制度，將檔案管理水平有效提高，貫徹落實公司管理制度，有效實施企業(yè)管理方針，嚴加看管企業(yè)的機密文件檔案。規(guī)范保存、整理企業(yè)檔案，對各項工作規(guī)章制度進行監(jiān)督檢查，同時嚴格實施提取檔案的記錄工作，以使檔案資料的安全性得到保證，借助建立健全企業(yè)的檔案管理制度，將檔案的重要價值充分發(fā)揮出來，同時還要保證檔案資料不會阻礙企業(yè)發(fā)展。

（三）對檔案管理工作加大資金投入力度。企業(yè)不能只對眼前的經濟利益重視，要用長遠的目光看待問題，要看到檔案管理對企業(yè)今后發(fā)展的重要作用和意義，針對檔案管理工作加大資金投入力度，確保企業(yè)檔案管理工作基礎設施的完善性。如，對檔案管理需要的檔案庫房或檔案室予以構建，完善檔案管理工作人員的辦公室、電腦等相關工作設備。同時，還要積極培養(yǎng)工作人員，企業(yè)只有做好這些最基礎的地方，才可以保證順利開展檔案管理工作。除此之外，企業(yè)可以從外界引入先進的管理方法和管理人員，或加大創(chuàng)新管理制度的獎勵等措施。

（四）提高檔案管理信息化水平。不管企業(yè)處于哪一階段，檔案管理工作運用哪種模式，“收得齊、管得好、用得活”一直以來都是對企業(yè)檔案管理工作進行衡量的基本標準。企業(yè)檔案管理工作本身具有較強的復雜性，在檔案工作的鑒定、收集、保管、整理、利用、檢索、統(tǒng)計、編研各個業(yè)務環(huán)節(jié)均存在各種各樣的問題，同時每一環(huán)關系十分緊密，相互影響。要想更好地掌控整個業(yè)務流程，促進檔案管理工作效率提升，必須要運用檔案信息系統(tǒng)展開計算機輔助管理。檔案管理部門在開發(fā)檔案資源的時候，應加大檔案數據庫建設力度，不斷豐富檔案資源，促進檔案館原始信息轉換為數字化的進程加快，確保可傳輸數字信息的數量，使企業(yè)運用管理需求得到滿足，確保企業(yè)其他內部管理工作有據可循。同時，文檔管理系統(tǒng)還可以向文件生成領域拓展，確保在編寫文件材料的時候在系統(tǒng)平臺上規(guī)范形成，以使文件歸檔的質量、格式規(guī)范和完整性得到保證。除此之外，還應在文檔管理信息化系統(tǒng)中接入企業(yè)其他業(yè)務中設計的信息化系統(tǒng)，以確保電子信息和文件順利歸檔。

（五）注重人才培養(yǎng)。在企業(yè)管理機構中，企業(yè)檔案管理工作占據著極為重要的位置，其主要包括收集、歸檔、保密、查閱、開發(fā)利用企業(yè)檔案等。這些工作之間的聯系十分復雜、密切，這就需要企業(yè)檔案管理工作人員具備較強的專業(yè)能力和扎實的專業(yè)知識，如此才可以把不同層面之間的聯系處理好。企業(yè)檔案管理工作人員只有掌握扎實的專業(yè)知識，才可以準確解答和有效幫助前來咨詢的人。同時不斷提高的現代化信息管理水平，為企業(yè)管理人員更好地開展工作提供了方便。企業(yè)檔案管理工作人員在開展管理工作中可以借助現代化技術，使檔案管理更加優(yōu)質、簡約，并展開信息重組。同時可以把更多的信息資源和渠道提供給企業(yè)人員，使不同員工對信息的不同需求得到滿足，從而提高企業(yè)檔案管理人員的服務水平。為了防止出現企業(yè)檔案人員“斷層”現象，要第一時間對年輕的人才進行培養(yǎng)，為企業(yè)的發(fā)展貢獻力量，如此才能確保企業(yè)檔案事業(yè)良好發(fā)展。

三、結語

新形勢下，各個領域均得到顯著發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式和管理觀念已經和企業(yè)的發(fā)展需求不適應，在企業(yè)管理中檔案管理所發(fā)揮的作用日益顯著。因此，企業(yè)要對檔案管理工作引起重視，充分認識其重要性。同時，在檔案管理工作中積極革新管理方式和觀念，建立健全管理制度，運用現代化手段促進檔案管理工作效率有效提高，進而為企業(yè)的持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展奠定堅實的基礎。