基于規(guī)范管理視角的文書檔案管理策略研究

文/青島市市南區(qū)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)管理中心 宋曉慧

一、基于規(guī)范管理視角的文書檔案管理的重要性

（一）提升后期檢索與利用的實(shí)效性。文書檔案作為單位重要的信息資源，能夠?yàn)閱挝黄渌块T員工以及單位管理者提供重要的信息參考。在利用文書檔案的過程中，最為重要的環(huán)節(jié)就是檢索文書檔案，快速幫助相關(guān)需求主體查找相應(yīng)的檔案。在這種環(huán)境下，只有從規(guī)范化的視角對文書檔案進(jìn)行管理，才能更快地檢索到檔案。相反，如果文書檔案管理無序化、盲目化，則會導(dǎo)致檢索效率降低，影響文書檔案的利用，甚至導(dǎo)致文書檔案管理工作邊緣化。除此之外，隨著單位文書檔案數(shù)量不斷增多，文書檔案管理的難度會進(jìn)一步增加。只有從規(guī)范化的視角對文書檔案進(jìn)行管理，確保文書檔案管理流程清晰、分工明確，才能提升文書檔案管理的質(zhì)量。

（二）提升文書檔案管理科學(xué)化水平。當(dāng)前，各個(gè)單位愈發(fā)重視文書檔案管理工作，在制定決策時(shí)對文書檔案的依賴程度也不斷加深。在這種環(huán)境下，如果不能有效應(yīng)對文書檔案管理面臨的全新挑戰(zhàn)，單純從開發(fā)利用的視角對文書檔案進(jìn)行管理，勢必會對單位發(fā)展造成不利影響。為此，必須要從規(guī)范化的視角對文書檔案進(jìn)行管理，對海量的信息與數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，按照事前預(yù)設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸檔、立卷，確保文書檔案的完整性、真實(shí)性以及準(zhǔn)確性，提升文書檔案管理的科學(xué)化水平。

二、文書檔案管理中存在的主要問題

（一）缺少嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的頂層設(shè)計(jì)，檔案管理制度不完善。當(dāng)前，部分單位文書檔案管理制度不完善，具體表現(xiàn)為以下幾個(gè)層面：一是紙質(zhì)類文書檔案管理與電子文書檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)不明確，尚未形成“雙軌制”的管理模式。二是部門與部門之間缺乏必要的協(xié)調(diào)與溝通機(jī)制，文書檔案在流轉(zhuǎn)、借閱過程中容易丟失。三是績效考核與責(zé)任落實(shí)機(jī)制欠缺，檔案管理人員的規(guī)范意識、責(zé)任意識以及服務(wù)意識不強(qiáng)。

（二）文書檔案信息化建設(shè)滯后。當(dāng)前，部分單位對于信息化技術(shù)的應(yīng)用層次較低，沒有借助信息化工具來提升文書檔案管理工作的規(guī)范性。一是文書檔案管理系統(tǒng)功能單一，與單位具體需求不匹配。部分單位只是單純利用文書檔案管理系統(tǒng)對文書檔案進(jìn)行保管，尚未將其應(yīng)用到檔案分類以及檔案資源開發(fā)領(lǐng)域。二是缺乏相應(yīng)的信息化設(shè)施，難以為檔案管理人員提供優(yōu)質(zhì)的管理環(huán)境。例如，部分單位尚未及時(shí)對電子掃描設(shè)備、微縮相機(jī)設(shè)備、計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行更新，影響數(shù)字化進(jìn)程。三是文書檔案管理系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)、公文管理系統(tǒng)處于相互獨(dú)立的狀態(tài)，三者之間沒有進(jìn)行數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，導(dǎo)致檔案管理人員無法直接基于其他系統(tǒng)來采集、收錄并補(bǔ)充相應(yīng)的信息資源，影響文書檔案管理的規(guī)范性。

（三）文書檔案編研工作有待加強(qiáng)。部分單位檔案管理人員的編研意識以及編研能力不強(qiáng)，尚未形成一套規(guī)范化、系統(tǒng)化的文書檔案編研體系，從而導(dǎo)致文書編研工作陷入困境。一是文書檔案的分類整理工作有待加強(qiáng)。部分單位沒有對不同類型文書檔案的收集標(biāo)準(zhǔn)以及整理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行明確規(guī)定，大量的文書檔案資料處于雜亂無章的狀態(tài)，導(dǎo)致文書檔案在傳輸與利用過程中出現(xiàn)丟失以及損毀的情況。同時(shí)，單位沒有根據(jù)文書檔案的屬性對文書檔案進(jìn)行分類，更談不上文書檔案的編研。二是檔案管理人員缺乏更深層次的管理意識，沒有及時(shí)按照當(dāng)前單位的需求對文書檔案進(jìn)行編研。

（四）檔案人才隊(duì)伍建設(shè)問題。文書檔案管理具有一定的繁瑣性、復(fù)雜性以及系統(tǒng)性，不僅要求檔案管理人員具有一定的管理思維、嚴(yán)謹(jǐn)思維，也需要檔案管理人員具備較高的專業(yè)水準(zhǔn)。然而，部分單位檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)工作實(shí)效不強(qiáng)，文書檔案在歸檔、立卷以及借閱過程中仍然存在丟失、損毀等問題。除此之外，部分單位尚未將檔案人才隊(duì)伍建設(shè)列為基礎(chǔ)性工程來抓，在培訓(xùn)領(lǐng)域所投入的人力、物力以及財(cái)力不足，難以全方位提升文書檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)以及專業(yè)技能，影響文書檔案規(guī)范化管理的進(jìn)程。

三、基于規(guī)范管理視角的文書檔案管理策略

（一）以完善的制度為依托，完善制度內(nèi)容。文書檔案管理制度是檔案管理人員按圖索驥的基礎(chǔ)，其對于統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范內(nèi)容以及明確流程具有重要的意義。為此，單位要完善文書檔案管理制度，細(xì)化文書檔案管理內(nèi)容。一是要分別出臺規(guī)章制度對紙質(zhì)類文書檔案管理與電子文書檔案管理的各項(xiàng)內(nèi)容予以明確，做到與時(shí)俱進(jìn)。二是要加強(qiáng)部門與部門之間的溝通與協(xié)調(diào)，確保資料在流轉(zhuǎn)以及借閱過程中保持完整性、真實(shí)性。三是要完善績效考核以及責(zé)任落實(shí)機(jī)制，增強(qiáng)檔案管理人員的規(guī)范意識、責(zé)任意識以及服務(wù)意識，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的目標(biāo)。

（二）充分應(yīng)用信息技術(shù)的優(yōu)勢，加強(qiáng)信息化建設(shè)。從辯證的角度以及時(shí)代發(fā)展的角度來看，傳統(tǒng)單純依賴人工對文書檔案進(jìn)行管理的模式具有天然的局限性，無法突破檔案事業(yè)發(fā)展的瓶頸。故此，單位要進(jìn)一步利用信息技術(shù)對文書檔案進(jìn)行管理，推動文書檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)。一是要完善文書檔案管理系統(tǒng)的各項(xiàng)功能。單位要深化與檔案管理系統(tǒng)供應(yīng)商的聯(lián)系，結(jié)合本單位的具體實(shí)際來設(shè)置一套完善的文書檔案管理流程，豐富文書檔案管理的內(nèi)容。具體而言，文書檔案管理系統(tǒng)不僅應(yīng)當(dāng)具有保存功能，而且應(yīng)當(dāng)具有分類識別、格式轉(zhuǎn)化、數(shù)據(jù)檢索、內(nèi)網(wǎng)傳輸?shù)裙δ?。二是要完善信息化設(shè)施，及時(shí)更新并引進(jìn)最新的電子掃描設(shè)備、微縮相機(jī)設(shè)備以及計(jì)算機(jī)設(shè)備，營造良好的文書檔案管理環(huán)境。三是要進(jìn)一步打通文書檔案管理系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)、公文管理系統(tǒng)之間信息傳輸、信息共享的壁壘，實(shí)現(xiàn)對文書資料以及其他信息資料的“一站式”管理。

（三）做好文書檔案編研工作。文書檔案管理人員要充分認(rèn)識到文書檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)、文書檔案專題建設(shè)的重要性，打造規(guī)范化、系統(tǒng)化的文書檔案編研體系。一是要做好基礎(chǔ)工作，明確文書檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)與整理標(biāo)準(zhǔn)。單位要出臺相關(guān)的規(guī)章制度對文書檔案的分類、整理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行細(xì)化，避免文書檔案資料雜亂無章的情況。二是檔案管理人員要轉(zhuǎn)變管理意識，結(jié)合當(dāng)前單位的重點(diǎn)工作對文書檔案進(jìn)行匯編。例如，可以對政策法規(guī)等信息資料進(jìn)行匯編與整理，打造相應(yīng)的政策法規(guī)數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)對政策法規(guī)的全面概括。

（四）深化檔案人才隊(duì)伍建設(shè)。隨著時(shí)代的發(fā)展，單位文書檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)的重要性會進(jìn)一步凸顯。單位只有打造一批懂專業(yè)、懂技術(shù)的人才隊(duì)伍，才能確保規(guī)范化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。一是要做好人才培訓(xùn)工作，加大培訓(xùn)領(lǐng)域的投入。單位要重點(diǎn)圍繞現(xiàn)代檔案學(xué)、信息技術(shù)等內(nèi)容來設(shè)置培訓(xùn)內(nèi)容。同時(shí)，要聽取檔案管理人員的建議，了解本單位檔案管理人員的能力短板以及理論短板，切實(shí)組織相應(yīng)的專題培訓(xùn)。二是要加強(qiáng)與檔案館、圖書館以及相關(guān)單位的合作，搭建人才交流平臺，借鑒專業(yè)部門管理文書檔案的經(jīng)驗(yàn)，為文書檔案管理人員提供新思路，緊跟當(dāng)前檔案事業(yè)的發(fā)展趨勢。

四、結(jié)語

總而言之，單位文書檔案管理質(zhì)量直接影響著單位工作的整體質(zhì)量。因此，各個(gè)單位必須要予以重視，不斷革新管理方式，做好文書檔案管理的常態(tài)化工作。具體而言，一是要以完善的制度為依托，完善制度內(nèi)容。二是要充分應(yīng)用信息技術(shù)的優(yōu)勢，加強(qiáng)信息化建設(shè)。三是要做好文書檔案編研工作。四是要深化檔案人才隊(duì)伍建設(shè)。除此之外，單位其他部門員工也要給予文書檔案管理人員相應(yīng)的配合，及時(shí)將重要的信息資料交予檔案管理部門，為單位檔案管理工作添磚加瓦。