新時(shí)代加強(qiáng)檔案保密工作探究

文/湛江經(jīng)濟(jì)技術(shù)開(kāi)發(fā)區(qū)市場(chǎng)監(jiān)督管理局 孫小婷

近年來(lái)，在信息技術(shù)發(fā)展環(huán)境下，檔案管理工作越來(lái)越趨向精細(xì)化和智能化發(fā)展，這在一定程度上提高了檔案管理工作的質(zhì)量和效率。但在檔案管理日常工作中，在很多方面存在較大問(wèn)題，諸如檔案管理的保密性、硬件設(shè)施、管理人員水平以及檢索率等，為了做好檔案保密工作，提高檔案管理水平，本文就如何做好新時(shí)代檔案保密工作進(jìn)行探究。

一、檔案保密工作的主要內(nèi)容

做好檔案保密工作，是為了防止檔案信息泄露，以免造成不良后果。檔案保密工作主要有四個(gè)方面的內(nèi)容，其中包括檔案庫(kù)房的保密管理、涉密檔案的保密安全管理、明確劃分檔案保管的期限和保密期以及實(shí)時(shí)掌握涉密檔案涉密情況變化。

（一）對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行保密管理。檔案庫(kù)房管理是檔案管理工作中極其重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，只有做好檔案庫(kù)房的保密管理工作，才能降低檔案受損害程度，保證檔案的保密性。按照檔案庫(kù)房管理規(guī)范，必須區(qū)分檔案管理庫(kù)房和其他辦公區(qū)，需要安排專(zhuān)人管理庫(kù)房，確保庫(kù)房的保密性。完善庫(kù)房管理制度，是確保檔案保密性的前提。

（二）對(duì)涉密的檔案進(jìn)行保密管理。在對(duì)涉密檔案的保密過(guò)程中，應(yīng)做到如下幾點(diǎn)：首先，應(yīng)建立健全涉密檔案管理制度，對(duì)涉密檔案的收集、征集、整理、統(tǒng)計(jì)、保管、利用以及編研等各環(huán)節(jié)做好保密措施，涉密檔案應(yīng)單獨(dú)裝訂保存，避免與其他非涉密檔案混淆，造成涉密檔案在利用過(guò)程中出現(xiàn)泄密。其次，要加強(qiáng)對(duì)涉密檔案庫(kù)房的管理，實(shí)行“雙進(jìn)雙出”制度，進(jìn)入庫(kù)房都要進(jìn)行登記，無(wú)關(guān)人員一律禁止進(jìn)入涉密檔案庫(kù)房。最后，為了防止意外事故的發(fā)生，還需制定涉密檔案管理應(yīng)急預(yù)案。此外，還要做好涉密檔案定期檢查工作，以確保涉密檔案的內(nèi)容不失密、不泄密、不被竊密，在涉密檔案檢查過(guò)程中一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，能及時(shí)采取補(bǔ)救措施，避免造成不必要的損失。

（三）明確劃分檔案保管的期限和保密期。檔案保管的期限和保密期的劃分是衡量檔案價(jià)值的尺度，是管理和控制檔案信息的重要手段。因此，要結(jié)合檔案的具體內(nèi)容和基礎(chǔ)價(jià)值，來(lái)明確劃分檔案保管的期限和保密期。在保密期內(nèi)的檔案，應(yīng)做好檔案的保密工作，確保檔案內(nèi)容不被泄露。凡規(guī)定為長(zhǎng)期的秘密事項(xiàng)，在授權(quán)機(jī)關(guān)解密前，機(jī)關(guān)單位應(yīng)當(dāng)對(duì)其采取長(zhǎng)期保密措施，不得擅自決定解密和隨意對(duì)外提供利用。

（四）實(shí)時(shí)掌握涉密檔案涉密情況變化。在檔案的保密管理過(guò)程中，檔案的涉密等級(jí)不是一成不變的，會(huì)隨著科學(xué)技術(shù)、政策文件等外界因素的影響而發(fā)生變化，因此，是一個(gè)動(dòng)態(tài)管理的過(guò)程。隨著時(shí)間的推移，部分檔案也會(huì)逐漸朝著解密的方向發(fā)展，因此檔案管理人員要時(shí)刻掌握檔案涉密情況的變化，根據(jù)檔案涉密等級(jí)的變化，及時(shí)更換檔案管理方法，更好地做好檔案的保密管理工作。

二、當(dāng)前檔案保密工作中存在的問(wèn)題

受多方面因素的影響，在檔案保密工作中存在諸多問(wèn)題，給檔案保密工作帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）缺乏檔案保密意識(shí)。檔案往往記錄著單位重大且有記錄保存價(jià)值的重要事件，是日后查閱的重要依據(jù)。然而，在日常檔案管理中，部分檔案管理人員缺乏檔案保密意識(shí)，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案資料的重要性，未給予足夠的重視，容易在日常生活中泄露檔案內(nèi)容，導(dǎo)致大量的保密信息外泄，造成不可挽回的嚴(yán)重后果。

（二）檔案管理硬件設(shè)施缺乏。檔案管理硬件設(shè)施在檔案管理中是非常重要的，部分單位檔案管理缺乏獨(dú)立的檔案室，容易造成檔案遺失、變質(zhì)、蟲(chóng)蛀等情況，為后期檔案信息查閱帶來(lái)很大不便，甚至?xí)斐刹豢晒懒康膿p失。即使部分企業(yè)設(shè)有獨(dú)立的檔案室，但檔案庫(kù)房過(guò)于陳舊、空間狹窄，潮濕的環(huán)境容易損壞紙質(zhì)檔案，影響了檔案的完整性。

（三）檔案管理人員專(zhuān)業(yè)水平有待提升。檔案管理人員缺乏專(zhuān)業(yè)檔案管理知識(shí)，不僅降低了檔案管理工作的質(zhì)量和效率，還影響了檔案管理的保密性。大部分企業(yè)已普遍將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子化檔案，然而在電子化檔案的信息管理系統(tǒng)中，受檔案管理人員計(jì)算機(jī)水平的限制，導(dǎo)致無(wú)法規(guī)避或及時(shí)處理、黑客、病毒的侵襲，或電腦卡機(jī)等問(wèn)題，造成檔案有泄密危險(xiǎn)，給檔案保密工作帶來(lái)無(wú)法估量的損失。

（四）檔案檢索準(zhǔn)確率不高。在新時(shí)代的檔案管理中，檔案管理工作以信息化管理為主，但是在實(shí)際檔案管理中，受基層檔案管理部門(mén)計(jì)算機(jī)水平的限制，檔案檢索方式仍采用比較傳統(tǒng)的手工檢索方式，直接影響著檔案管理人員檔案管理效率。采用手工檢索方式，需要檔案管理人員進(jìn)行大量的人工編碼計(jì)量工作，無(wú)法保證工作質(zhì)量，大大降低了檢索的準(zhǔn)確率。

三、新時(shí)代加強(qiáng)檔案保密工作措施

通過(guò)上述對(duì)保密工作中常見(jiàn)的問(wèn)題進(jìn)行簡(jiǎn)要分析，結(jié)合多年檔案管理經(jīng)驗(yàn)，要做好新時(shí)代檔案保密工作，需從以下幾個(gè)方面著手。

（一）完善保密制度，樹(shù)立檔案保密意識(shí)。做好新時(shí)代檔案保密工作，完善保密制度，樹(shù)立檔案保密意識(shí)是必不可少的。首先，要建立健全保密制度。結(jié)合機(jī)關(guān)單位特點(diǎn)對(duì)檔案的密級(jí)認(rèn)定、保存年限、傳達(dá)范圍、銷(xiāo)毀程序以及借閱手續(xù)等方面制度進(jìn)行完善，確保不遺漏檔案在管理中的任一環(huán)節(jié)。其次，要樹(shù)立檔案管理人員的檔案保密意識(shí)。檔案管理人員應(yīng)熟練掌握《保密法》《檔案法》等有關(guān)保密工作的法律法規(guī)，明確認(rèn)識(shí)到檔案保密管理的重要性，提高檔案管理人員的保密意識(shí)，牢固樹(shù)立保密觀念，增強(qiáng)保密意識(shí)。此外，還應(yīng)建立問(wèn)責(zé)制，要嚴(yán)肅追究檔案管理人員瀆職、失職等行為，為檔案保密工作起到約束、警醒的作用，增強(qiáng)保密意識(shí)，降低因?yàn)^職失職造成的泄密損失，更好地保證檔案的保密性。

（二）加強(qiáng)檔案庫(kù)房建設(shè)和管理。檔案庫(kù)房建設(shè)的合理性影響著檔案管理的總體水平，同時(shí)也是檔案管理的基礎(chǔ)性工程。在建設(shè)檔案庫(kù)房時(shí)，應(yīng)注意將檔案庫(kù)房與辦公區(qū)隔離開(kāi)，并避免設(shè)在辦公樓最底層，防止盜竊或無(wú)關(guān)人員從窗口進(jìn)入，同時(shí)檔案庫(kù)房還必須配備“三鐵一器”。在檔案庫(kù)房管理中，不斷完善“十防”措施，定時(shí)測(cè)量庫(kù)房溫濕度，并采取通風(fēng)等措施，定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行大掃除，投放藥物，對(duì)已配備設(shè)施如防盜門(mén)窗、電源電線等進(jìn)行完好率檢查，此外，如有機(jī)密級(jí)以上涉密檔案的必須配備視頻監(jiān)控系統(tǒng)，加快落實(shí)檔案庫(kù)房建設(shè)管理工作，做好檔案的保密安全工作。

（三）明確工作分工，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息一體化。為了做好檔案的保密工作，在檔案動(dòng)態(tài)化的管理過(guò)程中，需要在檔案的收集、征集、整理、統(tǒng)計(jì)、保管、利用、編研等各環(huán)節(jié)設(shè)置專(zhuān)人負(fù)責(zé)，明確個(gè)人職責(zé)，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息一體化。同時(shí)，還應(yīng)開(kāi)發(fā)出適用性較強(qiáng)的檔案管理信息系統(tǒng)，加強(qiáng)檔案管理部門(mén)與其他部門(mén)之間的聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理一體化，確保檔案信息的完整性和真實(shí)性。

（四）加大對(duì)檔案管理人員專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)的力度。做好檔案保密工作，加大對(duì)檔案管理人員專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)力度是必不可少的。提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平，應(yīng)對(duì)信息化時(shí)期檔案保密工作所面臨的挑戰(zhàn)，主要形式如下：一是經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)，定期召開(kāi)經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)，通過(guò)經(jīng)驗(yàn)分享及交流，為檔案管理人員的保密管理經(jīng)驗(yàn)，提高檔案管理人員檔案管理能力。二是以教育片形式，讓檔案管理人員了解新時(shí)期檔案保密工作的負(fù)責(zé)形式，同時(shí)還應(yīng)向檔案管理人員宣傳檔案泄密的危害。三是定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)知識(shí)、信息系統(tǒng)技術(shù)等方面的培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能，同時(shí)也能使檔案管理人員具備信息化檔案保密技術(shù)。

（五）提高檔案管理的科學(xué)化程度。提高檔案管理的科學(xué)化程度，是新時(shí)期檔案管理工作必備的要求。檔案保密的密級(jí)是在檔案保管過(guò)程中隨著時(shí)間和政策文件而變化的，而作為檔案管理人員，應(yīng)實(shí)時(shí)掌握檔案密級(jí)的動(dòng)態(tài)變化，嚴(yán)格按照規(guī)定做好保密檔案的升密、降密以及解密工作。對(duì)密級(jí)檔案尤其是涉密檔案進(jìn)行保管時(shí)，應(yīng)單獨(dú)保存裝訂，避免與非密級(jí)檔案混淆，造成檔案利用過(guò)程中密級(jí)檔案泄密，確保保密檔案的安全性、科學(xué)性；定期對(duì)涉密檔案進(jìn)行清查鑒定，明確劃分密級(jí)與非密級(jí)檔案之間的界限，確定檔案的利用范圍。此外，為提高檔案管理的科學(xué)化程度，檔案管理人員還可根據(jù)檔案資料的密級(jí)編制涉密文件目錄，建立涉密文件統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬和存放地索引。

（六）加強(qiáng)對(duì)檔案的利用和監(jiān)督。加強(qiáng)對(duì)檔案的利用和監(jiān)督，能有效發(fā)現(xiàn)和制止檔案在利用過(guò)程中出現(xiàn)破損、毀壞以及泄密等不良行為，確保檔案信息的完整與安全。需從以下幾點(diǎn)出發(fā)：一是完善檔案利用制度，主要包括檔案的閱覽制度、借閱制度、復(fù)制制度等。根據(jù)檔案具體內(nèi)容、利用者的不同確定檔案利用的范圍，檔案的借閱必須嚴(yán)格按照規(guī)定審批手續(xù)進(jìn)行，任何人無(wú)權(quán)擅自調(diào)閱。二是要加強(qiáng)對(duì)借閱檔案的監(jiān)督，對(duì)于歸還借閱的檔案，要仔細(xì)校核檔案有無(wú)缺損，對(duì)于惡意毀壞檔案的行為要進(jìn)行嚴(yán)肅處理，確保檔案的完整性。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，針對(duì)當(dāng)前檔案管理中存在的問(wèn)題，充分認(rèn)識(shí)到新時(shí)代檔案保密工作的重要性。本文結(jié)合實(shí)踐，提出一系列加強(qiáng)檔案保密工作的措施，旨在提升檔案管理人員的保密意識(shí)、職業(yè)素質(zhì)，以期進(jìn)一步提升檔案管理人員檔案保密工作的水平。